Trong vận tải hàng hóa quốc tế, vận đơn đường biển là một chứng từ rất quan trọng. Có nhiều người đã nói vui rằng “vận đơn chính là linh hồn của hàng hóa”. Tại sao lại như vậy? Vận đơn là gì? Vai trò và tầm quan trọng ra sao? Nội dung và hình thức của một vận đơn được trình bày như thế nào?
Chắc hẳn với những bạn làm công việc xuất nhập khẩu, vận tải, giao nhận thì những câu hỏi trên không khó trả lời. Còn với những bạn mới vào nghề hoặc đang theo học các ngành liên quan thì có thể chưa nắm được hết kiến thức về chúng.
Hy vọng trong bài viết này tôi có thể giúp các bạn hình dung dễ dàng hơn cũng như cung cấp được thêm những kiến thức về vận đơn đường biển.
Vận đơn đường biển
Vận đơn hay vận tải đơn là một chứng từ vận tải, do người chuyên chở [chủ tàu, thuyền trưởng, đại lý, hoặc người làm thuê cho chủ tàu] ký phát nhằm xác nhận là hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển [hàng đã được xếp lên tàu; hoặc hàng đã được nhận và chờ xếp lên tàu].
Có nhiều loại vận đơn: Vận đơn đường biển [Bill of Lading, B/L]; giấy gửi hàng đường không [Airway Bill]; giấy gửi hàng đường sắt [Railway Bill];... Trong công việc hàng ngày, khi 2 người đang làm việc với nhau và cả 2 đã biết về loại chứng từ họ đang nói tới thì họ chỉ gọi chung, gọi tắt là “bill”.
Lưu ý rằng: Tuy đều là chứng từ vận tải nhưng chức năng của chúng có sự khác nhau. Người ta thường gọi giấy gửi hàng đường hàng không, đường sắt là vận đơn như vận đơn đường biển, nhưng chuẩn xác ngọn ngành thì Bill of Lading là vận đơn đường biển, tức là nó là chứng từ vận tải chỉ áp dụng cho đường biển.
Hiện nay ở Việt Nam, hai loại hình vận tải hàng hóa phát triển hơn là đường biển và đường hàng không. Nên các chứng từ vận tải của hai loại này dễ bắt gặp hơn so với đường sắt.
Chức năng của vận đơn đường biển
Có lý do để nhiều người ví von rằng vận đơn là linh hồn của hàng hóa như tôi đã nói ở phần đầu bài viết. Bởi đơn giản mà nói, hãng tàu sẽ dựa vào vận đơn của bạn để giao hàng, chứ bạn không thể mang chứng từ khác như hợp đồng hay hóa đơn để lên hãng tàu yêu cầu giao hàng được. Đây chính là chức năng đầu tiên mà tôi muốn nói tới, chức năng xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.
Chức năng thứ hai: B/L giống như một biên lai của người chuyên chở xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Anh giao hàng cho tôi, thì tôi xuất biên lai cho anh.
Chức năng thứ ba: Là bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận chuyển. Khi đã phát hành vận đơn, người chuyên chở có trách nhiệm đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Trong thuê tàu chuyến thì người vận chuyển và chủ hàng phải ký kết trước hợp đồng chuyên chở. Tuy nhiên trong thuê tàu chợ thì hãng tàu không ký kết hợp đồng trước, mà hai bên chỉ có giấy xác nhận lưu cước [Booking Note] sau khi hàng đã lên tàu. Phát hành B/L xong thì hai bên bắt đầu thực hiện các nghĩa vụ của mình.
Phân loại vận đơn đường biển
Có nhiều cách để phân loại vận đơn đường biển, dưới đây tôi sẽ trình bày một vài cách được áp dụng phổ biến hiện nay.
1. Theo ghi chú trên vận đơn
- Vận đơn hoàn hảo [Clean B/L]: là vận đơn không có ghi chú khiếm khuyết của hàng hóa hay bao bì.
- Vận đơn không hoàn hảo [Unclean B/L hay Dirty B/L]: là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì.
2. Căn cứ tính lưu thông của vận đơn
- Vận đơn đích danh [Straight B/L] là vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận hàng.
- Vận đơn theo lệnh [To order B/L]: là vận đơn mà trên đó ghi rõ hàng được giao theo lệnh của một người nào đó. [tôi sẽ có bài viết riêng về loại vận đơn này]
- Vận đơn vô danh [To bearer B/L]: là loại vận đơn không ghi tên của người nhận hàng mà hàng sẽ được giao trực tiếp cho người cầm vận đơn gốc.
3. Căn cứ vào phương thức thuê tàu:
- Vận đơn tàu chợ [Liner B/L]: là loại vận đơn được phát hành đối với phương thức thuê tàu chợ [là loại tàu định tuyến, tàu containers]
- Vận đơn tàu chuyến [Voyage Charter B/L]: là loại vận đơn được phát hành đối với phương thức thuê tàu chuyến.
