"Bài viết sau được dịch từ chia sẻ trên trang: //content.myemma.com của tác giả MCKENZIE GREGORY."
Đã có lúc tôi cảm thấy thật sự không có gì tồi tệ hơn khi phải ngồi hàng giờ và chật vật với hàng tá email, chỉ để tìm hiểu xem tại sao một vài cái trong số chúng không bao giờ được đưa vào hộp thư người nhận của mình.
Các thuật toán định dạng thư rác [spam] là một trong những yếu tố phức tạp hàng đầu trong công tác quảng cáo, tiếp thị qua email [email marketing] trên khắp thế giới. Tuy vậy, bạn nên nhớ rằng các nhà cung cấp dịch vụ - ISP không phải là bạn, do đó họ không thể hiểu mong muốn của bạn. Thứ mà họ thực sự muốn làm là tạo ra trải nghiệm người dùng tuyệt vời bằng cách cung cấp cho mọi người những email mà họ cảm thấy cần thiết và mong đợi.
Vậy làm thế nào để khiến các nhà cung cấp dịch vụ quyết định đặt các chiến dịch quảng bá qua mail của bạn vào hộp thư đến, hoặc không tống nó vào hộp thư rác? Vâng, điều quan trọng bạn cần nhớ chính là từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc, bạn phải tạo dựng được các mối quan hệ với từng người dùng của mình. Nếu bạn có thể thực hiện được điều này, tự động chúng sẽ giúp cải thiện chức năng phân phối email của bạn.
Giờ thì hãy thử với 10 cách sau đây:
- Đặt dự định rõ ràng ngay từ đầu
Các tương tác đầu tiên của bạn với một tài khoản mới sẽ tạo ra đặc trưng chung và dự tính cho những tương tác sau này. Trong quá trình đăng ký, hãy cung cấp những thông tin thật rõ ràng về lý do đăng ký cho xác đáng và lôi cuốn người dùng, bởi vì những thứ này có thể ảnh hưởng đến tần suất thư điện tử và nhận dạng người gửi [hãy thử suy ra dự tính đó “từ” tên nếu bạn nghĩ ra một thứ gì đó khác với thương hiệu công ty].
- Xây dựng một loại danh sách email phù hợp
Trong cùng một tình huống, bất kỳ phương pháp thu thập nào không đưa ra chủ đề rõ ràng và lý do thích hợp để bắt đầu một mối quan hệ với người dùng thì tốt hơn hết bạn không nên thực hiện [bao gồm danh sách đã mua được, địa chỉ liên hệ Linkedln của những người bạn hoặc của chính bạn]. Thay vào đó, hãy tập trung nỗ lực vào việc xây dựng đầy đủ một danh sách email các khách hàng tiềm năng – những người thực sự quan tâm và có nhu cầu lắng nghe bạn.
- Xem xét kỹ những vấn đề mà nhà cung cấp dịch vụ thỏa thuận khi bạn đăng ký
Đây chính là vấn đề khiến các marketer lo ngại trong nhiều năm qua: Liệu việc tham gia đăng ký có hiệu quả lọc thư rác? Câu trả lời là: Tuỳ loại. Tại hội nghị Email Evolution năm 2014, Microsoft đã phát biểu và tuyên bố rằng sự cam kết của người dùng KHÔNG hề ảnh hưởng đến uy tín của người gửi, cũng như AOL và Gmail. Tuy nhiên, tương tác sẽ ảnh hưởng đến quyền của bạn đối với hộp thư đến của một người dùng cá nhân nào đó. Tất cả các ISP cho rằng họ không theo dõi qua những cú nhấp chuột [một phần chủ yếu vì lý do bảo mật, một phần liên quan đến các vấn đề kỹ thuật], nhưng họ vẫn mở theo dõi. Có một số chỉ số tương tác mà họ theo dõi đã ảnh hưởng đến uy tín và phân phối riêng lẻ. Theo đó, một bài blog từ Email Copilot có viết:
“Mở là TỐT
Di chuyển email từ hộp thư rác vào hộp thư đến là TỐT
Trả lời email là RẤT TỐT
Nhưng xoá mà không mở là TỒI
Di chuyển từ hộp thư đến hộp thư rác là RẤT TỒI
Đánh dấu một cái gì đó là thư rác là RẤT RẤT TỒI.”
