Xây dựng kế hoạch đón tiếp đoàn khách nước ngoài

 Đón tiếp khách nước ngoài

1. Thái độ đón tiếp: 

Để cho việc đón tiếp đạt kết quả tốt, tức là đạt mục đích yêu cầu đón tiếp của ta, đáp ứng yêu cầu của khách, công tác lễ tân cần được tiến hành thật chu đáo, đúng luật pháp và tập quán quốc tế, phù hợp với từng loại đối tượng theo phương châm chung: hữu nghị, trọng thị, chu đáo, an toàn. 

2. Công việc chuẩn bị: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:

2.1 Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ và chính xác về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử…

2.2 Lập đề án/kế hoạch cho từng hoạt động: 
a. Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như: ai đón tại nơi khách đến [sân bay, sân ga, bến cảng, địa giới]… [thông thường, cơ quan đón cử lãnh đạo thấp hơn một hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía bạn đón]; ai đón tiếp tại trụ sở làm việc/khách sạn [thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn]. 
b. Xây dựng kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt 
+ Chuẩn bị vật chất: ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm… 
+ Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, sân ga, bến cảng… [có tặng hoa không? Khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ô tô, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không?]; 
+ Dự kiến chương trình hoạt động; 
+ Liên hệ các cơ quan chức năng [sân bay, công an, báo chí, y tế] để phối hợp kế hoạch về lễ tân; 
+ Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc;                                                                                                                                                          

2.3 Một số lưu ý: 
Khi chủ nhà đón tại nhà khách/khách sạn: sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ ngơi, thay trang phục sau chặng đường dài. 
Về phòng tiếp khách: Phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự. Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì kê bàn kiểu hội đàm. Trong phòng tiếp khách, nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính [khách ngồi bên tay phải chủ nhà, kiểu 1+]. Trong phòng làm việc/hội đàm thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện nhau. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc/hội đàm, trứơc mặt mỗi người nên có bảng tên [có ghi tên và chức danh], giấy trắng, bút, nước suối…