Vai trò của văn thư trong trường học

1. Lý do chọn đề tài.Nền kinh tế thị trường ra đời là một bước ngoặc vô cùng to lớn và là một dấu mốcquan trọng của nền kinh tế loài người. Song song với sự hình thành và phát triểncủa nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế. Cạnh tranh là một cácquy luật cơ bản và tât yếu của nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong thời cuộcnhân loại đang đẩy mạnh quá trình Quốc tế hóa thì cạnh tranh trở nên càng gay gắt,khốc liệt. Đặc biệt hiện nay Việt Nam đã gia nhập tổ chức kinh tế Thế giới WTOnên có nhiều cơ hội và thách thức. Tuy nhiên do sữ non yếu về mặt kinh nghiệmvà khoa học công nghệ so với các nước trên thế giới nên các cơ quan, đơn vị Nhànước Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất nhiều khó khăn và thử thách.Trung tâm GDTX huyện Bình Tân là một đơn vị được Sở Giáo dục và Đào tạoVĩnh Long giao nhiệm vụ đào tạo phổ cập THCS, THPT và đào tạo nghề cho cáctầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện.Để duy trì và phát triển bền vững, lâu dài thì điều bắt buộc đối với Trung tâm làphải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực và tiềm lực sẵn có của đơn vị, biết tậndụng những cơ hội khách quan mang lại để khẳng định vị thế của Trung tâm đốivới xã hội.Đối với mỗi cơ quan, đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơquan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của Trung tâm sẽgiúp Ban Giám đốc trung tâm quản lý diều hành có hiệu quả thông qua công tácvăn phòng. Trong đó công tác văn thư là rất quan trọng. Đây là một trong nhữngmắc xích quan trọng của bộ máy văn phòng, là khởi nguồn đem đến sự thành côngcủa trung tâm. Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu quả trong mọi hoạt động củatrung tâm cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các phòng bantrung tâm.Mặt khác, là sinh viên của trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long được tham giahọc tập, nghiên cứu tại trường và được tìm hiểu Trung tâm GDTX huyện Bình Tângần 3 tuần, chúng em rất quan tâm về vấn đề vấn đề văn thư. Đó chính là nguồncảm hứng và động lực thôi thúc chúng em không ngừng học hỏi, tìm hiểu cũngnhư nâng cao trình độ của bản thân. Từ những thực tế thu thập trong quá trình làmviệc và sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Kim Thanh, vì vậy em xinmạnh dạn nghiên cứu đề tài : Khảo sát công tác công tác văn thư tại trung tâmGDTX huyện Bình Tân, từ năm 2010 đến nay.12. Mục đích nghiên cứu.Mục đích của chúng em về đề tài này là tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận chung vềcông tác văn thư. Đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư tại Trung tâmGDTX huyện Bình Tân. Để từ đó thấy được những ưu điểm, nhược điểm của côngtác văn thư từ đó dưa ra phương hướng và giải pháp đối với công tác văn thư tạitrung tâm GDTX huyện Bình Tân.3. Tình hình nghiên cứu.Hiện tại chưa phát hiện đề tài nghiên cứu về công tác văn thư tại Trung tâm GDTXBình Tân.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là lý thuyết về công tác văn thư và thực tiễncác hoạt động văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân. Cụ thể như sau:- Nghiên cứu lịch sử hình thành Trung tâm.- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tại Trung tâm.- Thực trạng về hoạt động văn thư tại Trung tâm như: xây dựng và ban hành vănbản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu,…- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác văn thư, từ đó tìm ra ưu điểm và hạn chếcủa công tác văn thư tại Trung tâm để chỉ ra nghuyên nhân của những hạn chế đó.- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiên và nâng cao hiệu quảcông tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Thời gian từ năm 2010 đến nay.5. Đóng góp của đề tài.Công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân là đề tài chúng em rấtquan tâm để nghiên cứu nhằm cho bản thân chúng em, cán bộ quản lý và những aiquan tâm thấy được diểm mạnh, hạn chế của công tác văn thư tại Trung tâm. Từ đóđề ra phương hướng, giải pháp để công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyệnBình Tân ngày càng hoàn thiện hơn.6. Nội dung nghiên cứu.Nội dung: Khảo sát công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.2Thời gian: Từ năm 2010 đến nay.7. Phương pháp nghiên cứu.Để nghiên cứu và thực hiện tốt đề tài này chúng em đã sử dụng những phươngpháp nghiên cứu chủ yếu sau:- Phương pháp điều tra, quan sát.- Phương pháp thống kê.- Phương pháp so sánh đối chiếu.- Phương pháp phân tích và tổng hợp.- Phương pháp duy vật biện chứng.- Phương pháp phỏng vấn.8. Kết cấu của đề tài.