Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán thực hiện theo quy định của luật kế toán 88/2015/QH13. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số phương án lưu trữ chứng từ là
1, In ra giấy để lưu trữ, ký, đóng dấu hoặc
3, Lưu trữ trên phương tiện điện tử nếu đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
So với phương thức truyền thống là in ra giấy, phương thức lưu trữ điện tử góp phần khắc phục được các nhược điểm như tốn chi phí, diện tích lưu trữ, rủi ro mất, cháy, hỏng chứng từ…] và đồng thời phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ trong công tác quản lý. Đặc biệt, các quy định mới đây của Nhà nước về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tạo nhiều thuận lợi cho phương thức lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán điện tử.
Những phương án lưu trữ chứng từ và sổ kế toán
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số phương án lưu trữ sổ kế toán và chứng từ kế toán nhưng cần lưu ý một số nội dung sau
Với chứng từ kế toán
Về cơ bản, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử chỉ được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và phải có chữ ký điện tử.
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Với sổ kế toán
Doanh nghiêp không bắt buộc phải in sổ kế toán mà chỉ cần in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp Luật hoặc kế toán trưởng [phụ trách kế toán] và đóng dấu [nếu có] để cung cấp khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán.
Những phần mềm nào kế toán nên biết?
Sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài được không?
Tham khảo luật, thông tư
– Luật Kế toán số 88/2015/QH13
– Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Tham khảo công văn hướng dẫn
Các công văn hướng dẫn [ 901 /CT-TTHT ngày 23/4/2019]:
Tham khảo video
With the storage of accounting books is in accordance with the provisions of the accounting law 88/2015 / QH13. Enterprises can choose to print on paper for storage or save on electronic media.
Compared with the traditional method of printing to paper, electronic storage method contributes to overcoming disadvantages such as cost, storage area, risk of loss, fire, damage of documents …] and at the same time suitable with the development of science and technology in management. In particular, the recent regulations of the State on the compulsory use of e-invoices also create many advantages for the method of storing electronic vouchers and accounting books. If the enterprise chooses to store it on electronic media, this should ensure the safety and confidentiality of data and information and ensure that it can be retrieved during the storage period.
Enterprises can choose a number of options for keeping accounting books and vouchers but should note the following contents:
Basically, the related arising economic and financial transactions must be supported by accounting vouchers. Electronic vouchers are considered as accounting vouchers only when they have the prescribed contents and are presented in the form of electronic data, encrypted without being changed during transmission via computer networks or remote networks, information or on media such as tapes, magnetic disks, payment cards, and must be electronically signed.
When paper vouchers are converted into electronic documents or vice versa, the electronic vouchers are valid for performing such economic and financial operations, the paper vouchers are only valid for recording. track and check, in effect for transactions or payments.
Enterprises are not required to print accounting books but simply print out the accounting documents stored on electronic media, signed for certification by the legal representative or chief accountant [in charge of accounting] and stamp [if any] to provide when requested by the competent authority to serve the inspection, inspection, supervision and audit.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Sau đây, công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng xin được chia sẻ các quy định liên quan đến chứng từ kế toán:
1. Nội dung của chứng từ kế toán:
- Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a] Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b] Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c] Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d] Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ] Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e] Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g] Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Theo điều 16 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13
2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:
- Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
- Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng
=> Các bạn có thể tham khảoHệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán tại đây:
Danh mục mẫu biểu chứng từ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Danh mục mẫu biểu chứng từ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC
- Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
3. Lập chứng từ kế toán:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại mục 1 nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Theo điều 18 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13
=> Các bạn có thể tham khảo thêm 1 hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118 của Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
4. Ký chứng từ kế toán:
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán phải có người sáng mắt được phân công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Đối với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế toán. [Theo khoản 3 điều 5 củaNghị định 174/2016/NĐ-CP]
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Theo điều 19của Luật kế toán số: 88/2015/QH13
=> Các bạn có thể tham khảo thêm 1 vài hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 85 của thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
+ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
+ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp [Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền], của kế toán trưởng [hoặc người được uỷ quyền] và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
+ Kế toán trưởng [hoặc người được uỷ quyền] không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
+ Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng [và người được uỷ quyền], Tổng Giám đốc [và người được uỷ quyền]. Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị [hoặc người được uỷ quyền] quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
+ Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
+ Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc [Giám đốc] doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
5. Hóa đơn
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Các bạn thể tham khảo chi tiết hơn về hóa đơn tại đây: Kinh nghiệm xử lý hóa đơn chứng từ
6. Chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
- Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
- Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Theo điều 8 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán thì:
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a] Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b] Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c] Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d] Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ] Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a] Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b] Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c] Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d] Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ] Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e] Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g] Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a] Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b] Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
c] Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d] Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
đ] Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e] Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a] Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
b] Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 3 Điều này;
c] Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;
d] Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.