Đôi khi làm việc trong Excel, di chuyển dữ liệu xung quanh, tạo trang tính và xóa, sao chép, dán, tất cả những công việc đó có thể dẫn đến kích thước tệp lớn mà bạn không nhận ra. Tôi đã gặp một tình huống như thế này gần đây, với một bảng tính Excel không có nhiều dữ liệu, nhưng kích thước tệp trên đĩa lại lớn hơn 15 lần so với kích thước đáng lẽ phải có.
Việc giảm kích thước tệp của trang tính Excel của bạn thật dễ dàng, tất cả những gì bạn phải làm là xác định nguyên nhân gây ra sự cố. Đôi khi bạn làm việc trên một tệp Excel với một hoặc nhiều Trang tính và khi lưu, bạn nhận thấy quá trình lưu chậm hơn, mất nhiều thời gian hơn để di chuyển xung quanh hoặc mở các menu nhấp chuột phải, v.v. Tất cả những dấu hiệu này cho thấy tệp có vấn đề về kích thước - trong bộ nhớ hoặc trên đĩa.
Chúng ta hãy xem cách bạn có thể kiểm tra kích thước sổ làm việc Excel của mình, cách kiểm tra trang tính để tìm ra trang tính nào quá lớn hoặc gây ra vấn đề về kích thước, sau đó xem xét một số phím tắt thú vị để giúp bạn di chuyển và . Cuối cùng, với một vài thao tác gõ phím, tôi chỉ cho bạn cách bạn có thể giải quyết vấn đề, giảm kích thước tệp excel của bạn và xóa các hàng và cột trống hoặc không cần thiết trong sổ làm việc Excel của bạn để nó được tối ưu hóa
Làm cách nào để kiểm tra kích thước tệp của bảng tính Excel của bạn?
Với bảng tính của bạn đang mở, hãy đi tới Tệp > Thông tin và ở phía bên phải, bạn sẽ thấy kích thước trên đĩa của sổ làm việc của mình
Kiểm tra kích thước tệp Excel của bạn một cách dễ dàng, từ Excel
Để tìm hiểu thêm về sự cố và xem một số dữ liệu về toàn bộ sổ làm việc của bạn, bạn có thể đi tới Thống kê sổ làm việc trong tab Xem lại trong Excel và xem thống kê sổ làm việc. Điều này sẽ cho bạn biết những gì đang diễn ra trong trang tính hiện tại của bạn cũng như có bao nhiêu ô chứa dữ liệu trong sổ làm việc của bạn, bạn có bao nhiêu trang tính và thông tin hữu ích khác
Thống kê sổ làm việc hiển thị thông tin hữu ích về sổ làm việc Excel của bạn
Bắt đầu dọn dẹp tệp Excel của bạn
Điều đầu tiên tôi sẽ làm là kiểm tra những trang tính nào tôi không cần và xóa chúng. Cho dù chúng trống hay bạn nghĩ chúng trống, nếu bạn không cần chúng, hãy xóa chúng.