Đề tài ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo, bố cục đề tài đượcchia thành ba phần:- Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư.- Chương 2. Thực trạng về công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.- Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trungtâm GDTX huyện Bình Tân.3Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.1.1.1 Khái niệm văn phòng.Văn phòng được hiểu như sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnhđạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn bộ cơ quan, tổ chức đó.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.1.1.2.1 Văn phòng có những chức năng cơ bản sau:- Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trongđó có các yếu tố chủ quan, vì vậy muốn ra quyết định mang tính khoa học, ngườiquản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan ý kiến tham gia của các cấp quảnlý, của những người quản lý. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp lựa chọn đểđưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,những phương án phán quyết kịp thời, đúng đắn.- Chức năng tổng hợp: Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phải theonguyên tắc, trình tự nhất định sẽ mang lại hiệu quả thiết thực. Chức năng này cóvai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị nên chứcnăng này có ý nghĩa to lớn. Vì vậy, cơ quan, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiệnđại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các diềuukiện vật chất như nhà, trang thiết bị, phương tiện, công cụ, tài chính,… Những cáiđó thuộc về hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quátrình, mọi lúc, mọi nơi.Vậy, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chứcnăng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiếtkhách quan tồn tại của cơ quan, văn phòngở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chứcnăng tổng hợp là quan trọng nhất nó quyết định đến sự thành công hay thất bại củacông tác văn phòng.41.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện cácnhiệm vụ sau:- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác theophân công của thủ trưởng cơ quan.- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp báo cáo, tình hình hoạtđộng của cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạocủa thủ trưởng.- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, giải quyết văn thư tờ trình của các cơ quan, cánhân các đơn vị theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác.- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạng mứckinh phí báo cáo kế toán, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu theo chế độ nhànước và quyết định thủ trưởng.- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sữa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảmm bảo các yêu cầu cho hoạt động vàcông tác cơ quan.- Tổ chức công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, tham gia công tác nhằm bảo đảm chế độvà nâng cao đời sống người lao động.- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng,từng bước hiện dại hóa công tác hành chính văn phòng.1.2 LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ. Ngàynay, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phụcvụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơquan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũtrang nhân dân.51.2.2 Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư.Công tác văn thư là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho công tác quản lý là một nội dung đặc biệt quan trọng trong công tácquản trị văn phòng của cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác này có ý nghĩa trênnhiều phương tiện:- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cầnthiếtphục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn củamỗi cơ quan, tổ chức nói chung. Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảmthông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt phổbiến thông tin bằng văn bản.- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chứcđược nhanh chóng, chính xác, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mậtquốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ.- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan,tổ chức. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trìnhgiải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, tổchức.- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo diều kiệntốt cho công tác lưu trữ.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.Công tác văn thư là một bộ phận trong công tác quản trị văn phòng liên quan đếncông văn giấy tờ cho nên cần bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau:- Nhanh chóng: Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý, nếu công tác vănthư chậm thì công tác quản lý sẽ không có hiệu quả, thậm chí không có ý nghĩa.