Nghiệp vụ văn phòng là gì

Hành chính văn phòng làm những việc gì? Điều này không phải ai cũng biết, có nhiều người nói rằng ngồi văn phòng là Ngồi mát ăn bát vàng. Thực tế thì sao? Hãy cùng Hotelcareerstìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hành chính văn phòng làm những việc gì?

Nhìn từ bên ngoài, nhiều người cho rằng, công việc của nhân viênhành chính văn phòngchỉ đơn giản là ngồi bàn giấy với những đống hồ sơ, rồi sắp xếp và ghi chép lại. Trong tiềm thức của hầu hết mọi người, đây có lẽ là một nghề nhàn hạ. Nhưng thực tế lại khác với suy nghĩ, tưởng tượng, công việc của nhân viên văn phòng không chỉ đơn giản như chúng ta vẫn hay nghĩ.

Có thể bạn quan tâm

• Mối quan hệ giữa quản lý nhân sự và quản lý các bộ phận khác
• Kinh nghiệm làm nhân sự khách sạn
• Quy trình tuyển dụng nhân sự khách sạn nhà hàng

Dưới đây là một trong số những công việc mà nhân viên hành chính văn phòng thường làm.

Nghề hành chính văn phòng

Công việc hàng ngày của mộtnhân viên hành chính văn phòngbao gồm quản lý công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đưa đón và tiếp khách cho công ty; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban.

Ngoài ra, nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty cũng là công việc mà nhân viên hành chính văn phòng cần làm.

Yêu cầu phẩm chất đối với nhân viên hành chính văn phòng

• Cẩn thận, tỉ mỉ
• Luôn đúng hẹn, đáng tin cậy
• Tuân thủ đúng quy định, quy tắc của công ty
• Yêu thích các công việc liên quan tới hồ sơ, giấy tờ

Nhân viên hành chính văn phòng chịu nhiều áp lực

Nhân viên hành chính văn phòngphải là người có tính kiên nhẫn vì công việc này yêu cầu ngồi làm việc toàn thời gian trong văn phòng. Họ cũng phải chịu áp lực khá lớn vì mỗi ngày có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ, sổ sách cần được phân loại và giải quyết. Ngoài ra, những giấy tờ sổ sách tại công ty, doanh nghiệp đều rất quan trọng, họ không được phép làm việc hời hợt và thiếu chính xác.

Hành chính văn phòng làm những việc gì?

• Quản trị văn phòng: nhân viên quản lý hồ sơ, nhân viên đánh máy, người biên soạn hồ sơ, nhân viên lễ tân, hay điện thoại viên.
• Thư viện, thông tin: làm những công việc như thống kê, lưu trữ, hệ thống thông tin

Nhân viên hành chính văn phòng làm nhiều việc khác nhau

Đối với quản trị văn phòng [Thư ký văn phòng]

Hỗ trợ đào tạo thực tập sinh trở thành người Thư Ký văn phòng chuyên nghiệp, giúp họ có kiến thức, kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan sao cho hiệu quả. Ngoài ra nhân viênhành chính văn phòngcòn chịu trách nhiệm quản lý, cung cấp thông tin cho cơ quan và lãnh đạo; tổ chức các hội nghị; tổ chức cho đoàn ra; tổ chức tiếp đón các đoàn vào.

Nhân viên hành chính văn phòng còn phải thành thạo, tự tin trong các tình huống giao tiếp, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng và thành thạo các hoạt động nghiệp vụ văn phòng.

Đối với công việc thống kê, lưu trữ

Hỗ trợ đào tạo sinh viên về kiến thức, kỹ năng tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu thống kê và công cụ tra tìm tài liệu; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu; lưu trữ tài liệu trong các tổ chức đoàn thể; ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ; công bố tài liệu.

Mỗi nghề nghiệp lại có những thuận lợi và khó khăn khác nhau. Nghềhành chính văn phòngcũng vậy. Tuy là một công việc làm văn phòng nhưng cũng có rất nhiều yêu cầu khắt khe và đòi hỏi người làm nghề này buộc phải yêu thích nó.