Xử lý bút toán trùng trong phần mềm MISA

“Bút toán là gì? Nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT?”

Nếu bạn cũng đang có thắc mắc như trên, không rõ bút toán trùng là gì, không biết lỗi của bút toán trùng là gì thì bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn. Với một số thông tin mà chúng tôi tìm kiếm được sẽ giúp bạn hiểu được bút toán trùng là gì cũng như nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT.

Bút toán [Tiếng Anh gọi là: Accounting Entry] có thể hiểu đơn giản là hoạt động ghi nhận lại những giao dịch phát sinh liên quan đến vấn đề kinh tế, tài chính trong sổ sách kế toán. Bút toán có thể được ghi lại bằng giấy bút thông thường hoặc cũng có thể lưu lại bằng phần mềm lưu giữ.

Trong đó, một bút toán sẽ có thể có rất nhiều các hạng mục khác nhau, với mỗi hạng mục thì có thể sẽ thể hiện cho một định khoản có hay định khoản nợ nào đó. Theo đó, khi mà tổng giá trị giữa các định khoản bằng nhau thì đây sẽ được xem là bút toán cân đối. Và trong một phép tính toán hay trong các giao dịch thì hai định khoản này bắt buộc phải bằng nhau xét trên phương diện tổng giá trị.

Các bút toán thì có thể sẽ ghi nhận những hạng mục duy nhất, cũng có thể ghi nhận các hạng mục lặp đi lặp lại như là các khoản khấu hao tài sản hay các khoản khấu hao nguồn vốn.

2/ Bút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh

Nguyên tắc khi ghi sổ kép là một trong những nguyên tắc cơ bản và quan trọng của kế toán. Theo nguyên tắc này, cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sẽ liên quan ít nhất đến 2 đối tượng kế toán do đó cứ một chứng từ chúng ta sẽ ghi vào ít nhất cho 2 đối tượng.

Tuy nhiên có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh cả 2 đối tượng đều có chứng từ, vì vậy nếu không sàng lọc, kế toán sẽ nhập dữ liệu trùng lặp vào CSDL. Như vậy sẽ dẫn đến việc tổng hợp số phát sinh cho những tài khoản liên quan đến các đối tượng đó sai.

Do đó, các nghiệp vụ kế toán trước khi nhập vào bảng kê chứng từ phát sinh phải được khử trùng

Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt

         Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản :

                     Nợ TK 1561:                     x

                                 Có TK 1111:          x

         Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản :

                     Nợ TK 1561:                     x

                                 Có TK 1111:          x

Như vậy khi tổng hợp số tiền trong sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt sẽ bị phát sinh gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết hàng hóa cũng sẽ bị gấp đôi tương tự và các sổ kế toán có liên quan cũng tương tự.

Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng :

• Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ;
• Mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu công cụ trả tiền ngay;
• Bán hàng, thành phẩm, vật liệu thu tiền ngay

3/ Nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT?

Có 2 phương pháp xử lý bút toán trùng như sau:

3.1 Phương pháp xử lý qua tài khoản trung gian

Xử lý qua tài khoản trung gian có nghĩa là các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tài khoản chung. Ví dụ của bút toán trùng trên, ta hạch toán qua tài khoản trung gian là TK 331

Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản:

                     Nợ TK 1561:                     x

                                 Có TK 331:            x

Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản :

                     Nợ TK 331:                        x

                                 Có TK 1111:          x

Ưu điểm : 

• Số phát sinh của các sổ kế toán liên quan là đúng;
• Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo tính liên tục và không nhầm lẫn

Nhược điểm: Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tăng thêm một khoản tiền của tài khoản trung gian.

Đề xuất các tài khoản trung gian :

• Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt [TK 1131];
• Mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ trả tiền ngay  [TK 331];
• Bán hàng hóa, thành phẩm, vật liệu, dụng cụ thu tiền ngay [TK 331].

3.2 Phương pháp ưu tiên nhập chứng từ

Xử lý ưu tiên nhập chứng từ có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh ta ưu tiên hạch toán qua một định khoản của 1 trong 2 phần hành khác nhau.

Ví dụ với bút toán trùng trên, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hóa bởi vì kế toán hàng hóa theo dõi được số lượng hàng nhập.

Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản [cả số lượng và giá trị]

                                 Nợ TK 1561:           x

                                   Có TK 1111:          x

Ưu điểm : 

• Số phát sinh của các sổ kế toán có liên quan là đúng;
• Làm đơn giản, không bắt buộc cả hai phần hành kế toán định khoản;
• Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh là đúng

Nhược điểm: 

• Báo cáo chi tiết tài khoản phụ thuộc vào người định khoản;
• Số chứng từ bị nhầm lẫn, không đảm bảo tính liên tục.

Do đó các nghiệp vụ kế toán trước khi nhập vào bảng kê các CTPS phải được khử trùng theo 1 trong 2 phương pháp nêu trên. Tuy nhiên, ta nên khử trùng theo phương pháp xử lý qua tài khoản trung gian.

