Trong quản lý dự án, kế hoạch rất quan trọng, làm căn cứ để thực hiện khoa học, hợp lý và đúng tiến độ. Tuy nhiên, kế hoạch chỉ là lý thuyết, ta cần phải so sánh nó với thực tế thực hiện để điều chỉnh và rút kinh nghiệm sao cho phù hợp. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách đơn giản để so sánh kế hoạch và thực tế thực hiện dự án bằng Excel.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết, dễ hiểu nhất
Biến Excel thành công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu.
Lập báo cáo hoạt động thực tế thực hiện dự án
Ví dụ: Lập bảng báo cáo thực tế: Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian thực hiện của dự án.
Xác định ngày bắt đầu thực hiện thực tế của dự án
- Ngày bắt đầu thực hiện trên thực tế bằng với ngày bắt đầu thực hiện trên kế hoạch
Như vậy trong ví dụ này: F3=C3
- Ngày bắt đầu thực hiện của công việc thứ hai sẽ sau ngày kết thúc của công việc thứ nhất 1 ngày => ngày bắt đầu công việc sau = ngày kết thúc công việc trước +1
F4=H3+1
Xác định ngày kết thúc một công việc
Chúng ta sẽ sử dụng hàm WORKDAY.INTL để tính ngày kết thúc công việc
Cú pháp hàm WORKDAY.INTL
=WORKDAY.INTL[start_date;days;[weekend];[holidays]]
Trong đó:
start_date: Ngày bắt đầu
days: Thời gian làm việc
weekend: Cuối tuần [ bạn nhấp chọn các lựa chọn có sẵn của Excel]
holidays: Lễ tết
Trong ví dụ này, ta tính ngày kết thúc với điều kiện nghỉ lễ 02/09/2020 và nghỉ chủ nhật như sau:
=WORKDAY.INTL[F3;G3;11;$M$1]
Và sử dụng Filldown công thức tại cột ngày kết thúc
Xem thêm: Tìm hiểu cách xác định tiến độ dự án với hàm workday trong Excel
Lập bảng so sánh kế hoạch và thực tế dự án trên Excel
Bước 1: Thiết lập thời gian theo kế hoạch và thực tế của dự án
Dựa vào bước làm này ta có thể xác nhận được dữ liệu đang tính thuộc bảng nào.
- Chọn ô Project Timeline
- Trên thanh công cụ, chọn tab Data
- Nhấp chọn Data Validation
- Khi hộp thoại Data Validation hiện ra, bạn nhập các dữ liệu như sau:
+ Allow: List
+ Source: Kế hoạch;Thực tế
Lưu ý: Nếu máy tính của bạn sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy "," thì Source: Kế hoạch,Thực tế
Như vậy, ta có thể chọn danh sách cho thời gian dự án
Bước 2: Lập bảng báo cáo thời gian thực hiện dự án
Ngày bắt đầu dự án
Ta xét ngày bắt đầu của dự án như sau:
- Nếu "Thời gian dự án" là Kế hoạch thì ta lấy dữ liệu theo cột Kế hoạch [cột C]
- Nếu "Thời gian dự án" là Thực tế thì ta lấy dữ liệu theo cột Thực tế [cột F]
Trong trường hợp này, ngày bắt đầu thực hiện dự án là:
I3=IF[$M$3="Kế hoạch";C3;F3]
Số ngày thực hiện dự án
Trong bảng Kế hoạch hoặc Thực tế, số ngày thực hiện dự án chỉ bao gồm số ngày làm việc không tính ngày nghỉ. Nhưng trong bảng báo cáo "Thời gian thực hiện dự án", số ngày thực hiện dự án = Ngày kết thúc - Ngày bắt đầu [bao gồm cả ngày nghỉ]
- Nếu "Thời gian dự án" là Kế hoạch thì Số ngày thực hiện = Cột E - Cột C
- Nếu "Thời gian dự án" là Thực tế thì Số ngày thực hiện = Cột H - Cột F
Vậy ở đây, số ngày thực hiện dự án là:
J3=IF[$M$3="Kế hoạch";E3-C3;H3-F3]
Tổng số ngày thực hiện và ngày kết thúc dự án
Tổng số ngày thực hiện =Tổng số ngày thực hiện của các công việc
=SUM[J3:J13]
Ngày kết thúc dự án = Ngày bắt đầu + Tổng số ngày + Tổng các công việc - 1 ngày bắt đầu.
J15=I3+J14+COUNTA[I3:I13]-1
Xem thêm: Hướng dẫn tạo biểu đồ kế hoạch so với thực tế trong Excel
Kết luận
Trong bài viết trên, Gitiho đã hướng dẫn bạn cách lập bảng so sánh báo cáo kế hoạch và thực tế bằng Excel đơn giản và chính xác nhất. Hy vọng bạn sẽ thực hiện thành công cho công việc của mình nhé!
Ngay bây giờ hãy cùng luyện tập thêm với bộ bài tập Excel có đáp án của Gitiho để nằm lòng tin học văn phòng nhé!
Nhận tư vấn và đăng ký khóa học ở đây.
Bài viết tham khảo khác:
Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế
Gitiho.com - Nền tảng học online duy nhất tại Việt Nam tập trung vào phát triển kỹ năng làm việc dành cho người đi làm
Với sứ mệnh: “Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người”, đội ngũ phát triển Gitiho.com đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án...
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
- 50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
- 100.000+ học viên trên khắp Việt Nam
Nếu bạn quan tâm đến các khóa tin học văn phòng của Gitiho, với mong muốn giỏi tin học để tăng năng suất làm việc lên gấp 5 lần, hãy truy cập ngay TẠI ĐÂY để tìm cho mình khóa học phù hợp nhé!