Một trong những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.
Với bài viết này, Nacencomm sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đúng cách và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn
1. Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.
2. Định dạng của hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.
File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.
3. Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ
Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng một số điều kiện dưới đây:
Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử: Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….
Hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.
Tham khảo thêm: Doanh nghiệp sẽ bị phạt như thế nào khi làm mất hóa đơn đầu ra
4.1. Với hóa đơn đầu vào
- Danh bạ Email nhà cung cấp [để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này]
- Lưu vào một Email riêng [Email này thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gởi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử]
- Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó
- Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra thêm ổ cứng lưu trữ ngoài[tránh máy tính bị hư hỏng ổ cứng], Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, Tên người bán, Số hóa đơn sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào [để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu]
- Upload lên thư mục Google Driver theo tháng /quý/năm...
- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver
4.2. Với hóa đơn đầu ra
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính
- Tạo một Email riêng chuyên để xuất hóa đơn cho khách hàng
- Lập thư mục Google Driver với chính Email gởi đó.
- Ngoài ra nhà cung cấp giải pháp hóa đơn họ vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dữ phòng [hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm]
- Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Driver hoặc copy vào USB hoặc máy tính khác để lưu trữ.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn mới nhất xử lý lỗi hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế
Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên việc bản thân doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro.
NACENCOMM TỰ TIN LÀ MỘT NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỐT NHẤT HIỆN NAY
Với hơn 24 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ và bảo mật, CA2 hiểu rõ những khó khăn của doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi này.
Phần mềm hóa đơn điện tử là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp an toàn, dễ sử dụng. CA2-EINVOICE đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC, sẫn sàng đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời giải quyết tối ưu những vấn đề của doanh nghiệp trong việc xử lý và phát hành hóa đơn:
- Tối giản hóa quy trình với khả năng liên kết và tích hợp với các phần mềm khác linh hoạt, dễ dàng
- Tuyệt đối bảo mật nhờ công nghệ Blockchain
- Tiết kiệm vượt trội khi không mất chi phí in ấn, vận chuyển, quản lý
- Miễn phí 100% chi phí lưu trữ đến 10 năm
- Hỗ trợ 24/7 với đội ngũ dày dặn kinh nghiệm, hỗ trợ trên nhiều nền tảng: Hotline, facebook, zalo.
CA2-EINVOICE thuộc Top 10 phần mềm hóa đơn điện tử được cục Thuế công nhận và khuyến khích sử dụng
Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ưu đãi .
Hotline: 1900 545407
Bài viết này dựa trên tình huống bạn là bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ và nhận được hóa đơn điện tử gồm file PDF và đường dẫn của hóa đơn qua email. Đôi khi bạn cần cả định dạng file XLM của hóa đơn nhưng chưa rõ lắm cách tải về file XLM. Trong tình huống này bạn hãy đọc bài hướng dẫn sau nhé!
Sau khi bên bán đã phát hành hóa đơn cho bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ thì bên mua sẽ nhận được email chứa nội dung tương tự như bên dưới. Email này chứa file hóa đơn dạng PDF, dạng XML, và cả đường dẫn để người mua kiểm tra hóa đơn gốc [được khoanh màu đỏ như bên dưới]
Như hình minh họa hướng dẫn trên, bạn có 2 cách gọi tắt là cách [A] và cách [B] để tải file XML.
Cách [A]: Rất đơn giản là bạn chỉ cần click vào đường dẫn tải hóa đơn dạng XML để tải Hóa đơn XML.
Cách [B]:
Với email nhận được này, ngoài cách [A] được đề cập phía trên, thì còn 1 cách khác để tải được file XML của hóa đơn này là: Bạn chỉ cần nhấn vào đường dẫn như ví dụ được khoanh ở màu đỏ ở hình minh họa trên hoặc copy đường dẫn và dán vào thanh địa chỉ của trình duyệt web và nhấn enter.
[Hình minh họa: Thanh địa chỉ truy cập của một trình duyệt]
Khi đó bạn sẽ truy cập được hóa đơn gốc và cũng tại giao diện này bạn có thể tải về file XML bằng cách nhấn vào nút biểu tượng tải về tệp XML như hình mình
Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.
Ngày đăng: 08:27 - 08/05/2020 Lượt xem: 34900 Cỡ chữ
Một vấn đề mà rất nhiều Kế toán gặp phải khi mới sử dụng hóa đơn điện tử là không biết cách mở file xml hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. Phần lớn các phần mềm hóa đơn điện tử đều xuất ra file định dạng XML. Nếu không biết cách, Kế toán dễ gặp lỗi khi mở file này. Vậy sau khi tải hóa đơn điện tử về máy cần phải làm gì và cách đọc file như thế nào? Thông tin giải đáp sẽ có ngay dưới đây.
1. Sau khi tải hóa đơn điện tử về máy tính cần phải làm gì?
Sau khi khách hàng tải về hóa đơn điện tử, đa phần file ở dạng nén [.zip], bạn tiến hành các bước sau để mở hóa đơn:
- Giải nén file .zip bằng chương trình giải nén của windows hoặc Winrar.
- Trong thư mục bạn vừa giải nén, tìm đến file hóa đơn điện tử có định dạng XML và click chuột phải, chọn “Open with” sau đó chọn trình duyệt để mở hóa đơn như Internet Explorer, Google Chrome,...
- Trường hợp máy tính không hiển thị danh sách trình duyệt thì bạn có thể lựa chọn bằng cách click vào “Browse”.
Hóa đơn điện tử xuất ra ở định dạng file XML.
Trong đó, vì định dạng của file hóa đơn điện tử là file XML nên chắc chắn sẽ có trường hợp không mở được file. Thực tế, hóa đơn điện tử xuất ra sẽ lưu trữ song song 2 file bao gồm định dạng PDF và định dạng XML. Tuy nhiên, file PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử nên không có giá trị pháp lý. Ngược lại, file XML chứa toàn bộ dữ liệu của hóa điện tử nên sẽ có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Vì vậy, Kế toán vẫn cần mở file XML của hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều trường hợp. Vậy cách mở file xml hóa đơn điện tử như thế nào?
2. Hướng dẫn cách mở file xml hóa đơn điện tử
Để đọc được file XML của hóa đơn điện tử, bạn cần sử dụng phần mềm Interview
2.1 Phần mềm Interview đọc file XML của hóa đơn điện tử
Interview là phần mềm hỗ trợ đọc file XML của Tổng cục Thuế. Phần mềm này dùng để hỗ trợ doanh nghiệp đọc và nộp các tờ khai như hóa đơn tài chính, báo cáo Thuế,...
Interview được cung cấp để hỗ trợ doanh nghiệp nên sử dụng hoàn toàn miễn phí, giao diện đơn giản. Các tính năng khá đơn giản và dễ sử dụng. Đồng thời, các phiên bản được cập nhật thường xuyên nhằm khắc phục những hạn chế.
Phần mềm Interview dùng để đọc các báo cáo định dạng XML.
Cách mở file XML của hóa đơn điện tử bằng Interview
Để thực hiện mở file XML của hóa đơn điện tử, trước tiên, bạn cần cài đặt phần mềm:
- Bước 1: Tải phần mềm Interview về máy và giải nén, chọn nơi lưu và tiến hành cài đặt phần mềm. Bạn ấn “Next” để chuyển sang bước cài đặt.
- Bước 2: Ở cửa sổ “Select Additional Tasks”, bạn tích vào ô “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng phần mềm.
- Bước 3: Cài đặt phần mềm, quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong khoảng 10s-15s.
- Bước 4: Mở giao diện phần mềm Interview và chọn “Tệp hồ sơ” để mở tệp hóa đơn điện tử cần đọc. Hóa đơn điện tử file XML sẽ được hiển thị chi tiết trên màn hình.
Lưu ý: Khi sử dụng phần mềm Interview, bạn cần cập nhật thường xuyên các phiên bản để được sử dụng các tính năng mới. Phiên bản mới nhất của Interview hiện nay là phiên bản 1.6.2, bạn cần cập nhật phiên bản này để tránh gặp những lỗi như:
- Lỗi về xác minh chữ ký điện tử.
- Có thể xem tài liệu trên giao diện win 7, win 8 và win 10.
- Hỗ trợ cả Internet Explorer.
- Lỗi về hiển thị các tài
Cần cập nhật phần mềm Interview thường xuyên để tránh gặp lỗi.
Bên cạnh đó, Interview chỉ có thể sử dụng trên hệ điều hành Windows. Vì vậy, phần mềm này hạn chế với các hệ điều hành khác.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. Với giao diện thân thiện, thuận tiện cho doanh nghiệp cùng nhiều tính năng ưu việt, E-invoice được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng như: Honda, Coca Cola, KFC, AEON MALL,...
E-invoice được nhiều tên tuổi lớn tin tưởng và sử dụng.
Mặt khác, E-invoice thường xuyên cập nhật phiên bản, áp dụng nhiều công nghệ hàng đầu nhằm giúp doanh nghiệp yên tâm trong việc lưu trữ dữ liệu. Doanh nghiệp có thể lên tra cứu và tải về file XML của hóa đơn điện tử bất cứ khi nào.
Sử dụng công nghệ Blockchain - một trong những công nghệ tiên tiến nhất hiện nay về bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp có thể đưa toàn bộ dữ liệu về hóa đơn lên hệ thống trực tuyến, xóa bỏ nỗi lo về rò rỉ dữ liệu hoặc đánh cắp thông tin. Nếu cần thêm thông tin hoặc muốn tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, miền Nam/Trung: 1900 4768.
Trên đây là những hướng dẫn về cách mở file xml hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. Kế toán có thể tham khảo thông tin trên đây để mở file và xử lý lỗi khi mở file nhằm thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử hoặc phục vụ các công việc khác.