Bài viết được dịch từ chia sẻ gốc: What Is Productivity? A Definition & Proven Ways To Improve It
Chào mừng bạn đến với hướng dẫn về productivity này. Mục đích của hướng dẫn bao gồm hai ý chính. Thứ nhất, tôi sẽ đưa ra định nghĩa productivity là gì. Chúng ta thường cố gắng cải thiện productivity trong khi chẳng biết rõ nó là cái gì. Thứ hai, tôi sẽ chia sẻ với bạn một số cách cải thiện productivity đã được kiểm chứng về kết quả.
Lưu ý, productivity không phải là thứ gì đó mà chúng ta chỉ học một lần là đủ. Nó là một sự rèn luyện liên tục.
Productivity là gì?
Productivity là một thuật ngữ mà bị hiểu nhầm rất nhiều. Lý do chính là vì chúng ta sử dụng từ productivity trên cả tầm vĩ mô lẫn vi mô. Trên báo chí, chúng ta đọc về workforce productivity [năng suất của lực lượng lao động] khái niệm mà về cơ bản ám chỉ đầu ra tổng thể của tất cả người lao động.
Thế nên, khi chúng ta đọc Productivity increased in September [năng suất lao động tăng lên trong tháng 9], chúng ta bị nhầm lẫn. Xu hướng vĩ mô như vậy không liên quan gì đến việc một người trở nên năng suất như thế nào. Đối với tôi, năng suất là một sự đo lường cá nhân. Đặc biệt trong thế kỷ 21 khi mà hầu hết chúng ta đều làm việc độc lập. Chúng ta không còn là những người vận hành máy móc nữa. Chúng ta là những người lao động có kiến thức và kỹ năng mà có thể quản lý thời gian và năng lực của bản thân.
Dựa trên phân tích này, có hai loại năng suất:
- Workforce productivity: Tổng lượng hàng hóa và dịch vụ mà người lao động sản xuất ra trong một giai đoạn nhất định.
- Personal productivity: Đầu ra liên quan của một người trong một giai đoạn nhất định.
Bạn không thể kiểm soát cái số 1 nhưng bạn có thể kiểm soát hoàn toàn cái số 2. Do đó, nếu một người nhà quản lý, CEO, lãnh đạo muốn cải thiện năng suất chung của cả team/công ty thì họ buộc phải cải thiện năng suất của mỗi người trong team/công ty của họ.
Ở đây có một lưu ý. Nói đến đầu ra liên quan, ý tôi là làm những thứ đúng đắn. Bạn có thể cực kỳ năng suất và tạo ra nhiều kết quả, nhưng những kết quả bạn đạt được có thể vô ích. Khi bạn tập trung vào đầu ra liên quan, bạn sẽ hoàn thành những thứ đúng đắn những thứ mà giúp cải thiện sự nghiệp, kinh doanh và tổ chức của bạn.
Ngoài ra, việc theo dõi năng suất qua từng giai đoạn nhất định [tốt nhất là hàng tháng] cũng rất quan trọng. Đạt được một kết quả nhất quán sẽ là thứ giúp bạn tạo ra nhiều kết quả hơn nữa.
Lợi ích khi năng suất được cải thiện
Năng suất là thước đo số 1 mà xác định sự tăng trưởng của nền kinh tế và tiêu chuẩn sống của một người [thu nhập cao hơn, nhiều lợi ích hơn, nhiều thời gian rảnh hơn]. Nhà đầu tư và nhà nhân chủng học nổi tiếng Ray Dalio đã nhấn mạnh tới tầm quan trọng của năng suất trong video How The Economic Machine Works. Trong video dài 30 phút này, ông giải thích cách mà nền kinh tế hoạt động và đưa ra lời khuyên về làm thế nào mà một người có thể trở nên giàu có hơn. Đây là lời khuyên quan trọng nhất mà ông đưa ra:
Làm tất cả mọi thứ bạn có thể để tăng năng suất của bạn lên, bởi vì trong dài hạn, đó là thứ quan trọng nhất.
Lợi ích của việc tăng năng suất rất rõ ràng: Khi bạn làm những thứ đúng đắn, bạn sẽ nhận được nhiều hơn và thu được kết quả tốt hơn. Đó là cách mà chúng ta nhận ra sự tăng trưởng. Về cơ bản, có 3 lợi ích cụ thể sau:
- Sự cải tiến: Cuộc sống và công việc hiện đại luôn thay đổi. Tuy nhiên, tốc độ của sự thay đổi diễn ra một cách bền vững trong thế kỷ 21. Cũng vậy, công nghệ cũng tăng năng suất của chúng ta. Nhưng chiều ngược lại cũng đúng. Năng suất của chúng ta tăng lên cũng dẫn tới nhiều cải tiến và công nghệ mới hơn. Chúng ta càng năng suất thì chúng ta càng có thể cải tiến.