Gmail cũng tuyên bố rằng có một xác suất cao hơn là ai đó đã cố tình nhấp vào nút spam khi email bạn gửi đến ở trong tab "Hộp thư đến" thay vì tab "Quảng cáo". Đây là một thông điệp? Tóm lại đừng chống lại các tab.
- Hủy bỏ [hoặc thu lại] địa chỉ liên lạc không còn hoạt động
Khi bạn gửi mail cho một ai đó mà họ ít khi mở nó lên, điều này không mang lại lợi ích gì cả, và chắc chắn nó cũng không giúp tiếp tục phân phối các email từ bạn. Chúng tôi khuyên bạn hãy gửi một email yêu cầu tương tác lại để khuyến khích người dùng hơn. Trong trường hợp họ vẫn không phản hồi, hãy loại họ ra khỏi danh sách người nhận.
- Chỉ gửi nội dung liên quan
Có thể bạn cho rằng thư rác là một thứ gì đó [chẳng hạn như quảng cáo Viagra hay đề xuất của các hoàng tử Nigeria], nhưng định nghĩa thư rác của người nhận lại là khác [có thể là bất cứ điều gì mà họ không quan tâm].
Vì vậy, họ sẽ không ngần ngại gắn cờ bất kỳ thông báo quảng cáo nào nếu nó không phù hợp với sở thích, ngay cả khi họ chủ động mời bạn gửi vào hộp thư đến của mình. Vì vậy, hãy chú ý đến nhu cầu của người nhận và gửi chúng một cách phù hợp.
6. Đặt mình vào vị trí của người nhận
Nếu bạn thấy email trong hộp thư đến quá nhiều, bạn có mở nó không? Dòng chủ đề có chứng minh giá trị và phù hợp với những gì thực sự bên trong nó? Hãy đặt mình vào suy nghĩ của người nhận trước khi bạn nhấn "gửi" và suy nghĩ hai lần về việc có nên chuyển nó đi nếu có điều gì đó trái với thông thường.
7. Xem lại tần suất gửi thư
Tần suất gửi thư của bạn có phù hợp với dự định bạn đặt ra trong quá trình đăng ký không?Bạn có lôi kéo, tác động người nhận bằng cách gửi quá thường xuyên không?Bạn có làm cho họ quên rằng bạn là ai do gửi quá ít không?Hãy nhìn vào tần suất gửi thư của bạn - và nghiên cứu các dữ liệu phản hồi - để đảm bảo bạn đang đánh đúng hướng.
8. Xem tên chủ đề đã đưa vào
Tên "suy ra" là một thứ khá thú vị nhưng là để thử nghiệm, chứ đừng đi quá xa. Theo đó, có thể nhận thấy sự phổ biến của các đoạn văn, dòng chữ đơn giản, chẳng hạn như "MacMail-style" nghe giống xuất phát từ cá nhân nào đó [so với các trình gửi HTML thì rõ ràng là từ một thương hiệu] và nó có thể là một chiến lược kinh doanh hiệu quả, vì nó nghe chắc chắc... nhưng chỉ nên làm điều này nếu bạn có một thương hiệu cá nhân hay một “figurehead” nếu bạn BIẾT người nhận sẽ ngay lập tức nhận ra.
9. Không sử dụng liên kết đính kèm quá ngắn gọn Đây là một mẹo khá đơn giản: Người gửi thư rác đa số đều sử dụng các đường dẫn rút ngắn liên kết như “bit.ly” trong thư của họ để giấu đi nơi mà họ thực sự muốn gửi, vì vậy hãy đính kèm các liên kết một cách đầy đủ trong email.
