I. Đối với hóa đơn đầu ra:
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn. Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng [GTGT] theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tuy nhiên khi doah nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra:
- Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa [Hợp đồng mua bán hàng hoá], trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra];
- Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;
Một số lưu ý đặc biệt:
- Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
- Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.
- Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư [ www.hapi.gov.vn] và vào website của Tổng cục thuế [www.gdt.gov.vn] để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.
Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không
Doanh nghiệp hàng tháng phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế;
II. Đối với hóa đơn đầu vào:
Để hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng tăng đầu vào của doanh nghiệp.
1. Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên:
Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý cụ thể:
- Hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần: Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.
- Đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày: Trường hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày cần rà soát tránh trường hợp số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.
- Chuyển tiền qua ngân hàng: Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tài khoản chuyển khoản thanh toán phải được đăng ký theo mẫu 08 với cơ quan thuế theo qui định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013.
- Thời điểm thanh toán: Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.
2. Lưu ý khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định:
Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống [trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn] có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.
3. Đối với hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở:
Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đối với loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.
4. Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán:
Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.
5. Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào:
Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy vậy, phần thuế giá trị gia tăng của hóa đơn bị mất này sẽ không được khấu trừ.
6. Tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác:
Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng, doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Trong mọi trường hợp doanh nghiệp không được mua bán hoá đơn, nếu vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Với những lưu ý nhỏ nhưng rất cần thiết sẽ giúp ích rất nhiều trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp kinh doanh. Luật Việt An luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và giải đáp các thắc mắc từ phía doanh nghiệp.
Luât sư: Đỗ Thị Thu Hà – CÔNG TY LUẬT VIỆT AN
Muốn viết hóa đơn giá trị gia tăng đúng, chúng ta phải tìm hiểu các quy định về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng và cách viết các tiêu thức cụ thể trên hóa đơn giá trị gia tăng
Quy định về việc lập hóa đơn GTGT
- Theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau:
- Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:
- Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán [nếu có], thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên
- chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống [nếu có].
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải
- được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
Cách viết Ngày tháng năm trên hóa đơn:
- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, là ngày trả lại hàng hóa.
Cách viết thông tin người mua hàng
- Họ tên người mua hàng:
- Ghi đầy đủ họ và tên người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.
- Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế [nếu có] thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
- Tên đơn vị: Ghi tên công ty của bên mua theo đúng như tên trên Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế: Ghi mã số thuế đã được cấp theo Giấy phép đăng ký kinh doanh, Đăng ký thuế của công ty khách hàng.
- Địa chỉ:
- Ghi địa chỉ của công ty khách hàng theo Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Hình thức thanh toán:
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt ghi: TM
- Nếu thanh toán bằng chuyển khoản ghi: CK
- Nếu chưa xác đinh hình thức thanh toán ghi: TM/CK
Cách viết Bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra
- Cột Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.
- Cột Tên hàng hóa, dịch vụ:
- Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa bán ra [tên, mã, kí hiệu của hàng hóa].
- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
- Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.
- Cột Đơn vị tính:
- Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra.
- Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
- Cột Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
- Cột Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa [giá chưa VAT]
- Cột Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó.
Lưu ý:
- Sau khi viết xong nội dung hóa đơn, gạch chéo phần còn trống [nếu có] trong bảng.
- Trường hợp hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính, hóa đơn điện tử nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
- Cách viết phần Tổng cộng:
- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền.
- Thuế suất thuế GTGT:
- Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ [hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%].
- Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ [\].
- Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”
Lưu ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.
Cách viết phần Ký tên
- Người mua hàng:
- Người đi mua hàng ký tên.
- Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
- Người bán hàng: Người lập hóa đơn ký tên.
- Thủ trưởng đơn vị:
- Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký, đóng dấu, ghi dõ họ tên.
- Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
- Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
- Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
- Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Quý Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ kê khai thuế giá trị gia tăng vui lòng liên hệ để được Đại lý thuế Việt An tư vấn cụ thể!