Bài tập kiểm soát chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền

Tóm tắt nội dung tài liệu

1. GVHD: Lê Hồng Lắm I. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN: 1. Mục tiêu kiểm soát Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, kiểm soát nội bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế những sai phạm. Việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo báo cáo Coso [1992] đã đề ra. 1.1. Sự hữu hiệu và hiệu quả: Là mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng … Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra. 1.2. Báo cáo tài chính đáng tin cậy Là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác kịp thời tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng... Là các yêu cầu chủ yếu của công tác và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy. 1.3. Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, ví dụ như việc ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng… Ngoài ra doanh nghiệp còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh… 2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền 2.1 Những thủ tục kiểm soát chung: a Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát đơn vị cần tách biệt các chức năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể: - Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác. - Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng. - Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hàng. - Bộ phận đăt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng. b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. B1 Kiểm soát chung:  Kiểm soát đối tượng sử dụng: SVTH Hoàng Thị Trang Trang 1
2. GVHD: Lê Hồng Lắm  Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm đều có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.  Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống.  Kiểm soát dữ liệu:  Nhập liệu càng sớm càng tốt.  Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc. B2 Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát dữ liệu:  Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.  Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.  Kiểm soát quá trình nhập liệu.  Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.  Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp. B3 Kiểm soát chứng từ sổ sách. Thủ tục kiểm soát thông dụng là: - Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ. - Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết. - Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng. - Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả. B4 Ủy quyền và xét duyệt. Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, lụa chọn nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền hàng hóa. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách. c Kiểm tra việc độc lập thực hiện. Là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận công ty. SVTH Hoàng Thị Trang Trang 2

Page 2

YOMEDIA

Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, kiểm soát nội bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế những sai phạm. Việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo báo cáo Coso [1992] đã đề ra.

31-07-2011 884 179

Download

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2009-2019 TaiLieu.VN. All rights reserved.

Nội dung

 Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và

Mục tiêu kiểm soát

 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu

trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.

- Những thủ tục kiểm soát chung

- Những thủ tục kiểm soát cụ thể

 Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu

trình và biện pháp kiểm soát

Nội dung tài liệu Bài giảng Kiểm soát nội bộ - Chương 4: Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền - Trần Thị Giang Tân, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

