Học Tốt Phương pháp

Ưu nhược điểm của phương pháp 5S

Kaizen là gì ? Là một khái niệm với nhiều cách giải thích khác nhau, Kaizen hoạt động bằng cách tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục được tích luỹ trong một quá trình lâu dài để gặt hái được những cải tiến đáng kể. Mời bạn đọc cùng LIP Academy tìm hiểu sâu hơn về mô hình Kaizen và ưu nhược điểm của quy trình cải tiến liên tục.

Kaizen là gì?

Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khoá thành công của người Nhật”. Kaizen được định nghĩa là cải tiến. Ngoài áp dụng trong công việc, Kaizen còn được áp dụng cả trong đời sống cá nhân, đời sống xã hội. Khi được áp dụng vào nơi làm việc thì Kaizen có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan đến toàn bộ nội bộ và quá trình vận hành của doanh nghiệp đó.

Kaizen là một ví dụ quan trọng của chiến lược kinh doanh tinh gọn [Lean planning] và Phương thức Toyota [Toyota way], triết lý này được kết hợp bởi hai từ 改 [“kai”] là thay đổi và từ 善 [“zen”] là tốt hơn. Song, ý nghĩa thực sự của từ Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”.

Câu chuyện của Kaizen có nguồn gốc từ Chiến tranh thế giới thứ hai, bắt đầu ở Mỹ và du nhập sang Nhật Bản sau đó lan rộng ra toàn thế giới. Trong khoảng thời gian trước đây, Kaizen được áp dụng phổ biến trong các công ty sản xuất như Toyota, Canon, Honda… Sự thành công của Kaizen đã giúp cho quy trình này được áp dụng rộng rãi trong các công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau và hiện nay, hầu hết các công ty trên thế giới đều đang thực hiện Kaizen trong đó có cả Việt Nam.

Kaizen là gì ? Kaizen là chìa khoá thành công của người Nhật

Đặc điểm của quy trình cải tiến liên tục – Kaizen:

Ưu điểm

Kaizen tập trung vào việc cải thiện dần dần sẽ giúp tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi so với những thay đổi lớn quá nhanh chóng có thể gây ra sự bất đồng và phản bát của nội bộ doanh nghiệp. Một số ưu điểm của quy trình cải tiến liên tục Kaizen có thể kể đến như:

Kaizen chú trọng xem xét kỹ lưỡng các quy trình do đó giảm thiểu được các sai sót và lãng phí nguồn lực
Nâng cao năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên khi nhân viên nhận thức rõ được các vấn đề cụ thể ở bộ phận của họ
Tạo cơ hội cho mỗi cá nhân có cơ hội đưa ra những ý tưởng cải thiện.
Tối ưu trải nghiệm của khách hàng khi nhân viên hiểu rõ được yêu cầu và mong muốn của khách hàng.
Cải tiến và đồng bộ các hệ thống vận hành công ty trong ngắn hạn và dài hạn.
Góp phần vào công cuộc xây dựng nền văn hoá tốt đẹp cho doanh nghiệp.

Ưu điểm của Kaizen

Nhược điểm

Khi bắt đầu áp dụng triết lý Kaizen, đồng nghĩa với việc sẽ có những thay đổi trong hệ thống doanh nghiệp. Vì thế, việc ứng dụng phương pháp Kaizen đối với các doanh nghiệp đang có một hệ thống quản lý bài bản sẽ gặp khá nhiều khó khăn do tâm lý mọi người thường ngại sự thay đổi nên nhân viên thường khó chấp nhận.

Các doanh nghiệp nhỏ có nền văn hoá doanh nghiệp gia đình với tính khép kín cao cần tập trung cải tạo nền văn hoá, thúc đẩy môi trường văn hoá “mở” trước khi ứng dụng Kaizen vào quá trình cải tiến.

Việc khai triển chiến lược Kaizen phải được thực hiện liên tục và đó là một quá trình cải tiến trong lâu dài, các sự kiện Kaizen trong thời gian ngắn hạn hoặc bị dừng lại đột ngột sẽ không đạt hiệu quả cao vì làm giảm đi năng suất thực hiện của nội bộ doanh nghiệp.