10. Tạo sự dễ dàng cho người dùng khi muốn bỏ nhận thư
Nếu ai đó muốn rời khỏi danh sách người nhận của bạn, đừng gây khó khăn với hy vọng sẽ giữ được họ mà ngược lại hãy làm cho việc hủy đăng ký trở nên rõ ràng, dễ thực hiện. Bởi vì sau cùng, thà mất đi một người nhận còn hơn là gây thiệt hại lâu dài cho uy tín của chính người gửi.
Tác giả: MCKENZIE GREGORY
Link bài gốc: //content.myemma.com/blog/why-is-my-email-going-to-the-spam-folder
[*] Bản quyền bài viết thuộc về YBOX.VN. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: May Vân - Nguồn: YBOX.VN". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ:"Theo Ybox" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.
[**] Trở thành dịch giả trên YBOX.VN, xem chi tiết tại đây: //bit.ly/yboxtranslateteam
4,543 người xem
Đối với những người mới đăng ký Gmail và sử dụng thì việc mắc phải sai lầm là điều khó tránh khỏi, nhưng nếu biết được 10 sai lầm mà chúng tôi nhắc đến sau đây chắc chắn kỹ năng sử dụng Gmail của bạn sẽ được cải thiện. Vì trường hợp xấu nhất bạn sẽ bị khóa tài khoản nếu không biết sử dụng và tiếp theo đó bạn phải đăng ký Gmail mới cho mình.
Để tránh tất cả các trường hợp như vậy xảy ra thì hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn loại bỏ lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail từ các vấn đề căn bản nhất.
Lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail, các vấn đê cẩn bỏ ngay khi sử dụng Gmail
Gửi nhầm mail đối tượng.
Gửi nhầm đối tượng là lỗi cơ bản và cũng rất khó tin nhưng lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail này lại là chiếm phần lớn đối với ai mới sử dụng. Việc đọc nhầm tên địa chỉ email, gõ thiếu luôn luôn dẫn đến việc gửi nhầm đối tượng. Chưa kể bạn CC mail cũng hoàn toàn sai và chưa biết cách khắc phục. Trong những trường hợp như vậy bạn cần phải lấy lại Email đã gửi trong Gmail ngay khi bạn gửi nhầm đối tượng để tránh trường hợp rò rỉ thông tin ra ngoài nhé, Tham khảo hướng dẫn cách lấy lại Email đã gửi trong Gmail ngay nhé.
Kiểm tra mail quá thường xuyên
Kiểm tra mail hàng ngày thì không hề xấu nhưng kiểm tra mức độ quá thường xuyên, hoặc như bạn đang đợi mail của một ai đó thì đấy chính là nguyên nhân khiến năng xuất của ban bị giảm hẳn. Chính vì lý do đó mà bạn bỏ lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail này ngay đi. Theo kinh nghiệm, thông thường bạn chỉ nên đăng nhập gmail và check mail vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều làm việc mà thôi, tất nhiên loại trừ những trường hợp công việc đột xuất mà bạn cần đăng nhập gmail để xem. Hãy tạo thói quen check mail đúng giờ để có thể đảm bảo công việc của mình.
Không chịu dọn dẹp thư rác, có quá nhiều SPAM.
Thường xuyên đăng ký các chương trình khuyến mãi, nhận phần mềm hay khóa học miễn phí là nguyên nhân chính đến việc hòm thư của bạn có quá nhiều thư SPAM, hãy tiến hành lọc thư và vất hết chúng đi, còn không hãy chặn lại. Việc dọn dẹp hòm thư của bạn nên 1 tuần tiến hành 1 lần cho dù bạn ít nhận được thư có rất nhiều thư một ngày. Việc dọn dẹp hàng tuần cũng nên tạo thói quên như việc check email.
