Thay đổi là một phần của cuộc sống và dữ liệu của chúng tôi rất dễ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi này. Microsoft Excel có thể cập nhật tất cả các thay đổi đối với dữ liệu của bạn không?
Hãy thảo luận về việc cập nhật dữ liệu một cách hiệu quả
Cho đến bây giờ, nhiều hướng dẫn có các ví dụ trong đó lợi nhuận từ việc sử dụng SQL trên Excel là không đáng kể. Excel không phù hợp để cập nhật dữ liệu mà không có sự trợ giúp của VBA hoặc một số plugin điên rồ
Nếu bạn là một người dùng excel cực đoan đang cảm thấy tăng huyết áp sau câu nói cuối cùng đó, hãy nghe tôi nói một chút. Hoặc gửi cho tôi một ghi chú nếu bạn có một cách tốt hơn
QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG EXCEL CÓ ĐƯỢC KHÔNG?
Để thay đổi giá trị trong bảng tính Excel, Tìm và Thay thế là tùy chọn tốt nhất [mà tôi biết]. Tìm và Thay thế có những hạn chế của nó, bao gồm
- Rất chậm với nhiều bản ghi
- Tiêu chí tìm kiếm bị hạn chế
- Không có dấu vết kiểm toán
Bất chấp những thiếu sót được liệt kê ở trên, nhiều người dùng vẫn khăng khăng quản lý tất cả các cập nhật của họ trong một bảng tính. Đây không phải lúc nào cũng là một ý tưởng tồi. tùy thuộc vào hoàn cảnh, nó có thể là
Tình hình hiện tại của bạn có thể làm cho Excel trở thành một công cụ đủ để quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, thao tác dữ liệu là một lĩnh vực mà nền tảng SQL vững chắc sẽ giúp bạn chiếm thế thượng phong
Dưới đây là các yếu tố giúp quản lý dữ liệu Excel được chấp nhận
- Quyền truy cập hoặc kiến thức của bạn về Cơ sở dữ liệu còn thiếu. [Hãy tiếp tục đọc Hướng dẫn Excel2SQL. ]
- Bạn không có DBA đáng tin cậy [Hãy tiếp tục đọc Hướng dẫn về Excel2SQL và tự mình thực hiện. ]
- Lượng dữ liệu bạn có nhỏ và cục bộ
- Số lần thay đổi dữ liệu không thường xuyên hoặc ít
- Không xử lý dữ liệu nhạy cảm
CHUYỂN SANG SQL ĐỂ QUẢN LÝ DỮ LIỆU CỦA BẠN
Sau khi có đủ kiến thức làm việc về SQL, bạn sẽ có thể xác định công cụ tốt nhất cho trường hợp của mình. Trước tiên, bạn sẽ cần nền tảng SQL đó để bắt đầu
Một lời cảnh báo ngắn gọn…
SQL cung cấp cơ hội để cải thiện tốc độ và độ chính xác của các bản cập nhật. Nó cũng đi kèm với cơ hội tạo ra một mớ hỗn độn khổng lồ nếu bạn không biết mình đang làm gì
Tôi ở đây để hướng dẫn bạn đến nơi mà bạn biết bạn đang làm gì. Trong một hướng dẫn khác, bạn sẽ học các điều khiển SQL để bảo vệ dữ liệu khỏi chính bạn và những người dùng bất chính khác
CẬP NHẬT BẢN TRÌNH DIỄN KẾ HOẠCH
Chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu mẫu bên dưới cho tất cả các kịch bản thực hành của chúng tôi. Toàn bộ bảng có 43 hàng
Giả sử tất cả Bút chì trong kho của chúng ta thực sự là Bút
Chúng ta có thể dễ dàng thực hiện điều này trong excel bằng một thao tác tìm và thay thế đơn giản
CẬP NHẬT CÁC Ô TRONG EXCEL
Bạn nên xem trước các hàng bị ảnh hưởng trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào
=COUNTIF[D3. D45,”Bút chì]
13 Hàng được trả về bởi công thức COUNTIF này
Bộ lọc trên “Mục” cũng sẽ cho phép chúng tôi xem trước các thay đổi
Hãy cập nhật
Chọn cột "Mục" và Đánh dấu tất cả các ô trong cột
**Ctrl + Shift + Xuống**
Bây giờ Tìm và Thay thế. **Phím tắt** Ctrl + H
Đã cập nhật 13 hàng. Đúng như chúng ta mong đợi
Hãy hoàn thành điều tương tự trong SQL
CẬP NHẬT HÀNG TRONG SQL
Tuân thủ thực hành thường xuyên xem trước các thay đổi của chúng tôi. Cổ phần thậm chí còn cao hơn trong SQL mà không cần nút hoàn tác. Điều này làm tôi nhớ đến một cuộc trò chuyện trong tương lai chúng ta sẽ có
Bạn nhớ cách viết một câu lệnh select đúng không?
CHỌN * TỪ dbo. hàng tồn kho2
Trong đó Mục = 'Bút chì';
Được rồi, mười ba hàng. Thời gian cập nhật dữ liệu
Tuyên bố cập nhật có định dạng này
Cập nhật bảng
Đặt cột = 'Giá trị trường mới'
Trong đó Cột = 'Giá trị trường cũ';
Đây là cách thực hiện ngoài đời thực
Khá đơn giản phải không?
CẬP NHẬT HÀNG DỰA TRÊN NHIỀU ĐIỀU KIỆN
Bây giờ, nếu bạn phải thay thế các giá trị dựa trên nhiều điều kiện thì sao?