Nhược điểm của Kaizen

Ứng dụng Kaizen trong sản xuất:

Như đã đề cập, triết lý Kaizen có thể được áp dụng ở nhiều mô hình doanh nghiệp và ngành nghề khác nhau. Mang lại năng suất cao, sự an toàn và tiết kiệm được chi phí hơn là việc đầu tư vào các nguồn lực là ưu điểm khi áp dụng triết lý Kaizen trong sản xuất.

Ứng dụng Kaizen trong sản xuất

Việc áp dụng phương pháp Kaizen bao gồm 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định các yêu cầu trong việc ứng dụng Kaizen

Đầu tiên, bạn cần phải xác định được các nguồn lực của doanh nghiệp và đảm bảo rằng phương pháp Kaizen phù hợp và có thể áp dụng cải tiến Kaizen trong sản xuất. Bởi vì Kaizen chỉ áp dụng với một số dây chuyển sản xuất thật sự cần thiết trong toàn bộ hệ thống sản xuất. Để có thể áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen ở một điểm nhất định, sau khi nhận được kết quả khả quan thì tăng cường mở rộng đến nhiều dây chuyền sản xuất khác nhau trong hệ thống.

Bước 2: Tiến hành giai đoạn 5S

5S là một trong những nội dung cơ bản của mô hình Kaizen và cũng được phát minh bởi người Nhật. Phương pháp 5S giúp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và đề cao ý thức tự giác của con người, giúp mang lại những kết quả trực quan cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp cùng với mô hình Kaizen.

5S có nguồn từ 5 tiếng Nhật với chữ “S”: Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi phương pháp Kaizen trở nên phổ biến, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng vẫn mang các ý nghĩa cơ bản:

Seiri [Sort – Sàng lọc]: Chọn lọc, giữ lại các trang thiết bị hữu ích cho công việc và loại bỏ những thức không cần thiết.
Seition [Straighten – Sắp xếp]: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại là các tiêu chí của chữ “S” này trong việc sắp xếp các trang thiết bị.
Seiso [Shine – Sạch sẽ]: Luôn giữ ý thức dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ, tạo một môi trường làm việc thoáng đãng, giảm thiểu được các rủi ro tai nạn đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng các trang thiết bị.
Sitketsu [Standardize – Tiêu chuẩn hoá]: Một trong những mục tiêu của 5S trong Kaizen là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S trên hoạt động một cách bền vững và lâu dài, không được thực hiện trong thời gian ngắn hay ngẫu hứng nhất thời.
Shitsuke [Sustain – Sẵn sàng]: Khi một công việc được duy trì và thực hiện hằng ngày sẽ hình thành nên thói quen cho tập thể nhân viên, giúp họ có những tác phong tốt, sẵn sàng, chủ động khi thực hiện các công việc được giao.

Một trong những nội dung cơ bản của mô hình Kaizen – Phương pháp 5S

Phương pháp 5S mang lại cho doanh nghiệp cũng như trong việc áp dụng mô hình Kaizen những kết quả mang tính trực quan, rõ ràng, từ đó nâng cao và củng cố tinh thần nội bộ trong doanh nghiệp. Để có thể tìm hiểu thêm về nguyên tắc 5S, bạn có thể tham khảo bài viết: Nguyên tắc 5S ứng dụng hiệu quả trong doanh nghiệp.

Bước 3: Vận hành trong quy trình sản xuất

Việc áp dụng phương pháp 5S cần được thực hiện đồng bộ trong mọi hoạt động của quy trình sản xuất để mang lại hiệu quả tối ưu.

Bước 4: Vận dụng phương pháp quản lý trực quan

Nhằm nhận định được tình hình hiện tại và đưa ra các giải pháp cải tiến mới, nhiệm vụ của các nhà quản lý, giám đốc sản xuất cần phải tìm hiểu và thu thập thông tin từ các bộ phận sản xuất với tần suất thường xuyên để có thể nắm rõ được các quy trình sản xuất.

