Trộn thư là gì? . Cách sử dụng phần mềm này như thế nào, các bạn hãy theo dõi bài viết để được giải đáp
- 1. Trộn thư là gì?
- 1. 1 Khái niệm Trộn thư
- 1. 2 Ví dụ về trộn thư
- 2. Cấu trúc của Mail merge
- 2. 1 Nguồn dữ liệu
- 2. 2 Nội dung cơ bản
- 3. Hướng dẫn cách sử dụng Hợp nhất thư để hợp nhất thư
- 3. 1 Sử dụng Trộn thư trong word
- 3. 2 Sử dụng Trộn thư trong Excel
- 3. 3 Cách hợp nhất thư từ Excel sang Word
- 4. Tìm hiểu một số phím tắt trên Mail merge
1. Trộn thư là gì?
Trộn thư là gì?
1. 1 Khái niệm Trộn thư
Trộn thư là gì? . Đây là một tính năng phổ biến trong word, cho phép soạn hàng loạt thư. Với chức năng này, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi có thể soạn nhiều thư đồng thời để gửi cho các đối tượng khác nhau
1. 2 Ví dụ về trộn thư
Trên thực tế, ai trong chúng ta cũng đã từng gặp trường hợp cần sử dụng đến Mail merge. Nhưng vì không biết phương pháp nên nhiều người lựa chọn phương pháp thủ công
Ví dụ, bạn là nhân viên được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả nhân viên công ty. Cùng với một mẫu thư, bạn sẽ điền nhiều lần cho đến khi hoàn thành. Nhưng với Mail merge, mọi công việc đều được ưu tiên hơn rất nhiều nhờ thao tác tự động điền thư. Cụ thể, bạn chỉ cần tạo một bức thư duy nhất và thêm danh sách người nhận đi kèm, điền tên từng người gửi trong danh sách vào thư được thực hiện tối ưu bởi Mail merge
2. Cấu trúc của Mail merge
Cấu trúc của một Mail merge bao gồm hai phần quan trọng là nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản
2. 1 Nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu không có cấu trúc cố định mà tùy biến theo nội dung cơ bản của trộn thư. Mục đích của công việc này là có thể xác định đúng vị trí và sắp xếp các nội dung giữa các thư sau khi tạo ra hàng loạt từ các khung trong Mail Merge. Nguồn dữ liệu thường được trình bày tuần tự trong danh sách dữ liệu cố định với các thông tin, tùy biến chi tiết quan trọng như
- tên họ
- Địa chỉ người nhận trong Mail Merge
- Tên chính xác của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp,…
2. 2 Nội dung cơ bản
Nội dung cơ bản trong Mail Merge có nhiều điểm tương đồng với email thông thường với các phần như
- Họ tên, địa chỉ người gửi thư
- Họ tên, địa chỉ người nhận thư
- Nội dung chính của mail
3. Hướng dẫn cách sử dụng Hợp nhất thư để hợp nhất thư
Để hợp nhất thư nhanh chóng, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một số cách dưới đây
3. 1 Sử dụng Trộn thư trong word
Sử dụng Trộn thư trong word bắt đầu bằng việc mở tệp word có sẵn. Sau khi mở, bạn thực hiện tuần tự theo các bước như sau
- Lựa chọn một lần cho từng mục Gửi thư/ Bắt đầu trộn thư/ Trình hướng dẫn trộn thư từng bước
- Chọn Sử dụng tài liệu hiện tại và tiếp tục Bấm Tiếp theo chọn người nhận
- Vào ô chứa dữ liệu trong tệp Excel và mở theo hướng dẫn
- Hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiện tại người nhận hợp nhất thư. Nhấn OK để chuẩn bị chèn dữ liệu
- Di chuyển con trỏ chuột đến phần cần chèn và thực hiện tuần tự theo các bước được đánh số thứ tự
- Điền đầy đủ thông tin và chờ kết quả trộn thư sau các thao tác
- Chú ý chọn Xem trước thư của bạn để hoàn thiện và lưu kết quả cuối cùng
3. 2 Sử dụng Trộn thư trong Excel
Các bước sử dụng Mail merge trong Excel không phức tạp như trong Word. Tuy nhiên, thao tác trong phần mềm này, bạn buộc phải thành công phần chức năng Văn bản. Tại trang tính, bạn sử dụng văn bản hàm để điều chỉnh các công cụ của Excel. Chú ý đến các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… khi điều chỉnh chức năng Văn bản. Thao tác không quá khó nhưng lại yêu cầu hiểu rõ cơ bản về mã định dạng văn bản. Nếu chưa hiểu phần này, bạn có thể tham khảo số tùy chỉnh vì chúng có tính chất tương tự
Sau khi định dạng thông tin văn bản, bạn nên đưa ra tất cả các định dạng ô tính chứa công thức theo một định dạng khác nhau để hệ thống nhận định dạng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Việc làm này nhằm mục đích chắc chắn khi thao tác hợp nhất dữ liệu thư không bị biến đổi
3. 3 Cách hợp nhất thư từ Excel sang Word
Sắp xếp thư từ Excel sang Word ở các phiên bản có sự tương đồng. Một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vì vậy, chúng tôi sẽ minh họa bằng một trong những phiên bản gần đây nhất và được nhiều người sử dụng nhất là Word 2010. Chú ý soạn sẵn thư và thao tác lần theo các bước
- Mailings >> Start Mail Merge, at select the type of merge mail – letter [Letters], email [E-mail Messages], tem thư [Labels…], bì thư [Envelopes…] or document [Normal Word Document]
- Trong thẻ Mailings, chuyển tới Select Recipients, rồi chọn Use Existing List…
- Trong hộp thoại ghi chữ Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấn chữ Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn và nhấp vào OK
- Thêm số người nhận từ bảng tính trộn thư trong Excel, nhấn vào nút Chỉnh sửa danh sách người nhận trong nhóm ghi Bắt đầu trộn thư
- Tại mục Người nhận trộn thư, nhấn thêm hoặc bớt tên người trong danh sách
- Xác định vị trí điền địa chỉ cụ thể của Khối địa chỉ và dòng chào hỏi Dòng lời chào. Please move to the Write & Insert Fields in thẻ Mailings. Tùy theo vị trí cụ thể mà bạn cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều lựa chọn. Chọn tùy chọn quan trọng mà bạn muốn, xác nhận kết quả bên dưới các phần và nhấn vào chữ OK
- Hoàn thành thao tác trộn thư trong từ, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình
- Chèn thư từ danh sách tùy chọn
- Kiểm tra kết quả tại Preview Results
- Hoàn tất hợp nhất thư từ Excel sang Word, chọn mục Kết thúc & Hợp nhất
4. Tìm hiểu một số phím tắt trên Mail merge
Các phím tắt trong Mail merge được tổng hợp trong bảng dưới đây, các bạn có thể tham khảo
Bài viết cung cấp thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi. "Trộn thư là gì?" . Các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tính năng thú vị này. Đừng quên chia sẻ bài viết để bạn bè cùng tham khảo thông tin bổ ích này