Quá trình truyền tải thông tin từ một nhóm hoặc thực thể này sang nhóm khác thông qua việc sử dụng các biểu tượng, dấu hiệu và quy tắc bán được hiểu lẫn nhau, thường được gọi là giao tiếp. Đó là một khía cạnh quan trọng trong cuộc sống. Việc hoàn thành bất kỳ giao dịch, quy trình hoặc nhiệm vụ nào đòi hỏi nhiều hơn một người chỉ có thể được thực hiện với giao tiếp. Tuy nhiên, trong một tổ chức, việc truyền đạt thông tin được thực hiện ở các cấp cấu trúc trong doanh nghiệp. Có bốn luồng giao tiếp tổ chức bao gồm giao tiếp ngang, chéo, lên và xuống. Mặc dù tất cả những điều này đều quan trọng trong giao tiếp tổ chức, phương thức giao tiếp phụ thuộc vào cấu trúc, quy mô và bản chất của một tổ chức.
Truyền thông ngang là gì?
Cũng được gọi là giao tiếp bên, giao tiếp ngang là chuyển tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận tổ chức cùng cấp. Điều quan trọng là chia sẻ ý tưởng, mong muốn, thông tin cũng như thái độ giữa đồng nghiệp và đồng nghiệp, và cả sự phối hợp liên ngành. Mặc dù thường được sử dụng trong các doanh nghiệp quy mô lớn, nhưng nó cũng đã được áp dụng bởi các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
Một số lợi thế của việc sử dụng giao tiếp ngang trong một tổ chức bao gồm:
- Thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau và phối hợp các hoạt động
- Cung cấp một đại lộ để làm rõ, đặc biệt là trong các phòng ban làm việc trong cùng một dự án
- Do sự phối hợp của các nhà quản lý, các ý kiến và ý tưởng được chia sẻ giúp dễ dàng đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Tăng cường tinh thần đồng đội giữa các phòng ban khác nhau
- Thông qua trao quyền cho nhân viên, giao tiếp, động lực và sự hài lòng trong công việc được tăng lên
- Giảm sự hiểu lầm do đó đảm bảo chức năng trơn tru trong một tổ chức
- Vấn đề được giải quyết nhanh chóng
- Bảo vệ chống lại sự biến dạng của tin nhắn dự định
Tuy nhiên, giao tiếp ngang có một số nhược điểm bao gồm:
- Vì giao tiếp này xảy ra giữa những người ở cùng vị trí và cấp bậc, sự ganh đua và thù địch là phổ biến. Một số bên thậm chí có thể đi đến mức cố ý che giấu thông tin từ bên kia.
- Nó có thể gây ra xung đột liên ngành, đặc biệt là trong trường hợp có sự nghi ngờ, xung đột hoặc mất lòng tin ở các bộ phận liên quan.
- Quá tập trung vào giao tiếp theo chiều ngang có thể làm giảm đáng kể hiệu quả của các phương tiện giao tiếp khác, chẳng hạn như giao tiếp dọc.
Truyền thông chéo là gì?
Đây là giao tiếp giữa các nhân viên ở các cấp độ khác nhau trong một tổ chức. Chẳng hạn, giao tiếp giữa giám đốc quản lý và đại diện bán hàng được phân loại là giao tiếp chéo.
Kiểu giao tiếp này đã được nhiều tổ chức áp dụng vì nhiều lý do bao gồm:
- Thúc đẩy mối quan hệ giữa cấp dưới và nhân viên cấp cao.
- Đảm bảo tin nhắn giữ nguyên bản gốc mà không bị biến dạng
- Giảm khối lượng công việc của nhân viên cao cấp
- Nó có thể được sử dụng như một công cụ tạo động lực cho nhân viên
- Thách thức quản lý của một tổ chức và giúp chỉ ra các lĩnh vực yếu
Tuy nhiên, nó có thể gây hại nhiều hơn lợi nếu:
- Các kênh truyền thông bên phải không được sử dụng. Ví dụ, nó có thể dẫn đến sự nghiệp bị hư hỏng và các vấn đề về niềm tin nếu nhân viên không thông báo cho người quản lý của họ về các vấn đề phát sinh và gửi email cho giám đốc quản lý.
- Nó có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh trong tổ chức
- Nó có thể tốn thời gian mà làm giảm hiệu quả
Sự tương đồng giữa giao tiếp ngang và chéo
- Cả hai đều là kênh truyền thông đảm bảo truyền thông trong các tổ chức được thực hiện hiệu quả và hiệu quả
Sự khác nhau giữa giao tiếp ngang và chéo
Định nghĩa
Giao tiếp theo chiều ngang là sự chuyển tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận tổ chức cùng cấp. Mặt khác, giao tiếp chéo là giao tiếp giữa các nhân viên ở các cấp khác nhau trong một tổ chức.
Mục đích
Trong khi vai trò của giao tiếp theo chiều ngang trong một tổ chức là phối hợp các hoạt động liên ngành, thì vai trò của giao tiếp chéo là chuyển tiếp các hướng dẫn giữa cấp dưới và cấp trên.
Luồng thông tin
Trong khi giao tiếp theo chiều ngang liên quan đến những người có cùng cấp bậc và địa vị, giao tiếp chéo liên quan đến cấp dưới và cấp trên.
Mức độ chính thức
Giao tiếp theo chiều ngang có mức độ hình thức thấp trong khi giao tiếp chéo có mức độ hình thức cao.
Ưu điểm
Giao tiếp theo chiều ngang có nhiều lợi thế khác nhau bao gồm thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau và phối hợp các hoạt động, cung cấp một đại lộ để làm rõ, đặc biệt là trong các phòng ban làm việc trong cùng một dự án và làm việc theo nhóm, chỉ nêu một vài tên. Mặt khác, lợi thế của giao tiếp chéo bao gồm thúc đẩy mối quan hệ giữa cấp dưới và nhân viên cấp cao, đảm bảo thông điệp giữ được tính nguyên bản mà không bị bóp méo, giảm khối lượng công việc của nhân viên cấp cao, thúc đẩy nhân viên và thách thức quản lý của một tổ chức và giúp chỉ ra những vùng yếu.
Nhược điểm
Giao tiếp theo chiều ngang có thể gây ra thứ hạng, sự ganh đua và sự thù địch cho những người ở cùng vị trí, xung đột giữa các bên và giảm hiệu quả của các phương tiện liên lạc khác. Mặt khác, giao tiếp chéo có thể dẫn đến các vấn đề về sự nghiệp và niềm tin bị hư hỏng nếu nhân viên không thông báo cho người quản lý của họ về các vấn đề phát sinh và gửi email cho giám đốc quản lý, cạnh tranh không lành mạnh trong tổ chức và lãng phí thời gian.
Truyền thông ngang và chéo: Bảng so sánh
Tóm tắt về giao tiếp ngang và chéo
Các thiết lập kinh doanh hiện đại cần các tổ chức để phát triển và đưa vào các quy trình truyền thông hiệu quả. Điều này cho phép họ đối phó với các mối quan hệ căng thẳng, quy trình kinh doanh, sự khác biệt về ngôn ngữ và nguồn nhân lực. Mặc dù các quy trình giao tiếp khác với các tổ chức, việc sử dụng một quy trình giao tiếp sai có thể có khả năng tạo ra hoặc hủy hoại một doanh nghiệp. Do đó, cần cẩn thận trước khi áp dụng một.
Video lessons
Quizzes & Worksheets
Classroom Integration
Lesson Plans
I would definitely recommend Study.com to my colleagues. It’s like a teacher waved a magic wand and did the work for me. I feel like it’s a lifeline.
Where Thought Leaders go for Growth
Horizontal communication is a key practice used in startups and large enterprises to improve the sharing of information between employees.
Considering the amount of time employees spend during meetings, giving presentations or sending e-mails to colleagues, effective communication in the workplace plays an important role in the success of a company
Therefore, as your company grows, you will need to adapt your communication practices accordingly.
In this article, we explain what horizontal communication is, the advantages of using this practice, other types of communication used in business and what tools to use for improving communication in a work environment.
Horizontal communication, also called lateral communication, is the practice of sharing information between employees, departments and units within the same level of an organization.
When using this method, businesses aim to improve teamwork and problem-solving skills by encouraging the correct flow of messages from people at the same hierarchical level. Therefore, when the company grows, horizontal communication provides a feeling of unity within a team that works towards the same goals.
Here is an example of how horizontal communication between managers:
© Sandglaz
This type of communication allows employees from different departments to work together in a synchronized work environment.
Improving horizontal communication is a trend in business today, due to the number of advantages this method offers, such as:
- coordinates activities,
- improves problem-solving skills,
- decreases misunderstandings,
- promotes teamwork,
- increases job satisfaction,
- empowers employees.
However, there are a few disadvantages to use horizontal communication that you should consider before implementing it in your workplace. This method can:
- be difficult to maintain control,
- be time-consuming,
- create conflict between employees,
- create a lack of discipline.
As its name implies, vertical communication is the opposite of horizontal information. Therefore, it's the practice of sharing information between members of an organization that are on different levels of hierarchy, most communications in organizations are considered to be vertical.
Vertical communication can be used both in a downward and upward direction.
© thebusinesscommunication
In downward communication, information such as instructions, directives or objectives are transmitted from managers to staff.
This type of communication is used to:
- set goals and objectives,
- define strategies,
- give feedback,
- explain procedures face-to-face,
- define rules and company values.
Whereas, in upward communication, information is shared in the opposite direction. Employees use this form of communication to:
- show progress,
- explain the difficulties that they have encountered,
- suggest improvements,
- ask for advice and strategic recommendations.
Diagonal communication is when employees from different organizational units and different hierarchical levels exchange information with one another.
This method is commonly used when a company has an informal structure.
Members of an organization tend to use this form of communication to:
- increase the efficiency of employees,
- improve relationships between colleagues,
- build employee trust,
- help employees adapt to changes,
- stimulate creativity.
Now that you are aware of the different forms of communication and how they are used in business,how do you put this structure into practice in your workplace?
To help you implement or improve your communication structure, we have selected a list of tools that we recommend using.
Slite is a collaborative documentation tool designed to help team members create, share and archive documents easily.
Members of your organization can use this solution to create spaces dedicated to each task or projects. Teams can then share their documents and notes concerning projects to be carried out, concerning strategies, or concerning departments of the company through the collaborative platform.
Trello is an online task management tool designed to help businesses create visual maps and organize tasks according to projects and progress.
Trello is the ideal tool for increasing team efficiency while improving interpersonal communications, indeed, this solution makes employees familiar with the concept of workflow management; also putting in practice a wide range of features including Trello boards, lists, and cards.
With the increasing number of people working from home today, it is more important than ever to ensure that communication is clear within your organization. This will help employees solve issues that they are unable to answer alone, by having a different point of views from colleagues working in different departments.
Communication and teamwork go hand in hand. Therefore, if you invest in one, you will reinforce the other. Furthermore, by improving communication in the workplace, you will be able to improve collaboration between different members of your organization, create a synchronized work environment to solve issues and forge stronger teams.
So what are your thoughts on horizontal communication? Is this the best structure for your business?
Let us know how you improve communication among your team members!
Transparency is an essential value for Appvizer. As a media, we strive to provide readers with useful quality content while allowing Appvizer to earn revenue from this content. Thus, we invite you to discover our compensation system. Learn more