4/ Những loại bút toán cơ bản mà bạn cần biết

Hiện nay, có 3 loại bút toán cơ bản nhất đó là bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ. Cụ thể về các loại bút toán này như sau:

4.1 Bút toán điều chỉnh

Bút toán điều chỉnh là một quá trình mà người kế toán sẽ tiến hành thực hiện những điều chỉnh về các định khoản vào thời điểm cuối mỗi kỳ trong công tác làm kế toán. Mục đích của việc làm bút toán điều chỉnh chính là đảm bảo về vấn đề đo lường về doanh thu hay các chi phí trở nên chính xác hơn.

Trong đó, bút toán điều chỉnh sẽ bao gồm có 5 loại như sau:

• Bút toán điều chỉnh những khấu hao về tài sản cố định, khi sử dụng loại bút toán điều chỉnh này thì hầu hết người ta sẽ cần dùng đến phương pháp khấu hao theo một đường thẳng;
• Bút toán điều chỉnh theo doanh thu đã được nhận trước, từ đó cũng dẫn đến việc phát sinh những khoản nợ cần phải trả;
• Bút toán điều chỉnh về doanh thu chưa thu là loại bút toán cần phải tiến hành thực hiện điều chỉnh lại những khoản doanh thu có phát sinh nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng. Từ đó sẽ tiến hành xử lý cùng với những khoản nợ cần phải thu;
• Bút toán điều chỉnh về những loại chi phí đã trả trước, điều này có ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như kết quả của quá trình kinh doanh tại tổ chức, doanh nghiệp của các kỳ kế toán sau đó như là các khoản đóng bảo hiểm, thuê mặt bằng, chi phí đầu tư cho hoạt động quảng cáo,…;
• Bút toán điều chỉnh về các loại chi phí đã được thanh toán trước.

4.2. Bút toán kết chuyển

Một trong những loại bút toán cùng vô cùng quan trọng mà người làm nghề kế toán cần phải nắm bắt được chính là bút toán kết chuyển. Đây là loại bút toán thường sẽ được thực hiện vào các thời điểm cuối kỳ và làm công việc kế toán theo các định mức về thời gian như là thực hiện bút toán kết chuyển theo tháng, quý hay năm.

Bút toán kết chuyển cũng bao gồm 1 số loại cơ bản sau đây:

• Bút toán kết chuyển những khoản chi phí giảm trừ doanh thu vào những tài khoản doanh thu của doanh nghiệp;
• Bút toán kết chuyển từ bên định khoản nợ đó vào những tài khoản có 911 để từ đó có thể xác định được những hiệu quả doanh thu của doanh nghiệp;
• Việc thực hiện bút toán kết chuyển cũng bỏ qua những chi phí không hợp lý sau đó cộng chúng lại thành một khoản trong mục thu nhập để tính thuế. Qua đó có thể xác định được về số thuế thu nhập của doanh nghiệp cần nộp.

4.3. Bút toán khóa sổ

Bút toán khóa sổ có thể hiểu một cách đơn giản chính là những loại bút toán được tiến hành thực hiện vào cuối kỳ kế toán và được sử dụng để ghi lại các thống số về kế toán một cách đầy đủ nhất vào trong các sổ sách kế toán, qua đó để làm căn cứ và lập các báo cáo liên quan đến tài chính của tổ chức, doanh nghiệp.

Cũng tương tự như cá loại bút toán khác thì bút toán khóa sổ cũng được chia ra thành nhiều loại như sau:

• Bút toán khóa sổ sử dụng để phân bố những khoản được chi trả trước trong thời gian ngắn hay dài, kèm theo là phần trích khấu hao về tài sản cố định;
• Bút toán khóa sổ sẽ tập hợp lại những khoản chi phí phát sinh và từ đó sẽ tính toán lại giá thành sao cho hợp lý nhất;
• Bút toán khóa sổ sẽ kiểm kê lại toàn bộ những nguồn tài sản cố định cũng như quỹ tiền mặt và các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp. Từ đó sẽ tiến hành việc đối chiếu với các số phụ ngân hàng và xử lý các vấn đề chênh lệch;
• Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc trích ra những chi phí phát sinh trong suốt 1 năm hoạt động mà chưa có đầy đủ các thông tin về chứng từ hay hóa đơn thanh toán;
• Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc lập kế hoạch dự phòng cho các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp, đồng thời dự phòng cho những khoản nợ cần thiết phải thu nhưng lại khó đòi.

Lĩnh vực kế toán hiện nay có khá nhiều thuật ngữ chuyên ngành, điển hình là “Bút toán” và “Bút toán trùng” mà chúng tôi đề cập trong bài viết này. Ngoài những các xử lý bút toán trùng mà chúng tôi đã nêu ở trên, nếu bạn biết thêm những cách khác có thể chia sẻ với chúng tôi. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc câu hỏi liên quan đến vấn đề này và muốn nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT có thể liên hệ chia sẻ với chúng tôi.