1Chương IV KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TiỀN Nội dung  Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và Mục tiêu kiểm soát  Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền. - Những thủ tục kiểm soát chung - Những thủ tục kiểm soát cụ thể  Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và biện pháp kiểm soát 2Đặt hàng Tồn trữ Nợ phải trả Mua hàng ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH Nhận hàng Đặc điểm của chu trình  Rủi ro cao [trải qua nhiều khâu, liên quan đến những tài sản nhạy cảm] dễ bị tham ô, chiếm dụng  Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu [chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản] 3Gian lận và sai sót Giai đoạn Gian lận, sai sót Đề nghị mua hàng -Hàng mua không cần thiết [ không phù hợp nhu cầu..] -Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao -Đề nghị mua hàng trùng lắp Xét duyệt mua hàng -Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng Chọn nhà cung cấp -Thông đồng Nhận hàng -Không đúng [chủng loại, số lượng, chất lượng] -Biển thủ hàng [không nhập kho] Bảo quản -Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng Theo dõi NPTrả -Ghi sai [niên độ, khách hàng, số tiền] -Không theo dõi hàng được giảm giá/ trả lại cho nhà cung cấp Trả tiền -Ghi nhận sai [niên độ, nhà cung cấp, số tiền] -Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hạn Mục tiêu kiểm soát  Sự hữu hiệu và hiệu quả  BCTC đáng tin cậy  Tuân thủ pháp luật và các quy định Mục tiêu kiểm soát chung Mục tiêu kiểm soát cụ thể  Quá trình mua hàng  Quá trình nhận hàng  Quá trình tồn trữ  Quá trình theo dõi nợ phải trả và thanh toán 4Mục tiêu kiểm soát chung  Hữu hiệu [mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy cách]  Hiệu quả [so sánh kết quả và các chi phí liên quan]  BCTC đáng tin cậy [trình bày trung thực tiền, GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPTrả]  Tuân thủ [quy định về Hợp đồng kinh tế, môi trường, chi trả ngoại tệ, Thuế ..v.v.] Hoạt động kiểm soát ??? 5Khâu đặt hàng Rủi ro - Hàng không đúng chủng loại, quy cách - Hàng mua không cần thiết - Mua hàng không đủ - Mua hàng thừa - Đề nghị mua hàng trùng lắp - Hàng kém chất lượng - Giá không hợp lý - Mất chiết khấu - Mua khống Mục tiêu kiểm soát - Mua hàng đúng chủng loại, quy cách - Số lượng mua tối ưu - Chất lượng đạt yêu cầu - Giá hợp lý - Giá tối ưu - Thực sự có mua - Tuân thủ quy định Phân chia trách nhiệm Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận sử dụng? Tại sao? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 6Ủy quyền và xét duyệt Cách thức xét duyệt Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG Kiểm soát chứng từ Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này? Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 7Các thủ tục đặc biệt Làm sao để mua hàng đúng giá? Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG Phân tích rà soát Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 8TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG  Soát xét nhà quản lý cấp cao?  Nhà quản lý có thể soát xát bằng cách gì? Tất cả các giải pháp trên đã được các mục tiêu chưa? Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào? TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG 9Rủi ro: - Nhận hàng không đúng chủng loại - Nhận hàng không đúng số lượng - Hàng bị thất thoát - Hàng nhập không được ghi chép - Nhập khống Mục tiêu kiểm soát: - Nhận hàng đúng chủng loại, quy cách - Nhận hàng đúng số lượng - Hàng nhận an toàn - Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho - Không nhập khống KSNB KHÂU NHẬN HÀNG  Phân chia trách nhiệm  Ủy quyền và xét duyệt  Kiểm soát chứng từ  Bảo vệ tài sản  Phân tích rà soát  Các thủ tục khác = ??? Key controls TTKS KHÂU NHẬN HÀNG 10 KS TỒN TRỮ RỦI RO - Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô, sử dụng sai mục đích - Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời - Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính - Không tuân thủ các quy định MỤC TIÊU KS - Hàng tồn kho không bị thất thoát, tham ô hay sử dụng sai mục đích - Kiểm soát được tình trạng và phẩm chất HTK - Hàng tồn kho được ghi chép chính xác trên sổ sách liên quan - Hàng tồn kho được kiểm kê chính xác - Tuân thủ các quy định liên quan đến HTK KiỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ - Bổ nhiệm thủ kho - Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp - Hạn chế tiếp cận kho - Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt - Giám sát nhập xuất kho - Ghi chép thẻ kho - Kiểm kê kho định kỳ và bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên 11 KS KHÂU TỒN TRỮ - Nguyên tắc FIFO - Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng - Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp - Kiểm kê kho định kỳ và bất thường - Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển - Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp KS GHI CHÉP - Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng với biểu mẫu đầy đủ. - Ghi chép kịp thời - Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận - Kiểm kê định kỳ và bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên - Sử dụng máy tính 12 KS KHÂU TỔN TRỮ  Soát xét của nhà quản lý cấp cao?? KS THANH TOÁN - Quy định về luân chuyển chứng từ - Theo dõi chi tiết nợ phải trả - Lập phiếu đề nghị thanh toán - Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác - Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng từ gốc - Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi Rủi ro: •Chi trả sai [thời điểm, nhà cung cấp, số tiền] •Trả tiền cho hàng không mua •Quay vòng chứng từ 13 Những thủ tục kiểm soát cụ thể Theo dõi nợ phải trả và thanh toán [tt] - Đối chiếu nợ phải trả với bộ phận mua hàng - Lập bảng chỉnh hợp Nợ phải trả - Ban hành thủ tục kiểm tra việc Trình bày và khai báo Nợ phải trả Rủi ro: •Nợ phải trả bị ghi nhận sai •Trình bày, khai báo sai Một số gian lận thường gặp và Biện pháp kiểm soát tương ứng Gian lận Biện pháp kiểm soát Mua hàng cho mục đích cá nhân - Xét duyệt đề nghị mua hàng Thanh toán khống -Đối chiếu hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng -Tách biệt các chức năng [mua hàng, nhận hàng] -Cập nhật và kiểm tra danh sách nhà cung cấp Chọn nhà cung cấp với giá cao -Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập -Luân chuyển công tác định kỳ 14 Một số gian lận thường gặp và Biện pháp kiểm soát tương ứng [tt] Gian lận Biện pháp kiểm soát Thanh toán sai -Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng với các chứng từ khác -Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét duyệt thanh toán Trộm cắp hàng -Hạn chế tiếp cận -Kiểm kê Gian lận trong kiểm kê -Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê -Giám sát chặt chẽ -Tái kiểm Kết thúc

Các file đính kèm theo tài liệu này:

• bai_giang_kiem_soat_noi_bo_chuong_4_kiem_soat_chu_trinh_mua.pdf