- Chính xác: Tất cả các khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, kýduyệt vào sổ, đánh máy,… chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúng quytrình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng. Vì vậy, thông tin đối với văn thư là phảichính xác cả về nội dung lẫn hình thức.- Bí mật: Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiều vấn đềthuộc phạm vi bí mật của đơn vị nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiếp nhận, saogửi phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật, chỉ có người lien6quan mới biết được nội dung văn bản. Những văn bản có dấu mật thì phải chuyểnđúng đối tượng, không để cho những người không có lien quan biết nhất là kẻ xấu.- Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việcsử dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại. Do vậy, yêu cầu hiện đạihóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tácquản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng để có hiệu quả chấtlượng tốt nhất. Hiện đại hóa công tác văn thư ngáy càng là một nhu cầu cấp bách,thiết yếu nhất.1.2.4 Nội dung công tác văn thư.1.2.4.1 Xây dựng và ban hành văn bản.- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, quyền hạn của cơ quan và những mụcđích yêu cầu nhất định để làm một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thểhoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.- Trình duyệt văn bản: Tất cả các văn bản đều phài được duyệt trước khi đưa đánhmáy và trình ký người duyệt văn bản ký tắt vào văn bản mà mình duyệt. Nhữngvăn bản đi do Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan ký đều đượcChánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản.- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sótvề nội dung hoặc chưa đúng thể thức văn bản thì Chánh văn phòng sẽ yêu cầu bổsung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, sao in.- Ký và ban hành văn bản: Sauk hi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm cácthủ tục ban hành.1.2.4.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản.a. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.* Khái niệm văn bản đến:Văn bản đến là tất cả những công văn giấy tờ, tài liệu, thư từ, đơn từ,…do cơ quannhận được từ bên ngoài gửi đến.* Một số nguyên tắc chung:- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn, quản lýthống nhất ở văn thư.7- Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìnbí mật.- Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phònghành chính trước khi phân phối cho các cá nhân, đơn vị giải quyết.- Cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản củacán bộ văn thư.* Nội dung quản lý văn bản đến:Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.Khi nhận văn bản, tiến hành kiểm tra văn bản nhận có đủ số lượng hay không,phong bì văn bản có bi rách, bị bóc hay chưa.Bước 2: Phân loại sơ bộ.Sau khi nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại văn bản như sau:- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, gửi thủ trưởng cơquan hoặc những người có chức vụ lạnh đạo trong cơ quan.- Loại không đăng ký: Tất cả thư từ riêng, sách báo, tạp chí,…Bước 3: Bóc bì văn bản.- Đối với văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “ khẩn” phải bóc ngay.- Đối với văn bản thường khi bóc bì văn bản không để rách văn bản, không làmmất phần số, ký hiệu của văn bản và dấu bưu điện trên phong bì.- Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì giữ nguyên bì trong không được bócmà chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.Bước 4: Đóng số đến và ghi số đến.TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢNSốđến: ..................................ĐẾNNgàyđến: .............................Chuyển:.......................8...........Lưuhồsố: ........................sơMục đích của bước này là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày thángvăn bản đến cơ quan Bước 5: Xin ý kiến phân phối chuyển giao văn bản đến.Văn thư chuyển văn bản đã được đóng dấu đến trình thủ trưởng cơ quan quản lýcông tác văn thư để xin ý kiến chi phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽchuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.Bước 6: Vào sổ văn bản đến.Khi vào sổ văn bản đến tránh trùng số, bỏ sót số, gây khó khăn cho việc thống kêvà tra cứu tài liệu. Văn bản ngày nào thì vào sổ ngày đó. Tùy theo số lượng vănbản nhiều hay ít mà lập sổ cho phù hợp.Trang bìa của sổ trình bày như sau:9TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ_____________SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾNNăm: . . . . . . .Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . . .Quyển số. . . . . . .- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:Số, kýhiệuvăn bảnNgàythángvăn bảnTên loại vàtrích yếu nộidung văn bảnNgườikýNơi nhậnvăn bảnĐơn vị, ngườinhận bản lưuSốlượngbảnGhichú12345678Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến.Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo:- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.10- Khi chuyển giao văn bản, cán bộ văn thư phải giao tặng tay cho người có tráchnhiệm giải quyết.Bước 8: Tổ chức, giải quyết và theo dõi văn bản đến cơ quan.- Đối với văn bản thường:+ Nội dung công việc trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân, đơnvị nào thì do đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết.+ Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết nhanh chóng.- Đối với văn bản mật: Việc giải quyết văn bản mật cán bộ văn thư phải trao tậntay cho người có trách nhiệm giải quyết và người được biết nội dung văn bản mậtphải tuân theo nguyên tắc sau:+ Chỉ phổ biến vấn đề mật trong phạm vi người có trách nhiệm giải quyết.+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác.+ Không được sao chụp ghi chép những nội dung bí mật trong văn bản.+ Theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến, mục đích nâng cao hiệu quả giảiquyết công việc.- Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiếnđộ chuyển giao văn bản.b. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.* Khái niệm văn bản đi:Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi.* Nguyên tắc chung:Tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký va làm thủtục gửi đi ở văn thư cơ quan.* Nội dung quản lý văn bản đi:Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.Trước khi văn bản trình lãnh đạo ký hoặc đánh máy thì văn bản kiểm tra về thểthức văn bản như: tác giả, ngày, tháng, năm,… Nếu có sai sót phải yêu cầu cán bộ11hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại.Sau khi đã có chữ ký thì văn thư đóngdấu cơ quan vào sổ ghi ngày, tháng làm thủ tục gửi đi.Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi- Trang bìa của sổ trình bày như sau:TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ-SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐINăm: . . . . . . .Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . .Quyển số: . . . . . . .Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:Số, kýhiệuvăn bảnNgàythángvăn bảnTên loại vàtrích yếu nộidung văn bảnNgườikýNơi nhậnvăn bảnĐơn vị, ngườinhận bản lưuSốlượngbảnGhichú12345678- Đăng ký văn bản đi là chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, kýhiệu, ngày tháng, nội dung văn bản,…vào sổ đăng ký văn bản đi nhằm quản lý chặtchẽ văn bản của cơ quan và tra tìm được nhanh.- Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết.- Khi đăng ký văn bản cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như: ghi số văn bản,ghi ngày tháng văn ban7, đóng dấu và phát hành văn bản đi.12- Tùy theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hay ít mà lập sổ cho phù hợp.Bước 3: Chuyển giao văn bản.- Văn bản đi được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có chữ ký của ngườicó thẩm quyền.- Văn bản khẩn phải chuyển đi trước.- Văn bản gửi đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.- Khi đưa văn bản vào bì thư phải lựa chọn bì thư cho thích hợp. Trên bì thư phảighi rõ nơi nhận. Đối với văn bản mật phải làm thêm một bì bên ngoài và bì bênngoài không ghi mức độ mật.- Kiểm tra việc gửi văn bản đi bằng phiếu gửi nhằm giúp thủ trưởng theo dõi tìnhhình gửi văn bản, nhất là văn bản mật.Bước 4: Sắp xếp, quản lý văn bản lưu.Sắp xếp bản lưu: nhằm dễ tra tìm tài liệu, hồ sơ. Sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựavào số và thời gian ban hành. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lêntrên.Văn thư sắp theo từng năm, từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản,phục vụ cho nghiên cứu sử dụng và theo dõi việc mượn tài liệu.1.2.4.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.a. Khái niệm dấu:Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Dấu thểhiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước.b. Nguyên tắc đóng dấu:- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và dung đúng màu mực theo quy định. Dấuphải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản.- Không được đóng dấu khống.c. Quản lý con dấu:- Dấu phải được quản lý chặt chẽ và bảo quản tại cơ quan, tổ chức.13- Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ.- Không được sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu.- Khi dấu bị méo, hư hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới vànộp lại dấu cũ.- Khi mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cho cơquan cấp giấy phép khắc dấu để thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất.1.2.4.4 Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.a. Khái niệm:* Hồ sơ: là một tập bao gồm toàn bộ hoặc một văn bản, tài liệu lien quan với nhauvề một sự việc, một đối tượng hay một vấn đề thuộc phạm vi chức năng của cơquan, đơn vị hoặc cá nhân.* Lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc thành hồ sơ nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗihồ sơ có thể có một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.b. Yêu cầu của việc lập hồ sơ.- Hồ sơ được lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.- Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúngtrình tự diễn biến của sự việc.- Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.c. Tổ chức việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.* Lập danh mục hồ sơ:- Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị phải lập trong mộtthời gian nhất định.- Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho nămsau.[mẫu]* Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ:14- Mỗi dơn vị, tổ chức trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mìnhđể làm căn cứ hồ sơ.- Văn thư căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số , ký hiệu hồ sơ vào cột “ Lưu hồsơ” trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến.- Cuối năm các cá nhân, đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đãlập, sắp xếp hoàn chỉnh đén hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan.- Trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình củacơ quan. Nếu có phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ.d. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.Thời hạn nộp lưu của tài liệu được quy định như sau:- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kểtừ khi công trình được nghiệm thu chính thức.- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và các tài liệukhác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂMGIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN HUYỆN BÌNH TÂN2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊNHUYỆN BÌNH TÂN.Tên cơ quan: Trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Bình Tân.Địa chỉ: 56 ấp Thành Quới, xã Thành Đông, huyện Bình Tân, Tỉnh Vĩnh Long.Điện thoại: 0706272025.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm.Trung tâm được Sở Giáo dục và Đào tạo Vĩnh Long giao nhiệm vụ như sau:- Dạy bổ túc văn hóa cấp THPT, phổ cập THCS cho các tầng lớp nhân dân trên địabàn huyện.15- Hướng nghiệp và dạy nghề phổ thông cho học sinh cấp THCS, THPT cho cáctầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện.- Đào tạo, bồi dưỡng Anh văn, Tin học ứng dụng cho các tầng lớp nhân dân trênđịa bàn huyện.- Liên kết đào tạo THCN, đào tạo nghề tại địa phương theo qui chế của Bộ Giáodục và Đào tạo.Căn cứ vào Quyết định số:2219/ QĐ-UBND ngày 10/11/2008 của UBND tỉnhVĩnh Long về việc thành lập Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.Quá trình xây dựng và trưởng thành của Trung tâm là một quá trình phấn đấu, bềnbỉ, sáng tạo, tự lực cánh sinh, tự đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ.Giai đoạn đầu của Trung tâm còn gặp nhiều khó khăn như cơ sở vật chất chưa đápứng nhu cầu giảng dạy, đội ngũ giáo viên còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm vì đa sốmới ra trường, giáo viên mỗi môn chỉ có 01 giáo viên/ môn. Hiện tại Trung tâm có16 cán bộ giáo viên và công nhân viên. Trung tâm không chỉ huy động lực lượngđi tư vấn thu hút học viên đến với Trung tâm mà còn chiến lược phát triển, đào tạonhững năm qua. Trung tâm đã được cấp trên tạo điều kiện đầu tư về cơ sở vật chấtxây dựng cơ bản, phòng học và trang thiết bị giảng dạy. Đến nay Trung tâm đàotạo 03 khối với 06 lớp bậc THPT, 01 lớp liên kết đại học và 02 lớp đào tạo ngắnhạn. Từ năm 2010 đến nay đã đào tạo hơn……..người. Trung tâm đã không ngừngnổ lực phấn đấu để đáp ứng nhu cầu học tập đào tạo ngày càng khẳn định vị thếmình trong xã hội.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm.Giám ĐốcPhó Giám ĐốcPhòng Hành ChínhPhòng Y tếPhòng Đoàn thểCơ cấu tổ chức của Trung tâm GDTX huyện Bình Tân16Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó giámđốc và các phòng ban chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của Trungtâm, chịu trách nhiệm trước Đảng, Nhà nước nhằm đảm bảo duy trì chế độ nề nếpchính quy, đảm bảo công tác hậu cần cho giáo viên, công nhân viên, học viên đangcông tác và học tập tại Trung tâm. Cùng với Giám đốc là Phó giám đốc có chứcnăng nhiệm vụ riên, giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt hoặc được ủyquyền, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc trong từng lĩnh vực.2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của Trung tâm.Trung tâm GDTX huyện Bình Tân có những nhiệm vụ sau:- Dạy bổ túc văn hóa cấp THPT, phổ cập THCS cho các tầng lớp nhân dân trên địabàn huyện.