Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế.
1. Các phương pháp đào tạo trong công việc
Đào tạo trong công việc chính là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc. Trong quá trình làm việc, nhân viên sẽ tự rút ra cho mình những kinh nghiệm để có thể hoàn thành công việc tốt hơn. Thông thường việc đào tạo này sẽ là do người có nhiều kinh nghiệm đào tạo người mới.
1.1. Kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ
Đây là phương pháp quan sát và ghi nhớ những gì mà người hướng dẫn chỉ bảo. Phương pháp này áp dụng cho cả những công nhân kỹ thuật lẫn các chuyên gia. Học viên thường sẽ làm việc trực tiếp với những người mà họ thay thế hoặc cộng tác trong tương lai.
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản và dễ dàng tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể đào tạo nhiều người một lúc, ít tốn kém về mặt kinh phí. Vì là đào tạo trực tiếp nên học viên sẽ có thể tiếp thu và ứng dụng kiến thức ngay lập tức.
Nhân viên mới có thể ứng dụng kiến thức học ngay lập tức
Tuy nhiên, người hướng dẫn thường là những người không có kinh nghiệm về mặt sư phạm nên có đôi khi sẽ diễn giải vấn đề khó hiểu. Chính vì thế, việc tiếp nhận kiến thức đào tạo ra sao còn phụ thuộc khá nhiều vào kỹ năng truyền đạt.
1.2. Luân phiên thay đổi công việc
Với những học viên luân phiên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác thì sẽ học được cách thực hiện công việc một cách đa dạng hơn. Phương pháp này có thể được áp dụng để đào tạo cho cấp quản lý, nhân viên kỹ thuật và nhân viên có chuyên môn.
- Ưu điểm: Học viên sẽ được đào tạo các kỹ năng chuyên môn để đáp ứng nhanh chóng với công việc. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp phân công và bố trí nhân viên linh hoạt hơn. Đồng thời, nó cũng là một cách để gia tăng hiệu quả trong sự phối hợp giữa các phòng ban.
- Nhược điểm: Nhân viên bắt buộc phải linh động thời gian để có thể tập trung vào công việc đang thực hiện. Đồng thời, người phụ trách cũng cần phải đưa ra kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo hiệu suất công việc mà vẫn đạt kết quả tốt trong quá trình đào tạo.
Luân phiên thay đổi công việc là một hình thức đào tạo nội bộ hiệu quả
1.3 Ưu và nhược điểm của phương pháp đào tạo trong công việc
Ưu điểm
- Nội dung đào tạo sẽ gắn liền thực tế về công việc để giúp cho người học có thể nhanh chóng nắm vững được các kỹ năng cần thiết.
- Chi phí cho việc đào tạo sẽ tiết kiệm được khá nhiều.
- Hạn chế được hiện tượng người lao động rời bỏ doanh nghiệp sau khóa học đào tạo. Bởi vì kỹ năng mà họ nhận được chỉ áp dụng trong công việc của doanh nghiệp.
Phương pháp đào tạo trong công việc có nhiều ưu điểm
Nhược điểm
- Người học có thể học cả những kiến thức chưa hợp lý từ người đào tạo. Điều này phụ thuộc khá nhiều vào người thầy dạy.
- Mức chi phí cho việc đào tạo có thể lớn hơn rất nhiều nếu như học viên không thể quản lý được thời gian, làm ảnh hưởng tới công việc.
- Quy mô đào tạo của phương pháp này thường nhỏ.
Các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhưng chúng ta có thể phân chia ra hai nhóm: Đào tạo và phát triển trong công việc và đào tạo và phát triển ngoài công việc.
1. Đào tạo và phát triển trong công việc.
Là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc trong đó người học sẽ trực tiếp thu được những kiến thức và kỹ năng cần thiết thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn trực tiếp của những người lao động lành nghề hơn.
Nhóm phương pháp đào tạo trong công việc bao gồm các phương pháp sau:
- Kèm cặp: thường được áp dụng để đào tạo các kỹ năng cần thiết cho công nhân vừa bắt đầu công việc hoặc cho các cán bộ quản lý mà công việc có thể lượng hoá. Thực chất của kèm cặp là đào tạo theo kiểu chỉ dẫn, người chỉ dẫn giải thích mục tiêu và cách thức thực hiện công việc, người học sẽ làm thử dưới sự hướng dẫn đó cho đến khi thành thạo.
- Luân chuyển công việc: là hình thức bố trí các nhân viên đảm trách lần lượt các nhiệm vụ khác nhau trong một luồng công việc. Đào tạo theo cách này cho phép nhân viên có cơ hội học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm và hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức của đơn vị. Điều đó giúp cho các cán bộ quản lý tương lai có được cơ sở kiến thức và kinh nghiệm phong phú, vững vàng.
- Tập sự: thường là cách đào tạo cán bộ quản lý. Đây là cơ hội cho nhân viên mới đặc biệt là các sinh viên mới ra trường hiểu biết thực tế công việc và qua đó tích luỹ kỹ năng kinh nghiệm làm việc.