- Tự tin: Vào năm 1952, Milburn Moore đã xuất bản một bài báo có tựa đề Self-Confidence For Competence [tạm dịch: Tự tin để thành thạo] trên tạp chí Educational Leadership. Trong bài báo, bà chia sẻ về việc sự thành thạo đã thúc đẩy sự tự tin vào bản thân như thế nào. Hay nói cách: Bạn càng giỏi hơn ở một thứ gì đó, thì sự tự tin của bạn sẽ càng tăng lên. Bạn càng năng suất thì bạn càng thúc đẩy cho sự thành thạo của bạn. Do đó, bạn cũng sẽ tự tin hơn nữa.
- Sự gắn kết tăng lên Một người càng đam mê và xông xáo với công việc của họ thì mức độ gắn kết với công việc của họ càng tăng lên.
Nghiên cứu về năng suất rất nhiều, nhưng nó không đòi hỏi phải thực hiện các nghiên cứu khoa học về trải nghiệm sức mạnh của năng suất. Bạn chỉ cần cải thiện năng suất và theo dõi hiệu ứng của sự thay đổi đó đối với công việc, năng lực, tư duy, phần thưởng, hạnh phúc của bạn.
Các thử thách phổ biến đối với năng suất
Trước khi đi vào các kỹ thuật phổ biến nhất để cải thiện năng suất, tôi muốn tập trung vào các rào cản lớn nhất. Nếu bạn không giải quyết những rào cản này thì không có một bí quyết nào có thể giúp được bạn cả.
- Những sự phiền nhiễu: Môi trường làm việc hiện đại là một nơi vốn đã gây phân tán. Bạn bước vào văn phòng và bạn nhìn thấy rất nhiều người trong phòng họp, đi ra đi vào, uống cafe, tán gẫu về những bộ phim hay chương trình truyền hình mới nhất. Nếu như vậy chưa đủ phân tán thì hãy nghĩ đến những thiết bị điện tử bạn đang có. Smartphone là thứ gặm nhấm sự chú ý của bạn. Kết quả, chúng ta không thể nào tập trung làm việc mà không bị ngắt quãng trong 5 phút.
- Các lý do cá nhân: Cuộc sống khó khăn. Một vài người phải làm việc ít nhất 10 tiếng một ngày. Điều đó khiến chúng ta chỉ còn vài giờ rảnh rỗi vào buổi tối. Kết quả, chúng ta ôm đồm rất nhiều việc cùng lúc bởi vì chúng ta cũng có các vấn đề cá nhân khác nữa như các mối quan hệ, gia đình, đi chợ, trả các hóa đơn, tập thể dục,
- Không rèn luyện đủ: Chúng ta muốn tập trung hơn trong công việc. Chúng ta muốn điềm tĩnh hơn trong cuộc sống cá nhân. Chúng ta muốn chắc chắn là cuộc sống của mình quan trọng. Nhưng chúng ta lại không coi năng suất là một kỹ năng mà mình có thể học hỏi.
Tất cả những thử thách trên có thể được giải quyết bằng cách cải thiện các kỹ năng về năng suất. Điều quan trọng là bạn phải nhận dạng được điều gì ngăn cản bạn trở nên năng suất nhất. Đối với hầu hết chúng ta, 3 rào cản trên là những thử thách lớn nhất. Chúng ta cần cam kết vượt qua chúng và cố gắng phát huy tiềm năng tối đa của mình.
Các kỹ thuật cải thiện năng suất được áp dụng rộng rãi
Để đạt được tiềm năng tối đa, bạn có thể sử dụng các tip dưới đây. Tất cả những kỹ thuật này đều đã được thử nghiệm và kiểm chứng. Kể từ năm 2015, hơn 30 triệu người đã đọc các bài viết của tôi. Tôi nhận được hàng ngàn email từ nhiều người trên khắp thế giới. Các kỹ thuật được chia sẻ dưới đây là các bí quyết hiệu quả nhất, theo phần lớn độc giả.
Với tôi, đây là tất cả bí quyết để trở nên năng suất. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật này, tôi đảm bảo bạn sẽ nhìn thấy kết quả sớm.
Lưu ý: Đừng cố gắng thử mọi thứ cùng lúc. Mặc dù việc đồng thời loại bỏ các thói quen tốt là tốt, nhưng khi bạn thử quá nhiều thứ mới thì bạn có thể dễ dàng nản chí. Thay vì thế, hãy tạo ra một chiến thuật: Bạn muốn làm điều gì đầu tiên để cải thiện năng suất bản thân?