Sử dụng các phần mềm nhắc việc chuyên nghiệp thay thế cho hòm thư
Trong hòm thư Gmail luôn có tính năng nhắc việc nhưng nếu việc bạn có quá nhiều email gửi đến trong một ngày thì các email nhắc nhở sẽ dần dần bị trôi đi. Chính vì thế bạn nên sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như EverNote để công việc của bạn không bị bỏ lỡ.
Bạn đọc có thể tải EverNote tại đây: Download EverNote.
Replay mail quá nhiều lần
Việc theo dõi các đoạn mail và Reply lại cho người nhận giúp bạn theo dõi được công việc cũng như câu chuyện đang đề cập, nhưng nếu bạn reply quá nhiều và "lười" tạo mail mới sẽ khiến công việc của bạn dễ bị sao nhãng và không tập trung vào mục đích muốn truyền tải đến người nhận. Vì thế bạn chỉ Reply cho đến khi kết thúc một vấn đề trong Gmail và tạo thư mới nếu như phát sinh vấn đề mới.
Sai Quy tắc gửi thư
Gửi thư trên Gmail hay gõ văn bản cũng giống nhau vì có rất nhiều quy tắc cần áp dụng. Tiêu đề bức thư cần phải được rõ ràng, tiêu đề phải rõ nghĩa và tuân thủ các quy định chữ viết về viết hoa, đầy đủ ngữ nghĩa. Tránh các trường hợp cấu chữ viết cụt ngủn gây oharn cảm đến người đọc.
Không sao lưu, backup Email quan trọng
Luôn có những email quan trọng trong hòm thư của bạn và nếu không thường xuyên sao lưu, backup hòm thư quan trọng rất có thể bạn sẽ mất nó mởi các hòm thư luôn có giới hạn về những bức thư cũng như một số trường hợp bạn bị spam quá nhiều dẫn đến các bức thư đó bị trôi xuống rất khó tìm. Hoặc ít nhất bạn phải thường xuyên xóa các mai không cần dùng đến và đánh dấu sao cho các mail quan trọng của bạn,
Viết Mail quá dài và không rõ ràng
Nếu vấn đề mà bạn trao đổi vượt quá 300 từ, hãy gửi đến người nhận thật ngắn gọn và thay vào đó gửi đính kèm một file văn bản trình bày sẽ tốt hơn việc bạn trình bày dài lê thê trong Gmail mà không rõ ràng. Ngoài ra với một bức thư ngắn gọn, dứt khoát cũng để lại ấn tượng tốt hơn tới người được nhận.
Sử dụng mail cá nhân trong công việc
Hầu hết các công ty đều sở hữu cho mình email riêng và bạn phải tuân thủ các nội quy của công ty, nhất là việc sử dụng mail trong công việc vì với mail cá nhân bạn có thể gửi mọi thứ theo ý thích nhưng mail cty thì chỉ sử dụng cho công việc công ty mà thôi. Tránh trường hợp để lộ thông tin của công ty ra bên ngoài vì mail cá nhân
Trả lời thư chậm
Việc không check mail, trả lời mail chậm gây ra rất nhiều hậu quả cho công việc của bạn, Tuy nhiên bạn cũng không nhất thiết phải check mail thường xuyên mà thay vào đó bạn nên cài đặt chế độ thông báo khi có thư mới trên Gmail. Tham khảo hướng dẫn bật thông báo thư mới trên Gmail của Taimienphi.vn và cài đặt nhé.
Sử dụng Gmail ngày nay là rất phổ biến và nó cúng có những quy định riêng khi viết hay gửi mail cho một ai đó. Lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail sau đây đều dễ bị mắc phải do với viết hoặc mới sử dụng Gmail.
Làm gì khi Gmail đăng nhập bị lỗi, không vào được? Cách xóa mật khẩu Gmail lưu trên Chrome, Cốc Cốc Cách vào Gmail nhanh khi đứt cáp, đăng nhập Gmail nhanh Cách tắt Chat trên Gmail, xóa bỏ mục trò truyện Cách sử dụng Gmail Notifier, xem thư gmail trên desktop Chặn người gửi trên gmail, block email bất kỳ trong gmail