4. Theo trạng thái của hàng hóa
- Vận đơn đã xếp hàng lên tàu [Shipped on board B/L]: được cấp sau khi hàng hóa đã xếp lên tàu.
- Vận đơn nhận hàng để xếp [Received for shipment B/L]: được cấp khi hàng hóa sẵn sàng xếp lên tàu.
Các loại vận đơn thường gặp
Ở trên, tôi đã khái quát những thứ chung nhất về vận đơn đường biển. Còn trong phần này, tôi sẽ đi sâu hơn vào những loại vận đơn chắc chắn bạn sẽ gặp trong các công việc giao nhận, vận tải, xuất nhập khẩu.
1. Master Bill / House Bill of Lading [gọi tắt là MBL và HBL]
Đối với những bạn mới tiếp xúc với vận đơn đường biển thì đây chắc hẳn là câu hỏi thường thắc mắc. Hai loại này khác nhau ở đâu và áp dụng trong trường hợp nào? Có thể bạn đã đọc đâu đó các tài liệu về chúng nhưng vẫn cảm thấy khó hiểu. Thế thì hãy tiếp tục cùng tôi nghiên cứu nhé!
Đây là cách phân loại theo chủ thể cấp vận đơn, có thể nhìn vào tên của chúng là bạn đã mường tượng ra được điều này. MBL là vận đơn do hãng tàu phát hành, còn HBL là vận đơn do Forwarder phát hành cho Shipper và Consignee.
Shipper và Consignee ở trên MBL có thể là người xuất khẩu và nhập khẩu thực tế hoặc các công ty giao nhận [forwarder].
Shipper và Consignee ở trên HBL là người xuất khẩu và nhập khẩu thực tế khi HBL đấy là HBL cuối cùng [vì từ 1 HBL đầu tiên hoàn toàn có thể phát hành những HBL nối tiếp theo]
Hình thức và các mục của MBL và HBL không có sự khác biệt nhiều, nhưng lại rất dễ nhận dạng. Trên MBL có logo của hãng tàu còn trên HBL là logo của Forwarder.
>> Chi tiết cách phân biệt House Bill và Master Bill
| House Bill of Lading | Master Bill of Lading |
2. Original / Surrendered Bill of Lading và Telex Release
Đây là cách phân loại theo cách thức phát hành vận đơn và tính chất pháp lý.
Cả 2 bill tôi lấy ví dụ ở phần trên, bạn có thể nhìn thấy chữ in chìm “ORIGINAL”, đây chính là dấu hiệu nhận biết của bill gốc [Original B/L]
Bill gốc thường được phát hành thành 3 bản chính và 3 bản copy [có đánh số first/second/third original]. Nếu chủ hàng lấy bill gốc thì phải gửi đủ cả 3 bản cho consignee, thiếu 1 bản coi như bộ bill không còn ý nghĩa pháp lý.
Bill gốc rất quan trọng, vì thể hiện quyền sở hữu hàng hóa và đặc biệt là nhiều công ty tiến hành thanh toán qua LC chỉ chấp nhận bill gốc hãng tàu phát hành.
Sự quan trọng của bill gốc còn nằm ở việc không được làm mất. Vì hãng tàu sẽ không cấp DO trong trường hợp này, như vậy sẽ không lấy được hàng. Mất bill gốc rất hiếm khi xảy ra, tuy nhiên không phải là không có. Và để hãng tàu giao hàng thì phải làm rất nhiều việc qua nhiều công đoạn phức tạp.
Tùy từng yêu cầu của hãng tàu mà cách giải quyết cũng sẽ khác nhau. Thường thì bạn sẽ phải báo cho Shipper để Shipper làm một thư bảo lãnh [trên thư này cần có xác nhận của shipper, consignee] sẽ đền 110 % giá trị lô hàng rồi có thể yêu cầu issue bộ bill khác hoặc làm Telex để nhận hàng.
Bill gốc được phát hành và gửi đi bằng đường hàng không. Do sẽ tốn kém chi phí và mất thời gian nên các hãng tàu có thể dùng Surrendered Bill of Lading và thường thu phí vài chục USD khi phát hành.
Bill Surrendered gần như giống hoàn toàn so với bill gốc, khác ở chỗ Original được thay bằng Surrendered.
Trên thực tế, khi có yêu cầu của người gửi hàng [Shipper] thì hãng tàu hoặc Forwarder sẽ phát hành luôn Surrendered B/L, rất nhanh gọn. Còn nếu đã nhận bill gốc, Shipper buộc phải nộp lại mới có thể nhận Surrendered B/L. Điều này hết sức dễ hiểu, nếu không thu lại bill gốc mà sau khi giao hàng xong lại có người mang bill gốc đến đòi hàng thì hãng tàu đâu còn hàng để giao?
