Cũng như Word, khi trình bày một bài diễn thuyết có số liệu trong PowerPoint thì việc hiển thị biểu đồ hay đồ thị rất quan trọng. Hình ảnh biểu đồ giúp người xem có cái nhìn tổng quát hơn về vấn đề. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn một số cách thêm biểu đồ hoặc đồ thị vào PowerPoint một cách đơn giản nhất.
Sự khác nhau giữa biểu đồ và đồ thị [Chart vs Graph]
Mặc dù hai hình thức trình bày dữ liệu trực quan này đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng thực sự phục vụ hai chức năng khác nhau.
Trong bài thuyết trình PowerPoint, biểu đồ không nhất thiết phải có dữ liệu số. Chỉ cần trình bày thông tin ở format có cấu trúc là đủ để hiểu được vấn đề. Hãy xem xét biểu đồ chiếc ô mà theo đó dữ liệu có thể được tổ chức theo nhiều cách phân nhánh khác nhau. Biểu đồ hình tròn là một ví dụ phổ biến chia tổng thể thành các phần cấu thành dựa trên dữ liệu. Có thể dễ dàng nhận thấy mối quan hệ giữa các lát chỉ dựa trên kích thước của chúng mà không cần phải thêm số vào hỗn hợp.
Mặt khác, đồ thị dựa trên dữ liệu số. Ví dụ: đồ thị đường cơ bản hoặc đồ thị có hai trục cần dữ liệu số để so sánh sự thay đổi dữ liệu theo thời gian.
Tóm lại là tất cả các đồ thị đều là biểu đồ, nhưng không phải tất cả các biểu đồ đều là đồ thị. Bạn phải suy nghĩ và phân biệt format nào trong số hai format biểu đồ hoặc đồ thị sẽ là hiệu quả nhất cho dữ liệu của bạn.
Thêm biểu đồ và đồ thị trong PowerPoint
Bây giờ, hãy bắt đầu thêm biểu đồ và đồ thị vào bài thuyết trình PowerPoint của bạn. Mở PPT và tạo một trang chiếu trống. Sau đó, dưới tab ‘chèn’ và nhấp vào ‘biểu đồ’ để đến menu lựa chọn biểu đồ.
Bạn sẽ nhận được nhiều loại biểu đồ, bao gồm cả đồ thị để lựa chọn. Các loại biểu đồ sẽ được đưa ra trong bảng điều khiển bên trái. Nhấp vào một cái mà bạn nghĩ sẽ giúp bạn trình bày dữ liệu của mình ở dạng tốt nhất có thể. Sau đó, chọn từ các biến thể dạng biểu đồ có sẵn.
Cách nhập dữ liệu cho biểu đồ và đồ thị của bạn
Sau khi bạn chọn biểu đồ, một trang tính sẽ xuất hiện với dữ liệu giữ chỗ. Thay thế điều này bằng dữ liệu của riêng bạn để tùy chỉnh biểu đồ. Bạn có thể nhập từng dữ liệu một hoặc nếu bạn có dữ liệu trong một bảng tính riêng, hãy sao chép dữ liệu từ đó và dán vào dữ liệu được mở trong PPT của bạn.
Nếu bạn muốn một vài cột hoặc hàng không phải là một phần của biểu đồ, chỉ cần kéo các cạnh của hộp màu tím và màu xanh lam [đối với các hàng và cột, tương ứng] để loại trừ chúng khỏi biểu đồ.
Để đưa chúng trở lại, hãy kéo các hộp màu xanh tím để che dữ liệu. Ngay sau khi bạn nhập dữ liệu, biểu đồ sẽ cập nhật theo thời gian thực để thể hiện nó. Đóng bảng tính để xem dữ liệu được phản ánh trong biểu đồ của bạn.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa lại dữ liệu, hãy nhấp vào ‘chỉnh sửa dữ liệu’ trong tab ‘thiết kế’.
Và điều này xảy ra mỗi khi bạn thay đổi giá trị bảng tính, đảm bảo biểu đồ luôn được căn chỉnh với dữ liệu.
Tùy chỉnh biểu đồ và đồ thị của bạn
Sau khi các biểu đồ được thêm vào bài thuyết trình của bạn, bạn có thể tùy chỉnh thêm để thay đổi giao diện của biểu đồ. Dưới đây là một số cách bạn có thể thay đổi kiểu biểu đồ PPT của mình:
Thay đổi kiểu dáng thiết kế
Để làm cho các biểu đồ và đồ thị của bạn nổi bật hơn một chút, bạn có thể chọn trong số hàng chục kiểu định sẵn có sẵn. Để truy cập chúng, hãy nhấp vào biểu đồ để chọn nó, sau đó bên dưới tab ‘thiết kế’, trong phần ‘kiểu biểu đồ’, bạn sẽ thấy tất cả các kiểu đa dạng mà bạn có thể áp dụng cho biểu đồ của mình. Mỗi loại biểu đồ và biến thể sẽ có sẵn một vài kiểu định sẵn.
Một số trong số đó sẽ thêm chiều sâu cho biểu đồ của bạn, trong khi những kiểu khác sẽ thêm mẫu hoặc thay đổi nền để biểu đồ nổi bật hơn một chút. Đơn giản chỉ cần nhấp vào một mẫu để áp dụng nó.
Thay đổi màu biểu đồ
Bạn có thể tìm thấy tùy chọn thay đổi màu sắc của biểu đồ và đồ thị trong cùng một tab ‘thiết kế’ .
Nhấp vào nó để mở menu con, nơi bạn có thể chọn từ bảng màu đa dạng, được chia thành hai loại là nhiều màu và đơn sắc. Nhấp vào một màu để áp dụng nó vào biểu đồ của bạn.
Format khu vực biểu đồ
Tính năng tùy chỉnh cuối cùng này sẽ cung cấp nhiều tùy chọn để bạn format vùng biểu đồ. Để truy cập nó, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ và nhấp vào ‘Format Plot Area’.
Một bảng điều khiển mới sẽ mở ra ở bên phải. Tại đây, bạn sẽ nhận được tùy chọn ‘tô màu’ [thêm màu nền hoặc mẫu vào biểu đồ] và tùy chỉnh ‘đường viền’ của biểu đồ.
Bạn thậm chí có thể format chuỗi bằng cách nhấp chuột phải vào một chuỗi và chọn ‘Format chuỗi dữ liệu’ .
Khi được chọn, bạn sẽ nhận được tùy chọn để thay đổi ‘chồng chéo chuỗi’ [chiều rộng khoảng cách trong một chuỗi] và ‘khoảng cách rộng’ [chiều rộng khoảng cách giữa các chuỗi].
Hơn nữa, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc và hiệu ứng của chuỗi bằng cách nhấp vào hai tùy chọn khác trong “tùy chọn chuỗi”.
Vậy là bài viết trên đã cho các bạn biết rõ hơn về biểu đồ và đồ thị đồng thời cũng hướng dẫn cách thêm biểu đồ hoặc đồ thị vào PowerPoint đơn giản nhất. Chúc các bạn thành công. Cám ơn các bạn đã xem bài viết.