Những cuốn sách về năng suất hay nhất
Có một điều buồn cười là những cuốn sách hay nhất tôi đọc về năng suất lại không phải là những cuốn sách về năng suất. Thay vào đó, chúng đề cập tới việc sống một cuộc sống ý nghĩa. Tuy nhiên, tôi vẫn lọc ra được 4 cuốn sách về chủ đề này mà tôi cảm thấy hữu ích cho bạn:
- The Effective Executive [Nhà quản trị hiệu quả] của Peter Drucker. Tôi là fan của Drucker. Cuốn sách này cung cấp một góc nhìn thực tế về năng suất mà tôi nghĩ mọi người nên đọc. Bài học quan trọng nhất mà tôi học được từ cuốn sách đó là: Vấn đề không nằm ở bạn làm gì mà là những kết quả bạn nhận được. Đó là sự khác biệt giữa efficiency [hành động mang lại kết quả tối ưu với ít chi phí và nỗ lực nhất có thể] và effective [đạt được kết quả tốt đẹp như dự kiến]. Gửi 100 email mỗi giờ là việc sử dụng tối ưu thời gian, nhưng nó mang lại những kết quả gì cho bạn? Đó mới là điều quan trọng nhất.
- Essentialism [Chủ nghĩa hiệu dụng Kiên trì với số ít] của Greg McKeown. Năng suất là làm những thứ đúng đắn. Cuốn sách này giúp bạn tập trung tốt hơn vào những điều quan trọng với bạn. Một khi bạn biết bạn đang theo đuổi điều gì thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn để đạt được điều đó.
- The Power Of Habit [Sức mạnh của thói quen] của Charles Duhigg. Hình thành một thói quen mới là một kỹ năng thực tế mà ngay lập tức tác động tới chất lượng cuộc sống của bạn. Muốn giảm cân ư? Muốn năng suất hơn? Tập luyện đều đặn? Khởi nghiệp thành công? Một điều chắc chắn là: Nếu thiếu đi thói quen, những thứ này sẽ cực kỳ khó để đạt được.
- Daily Rituals [Những nghi thức hàng ngày] của Mason Currey. Góc nhìn độc đáo về thói quen và nghi thức hàng ngày của những người nổi tiếng nhất thế giới. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc cuộc sống của họ đơn giản như thế nào.
Các công cụ và ứng dụng giúp cải thiện năng suất
Các công cụ giúp cuộc sống của bạn đơn giản hơn nhiều. Chúng giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện sự tập trung và chất lượng công việc của bạn. Tuy nhiên, mỗi lần tôi nói về các công cụ, tôi cũng sẽ nói về những bất lợi của chúng. Quá nhiều công nghệ sẽ làm giảm năng suất.
Dưới đây là một số công cụ mà tôi thấy thực sự tốt:
- Notebook Tôi thích dùng sổ cỡ A5 với bìa mềm và chất lượng giấy tốt. Moleskine là một lựa chọn tuyệt vời.
- Lịch: Tôi dùng ứng dụng lịch mặc định của iPhone để thiết lập thời gian làm việc cho các công việc quan trọng.
- Trello: Trello là một ứng dụng quản lý dự án toàn diện mà có thể dùng theo nhiều cách. Tôi sử dụng công cụ này để lưu trữ các đầu việc mà tôi phải làm. Với Trello, tôi có thể tạo ra các bảng cho mỗi dự án tôi có. Và trên mỗi bảng, tôi liệt kê ra tất cả việc mà mình phải hoàn thành. Mỗi tuần, tôi dành thời gian cập nhật các dự án. Điều này giúp tôi cải thiện sự tập trung nên tôi luôn biết mình cần phải làm gì.
- Evernote: Ứng dụng ghi chú cực kỳ tốt. Nghiên cứu cũng chỉ ra bộ não của chúng ta hoạt động theo cách tương tự như Evernote lưu trữ các ghi chú, ý tưởng, đầu việc
- RescueTime: Cách dễ dàng nhất để theo dõi các hoạt động bạn thực hiện. Bạn sẽ ngạc nhiên về số thời gian mình đã lãng phí cho các hoạt động vô bổ. Đo lường thời gian của bạn với RescueTime, nhận dạng các hoạt động tiêu tốn thời gian nhất và dừng làm chúng.
- Grammarly: Tôi sử dụng công cụ này mỗi khi viết lách.
- Be Focused: Đây là ứng dụng Pomodoro tôi sử dụng trên máy Mac. Nhưng bạn có thể chọn một ứng dụng khác tương tự.
- SelfControl [Mac]/FocusMe [Mac & Windows]: Tôi sử dụng công cụ này để chặn các website gây phiền toái.
- Day One: Khi tôi không dùng bút và giấy để viết journal thì tôi dùng Day One.
Bài test về mức độ năng suất của bạn
Nếu muốn biết bản thân mình đang làm việc năng suất ở mức độ nào thì bạn có thể truy cập vào đây để làm bài test nhé. Bài test gồm 16 câu hỏi, sau khi bạn trả lời xong sẽ biết điểm, kết quả và các lời khuyên giúp bạn tăng suất hơn nữa.
Nếu có bất cứ câu hỏi hoặc chia sẻ nào, bạn có thể viết vào phần bình luận dưới đây hoặc gửi email cho mình nhé. Chúc các bạn cuối tuần tuyệt vời.