Bạn đọc có email lehaix@xxx hỏi: Công ty tôi mới thành lập và đang tiến hành tuyển dụng người lao động vào làm việc. Công ty có phải lập sổ quản lý lao động không và sổ quản lý lao động phải có những nội dung gì?
Luật gia Phạm Thị Minh Ngọc, Công ty Luật TNHH YouMe trả lời:
Điều 7 Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP về quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm quy định như sau về quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động.
1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây: a] Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân [hoặc hộ chiếu]; b] Trình độ chuyên môn kỹ thuật; c] Bậc trình độ kỹ năng nghề; d] Vị trí việc làm; đ] Loại hợp đồng lao động; e]Thời điểm bắt đầu làm việc; g] Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; h] Tiền lương; i] Nâng bậc, nâng lương; k] Số ngày nghỉ trong năm, lý do; l] Số giờ làm thêm [vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết]; m] Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; n] Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; o] Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; p] Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; q] Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.
4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.
Như vậy, trong vòng 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, công ty của bạn cần lập sổ quản lý lao động theo các nội dung nêu trên.
Tư vấn pháp luật
Hãy liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 19008088 - gọi đường dây nóng: 0979310518; 0961360559 để nhận được câu trả lời nhanh chóng, kịp thời hoặc gửi email cho chúng tôi: tuvanphapluat@laodong.com.vn hoặc đến số 6 Phạm Văn Bạch, Hà Nội và 198 Nguyễn Thị Minh Khai, P6, Q3, TPHCM để được Luật sư tư vấn trực tiếp vào các ngày thứ Ba, thứ Sáu hàng tuần.
Đối với những tổ chức, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thì có lẽ không còn quá xa lạ đối với mẫu sổ quản lý lao động. Đây đơn giản chỉ là một mẫu văn bản hành chính, tài liệu nhằm cập nhật các thông tin về nhân viên ở các vị trí nhân viên đang làm việc, công tác tại tổ chức doanh nghiệp để nắm bắt và quản lý cho sát sao, đúng với quy định mà Luật doanh nghiệp đã đưa ra.
Thực tế, căn cứ vào khoản 1 Điều số 7 Thông thư 23/2014/TT - BLĐTBXH thì quy định về việc lập, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động như sau:
- Trong thời hạn là 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động thì các tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải lập sổ quản lý lao động nơi mà đặt trụ sở, văn phòng đại diện hay các chi nhánh hoạt động.
- Đối với những công ty, tổ chức cố tình không lập sổ quản lý lao động thì theo căn cứ tại điều 4 Nghị định 88/2015/NĐ – CP thì sẽ phải xử phạt. Cụ thể về các mức xử phạt sẽ là phạt tiền từ 1 – 3 triệu đồng đối với những tổ chức, công ty sử dụng lao động trong các trường hợp sau:
+ Không lập sổ quản lý lao động.
+ Lập sổ quản lý lao động sai thời hạn và không đảm bảo về các nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật.
+ Không thực hiện ghi chép các thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động khi hợp đồng đã có hiệu lực chính thức.
+ Không cập nhật các thông tin khi mà có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.
Như vậy, có thể thấy mẫu sổ quản lý lao động mặc dù đối với các doanh nghiệp là không quá cần thiết, song theo quy định của Bộ Luật Thương binh và Xã hội thì là tài liệu quan trọng, tuyệt đối không thể thiếu. Trường hợp phát hiện ra quá trình làm việc cẩu thả, sai quy định, thủ tục thì sẽ bị xử lý về hành chính.
Việc làm nhân sự
2. Hướng dẫn cách lập mẫu sổ quản lý lao động
Mẫu sổ quản lý lao động của các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay đều đã được quy định chi tiết, rõ ràng và theo một mẫu sẵn. Do đó, quá trình thực hiện lập và sử dụng mẫu sổ này cũng không quá khó khăn đối với các doanh nghiệp.
Cụ thể, đối với việc lập mẫu sổ quản lý lao động thì các cá nhân thực hiện sẽ cần phải đảm bảo nắm bắt, tuân thủ theo quy trình như sau:
2.1. Đối tượng phải lập sổ quản lý lao động
Về phần này thì chắc hẳn không còn phải bàn cãi nhiều và đó chính là các tổ chức, doanh nghiệp, những người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 2 điều số 3 của Bộ luật lao động. Cụ thể đó chính là các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, hộ gia đình, hợp tác xã,… thực hiện hành vi thuê mướn, sử dụng lao động theo các hợp đồng. Riêng đối với các cá nhân thì cần phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Xem thêm: Đối tượng lao động là gì
2.2. Hình thức mẫu sổ quản lý lao động
Xét về hình thức của mẫu sổ này thì hiện nay không có quy định quá khắt khe. Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tùy vào tình hình hoạt động, cơ chế tổ chức của doanh nghiệp mình để lập mẫu sổ quản lý lao động theo hình thức phù hợp.
Hiện có 2 hình thức phổ biến hay được sử dụng đó là lập mẫu sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc là bản điện tử. Tuy nhiên thì với thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, công nghệ số ngày càng đi sâu vào các hoạt động trong đời sống, công việc của con người thì lập mẫu sổ quản lý lao động bằng các bản điện tử sẽ tối ưu và tiện lợi hơn.