- Hướng nghiệp và dạy nghề phổ thông cho học sinh cấp THCS, THPT cho cáctầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện.- Đào tạo, bồi dưỡng Anh văn, Tin học ứng dụng cho các tầng lớp nhân dân trênđịa bàn huyện.- Liên kết đào tạo THCN, đào tạo nghề tại địa phương theo qui chế của Bộ Giáodục và Đào tạo.2.1.4 Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo.- Cơ sở hạ tầng: có 06 phòng học, 01 phòng thực hành, 01 phòng thư viện, 01 hộitrường, 02 phòng máy, 01 phòng lý thuyết và 01 phòng họp.- Trang thiết bị giảng dạy: khoảng 150 bộ bàn ghế,06 bộ bàn giáo viên, 32 máy vitính,…2.1.5 Thuận lợi, khó khăn của Trung tâm.2.1.5.1 Thuận lợi:Với sự giúp đỡ của Sở Giáo dục và Đào tạo Vĩnh Long cùng với sự phấn đấukhông ngừng mệt mỏi của tập thể và cán bộ Trung tâm. Trong 5 năm [ giai đoạn2008-2013] Trung tâm xây dựng và phấn đấu đã được Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnhVĩnh Long tặng bằng khen cho tập thể và cá nhân Trung tâm đạt thành tích xuấtsắc. Trung tâm càng ngày càng khẳng định vị thế của mình trong xã hội.172.1.5.2 Khó khăn:Bên cạnh những thuận lợi Trung tâm còn gặp không ít khó khăn từ những bướcđầu xây dựng Trung tâm về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên đến thiết bị dạy học.Đội ngũ giáo viên còn mỏng và non trẻ, thiếu kinh nghiệm vì đa số mới ra trường,giáo viên mỗi môn chỉ có 01 giáo viên/ môn. Đây là nhân tố rất quan trọng đểquyết định thành công của Trung tâm.2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GIÁODỤC THƯỜNG BÌNH TÂN.Những năm vừa qua được sự chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Vĩnh Long, cáccấp ban ngành và cùng với sự nổ lực phấn đấu của giáo viên, cán bộ công nhânviên Trung tâm đã góp phần không nhỏ vào quá trình phat triển kinh tế, đất nước.để duy trì và tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được, xuất phát từ nhữngmục tiêu đó Ban Giám đốc Trung tâm không ngừng chăm lo công tác văn phòngcủa đơn vị đặc biệt là công tác văn thư, bởi đây là công tác không thể thiếu với mộtcơ quan quản lý nói chung của Trung tâm nói riêng. Công tác văn thư là một quátrình xây dựng và ban hành văn bản và quá trình quản lý các văn bản, khai thác sửdụng các văn bản, tài liệu phục vu cho việc quản lý Trung tâm. Mục đích của côngtác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý về mọi hoạt động của Trung tâm.2.2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm.2.2.1.1 Chức năng của phòng Hành chính.Phòng Hành chính có chức năng giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về cáclĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Giám đốcTrung tâm và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Giámđốc Trung tâm và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Trung tâm. Thực hiện việc sửdụng con dấu và quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Trung tâm và phápluật hiện hành; thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ theoquy định; thực hiện việc lưu trữ và sao gởi các văn bản đã được Giám đốc duyệt kýđến nơi nhận một cách kịp thời, chính xác; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiệntrang phục, đồng phục nơi công sở theo quy định trung tâm nhằm tạo môi trườngvăn hoá, lịch sự trong cơ quan; quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của trung tâm.2.2.1.2 Tổ chức văn thư trong cơ quan.18Bộ phận văn thư thuộc văn phòng Trung tâm GDTX huyện Bình Tân có 01người là nhân viên văn thư, trình độ cử nhân quản tri văn phòng.Văn phòng có đầy đủ trang thiết bị: 01 máy photo, máy in,…2.2.1.3 Quản lý văn bản đến.Việc tiếp nhận văn bản do bộ phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi vănbản, vào số công văn đến và trình Giám đốc xử lý. Trên cơ sở nội dung của vănbản mà Giám đốc chỉ đạo nhân bản và gửi cho các đơn vị trực thuộc [ghi ở góc vănbản hoặc ghi bằng giấy cứng kèm theo văn bản]. Bộ phận văn thư tiếp nhận, thựchiện nhân bản và gởi theo chỉ đạo của Giám đốc.Sau khi văn thư tiếp nhận, kiểmtra, phân loại và bóc bì văn bản xong thì đóng dấu đến và mẫu dấu có kích thước[3x5cm] như sau:TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂNSốđến: ..................................