Vậy, trong trường hợp nào thì Shipper sẽ yêu cầu phát Surrendered B/L? Tôi xin liệt kê một vài trường hợp hay gặp đó là:
Khi Consignee trên bill là đối tác của Shipper [là chi nhánh của nhau, chẳng hạn consignee là công ty con của shipper; hoặc cùng là 1 Forwarder]. Trường hợp này thông thường sẽ yêu cầu hãng tàu phát hành bill Surrendered ngay từ đầu.
Nếu với lô hàng có giá trị không quá lớn, Shipper cũng yêu cầu phát hành Surrendered B/L nhằm mục đích có thể giải phóng hàng nhanh.
Nếu Shipper và Consignee là người mua bán thực, họ đã có mối làm ăn lâu dài, có sự tin tưởng, hoặc lô hàng của họ được giao thành nhiều đợt. Thì Shipper cũng không đến mức phải giữ hàng của người mua thông qua bill gốc.
Về Telex Release [điện giao hàng], đây thực chất là mail, fax mà hãng tàu/forwarder yêu cầu văn phòng/đại lý của họ giao hàng mà không cần thu bill gốc. Vì sao lại vậy? Đơn giản là lúc này bill gốc đã được đóng dấu surrendered hoặc telex release.
Như vậy, cơ sở để hình thành một bill surrendered chính là Telex Release.
Những nội dung chính trên vận đơn đường biển
Tôi sẽ giới thiệu một chút về các nội dung được thể hiện trên một vận đơn, hãy cùng tôi theo dõi từng ô một, từ trên xuống dưới, trái qua phải bạn nhé:
Shipper/Consignee: Người gửi/nhận hàng.
Notify party: Bản chất là người sẽ nhận được thông báo hàng đến và có nhiệm vụ gửi lại cho consignee, nhưng thực tế thì thường notify party và consignee là một, và được ghi là same as consignee. Trong thanh toán LC, thì Notify Party thường là consignee thực sự.
Booking No.: Là số booking đặt chỗ trên tàu, đôi khi để trống.
B/L No.: Số vận đơn, do bên phát hành vận đơn đặt, số vận đơn rất quan trọng, dùng để đối chiếu với các chứng từ khác, cũng như làm các thủ tục nhận hàng.
Phần thông tin người phát hành vận đơn: Phần này ghi các thông tin của bên phát hành vận đơn như tên, địa chỉ, website… Đây cũng là dấu hiệu dễ dàng nhất để nhận biết vận đơn này là MBL hay HBL.
Vessel/ Voy no: Tên tàu/ số chuyến
Port of Loading/ Discharge: Cảng xếp/dỡ
Place of Receipt/ Delivery: Nơi nhận hàng từ người gửi hàng/ nơi giao hàng tại cảng đích
Final Destination: Nơi giao hàng cuối cùng tại nước nhập khẩu.
Sang đến phần thứ 2 trên một tờ vận đơn [particulars furnished by shipper]: Ở phần này sẽ ghi các thông tin liên quan đến hàng như Số cont, số chì, kích thước cont, loại cont, tổng số kiện hàng, khối lượng, số hóa đơn, mã HS,...
Phần thứ 3, nằm ở phía dưới của tờ vận đơn: Trong phần này thể hiện các thông tin của người ký phát, con dấu, ngày phát hành, ngày tàu chạy, tên tàu, số chuyến,...
Tóm lược
Trong vận tải hàng hóa đường biển, vận đơn là một chứng từ vô cùng quan trọng, thậm chí có thể còn quan trọng hơn cả hợp đồng vận chuyển. Nó thể hiện quyền sở hữu hàng hóa; trách nhiệm của người chuyên chở đối với hàng hóa vận chuyển.
Ngoài ra, đây cũng là một chứng từ nằm trong hầu hết các bộ hồ sơ như hồ sơ hải quan, hồ sơ đăng ký kiểm tra chuyên ngành, hồ sơ xin chứng nhận hợp quy,... Và là chứng từ trung tâm để đối chiếu với các giấy tờ khác như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ.
Bài viết này tôi chỉ sơ qua những kiến thức cơ bản nhất, tổng quát và hay gặp đối với một vận đơn. Còn tìm hiểu sâu hơn, một chút kiến thức mà tôi đã cung cấp là chưa thể hết được. Các câu chuyện, các phát sinh cũng như cách giải quyết các vấn đề xung quanh một vận đơn đủ để chúng ta ngồi với nhau cả ngày.
Mọi thắc mắc và đóng góp phản hồi, cũng như tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực vận tải đường biển, thông quan xuất nhập khẩu, bạn có thể liên hệ với chúng tôi.