Ưu điểm của phương pháp đào tạo trong công việc là:
Nội dung đào tạo gắn liền với thực tế công việc: người học sẽ nhanh chóng nắm vững được kỹ năng thực hiện công việc.
Chi phí đào tạo ít vì tiết kiệm được chi phí gửi người đi đào tạo và chi phí thuê giảng viên đào tạo.
Hạn chế được tình trạng người lao động rời bỏ đơn vị sau khoá đào tạo vì những kỹ năng họ học được do đào tạo trong công việc đem lại đôi khi chỉ tương thích với đặc điểm hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh tại đơn vị đã đào tạo họ.
Nhược điểm của đào tạo trong công việc.
Người học có thể học được những yếu tố tiên tiến nhưng cũng có thể học cả những yếu tố chưa hợp lý, hạn chế của người thầy đặc biệt là khi người thầy không có kỹ năng sư phạm hay không nhiệt tình trong giảng dạy.
Chi phí gián tiếp cho đào tạo có thể rất lớn khi học viên làm gián đoạn nguồn công việc, làm mất uy tín của tổ chức với khách hàng, gây hỏng hóc máy móc, thiết bị …
Quy mô đào tạo thường nhỏ.
2. Đào tạo và phát triển ngoài công việc.
Là hình thức đào tạo trong đó người học được tách khỏi công việc thực tế.
Đào tạo và phát triển ngoài công việc có những hình thức:
- Mở lớp cạnh doanh nghiệp: là hình thức đào tạo dựa trên cơ sở vật chất sẵn có của đơn vị. Chương trình giảng dạy thường gồm hai phần: phần lý thuyết được giảng trên lớp bởi các kỹ sư, cán bộ kỹ sư hay công nhân lành nghề còn phần thực hành diễn ra tại xưởng thực tập hay xưởng sản xuất.
- Tổ chức trình bày bài giảng, thảo luận, hội nghị ngắn ngày.
- Gửi học viên tới các trường chính quy.
- Đào tạo kiểu chương trình hoá [đào tạo có sự trợ giúp của máy tính]: là hình thức đào tạo được viết trên đĩa mềm của máy tính. Người học chỉ thực hiện theo hướng dẫn của máy, không cần sự chỉ dẫn của giáo viên.
Ưu điểm của phương pháp đào tạo ngoài công việc:
– Người học nắm kiến thức có hệ thống : nắm nội dung kỹ hơn và hiệu quả hơn do đào tạo trong môi trường lớp học có ít yếu tố gây phân tán tư tưởng.
– Có thể đào tạo trên quy mô lớn, phạm vi rộng.
Nhược điểm của phương pháp đào tạo ngoài công việc là:
– Chi phí đào tạo thường lớn, thời gian đào tạo thường kéo dài.
– Những tình hình huống mô phỏng trên lớp học đôi khi không sát với thực tế thực hiện của công việc.
– Người học có thể sẽ không quay lại nơi làm việc cũ sau những khoá đào tạo này.
Xem thêm Khái niệm – Vai trò đào tạo và phát triển nguồn nhân lựctại link này —> Vai trò đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
+ Đào tạo theo kiểu học nghề; phương pháp này được bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm, các học viên được thực hiện các công việc đến khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề . Phương pháp này dùng để dạy nghề hoàn chỉnh cho công nhân, đây là phương pháp thông dụng ở Việt Nam.
+ Kèm cặp và chỉ bảo: phương pháp này dùng để giúp cho các cán bộ quản lý các nhân viên giám sát có thể học được các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai thông qua sự kèm cặp chỉ bảo của người quản lý giỏi hơn. Có ba cách để kèm căp chỉ bảo:
– Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp
– Kèm cặp bởi cố vấn
– Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn
+ Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: đây là phương pháp chuyển người lao động từ công việc này sang công việc khác nhằm giúp cho họ có nhiều kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau, những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. Có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách:
Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ.
Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ.
Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn.
Những ưu điểm của đào tạo trong công việc:
Đào tạo trong công việc thường không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị riêng biệt đặc thù.
Đào tạo trong công việc co ý nghĩa thiết thực vì học viên được làm việc và có thu nhập trong khi học .
Đào tạo trong công việc mang lại một sự chuyển biến gần như ngay tức thời trong kiến thức và kỹ năng và kỹ năng thực hành.
Đào tạo trong công việc cho phép học viên thực hành những gì mà tổ chức trông mong ở họ sau khi quá trình kết thúc
Đàot
Đào tạo trong công việc tạo điều kiện cho học viên được làm việc cùng với những đồng nghiệp tương lai của họ; và bắt chước những hành vi lao động của đồng nghiệp .
Những nhược điểm của các phương pháp đào tạo trong công việc:
Lý thuyết được trang bị không có hệ thống .
