Vì sao phải hoạch định năng lực

Quản trị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống cũng như trong công việc, đặc biệt đối với doanh nghiệp quản trị đóng vai trò thiết yếu không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục đích, sứ mệnh trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. 5 Chức năng cơ bản trong quá trình quản trị chính là: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều phối và kiểm soát; trong đó hoạch định chính là nền tảng của hoạt động quản trị. 

Hoạch định là gì?

Hoạch định là một tiến trình trong đó nhà quản trị cần định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai; trong quá trình hoạch định nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, hoạch ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để dễ hiểu hơn thì hoạch định chính sự ra quyết định doanh nghiệp, tổ chức nên làm gì, làm như thế nào, … dựa trên nền tảng mục đích, sứ mệnh chung của cả doanh nghiệp.

Vậy để cụ thể hơn thì các công việc trong hoạch định chính là phương thức xử lý giải quyết các vấn đề theo kế hoạch, hành động cụ thể đã đề ra trước đó. Để công tác hoạch định diễn ra ở mức tốt nhất đòi hỏi cần có sự tham gia của cả doanh nghiệp, tổ chức trong việc đề ra các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, triển khai và phối hợp các hoạt động đó một cách thống nhất.

Do đó hoạch định giữ chức năng mở đường cho các hoạt động quản trị khác trong doanh nghiệp. Để công tác hoạch định đạt kết quả tối ưu nhất thì phải đáp ứng được các yêu cầu như: Nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, khoa học, linh hoạt, khách quan nhất có thể. 

Vai trò của hoạch định trong quản trị doanh nghiệp

• Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai.
• Hoạch định giúp đề ra được mục tiêu, phương pháp, cách thức cho các hoạt động của tổ chức. 
• Là công cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp. 
• Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp. 
• Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động  lãng phí công việc.
• Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả sau quá trình quản trị. 

Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị 

Hoạch định là một chức năng cơ bản nhưng lại khá quan trọng trong công tác quản trị của doanh nghiệp trong bất cứ lĩnh vực nào; hoạch định được thực hiện với mục đích làm nền tảng vững chắc cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Một nhà lãnh đạo tài giỏi sẽ giúp cho quá trình hoạt định trở nên hiệu quả có tầm nhìn mang tính dài hạn và thúc đẩy đạt được mục tiêu chung của tổ chức. 

Ưu điểm và những hạn chế của công tác hoạch định 

Ưu điểm:

1. Hoạch định giúp các nhà lãnh đạo phát hiện thêm nhiều cơ hội mới, thấy được và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra; từ đó vạch ra những hành động hữu hiệu nhằm tăng sự phát triển, nâng cao chất lượng làm việc của tổ chức, doanh nghiệp.
2. Giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp có cơ sở để phối hợp tốt hơn, tăng hiệu quả trong làm việc nhóm và định hướng nỗ lực của các thành viên trong từng bộ phận. 
3. Tạo nên sự chuẩn bị tốt trước tình hình kinh tế thay đổi liên tục và tạo ra hệ thống đánh giá hiệu quả cao hơn trong công việc.

Hạn chế:

1. Gò bó trong công việc, đôi khi thiếu sự linh hoạt vì luôn thực hiện theo một kế hoạch đã đề ra, giảm sự sáng tạo.
2. Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong môi trường làm việc thực tế của nhân viên như trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất,…
3. Trong một số trường hợp kết quả của hoạch định không phản ánh được khả năng vốn có của doanh nghiệp. 

Tiến trình hoạch định của doanh nghiệp

Bước 1: Xây dựng sứ mệnh và đề ra các mục tiêu 

Việc vạch ra sứ mệnh và mục tiêu là bước đầu tiên cho mọi công tác quản trị, bởi nó sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề sau: công ty kinh doanh ngành gì trên những lĩnh vực nào? công ty sẽ cam kết những điều gì? Kết quả công ty cần đạt được là gì?,…

Bước 2: Phân tích môi trường vi mô và vĩ mô 

Các hoạt động của doanh nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong công ty mà còn phải chịu sự tác động của môi trường bên ngoài. Vì vậy là một nhà quản trị bạn cần phải xác định được các cơ hội, mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp. Để xác định được cơ hội và đe dọa bạn có thể dựa trên mô hình 5 tác lực cạnh tranh của Michael Porter: đối thủ cạnh tranh trực tiếp, đối thủ cạnh tranh tiềm năng, khách hàng, nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ thay thế. 

Bên cạnh việc xác định về môi trường bên ngoài bạn cũng cần phải quan tâm các yếu tố bên trong nội bộ doanh nghiệp để xác định điểm mạnh điểm yếu dựa trên đó làm nền tảng xây dựng chiến lược cho công ty. Đó cũng là điều tất yếu để bạn có thể định vị cho thương hiệu và tạo sự khác biệt cho sản phẩm của doanh nghiệp bạn so với các đối thủ khác trên thị trường. 

Bước 3: Xây dựng và thiết kế chiến lược

Dựa các bước trên đã phân tích bạn sẽ lựa chọn cho doanh nghiệp chiến lược phù hợp nhất để phát triển các hoạt động của công ty, ví dụ như một số chiến lược sau: Chiến lược thâm nhập thị trường, chiến lược phát triển thị trường, chiến lược phát triển sản phẩm,…

Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch cho các chiến lược

Kế hoạch cho các chiến lược cần được cụ thể, khả thi và có thể đo lường được và phải đảm bảo được các nội dung sau: mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp, sản phẩm dịch vụ của công ty, phương thức tiếp cận các đối tượng mục tiêu, sử dụng các chiến thuật phù hợp với năng lực đội ngũ nhân viên,…

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá kết quả

Đây là bước để các nhà quản lý có thể giám sát biết được công tác hoạch định cũng như kết quả thực hiện của các chiến lược có thật sự hiệu quả để điều chỉnh, đề xuất biện pháp đưa ra hướng đi tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh, marketing và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Bước 6: Tiếp tục việc hoạch định 

Vì hoạch định là một tiến trình liên tục không ngừng nghỉ của doanh nghiệp nên hoạch định cần được thực hiện một cách thường xuyên để luôn đưa ra được những định hướng dự báo tương lai sự phát triển của doanh nghiệp. 

Hoạch định năng lực sản xuất [tiếng Anh: Capacity Planning] là quá trình xác định năng lực sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đây là khâu quan trọng trước khi doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch sản xuất nhằm đáp ứng các nhu cầu vận hành trong nhà máy.

Bằng cách sử dụng các công thức để xem xét số lượng máy móc, quy mô nhân viên, ca làm việc, lượng sản phẩm sản xuất trước đó…, nhà máy có thể tính toán công suất nhằm xác định mình có đáp ứng được nhu cầu dự báo hay không. Điều này cho phép bộ phận quản lý tinh chỉnh kịp thời các quyết định bổ sung hoặc giảm quy mô các nguồn lực để nâng cao hiệu quả tổng thể và đáp ứng các cam kết dịch vụ.

Đọc thêm: Kinh nghiệm quản lý sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

Các yếu tố cần lưu ý khi xác định năng lực sản xuất 

Khi tiến hành xác định năng lực sản xuất, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tích và đánh giá đầy đủ các nhân tố sau:

• Khối lượng sản phẩm cần đáp ứng, thời điểm cần cung cấp. Các sản phẩm đồng nhất sẽ tạo thuận lợi trong việc xây dựng và lựa chọn công suất. Do sản xuất những sản phẩm giống nhau sẽ nhanh hơn những sản phẩm thường xuyên biến đổi.
• Đánh giá trình độ, loại hình, tính chất và năng lực của dây chuyền sản xuất và của doanh nghiệp.
• Diện tích mặt bằng, nhà xưởng và trình độ thiết kế mặt bằng bố trí trang thiết bị, phương tiện, vật kiến trúc trong khu vực sản xuất.
• Hệ số sử dụng máy móc, thiết bị là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực sản xuất của doanh nghiệp.
• Ngoài ra, cần quan tâm đến những yếu tố môi trường bên ngoài về: tiêu chuẩn, qui định về sản phẩm, những qui định của chính phủ về thời gian lao động, nguyên tắc an toàn lao động, tình hình thị trường và mức độ cạnh tranh…

Đọc thêm: Tại sao hệ thống quản lý sản xuất MES được coi là trái tim của nhà máy thông minh

Hiệu quả từ việc hoạch định năng lực sản xuất 

Một số lợi ích của việc xác định năng lực sản xuất bao gồm:

Giám sát chi phí

Lập kế hoạch năng lực sản xuất cho phép một công ty giám sát chi phí tốt hơn. Khi các yếu tố đi vào tính toán công suất được đo lường, phương sai có thể được xác định, từ đó doanh nghiệp sẽ nhanh chóng điều chỉnh hoặc sửa chữa.

Tính linh hoạt

Việc xác định năng lực sản xuất giúp nhà quản trị có thể phân tích cho các xu hướng theo mùa và có thể dự đoán các yêu cầu sản xuất. Có thể tận dụng các yếu tố như giảm hoặc tăng lao động theo mùa vụ, tăng thêm năng lực cho việc triển khai sản phẩm dự kiến ​​hoặc lập kế hoạch cho sản phẩm cuối vòng đời có thể được tận dụng để cải thiện chi phí và hiệu quả.

Cải thiện Quản lý nguồn nhân lực

Với dự báo nhu cầu đáng tin cậy, các công ty có thể sử dụng số lượng nhân viên một cách phù hợp với năng lực mỗi cá nhân.

Nâng cao dịch vụ khách hàng

Bằng cách điều chỉnh năng lực với nhu cầu trong cấu trúc hoạch định chuỗi cung ứng, các cấp độ dịch vụ được cải thiện dẫn đến khách hàng hài lòng hơn và uy tín thương hiệu tốt hơn.

Cơ hội cải tiến liên tục

Bởi vì việc lập kế hoạch năng lực phải đo lường nhiều biến số trong quá trình sản xuất, từ đó có thể phát hiện ra những hạn chế sản xuất phát sinh trong từng thời điểm. Từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu hóa, cải tiến liên tục quy trình hiện tại..

Bí quyết hoạch định năng lực sản xuất trong doanh nghiệp 

Ngày nay, việc xác định năng lực sản xuất được nhiều doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa thông qua hệ thống công nghệ tiên tiến [phần mềm MES – Hệ thống quản lý sản xuất] được kết nối trực tiếp với máy móc, thiết bị tại phân xưởng. Dữ liệu từ MES sẽ được kết nối tới phần mềm ERP – hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể để tính năng lực sản xuất một cách nhanh chóng. Điều này cho phép người quản trị có thể kiểm soát năng lực ở các cấp độ hoạt động khác nhau. Quy trình xác định năng lực sản xuất với sự kết hợp giữa phần mềm MES và phần mềm ERP như sau:

Bước 1 – Đánh giá năng lực hiện tại

Phần mềm MES sẽ tự động cập nhật các thông tin như thời gian máy chạy, năng suất từng máy, giờ làm của nhân viên cũng như hiệu suất của nhà cung cấp và hàng tồn kho.

Bước 2 – Hoạch định năng lực sản xuất

Dữ liệu từ phần mềm MES sẽ được đẩy lên phần mềm ERP. ERP cho phép dự báo nhu cầu tổng hợp và phân tách các dự báo đó cho các phòng ban và cơ sở để vận hành. Các nền tảng phần mềm còn cung cấp các khả năng như:

• Khả năng tính toán công suất của trung tâm làm việc theo thời gian sản xuất hoặc đơn vị sản xuất.
• Hình dung công suất cắt giảm thô để xác định điểm nghẽn với cả đơn đặt hàng mở và theo kế hoạch.
• Lập kế hoạch yêu cầu năng lực nâng cao cho việc sử dụng các kịch bản “điều gì xảy ra nếu” để xác định các hạn chế về năng lực tiềm ẩn.
• Chức năng lập lịch thành thạo với sự linh hoạt để sử dụng các chiến lược theo đuổi hoặc tải cấp
• Bằng cách sử dụng phần mềm để lập kế hoạch nhu cầu, các công ty có thể lập lịch trình sản xuất tổng thể có thể hành động để điều chỉnh các yêu cầu sản xuất với chuỗi cung ứng.

Bước 3 – Điều chỉnh Năng lực

Với một kế hoạch nhu cầu rõ ràng và sự hiểu biết có tính toán về năng lực, các công ty có thể xem xét các phương pháp điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu. Điều này có thể dưới hình thức tăng ca, làm thêm giờ, ký hợp đồng phụ đối với các khía cạnh khác nhau của sản xuất hoặc các sáng kiến ​​cải tiến liên tục ngoài ra còn có mở rộng vốn thông qua mua thiết bị hoặc cơ sở vật chất mới.

Đọc thêm: Kết hợp hệ thống giám sát năng suất ANDON với phần mềm MES trong nhà máy thông minh

Những thách thức trong hoạch định năng lực sản xuất của nhà máy

Sự phát triển và mở rộng kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đã khiến việc đáp ứng nhu cầu sản xuất ngày càng trở nên khó khăn cũng như gia tăng áp lực lên vị trí người quản trị Bất kể hoạt động nào, các thách thức nổi bật đối với việc hoạch định năng lực bao gồm:

• Sự phức tạp của tổ chức – Hoạch định năng lực có thể khó khăn hơn ở những công ty có cơ cấu tổ chức phức tạp ví dụ như để tổng hợp cấu trúc định mức nguyên vật liệu BOM cần rất chi tiết, đòi hỏi áp lực tổng hợp rất lớn các bộ phận hoặc quy trình trong nhà máy.
• Thu thập dữ liệu – Để dự báo nhu cầu một cách đồng bộ, dữ liệu phải được thu thập một cách nhanh chóng và chính xác. Sự phức tạp ngày càng tăng của chuỗi cung ứng do các yếu tố bên ngoài, cùng với sự phức tạp của sản xuất trong nội bộ đã tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ mà công việc quản lý thủ công không thể giải quyết.

Kết

Những thách thức trên có thể được đáp ứng khi doanh nghiệp tìm kiếm và triển khai ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý sản xuất như phần mềm ERP, phần mềm MES với các thuật toán lập kế hoạch nâng cao và trực quan hóa nhiều cấp độ để đảm bảo khả năng hoạch định năng lực sản xuất. Để ứng dụng thành công và hiệu quả hệ thống MES và hệ thống ERP trong việc hoạch định năng lực sản xuất, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092 6886 855.