Sau đó lưu lại tài liệu của bạn và khi tệp Excel đã được lưu, hãy kiểm tra lại kích thước trong Tệp > Thông tin, như được mô tả ở trên. Có lẽ kích thước tập tin đã giảm. Nếu không, hãy tiếp tục đọc
Các phím tắt hữu ích để tìm các khu vực có vấn đề trong Excel
Nếu việc xóa các trang tính không cần thiết không giúp ích gì, đây là một số phím tắt giúp bạn di chuyển xung quanh trang tính của mình nhanh hơn và xem vấn đề là gì
CTRL + HOME Phím tắt này đưa bạn đến ô đầu tiên trong trang tính của bạn. Hoặc ô trên cùng bên trái trong trường hợp bạn có một số ngăn cố định ở trên cùng, chẳng hạn như tiêu đề. Điều này cho thấy nơi phạm vi dữ liệu của bạn BẮT ĐẦU trong trang tính Excel hiện tại của bạn. CTRL + ENDĐiều này sẽ đưa bạn đến cuối trang tính. Điều này giúp xem liệu trang tính của bạn có kết thúc ở nơi dữ liệu kết thúc hay không hoặc nếu bạn có dữ liệu hoặc ô ẩn mà Excel cho rằng có dữ liệu trong đóTrong tệp vấn đề mẫu của tôi, phím tắt CTRL + END đã đưa tôi đến hơn 1 triệu hàng [tôi không có nhiều dữ liệu như vậy. ]
Các ô trống mà Excel cho là chứa đầy dữ liệu có thể là nguyên nhân khiến tệp bị tăng quá mức
Đây là những gì làm cho các tập tin rất lớn. Excel đang chọn rất nhiều ô trống và cho rằng có dữ liệu trong đó, sau đó Excel sẽ cố lưu vào tệp XLSX trên đĩa và vì nó cần giữ tham chiếu đến tất cả hàng trăm hoặc hàng nghìn ô đó nên kích thước tệp bị phóng đại
Tôi có thêm hai tổ hợp phím tắt dành cho bạn và lần này, những tổ hợp này sẽ cho bạn biết nơi dữ liệu trong bảng tính Excel của bạn THỰC SỰ kết thúc
Vì vậy, các phím tắt này giúp xác định phạm vi dữ liệu của bạn chứ không phải những gì Excel nghĩ là dữ liệu
Để xóa tất cả các ô trống, hãy làm theo các bước sau
- Chuyển đến cột bên cạnh cột cuối cùng có dữ liệu trong đó, trong ví dụ của tôi là cột M và chọn cột đó
- Nhấn CTRL + SHIFT + phím MŨI TÊN PHẢI để chọn tất cả các cột sau cột này, cho đến hết các cột trống
- Sau đó nhấn chuột phải chọn Delete
Chọn cột đầu tiên không có dữ liệu ở cuối phạm vi dữ liệu của bạn
Điều này đáng lẽ phải xóa tất cả 'dữ liệu' trong các cột trống đó
Bây giờ lặp lại quy trình tương tự cho các hàng không có dữ liệu
- Sử dụng phím tắt CTRL + MŨI TÊN XUỐNG để tìm hàng cuối cùng có dữ liệu trong đó
- Chọn hàng ngay SAU hàng đó
- Nhấn CTRL + SHIFT + MŨI TÊN XUỐNG để chọn tất cả các ô trống cho đến cuối trang tính
- Nhấp chuột phải và chọn Xóa trên các ô này để xóa chúng [điều này có thể mất một lúc, đối với tôi trên một máy tính mạnh thì mất một lúc vì tôi có hơn 1 triệu hàng. ]
Điều này nên chăm sóc của nó
Bắt đầu lựa chọn sau khi các hàng dữ liệu kết thúc
Kiểm tra xem tệp có bị thu hẹp không
Sau các thủ tục trên, hãy lưu lại tệp của bạn. Lần này, kích thước tệp sẽ giảm xuống nếu tất cả các ô trống đã bị xóa
Nếu kích thước tệp không giảm nhiều như bạn nghĩ, hãy đảm bảo rằng bạn không có các trang tính khác trong tình huống tương tự và lặp lại các bước trên với những trang tính đó
Nếu điều này hữu ích, hãy cho tôi biết và xem kênh YouTube của tôi để biết thêm hướng dẫn về Excel
Chris Menard là Nhà đào tạo được chứng nhận của Microsoft [MCT] và được tuyển dụng toàn thời gian với tư cách là Nhà đào tạo cho Bakerhostetler, một trong những công ty luật lớn nhất quốc gia. Menard có kênh YouTube với hơn 800 video công nghệ về Excel, Word, Zoom, Teams, Outlook, Gmail, Google Calendar và các tài nguyên khác được hơn 12 triệu người xem đánh giá cao. Menard cũng diễn thuyết trước công chúng tại các hội nghị dành cho CPA và Chuyên viên hành chính. Kết nối với Chris trên LinkedIn tại chrismenardtraining. com/linked hoặc trên YouTube tại chrismenardtraining. com/youtube