ĐẾNNgàyđến: .............................Chuyển:..................................Lưuhồsố: ........................sơVăn bản đến được ghi chép vào sổ công văn đến có mẫu như sau:Mẫu sổ đăng ký văn bản đến- Trang bìa của sổ trình bày như sau:19SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONGTRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂNSỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾNNăm: . . . . . . .Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . .Quyển số: . . . . . . .- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:Số, kýhiệuvăn bảnNgàythángvăn bảnTên loại vàtrích yếu nộidung văn bảnNgườikýNơi nhậnvăn bảnĐơn vị, ngườinhận bản lưuSốlượngbảnGhichú12345678Sauk hi đóng dấu và vào sổ văn bản đến văn thư phân phối chuyển giao văn bảnđến. Văn thư tổ chức, giải quyết và theo dõi văn bản đến cơ quan và văn thư cótrách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản.2.2.1.4 Quản lý văn bản đi.Trung tâm GDTX huyện Bình Tân hàng năm văn bản đi được gửi Sở Giáodục và Đào tạo Vĩnh Long, UBND huyện Bình Tân, Phòng Giáo Dục và Đào tạohuyện Bình Tân,...Trung tâm giao việc soạn thảo và ban hành văn bản đi, trình Giám đốc hoặcPhó Giám đốc phụ trách một mãn công việc liên quan ký, sau đó đóng dấu nhânbản lấy một bản lưu và gửi đi.Việc đầu tiên kiểm tra thể thức văn bản,ghi số ngày, tháng, năm văn bản doTrung tâm ban hành và đánh số phải theo hệ thống số chung và do văn thư củaTrung tâm quản lý. Khi đăng ký văn bản đi phải theo mẫu như sau:Mẫu sổ đăng ký văn bản đi20- Trang bìa của sổ trình bày như sau:SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONG-TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂNSỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐINăm: . . . . . . .Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . .Quyển số: . . . . . .Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:Số, kýhiệuvăn bảnNgàythángvăn bảnTên loại vàtrích yếu nộidung văn bảnNgườikýNơi nhậnvăn bảnĐơn vị, ngườinhận bản lưuSốlượngbảnGhichú123456782.2.1.5 Tình hình tiếp nhận văn bản đi – đến của Trung tâm từ năm2010 đến nay.Năm2010201120122013Số lượng văn bản đến423452463444Số lượng văn bản đi89675879212.2.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu trong Trung tâm.- Dấu được quản lý chặt chẽ và bảo quản tại Trung tâm.- Dấu do nhân viên văn thư giữ.- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và dung đúng màu mực theo quy định. Dấuphải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.- Chỉ văn thư được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản.- Không được đóng dấu khống.2.2.1.7 Tổ chức việc lập hồ sơ trong Trung tâm.- Văn thư căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số , ký hiệu hồ sơ vào cột “ Lưu hồsơ” trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến.- Cuối năm các cá nhân, căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắpxếp hoàn chỉnh.- Trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình củaTrung tâm. Nếu có phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ.2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm.2.2.2.1 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Trung tâm.- Công tác văn thư tại Trung tâm được thực hiện theo chương trình nghiệp vụ củaCục văn thư lưu trữ Nhà nước nên công tác văn thư ở Trung tâm được thực hiệnmột cách khoa học và đảm bảo được tính hợp lý của công tác văn thư Nhà nước.- Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo trường.- Hệ thống trao đổi thông tin bên ngoài được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệthống kết nối mạng internet, điện thoại, fax,… tạo điều kiện tốt chop văn thư.- Phòng được bố trí ngay cửa chính của trường nên tiếp nhận và giải quyết côngviệc khá tốt.- Các văn bản được in sao kịp thời cho các cấp lãnh đạo.- Việc quản lý con dấu được thực hiện nghiêm túc.2.2.2.2 Những khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm.- Hiện tại chỉ có 01 nhân viên làm việc trong công tác Văn thư nên công việc .22- Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm chưa thực sự được quan tâm vàchú trọng.2.2.3 Nguyên nhân của thuận lợi và khó khăn trong công tác văn thư tạiTrung tâm.a. Nguyên nhân của thuận lợi trong công tác văn thư tại Trung tâm.Do sự quan tâm thường xuyên của Ban giám đốc đến công tác văn thư. Quán triệtkịp thời các văn bản chỉ thị của cấp trên Trung tâm đã có quy định và kịp thời đốivới các phòng. Cụ thể văn thư được trang bị hệ thống thông tin lien lạc với môitrường bên ngoài cũng được cải thiện và hiện đại hóa bằng điện thoại và mạnginternet. Vì vậy, cập nhật văn bản đến nhanh chóng và kịp thời. Đồng thời, Trungtâm cũng tạo điều kiện cho văn thư bồi dưỡng và nâng cao trình độ học tập vềnghiệp vụ văn thư.b. Nguyên nhân của khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm.Do công tác văn thư còn được xem nhẹ và chưa được thật sự quan tâm, đặc biệtvăn thư còn làm việc ngoài giờ hành chính do tiếp nhận học viên các lớp đào tạoliên kết trong Trung tâm so với đồng lương CBCNV thì lương của họ vẫn thấphơn. Mặt khác, do Trung tâm là một đơn vị của Nhà nước nên CBCNV còn làmviệc thụ động, chưa sáng tạo và còn làm việc theo cách thủ công.Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện BìnhTân, chúng em nhận thức công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong công tácquản lý và điều hành mọi hoạt động ở Trung tâm.Công tác văn thư được bố trí ở phòng hành chính, văn thư có trình độ cao đẳngquản trị văn phòng và chịu dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm. Toàn bộ côngvăn đi đến được đăng ký trong sổ công văn đi, công văn đến. Văn thư được trangbị đầy đủ thiết bị cho công tác văn thư.Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNGTÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GDTX HUYỆN BÌNH TÂN.3.1 CĂN CỨ VÀO LÝ LUẬN.Hiện nay, Trung tâm thực hiện và làm theo các quy tắc, quy định của Nhà nước vềcông tác Văn thư3.2. CĂN CỨ VÀO GIÁ TRỊ THỰC TIỄN.Nhìn chung công tác văn thư tại Trung tâm đều thể hiện được vai trò, chức năng,nhiệm vụ của mình, góp phần vào vai trò quan trọng, nhiệm vụ của công tác vănthư tại Trung tâm.233.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCVĂN THƯ.3.3.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho văn thư.Do văn thư mới ra trường nên kinh nghiệm chưa nhiều trong công tác văn thư .Văn thư còn trẻ nên các hoạt động về công tác văn thư nhanh nhạy và linh hoạttrong hoạt động công tác văn thư.Do con người là tài nguyên vô giá và là nhân tố quan trọng quyết định đến sự tồntại hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tất cả hoạt động của cơ quan, đơn vị đều thôngqua đôi bàn tay, trí óc của con người. Trong công tác văn thư của Trung tâm ngoàisự quan tâm của ban Giám đốc trung tâm còn thường xuyên tích cực bồi dưỡngtrình độ của văn thư là điều kiện tất yếu.Để hoàn thành nhiệm vụ được giao thì văn thư cần trang bị những kiến thức sauđây: Kỹ thuật soạn thảo văn bản, trnag bị kiến thức tin học và ngoại ngữ, đặc biệtlà kỹ năng giao tiếp,... Để bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ trong khối vănphòng Trung tâm cần tổ chức thêm các lớp học ngoại ngữ ngoại khóa để hoànchỉnh kiến thức. Bên cạnh đó văn thư phải phải tư rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ đểtự hoàn thiện bản thân.3.3.2 Bố trí sắp xếp khoa học nơi làm việc.Tổ chức, bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cho văn thư làm việc. Để đáp ứngyêu cầu giải quyết công việc được đảm bảo tính dây chuyền khoa học. Chính vìvậy cần bảo đảm những điều kiện sau đây:- Bàn làm việc phải sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp có khoa học.- Chỉ để trên bàn những giấy tờ có liên quan, cần thiết.- Những hồ sơ sau khi giải quyết xong phải chuyển giao ngay.- Đối với những văn bản chưa giải quyết xong phải để vào một chỗ để ngày hômsau giải quyết tiếp.Nhờ sắp xếp khoa học tạo được tâm lý thoải mái cho văn thư làm việc, để cho vănthư phát huy hết sức sáng tạo và năng lực của bản thân, hiệu quả công việc càngnâng cao. Bên cạnh đó việc sắp xếp khoa học còn thể hiện tác phong làm việc củavăn thư.3.3.3 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư.Trang thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công củacông việc. Bởi con người cố gắng tới đâu cũng không thể hoàn thành công việcmột cách tốt nhất, nếu không có các trang thiết bị phụ trợ. Ban Giám đốc mặc dùrất quan tâm đến bộ phận văn thư, nhưng Trung tâm cần bổ sung các trang thiết bịphụ trợ thêm như hệ thống đèn điện và tủ đựng tài liệu.3.3.4 Sự quan tâm, chỉ đạo của ban Giám đốc trung tâm.24Sự động viên khích lệ của ban Giám đốc Trung tâm là nguồn động viên lớn lao,tiếp thêm sức mạnh cho nhân viên đặc biệt là nhân viên văn thư. Đây là một trongnhững yếu tố thành công trong công tác quản lý nhân lực của nhà quản lý.Bên cạnh chăm lo đời sống vật chất cũng như tinh thần của CBCNV Trung tâm tạođiều kiện phát huy hết năng lực của mình.Bên cạnh đó nhân viên văn thư phải tự giác thực hiện và tự học tự rèn nhằm hoànthiện nhân cách cũng như năng cao trình độ chuyên môn cho bản thân.KẾT LUẬNCông tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quảnlý của cơ quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi làyêu cầu không thể thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quảnlý Nhà nước nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan Nhà nướcđược cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạtđộng có hiệu quả.25