Nguyên tắc của mô hình Kaizen:

Loại bỏ đi những giả định
Giải quyết vấn đề một cách chủ động
Không chấp nhận thực trạng
Thay vào việc đi theo chủ nghĩa hoàn hảo, hãy từ bỏ và tập cách thích ứng, hoàn thành từng mục tiêu nhỏ.
Khi phát hiện ra sai lầm, nhanh chóng tìm kiếm giải pháp sửa chữa và khắc phục
Tạo một môi trường bình đẳng để mọi người có thể trao quyền đóng góp ý tưởng cải tiến của mình.
Đừng chấp nhận vấn đề một cách hiển nhiên, thay vào đó hãy hỏi “tại sao” năm lần để tìm ra nguyên nhân.
Lắng nghe, phân tích thông tin, ý kiến từ nhiều nguồn để đưa ra quyết định đúng đắn
Đưa ra các cải tiến nhỏ bằng sự tư duy sáng tạo để giúp tối ưu chi phí
Luôn luôn cải tiến liên tục

Quy trình 7 giai đoạn cải tiến liên tục của Kaizen

Quy trình 7 giai đoạn cải tiến liên tục của Kaizen:

Kaizen có thể được thực hiện theo chu trình bảy bước để tạo ra một môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục trong thời gian dài với mục đích tạo ra những cải tiến về năng suất, hiệu suất đơn giản hơn. Phương pháp hệ thống này bao gồm các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Thu hút sự tham gia của nhân viên

Truyền thông trong nội bộ và thu hút sự tham gia của nhân viên, bao gồm cả việc kêu gọi sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề và đóng góp ý kiến. Thông thường, trong bước này sẽ được thực hiện bởi các nhóm cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tiếp thông tin từ một nhóm nhân viên rộng hơn.

Giai đoạn 2: Phát hiện vấn đề

Phân tích dữ liệu phản hồi thu thập được trong giai đoạn 1, lập ra danh sách hiện trạng các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Giai đoạn 3: Đề xuất giải pháp

Doanh nghiệp khuyến khích nhân viên đưa ra mọi giải pháp sáng tạo, tôn trọng mọi ý tưởng dù cho đó là bình thường cho đến điên rồ. Hãy luôn tôn trọng mọi cải tiến từ mọi người, không có giải pháp tốt nhất vì thế rất có thể người đưa ra giải pháp không tốt hôm nay sẽ là người đưa ra các giải pháp tốt hơn trong tương lai và hãy giữ lửa cho mọi nhân viên.

Giai đoạn 4: Thử nghiệm các giải pháp

Trển khai thực thi các giải pháp đã được xác định tại giai đoạn 3 với các tệp nhân viên đã tham gia. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ tạo các chương trình thử nghiệm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp.

Giai đoạn 5: Phân tích dữ liệu

Những nhà quản lý cấp cao sẽ liên tục kiểm tra tiến độ thực hiện bằng một kế hoạch cụ thể ở nhiều khoảng thời gian khác nhau đồng thời đo lường và xác định mức độ thành công của mô hình.

Giai đoạn 6: Chuẩn hoá và tối ưu

Trong quá trình triển khai phương pháp, có thể xuất hiện các lỗi nhỏ và nhược điểm của giải pháp, cứ tiếp tục cải tiến, điều chỉnh và loại bỏ tối đa những nhược điểm này để đạt được kết quả tối ưu nhất của một phương pháp Kaizen.

Giai đoạn 7: Lặp lại các giải pháp đã chuẩn hoá và tối ưu

Khi đã thống nhất và thực hiện phương pháp Kaizen, cần triển khai lại quy trình và lặp lại liên tục với giải pháp được cải tiến và thử nghiệm. Khi đã tìm ra được mô hình Kaizen toàn diện và không còn các yếu điểm phát sinh, bạn có thể triển khai mô hình này ra toàn bộ hệ thống.