2.3. Nội dung của mẫu sổ quản lý lao động gồm những gì?
Đối với nội dung của mẫu sổ quản lý lao động thì theo điều 7 Thông tư số 23/2014/TT – BLĐTBXH hướng dẫn nghị định số 03/2014/NĐ – CP về vấn đề thực hiện quy định lập sổ quản lý lao động trong doanh nghiệp như sau:
Thứ nhất, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp, tổ chức cần phải lập sổ quản lý lao động những nơi đặt trụ sở, văn phòng và chi nhánh hoạt động.
Thứ hai, người sử dụng lao động sẽ có quyền lựa chọn hình thức lập mẫu sổ quản lý lao động hoặc là bằng bản điện tử, hoặc là bản giấy tùy thuộc vào nhu cầu của họ, tuy nhiên sẽ cần đảm bảo thể hiện được đầy đủ những thông tin liên quan đến người lao động dưới đây:
- Họ tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ, quốc tịch, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người lao động.
- Thông tin về trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động.
- Bậc trình độ kỹ năng nghề của người lao động như thế nào?
- Vị trí việc làm của họ hiện tại là gì?
- Loại hợp đồng lao động ký kết với người lao động [dài hạn, ngắn hạn,…].
- Thời điểm mà người lao động bắt đầu tham gia làm việc tại doanh nghiệp là khi nào?
- Thông tin về việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của người lao động.
- Thông tin về mức tiền lương của người lao động.
- Nâng bậc, nâng lương dành cho người lao động.
- Số ngày nghỉ trong năm, lý do nghỉ phép là gì?
- Số giờ người lao động làm thêm [cụ thể vào ngày thường, nghỉ hàng tuần, hàng năm hay nghỉ lễ, Tết].
- Thông tin về hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định.
- Người lao động có tham gia học nghề, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao các kỹ năng, trình độ nghề nghiệp không?
- Kỷ luật người lao động, các trách nhiệm về vật chất.
- Vấn đề về tai nạn lao động hoặc là bệnh nghề nghiệp.
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động là khi nào? Lý do chấm dứt hợp đồng lao động.
2.4. Trách nhiệm của những người sử dụng lao động
Với các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân sử dụng lao động thì sẽ có trách nhiệm là ghi chép lại toàn bộ các thông tin, cập nhật thường xuyên về người lao động khi hợp đồng có hiệu lực hay có sự thay đổi.
Người sử dụng lao động còn có trách nhiệm quản lý và sử dụng mẫu sổ lao động theo đúng mục đích, đồng thời cũng cần xuất trình khi phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, thanh tra của Bộ Lao động, các cơ quan liên quan yêu cầu.
Tham khảo thêm: Luật lao động mới nhất những thông tin hữu ích mà mỗi người lao động cần biết để bảo vệ quyền lợi của mình theo quy định của pháp luật
3. Các lưu ý khi lập mẫu sổ quản lý lao động
Có thể thấy, việc lập mẫu sổ quản lý lao động không quá phức tạp và khó khăn bởi thực tế đã có quy định chung về mẫu này. Tuy nhiên, trong quá trình lập mẫu sổ quản lý lao động, không ít người vẫn mắc phải một số lỗi về cả mặt hình thức và nội dung.
Cụ thể, đối với mẫu sổ quản lý lao động, các tổ chức, cá nhân sẽ cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Hình thức của mẫu sổ quản lý lao động không cần phải có quốc hiệu tiêu ngữ mà phía trên cùng chỉ cần có thông tin về tên công ty, địa chỉ hoạt động. Vì thực tế mẫu sổ này sẽ không cần gửi lên bất kỳ cơ quan nào mà chỉ lưu trữ lại tại tổ chức, doanh nghiệp, trừ khi có thanh tra đến kiểm tra thì sẽ xuất trình. Do đó, người đảm nhiệm công việc lập mẫu sổ quản lý lao động cần lưu ý để tránh mất thời gian đối với các thông tin không cần thiết.
- Mẫu sổ quản lý lao động cần phải được trình này thật rõ ràng, nên kẻ theo các cột, hàng và mỗi người sẽ được lập một bản riêng để thông tin được chuẩn xác, tránh việc nhầm lẫn thông tin của người lao động.
- Toàn bộ các nội dung về thông tin người lao động đều cần cập nhật đầy đủ, chính xác theo quy định, không tự ý bỏ đi các tiêu chí, tránh tình trạng xảy ra các vấn đề mâu thuẫn, rắc rối sau này sau khi kết thúc hợp đồng lao động.
Người tìm việc có thể quan tâm tham khảo thêm: Danh sách công ty, doanh nghiệp ở mọi ngành nghề qua tiện ích thông minh trang vàng doanh nghiệp của timviec365.vn
Trên đây là một số thông tin liên quan đến mẫu sổ quản lý lao động dành cho bạn đọc đang quan tâm. Hy vọng rằng qua bài viết này, các tổ chức, doanh nghiệp cũng như các cá nhân sử dụng lao động có thể hiểu hơn về các quy định trong công tác quản lý, từ đó thực hiện một cách nghiêm chỉnh, tuân thủ theo quy định.
Để tham khảo mẫu sổ quản lý lao động chuẩn, mời các bạn cùng click và tải các file dưới đây nhé!
Tải xuống ngay
Tải xuống ngay
Tải xuống ngay
[TẢI VỀ NGAY] Mẫu hợp đồng dịch vụ tư vấn chuẩn nhất!
Mẫu hợp đồng dịch vụ tư vấn được sử dụng rất nhiều trong các cuộc đàm phán, thương thảo của các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Để hiểu rõ hơn về mẫu hợp đồng này, mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây!