Xây dựng kế hoạch quản lý dự án chi tiết là nền tảng vững chắc giúp cho đội ngũ lãnh đạo, các nhà quản lý đảm bảo sự thành công của bất cứ dự án hay kế hoạch kinh doanh nào của doanh nghiệp.
Thông qua những bản kế hoạch quản lý dự án, những người có liên quan sẽ nắm bắt được rõ ràng định hướng hoạt động triển khai trong tương lai, giảm thiểu tố đa những sự thay đổi từ yếu tố môi trường, cân đối ngân sách sử dụng để tránh sự lãng phí không cần thiết và đồng thời xác lập nên những tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá hiệu quả dự án chính xác nhất.
Lập kế hoạch dự án đóng vai trò quan trọng với tất cả các thành viên trong doanh nghiệp và để đảm bảo tính hiệu quả của kế hoạch, tất cả mọi người cần phối hợp làm việc, nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ mà mình chịu trách nhiệm cũng như quy trình quản lý cần rõ ràng, đảm bảo tính quy củ.
Dưới đây là 6 bước cơ bản để tạo ra những bản kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh mà bất cứ nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ để triển khai thành công bản kế hoạch của riêng mình.
Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng
Để hướng dẫn các bước xác định nhu cầu khách hàng, chúng ta có thể tham khảo dựa vào hai trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Lập kế hoạch quản lý dự án dựa vào nhu cầu khách hàng
Muốn xác định nhu cầu khách hàng và các bên liên quan trong kế hoạch quản lý dự án, người xây dựng kế hoạch cần làm rõ ràng 2 vấn đề mấu chốt sau:
- Tổng hợp tất cả những nguyện vọng, yêu cầu của khách hàng về dự án bạn đang lên kế hoạch
- Xây dựng phạm vi dự án về ngân sách, thời gian triern khai, nguồn nhân lực, kỳ vọng kết quả, làm rõ trách nhiệm các bên liên quan trong dự án.
Trường hợp 2: Lập kế hoạch quản lý dự án theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty
- Nắm rõ yêu cầu, nhiệm vụ, mục tiêu mà ban lãnh đạo đưa ra
- Đề xuất những yếu tố cơ bản để triển khai dự án với ban lãnh đạo: ngân sách, thời gian, nguồn nahan lực, phạm vi dự án.
Bước 2: Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án
Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án giúp cho ban quản lý, khách hàng dễ dàng đánh giá được mức độ thành công của dự án cũng như những kỳ vọng về kết quả mà dự án đem lại. Từ các mục tiêu được thiết lập bám sát thực tiễn, các bên liên quan cũng sẽ dự tính được chính xác các đầu mục công việc cần triển khai, khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành được dự án kịp tiến độ, phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham gia dự án.
Để không đặt mục tiêu quá xa rời thực tế, khi thiết lập kế hoạch quản lý dự án, bạn nên đảm bảo các tiêu chí SMART gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Time-bound
S – Specific
Bước 3: Xác định kết quả dự án theo từng giai đoạn
Bước tiếp theo trong xây dựng kế hoạch quản lý dự án đó là bạn cần ước tính được khối lượng công việc theo khoảng thời gian cụ thể. Đó cũng chính là dự đoán kết quả của từng giai đoạn trong dự án nhằm giúp bạn bám sát tiến độ công việc, kịp thời lên các phương án dự trù thay thế cho những rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của kế hoạch.
Để làm được điều này, người lên kế hoạch nên thiết lập quản lý thời gian cụ thể để hoàn thành từng mục tiêu của dự án. Nhờ đó, việc theo dõi công việc, nhiệm vụ được giao được đảm bảo thời gian hoàn thành và nhận được sự tín nhiệm từ các bên liên quan đến dự án khi giao phó nhiệm vụ cho bạn.
Bước 4: Thiết lập tiến độ dự án
Dự án của bạn có được triển khai đúng hướng hay không phụ thuộc trực tiếp vào quy trình thiết lập tiến độ dự án. Chính vì vậy, đối với mỗi nhiệm vụ, bạn nên lên kế hoạch chi tiết từng bước thực hiện, thời gian hoàn thành, các yếu tố cần thiết phụ giúp cho nhiệm vụ như nguồn lực, người quản lý nhiệm vụ.
Trong quá trình thiết lập tiến độ dự án, bạn nên cân nhắc xin ý kiến, lời khuyên từ các thành viên có liên quan vì họ là người trực tiếp triển khai dự án, có cái nhìn sâu sắc nhất cách thức thực hiện và biết được điểm mạnh của mình là gì để nhận giải quyết các nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Bước 5: Xác định mức độ rủi ro và thách thức của dự án
Bất kỳ dự án nào cũng có thể gặp phải những rủi ro, đôi khi chúng ta có thể lường trước được những rủi ro sẽ gặp phải khi triển khai nhưng đôi khi là không. Và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cũng như kết quả cuối cùng của dự án.
Việc cần làm của bạn khi xây dựng kế hoạch quản lý dự án đó là xác định mức độ rủi ro và các thách thức dự án có thể gặp lại để dự trù thêm các phương án khác hoặc kéo dãn khoảng thời gian hoàn thành sao cho thích hợp mà vẫn đảm bảo kết quả của dự án.
Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Trình bày bản kế hoạch dự án trong cuộc họp với các bên liên quan một cách chi tiết, dễ hiểu là cách để bạn có thể giải thích được với tất cả mọi người nội dung, các bước thực hiện kế hoạch, giải pháp nhằm thỏa mãn sự mong đợi của các bên liên quan. Cuộc họp đó nên mang tính chất thảo luận, bạn là người báo cáo, những thành viên khác nêu câu hỏi, đánh giá để bạn phản biện hoặc cân nhắc chỉnh sửa kế hoạch quản lý dự án được hoàn chỉnh hơn.
Trong nội dung báo cáo trình bày dự án, bạn cần làm rõ các con số cụ thể để mọi người nắm bắt thông tin một cách chính xác những gì họ yêu cầu, kết quả sẽ thu được sau khi triển khai và vai trò của từng người trong quy trình triển khai dự án.
Trên đây là 6 bước để giúp nhà quản lý tạo ra một bản kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh. Những kế hoạch chuẩn xác sẽ là tiền đề quan trọng để bạn có thể dẫn dắt đội nhóm thực thi và đồng thời là cơ sở cho sự thành công của mọi dự án trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công.
03-12-2021 / Tin giải pháp
Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày các bước để bạn có thể thực hiện thành thạo việc quản lý quy trình và giúp các dự án của bạn chạy trơn tru, đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.
1. Khởi đầu dự án [Bước 1 - 2]
Giai đoạn đầu tiên của vòng đời quản lý dự án là bắt đầu dự án. Ở giai đoạn này, các quyết định được đưa ra là liệu dự án có khả thi hay không và nó sẽ mang lại lợi ích nào. Để tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu chi phí, có một mục tiêu rõ ràng là quan trọng.
Từ đây trở đi, đã đến lúc xác định các bước chính trong quy trình bắt đầu dự án hiệu quả:
- Bước 1. Xác định tính khả thi của dự án
- Bước 2. Tạo tài liệu bắt đầu dự án [PID]
2. Lập kế hoạch dự án [Bước 3-7]
Sau khi bạn hiểu toàn bộ phạm vi dự án, kỳ vọng và các rào cản tiềm năng, đã đến lúc chia nhiệm vụ khổng lồ phía trước thành các phần nhỏ hơn. Kế hoạch xây dựng cần liệt kê các hoạt động cần thiết và khung thời gian cho từng giai đoạn của quá trình xây dựng.
Dưới đây là các bước cần thiết cần thực hiện trong giai đoạn này:
- Bước 3. Xác định rõ phạm vi dự án
- Bước 4. Xây dựng Kế hoạch Quản lý Dự án Xây dựng
- Bước 5. Xác định rủi ro tiềm năng của dự án
3. Tạo cấu trúc phân chia công việc [WBS]
Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch quản lý dự án, đã đến lúc bạn phải phân chia và chinh phục dự án của mình để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Cấu trúc phân chia công việc [WBS] thực hiện đúng như tên gọi: nó chia nhỏ khối lượng công việc khổng lồ cần thực hiện thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, các phần có thể quản lý được và trình bày trực quan các sản phẩm chính của dự án được giao ở định dạng biểu đồ Gantt.
- Bước 6. Mua sắm lao động, vật tư & thiết bị
Tiếp theo, bạn cần phải có được các thiết bị và vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án. Việc này có thể được hoàn thành bởi tổng thầu, nhà thầu phụ, nhà thầu chuyên môn, nhà cung cấp thiết bị chuyên dụng hoặc cảnh quan.