Học viên có thể bắt chước những kinh nghiệm , thao tác không tiên tiến của người dạy
Các điều kiện để đào tạo trong công việc đạt hiệu quả khi
+ Các giáo viên dạy nghề phải được lựa chọn cẩn thận và phải đáp ứng những yêu cầu chương trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ cẩn thành thạo trong công việc và khả năng truyền thụ.
+ Quá trinh[ chương trình] đào tạo phải được tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch.
- Đào tạo ngoài công việc
+ Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp : đối với những nghề tương đối phức tạp, hoặc các công việc có tính đặc thù , thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Trong phương pháp này các chương trình đào tạo gồm hai phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các kỹ sư các cán bộ kỹ thuật phụ trách. Còn phần thực hành thì được tiến hành ở các xưởng thực tập do các kỹ sư, các cán bộ có tay nghề bậc cao. Phương pháp này giúp cho học viên học tập có hên thống hơn.
+ Cử người đi học ở các trường chính quy: Các doanh nghiệp có thể cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý do các cán bộ, nghành hoặc do trung ương tổ chức. Trong phương pháp này, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết lẫn kỹ năng thực hành. Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
+ Bài giảng, hội nghị hoặc các hội thảo: Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc 1 hội nghị bên ngoài, có thể tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận, học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm, và qua đó họ học được cá kiến thức, kinh nghiệm cần thiết.
+ Đào tạo theo kiểu chương trình hóa với sự giúp đỡ của máy tính: Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại ngày nay mà nhiều công ty ở nhiều nước đang sử dụng rộng rãi. Phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện thoe các hướng dẫn của máy tính phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy.
+ Đào tạo từ xa: Đây là phương thức đào tạo mà giữa người học và người dạy không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian. Phương tiện trung gian này có thể là sách, CD, VCD, Internet. Phương thức đào tạo này có ưu điểm nổi bật là người học chủ động bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch cá nhân người học ở xa trung tâm vẫn có thể tham gia, tuy nhiên hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải có tính chuyên môn hóa cao, chuẩn bị bài giảng và chương trình đào tạo phải có sự đầu tư lớn.
+ Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: Phương pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuât như bài tạp tình huống, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý, đây là cách đào tạo hiện đại ngày nay nhằm giúp cho người học thực tập giải quyết các tình huống giống như trên thực tế.
+ Mô hình hóa hành vi: là phương pháp diễn kịch nhưng các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hóa các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
+ Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ: Đây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhân được khi vừa tới nơi làm việc, và họ có trách nhiệm xử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách giải quyết .
Những ưu điểm của việc đào tạo ngoài công việc:
– Học viên sẽ được trang bị hóa đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành, không can thiệp tới việc thực hiện công việc của người khác , bộ phận, không đắt khi cử nhiều
– Đơn giản dễ tổ chức, không đòi hỏi phương tiện trang thiết bị riêng , có thể sử dụng và đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần người dậy
– Học viên có điều kiện hoc hỏi cách giải quyết tình huống giống thực tế mà chi phí lại thấp hơn nhiều
– Cung cấp cho mọi học viên mọi cơ hội học tập trong thời gian linh hoạt, nội dung học tập đa dạng và tùy thuộc vào sự lựa chọn của cá nhân, và đặc biệt là cung cấp tức thời những phản hồi đối với câu trả lời của người học là đúng hay sai, sai ở đâu thông qua việc cung cấp lời giải ngay sau câu trả lời của bạn
– Việc học tập diễn ra nhanh hơn, phản ánh nhanh nhậy hơn và tiến độ học và trả bìa là do học viên quyết định, cung cấp cho học viên một lượng lớn thông tin trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
– Các thông tin cung cấp cập nhật và lớn về mặt số lượng, người học chủ động trong bố trí kế hoạch học tập, đáp ứng được nhu cầu của các học viên ở xa trung tâm đào tạo.
– Học viên ngoài việc được trang bị các kiến thức lý thuyết còn có cơ hội được đào luyện những kỹ năng thực hành
– Nâng cao khả năng , kỹ năng làm việc với con người cũng như ra quyết định, được làm việc thật sự để học hỏi
Những nhược điểm của việc đào tạo ngoài công việc
– Cần có các phương tiện và trang thiết bị riêng cho học tập, tốn kém
– Tốn nhiều thời gian, phạm vi hẹp, nó chỉ hiệu quả về chi phí khi sử dụng cho số lương lớn học viên, yêu cầu nhân viên đa năng để thực hành
– Chi phí cao, đầu tư cho việc chuẩn bị bài giảng rất lớn, thiếu sự trao đổi trực tiếp giữa học viên và giáo viên, tốn nhiều công sức tiền của và thời gian để xây dựng lên các tình huống mẫu.
– Đòi hỏi người xây dựng tình huống mẫu ngoài giỏi lý thuyết còn phải giỏi thực hành, có thể ảnh hưởng tới việc thực hiện công việc của bộ phận, có thể gây ra những thiệt hại