Đây là kịch bản mới của chúng tôi
Một trong những Đại diện của chúng tôi, Jones được phép giảm giá 10% cho tất cả Doanh số bán hàng. Cũng giả sử bảng kiểm kê là Bảng bán hàng
CẬP NHẬT HÀNG TRONG EXCEL DỰA VÀO TIÊU CHÍ TRONG MỘT Ô KHÁC
Trong Excel, hãy bắt đầu bằng cách lọc trên Đại diện “Jones”. Sau đó, tính 10% giảm giá bằng cách nhân Chi phí đơn vị với. 90 trong một ô riêng biệt. Dán kết quả của Tính toán dưới dạng Văn bản trên Đơn giá cũ
**Nếu tôi sử dụng bảng này lâu dài, tôi sẽ thêm trường chiết khấu và đặt “Tổng cộng” thành trường Tính toán dựa trên Đơn vị, Chi phí Đơn vị và Chiết khấu
Chờ đợi. Bạn phải đảm bảo các hàng được Sắp xếp theo Đại diện để Sao chép và Dán chính xác
Cập nhật dữ liệu trong Excel không quá khó khăn trong tình huống này. Tuy nhiên, nó trở nên cồng kềnh hơn
Điều gì xảy ra nếu chúng tôi thêm một số phức tạp hơn vào các yêu cầu Cập nhật của mình
ĐIỀU GÌ NẾU KỊCH BẢN CẬP NHẬT TRỞ NÊN PHỨC TẠP HƠN?
Đại diện Jones đã cho phép giảm giá 10% chỉ cho Binders, chỉ dành cho khách hàng ở Khu vực phía Đông. Ngoài ra, tổng số phải phản ánh số tiền mới. Một lần nữa, giả sử bảng Khoảng không quảng cáo là bảng Doanh số [làm ơn cho tôi, tôi không muốn cập nhật ảnh chụp màn hình và ví dụ]
**Trường Tổng số tĩnh sẽ là một thiết kế khập khiễng trong kho hàng hoặc hệ thống Bán hàng. Một bảng thực tế chắc chắn sẽ biến đây thành một trường được tính toán
CẬP NHẬT PHỨC TẠP HƠN TRONG EXCEL
Trong Excel, bạn có thể thực hiện nhiều loại hoặc tính toán dựa trên câu lệnh If, nhưng bạn có muốn thực hiện tất cả những điều đó không?
Hãy làm điều đó trong SQL
CẬP NHẬT NHIỀU TRƯỜNG DỰA TRÊN NHIỀU ĐIỀU KIỆN TRONG SQL
Thao tác dữ liệu trong SQL thật dễ dàng
Kịch bản của chúng tôi một lần nữa
Đại diện Jones đã cho phép giảm giá 10% chỉ đối với Binders, chỉ dành cho khách hàng ở Khu vực phía Đông và phản ánh Cập nhật trong Tổng số
Ở đây chúng tôi đi một lần nữa
Luôn bắt đầu bằng cách xem trước các thay đổi bằng câu lệnh chọn
Chọn * từ dbo. hàng tồn kho2
Trong đó Khu vực = 'Đông' VÀ Đại diện = 'Jones' VÀ Mục = 'Binder';
Câu lệnh chọn nói rằng 3 Hàng sẽ bị ảnh hưởng
Sao chép và Dán câu lệnh Chọn của bạn. Bạn sẽ xem lại Select Statement sau khi chạy bản cập nhật. Sau đó chuyển đổi Tuyên bố chọn đã sao chép thành Tuyên bố cập nhật
Để chuyển đổi một câu lệnh chọn thành một câu lệnh cập nhật, hãy thay thế “CHỌN * TỪ” bằng “CẬP NHẬT”. Sau đó, chèn các điều kiện đã đặt giữa Cập nhật và Mệnh đề. Giữ nguyên vị trí
Chọn * từ dbo. hàng tồn kho2
Trong đó Khu vực = 'Đông' VÀ Đại diện = 'Jones' VÀ Mục = 'Binder';
Cập nhật dbo. hàng tồn kho2
đặt UnitCost = UnitCost *. 9, Tổng = Tổng *. 9
Trong đó Khu vực = 'Đông' VÀ Đại diện = 'Jones' VÀ Mục = 'Binder';
Hãy chạy cậu bé xấu này
Đầu tiên, Chọn Tuyên bố để xem trước số lượng hàng của chúng tôi
Sau đó, tiếp tục với tuyên bố cập nhật
Chạy lại câu lệnh Select để xem các thay đổi. Tốt hơn bạn nên sao chép như tôi đã nói với bạn
Trông khá đẹp
THEO DÕI THAY ĐỔI ĐẾN HÀNG
Excel không cung cấp đường mòn Kiểm toán đơn giản. SQL giúp theo dõi các thay đổi dễ dàng hơn nhiều
Ghi nhật ký chi tiết về những thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu của bạn là một phương pháp tuyệt vời
Excel thiếu khả năng Kiểm tra trừ khi bạn lưu một bản sao của bảng tính mỗi khi bạn thực hiện thay đổi
THEO DÕI THAY ĐỔI ĐỐI VỚI HÀNG TRONG SQL
Hãy dẫn dắt bằng ví dụ một lần nữa
Bây giờ, chúng tôi sẽ thêm “Dấu thời gian” để xác định thời gian bản ghi được cập nhật lần cuối và “Sửa đổi lần cuối bởi” để tìm ra “Whodunit?”
Chúng tôi sẽ đặt “Time_stamp” bằng với dấu thời gian hiện tại của hệ thống. Bạn cũng có thể đặt một giá trị tĩnh như ghi chú. “SqlCorrectionQ3Sale” có thể cho biết tất cả các hàng có ghi chú này đã có sự điều chỉnh chính xác trong đợt giảm giá quý 3