Quy trình mua sắm vật tư, thiết bị hợp lý về mặt tài chính có thể giúp bạn kiểm soát chi phí và giảm thiểu thay đổi phạm vi. Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi bạn chuyển sang bước tiếp theo trong quản lý quy trình xây dựng của mình.
- Bước 7. Chọn Giá thầu Tốt nhất cho Dự án Cụ thể của Bạn
Việc đánh giá và lựa chọn nhà thầu để trao hợp đồng xây dựng là một khâu quan trọng của quá trình xây dựng. Rất nhiều vấn đề đau đầu cũng như thời gian và tiền bạc để lựa chọn đúng nhà thầu cho dự án.
4. Thực hiện dự án [Bước 8-9]
- Bước 8. Theo dõi tiến độ dự án
Nếu không có sự giám sát dự án xây dựng hiệu quả, người quản lý dự án không bao giờ có thể xác định được liệu dự án có đáp ứng đúng thời hạn và nằm trong ngân sách hay không. Mặc dù việc kiểm tra địa điểm cung cấp nhiều thông tin có giá trị, nhưng cũng cần phải xem xét các chi tiết có thể bị bỏ sót, hoặc mất nhiều thời gian để thu thập. Lúc này, bạn nên xem xét phần mềm quản lý dự án xây dựng để giúp dự án của bạn luôn đúng thời hạn và lưu ý đến chi phí .
- Bước 9. Quản lý hiệu quả các thay đổi của dự án
Các thay đổi là không thể tránh khỏi và có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong suốt vòng đời của một dự án xây dựng. Chìa khóa ở đây là thích ứng với những thay đổi này và tìm ra cách tốt nhất để thích ứng với chúng.
5. Kết thúc dự án [Bước 10-12]
Bước cuối cùng của quá trình kết thúc dự án là giao gói bàn giao cho khách hàng. Chỉ khi công việc đã hoàn thành, bản sửa chữa cuối cùng mới được giải phóng và tổng thầu mới được thanh toán.
- Bước 10. Đánh giá thành công & thất bại
Giai đoạn kết thúc là thời điểm hoàn hảo để đánh giá các yếu tố góp phần vào sự thành công và thất bại của dự án.
- Bước 11. Tạo Báo cáo Dự án
Khi bạn đã hoàn thành việc phân tích thành công và thất bại của dự án, đã đến lúc tổng kết mọi thứ. Báo cáo cuối cùng sẽ chính thức kết thúc dự án.
- Bước 12. Chọn phần mềm tốt nhất để cải thiện quản lý quy trình xây dựng của bạn
Trong xây dựng, mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh. Tuy nhiên, ngày nay, việc thiết lập các quy trình xây dựng hiệu quả trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ vào sự phát triển của công nghệ. Phần mềm quản dự án đầu tư IBOM.IM sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án, tổ chức, kiểm soát và điều phối dự án hiệu quả.
Ứng dụng trên IBOM sẽ giúp Cho chủ đầu tư:
- Quản lý xuyên suốt các dự án đầu tư xây dựng từ khi hình thành ý tưởng, chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và quyết toán dự án.
- Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án theo mô hình WBS.
- Lập tổng mức đầu tư và kiểm soát chi phí dự án theo tổng mức đầu tư.
- Quản lý quá trình lựa chọn nhà thầu và kết quả đấu thầu.
- Quản lý công tác hiện trường.
- Điều hành và chỉ đạo thực hiện công việc dự án.
- Báo cáo quản trị và điều hành dự án
Đồng thời IBOM.IM có các ứng dụng vệ tinh dành cho các nhà thầu tương tác với chủ đầu tư. Qua ứng dụng này, nhà thầu có thể:
- Nhận thư mời thầu, tham gia chào thầu các gói thầu được mời, nộp hồ sơ thanh toán và ghi nhật ký thi công hàng ngày.
- Kết nối cho nhà thầu tham gia quá trình cập nhật dữ liệu thô và trình duyệt hoàn toàn trên hệ thống.
Tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm quản lý dự án đầu tư – IBOM.IM để quản lý dự án
Để xây dựng nền tảng vững chắc cho công tác quản lý dự án. Bạn nên ứng dụng sớm công cụ quản lý dự án đầu tư IBOM.IM.
Tìm hiểu chi tiết hơn về IBOM.IM bằng cách ĐĂNG KÝ TƯ VẤN.