Trong công việc, bạn thường phải in một file Excel với rất nhiều dữ liệu khác nhau trong một cột nhưng khi in bảng bị chia thành hai phần trái phải dẫn đến dữ liệu không đầy đủ. Vì vậy, nội dung cần phải được đặt lại để tất cả chúng hiển thị trên cùng một trang.
Từ những thông tin trên, mọi người có thể thấy được lợi ích của việc in file Excel ra trang A4 chính là:
- Nó có thể giúp bạn duy trì tính toàn vẹn của nội dung tệp Excel trên một trang giấy A4.
- Cho phép bạn chỉnh sửa những gì được hiển thị khi in file Excel ra giấy.
- Cách in Excel vừa trang giấy A4 giúp bạn loại bỏ những khoảng trắng không cần thiết khi in.
Hướng dẫn những cách in Excel vừa trang giấy A4
Trên thực tế, có rất nhiều cách in Excel vừa trang giấy A4 để mọi người có thể tìm hiểu và tham khảo. Nhưng dưới đây là những cách in phổ biến nhất mà Điện thoại Giá Kho đã tổng hợp và gửi đến mọi người.
Sử dụng Page Layout để in
Muốn thực hiện cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng Page Layout, mọi người có thể thực hiện theo các bước bên dưới đây:
Bước 1: Mở file Excel cần in vào khổ giấy A4, trên thanh công cụ chọn mục “Page Layout”.
Bước 2: Nhấn Mũi tên Xuống để mở cài đặt Thiết lập Trang trên file cần in.
Bước 3: Tiếp theo, bạn bắt đầu định dạng trang như sau:
- Orientation: Chọn in trang A4 theo chiều dọc [dọc] hoặc chiều ngang [ngang] mà bạn muốn.
- Scaling: Chọn khổ giấy trong “Fit to” hoặc chọn kết hợp tất cả dữ liệu vào một trang trong “Fit”.
- Page Size: Chọn loại giấy A4 để thực hiện in file Excel
- Print Quality: Chất lượng hình ảnh khi in file [luôn mặc định là 600 dpi].
- First Page Number: Chọn đánh số trang cho trang đầu tiên, có thể chọn tự động đánh số trang tự động.
Bước 4: Trong phần Fit chỉnh thông số thành 1 page width x 1 height.
Bước 5: Thay đổi kích thước trang giấy in file thành trang A4.
Bước 6: Bấm nút in để in file Excel ra giấy A4 là bạn đã hoàn thành xong các bước in file Excel trên giấy A4. Ngoài ra, bạn có thể in Excel vừa với trang A4 bằng nhiều cách khác nhau như nội dung bên dưới mà chúng tôi chuẩn bị chia sẻ với bạn.
Sử dụng Page Break Preview để in Excel vừa trang giấy A4
Cách in Excel vừa trang giấy A4 bằng Page Break Preview thật ra cũng khá đơn giản và dễ thực hiện. Mọi người có thể tham khảo cách làm của Điện thoại Giá Kho như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ của trang tính Excel, nhấp vào tab View trên màn hình.
Bước 2: Tiếp theo, chọn Page Break Preview để tiến hành ngắt trang trước khi thực hiện các bước in.
Bước 3: File Excel sẽ giới hạn trang cho mọi người trước khi in ra khổ giấy A4.
Bước 4: Sau đó, bạn chọn vào Tệp -> sau đó chọn In để in nội dung file Excel ra giấy.
Bước 5: Ảnh in ra sẽ giống như ảnh xem trước khi bạn cài đặt các tính năng trong quá trình in.
3 cách xóa dòng trống trong Excel nhanh nhất
Dùng tính năng dấu ngắt để thực hiện cách in Excel vừa trang giấy A4
Sau khi đã biết in file Excel trên trang A4 với Page Break Preview thì cách cuối cùng mà Điện Thoại Giá Kho muốn giới thiệu đến mọi người là tính năng ngắt dấu để in Excel vừa trang giấy.
Bước 1: Vào phần “Page Layout” trên thanh công cụ của trang tính Excel mà bạn muốn in.
Bước 2: Chọn Breaks trên phần Page Layout-> sau đó bạn thao tác tiến hành chọn lại chức năng Insert Page Break.
Bước 3: File Excel sẽ được đánh số trang cho vừa với khổ giấy A4 mà bạn muốn in.
Bước 4: Tiếp đến mọi người chọn vào File -> và sau đó chọn tiếp vào tính năng Print.
Bước 5: Hình ảnh trên giấy sau khi in sẽ hiển thị dưới dạng ảnh xem trước để mọi người tham khảo và chỉnh sửa chi tiết trước khi in.
Làm sao để in file Google Sheet vừa với trang giấy A4?
Khi in dữ liệu trên Google Sheets, bạn có thể in tất cả dữ liệu cùng lúc hoặc chọn một vùng dữ liệu để in riêng lẻ. Để thiết lập tính năng in như thế này trong Google Trang tính, hãy làm theo các bước Điện Thoại Giá Kho hướng dẫn như sau!
Bước 1: Chọn dải dữ liệu hoặc toàn bộ file dữ liệu trong Google Sheets muốn in.
Bước 2: Vào mục “File” trên Google Sheet của bạn -> sau đó tìm tới mục “Continue” và chọn “Print” để in nội dung.
Bước 3: Tại mục “Print” các bạn để chế độ “Current Sheet” nếu chọn in cả file, hoặc chọn “Selected Cells” nếu chọn in riêng lẻ.
Bước 4: Tại mục Paper Size chọn A4 là size mong muốn khi in nội dung ra.
Bước 5: Nhấn Next để in nội dung ra khổ giấy A4, trang in ra sẽ giống như hình xem trước trên máy tính mà hệ thống hiển thị cho bạn.
5 cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel dành cho người mới
Cách in Excel vừa đủ trên khổ giấy A3
Nếu bạn muốn in file Excel ở khổ giấy A3 thay vì in trên khổ giấy A4, vui lòng tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
Bước 1: Chọn Bố cục trang và nhấp vào Thiết lập trang ở hộp trên cùng bên phải.
Bước 2: Hộp thoại Page Setup mở ra, trong mục Pages bạn nhấn chọn A3 trong mục Paper Size.
Bước 3: Tiếp theo, bạn thực hiện tương tự như đối với khổ A4.
Trong phần Orientation của file Excel, bạn tiến hành chọn vào mục Portrait hoặc Landscape tùy theo mục đích sử dụngcủa riêng bạn.
Bước 4: Sau khi chọn được hướng giấy phù hợp, bạn tiến hành căn chỉnh trang ở phần lề.
Bước 5: Để nội dung in không vượt quá phạm vi của trang, chúng ta tiếp tục thiết lập luôn vừa trang. Các bước thiết lập được tiến hành theo các bước như sau:
Chọn mục Scaling trong cửa sổ Page Setup bao gồm 2 mục khác nhau đó là:
- Fit to: Tự động điều chỉnh và ép sao cho phù hợp với số lượng trang đã cài đặt.
- Adjust to: Chia tỷ lệ theo một tỷ lệ nhất định bạn cài đặt.
Thông thường nếu chỉ có 1 trang hoặc đã biết trước số trang in thì ta chọn Fit to 1-1 hoặc Fit to 1-số trang in. Bằng cách này, nội dung sẽ luôn vừa với số lượng trang được in mà không phải trả thêm phí.
Hướng dẫn cách khắc phục tình trạng in không hết trang trong Excel
Thực hiện thao tác thu nhỏ trang in trong Excel
Nếu bạn muốn sửa lỗi trang in trong Excel bị in không hết thì bạn thu nhỏ trang in trong Excel được coi là một trong những giải pháp tốt nhất. Các bước khắc phục tình trạng in không hết trang trong Excel được tiến hành như sau:
Bước 1: Trong hộp thoại Page Layout của trang tính Excel, tiến hành chọn Page Setup.
Bước 2: Trên tab Trang, chọn lệnh Fit to -1, sau đó chọn 1 cho Chiều rộng Trang.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất quá trình thu nhỏ trang in là bạn đã hoàn tất các bước.
In file Excel ngang
Ngoài việc thu nhỏ Excel lại cho vừa với trang in thì in Excel theo chiều ngang cũng là một giải pháp hay mà mọi người có thể tham khảo các bước thực hiện như sau: