Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lôi ra sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.
Những hàm cơ bản trong Excel mà chúng tôi tổng hợp dưới đây như hàm Excel tính toán, thống kê,... sẽ rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Vì thế, hãy chắc chắn rằng bạn đã thuộc nằm lòng những hàm Excel cơ bản này. Mời bạn tham khảo nhé.
Hàm Excel cơ bản
- 1. HÀM ĐẾM VÀ TÍNH TỔNG
- Hàm đếm COUNT
- Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
- Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
- Hàm tính tổng SUM
- Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện
- Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện
- Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE
- Hàm đếm ô trống COUNTBLANK
- Hàm đếm ô không trống COUNTA
- Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT
- Hàm MIN, MAX
- 2. HÀM LOGIC
- Hàm IF
- Hàm AND
- Hàm OR
- Hàm IF lồng nhau
- 3. HÀM NGÀY THÁNG
- Hàm YEAR, MONTH, DAY
- Hàm DATE
- Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống
- Hàm HOUR, MINUTE, SECOND
- Hàm TIME
- Hàm DATEIF
- Hàm WEEKDAY
- Hàm TEXT
- Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc
- Hàm EOMONTH
- 4. HÀM LÀM VIỆC VỚI CHUỖI VĂN BẢN
- Nối chuỗi văn bản
- Hàm LEFT
- Hàm RIGHT
- Hàm MID
- Hàm LEN
- Hàm FIND
- Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản
- Hàm cắt các khoảng trống TRIM
- Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường
- Hàm EXACT để so sánh hai cột
- Hàm CONCATENATE kết hợp nội dung
- 5. HÀM TRA CỨU VÀ THAM CHIẾU
- Hàm VLOOKUP
- Hàm MATCH
- Hàm INDEX
- Hàm CHOOSE
1. HÀM ĐẾM VÀ TÍNH TỔNG
Hàm đếm COUNT
Hàm COUNT trong Excel trả về số lượng các giá trị là số. Số bao gồm số âm, tỷ lệ phần trăm, ngày, giờ, phân số và công thức trả về số. Các ô trống và giá trị văn bản bị bỏ qua. Hàm COUNT trả về tổng các giá trị số trong danh sách các đối số được cung cấp. COUNT nhận nhiều đối số ở dạng value1, value2, value3, v.v... Các đối số có thể là những giá trị được mã hóa riêng lẻ, tham chiếu ô hoặc phạm vi lên đến tổng số 255 đối số.
- Để chỉ đếm số, hãy sử dụng hàm COUNT.
- Để đếm số và văn bản, hãy sử dụng hàm COUNTA.
- Để đếm với một điều kiện, hãy sử dụng hàm COUNTIF
- Để đếm với nhiều điều kiện, hãy sử dụng hàm COUNTIFS.
- Để đếm các ô trống, hãy sử dụng hàm COUNTBLANK.
Ghi chú
- COUNT có thể xử lý tối đa 255 đối số.
- COUNT bỏ qua các giá trị logic TRUE và FALSE.
- COUNT bỏ qua giá trị văn bản và ô trống.
Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT[B10:B10].
Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
COUNTIF là một hàm Excel để đếm các ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện duy nhất. COUNTIF có thể được sử dụng để đếm các ô chứa ngày, số và văn bản. Tiêu chí được sử dụng trong COUNTIF hỗ trợ các toán tử logic [>, 10,"Correct","Incorrect"].
Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10.
Hàm AND
Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF[AND[điều kiện],"giá trị đúng","giá trị sai]
Vẫn ví dụ trên, giờ ta kết hợp kiểm tra 2 điều kiện là A1 lớn hơn 10 và B1 lớn hơn 5, nếu cả 2 thỏa mãn sẽ trả về Correct, ngược lại trả về Incorrect. Tại ô D1 bạn nhập =IF[AND[A1>10,B1>5],"Correct","Incorrect"]
Hàm AND trả về giá trị sai vì ô B1 nhỏ hơn 5, do đó hàm IF trả về giá trị sai tương ứng ở đây là Incorrect.
Hàm OR
Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng.
Thử lại điều kiện trên với hàm OR. Tại ô E1 bạn nhập =IF[OR[A1>10,B1>5],"Correct","Incorrect"]
Hàm OR trả về giá trị đúng vì ô A1 lớn hơn 10, vì thế kết quả là hàm IF trả về giá trị Correct.
Ghi chú chung: Hàm AND và OR có thể kiểm tra đến 255 điều kiện.
Hàm IF lồng nhau
Như đã nói bên trên, khi bạn có nhiều hơn một điều kiện cần kiểm tra thì đó là lúc dùng đến hàm IF lồng nhau. Giá trị sai sẽ được thay thế bằng một hàm IF khác để thực hiện thêm một lần kiểm tra. [Nếu dùng Excel 2016, bạn chỉ cần sử dụng IFS là được].
Hãy xem các ví dụ dưới đây:
Bạn nhập vào công thức =IF[A1=1,"Bad",IF[A1=2,"Good",IF[A1=3,"Excellent","No Valid Score"]]] để kiểm tra giá trị của ô A1, nếu bằng 1 trả về Bad, nếu bằng 2 trả về Good, nếu bằng 3 trả về Excellent, nếu là một giá trị khác sẽ trả về No Valid Score.
Bạn nhập vào công thức =IF[A1