Khi bạn muốn chuyển dữ liệu từ Word hay Excel sang PowerPoint để tránh việc phải nhập lại dữ liệu bạn có thể sao chép dữ liệu từ Word hay Excel sang PowerPoint luôn. Tuy nhiên nếu thực hiện bằng cách sao chép thông thường có thể dữ liệu được sao chép sang PowerPoint không đúng như định dạng dữ liệu gốc. Bài viết dưới đây chia sẻ tới các bạn cách copy từ Word sang Excel, Powerpoint giữ nguyên định dạng.
1. Sao chép từ Word sang PowerPoint giữ nguyên định dạng
Sao chép nội dung là văn bản
Ví dụ bạn muốn sao chép một đoạn văn bản sang PowerPoint muốn giữ nguyên định dạng ban đầu của nó ở file Word. Để thực hiện điều đó bạn thực hiện như sau:
- Ở file nguồn Word thực hiện sao chép theo cách thông thường bằng cách lựa chọn nội dung cần sao chép nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc chuột phải chọn Copy:
- Mở file PowerPoint muốn dán nội dung đã sao chép -> chuột phải lựa chọn Keep Source Formating[K] trong Paste Special. Với tính năng này nội dung sao chép sang được giữ nguyên định dạng:
Sao chép nội dung từ Word sang PowerPoint là bảng biểu
Trường hợp dữ liệu nguồn trong file Word ở dạng bảng biểu, bạn thực hiện thao tác tương tự:
Khi dán bảng ở file Word sang PowerPoint giữ nguyên định dạng bạn thực hiện chuột phải và chọn tính năng Keep Source Formating[K] hoặc vào thẻ Home -> Paste -> Keep Source Formating[K] -> bảng được sao chép sang PowerPoint vẫn giữ nguyên định dạng như trên file Word:
Bây giờ bạn chỉ cần chỉnh lại kích thước bảng trên PowerPoint cho phù hợp:
2. Copy dữ liệu từ Excel sang PowerPoint giữ nguyên định dạng
Tương tự như sao chép từ Word sang PowerPoint, để sao chép từ Word sang Excel thực hiện thao tác tương tự.
Sao chép từ Word sang Escel với dữ liệu nguồn ở dạng văn bản
Lựa chọn vùng dữ liệu muốn sao chép -> nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc chuột phải chọn Copy:
Lựa chọn file Excel cần dán nội dung vào thẻ Home -> Paste -> Keep Source Formating[K] -> kết quả đã sao chép sang Excel tuy nhiên dữ liệu sẽ nằm trên 1 ô:
Bạn cần chinh cho phù hợp được kết quả:
Tuy nhiên trong 1 số trường hợp khi copy văn bản sang Word, dữ liệu nằm trên 1 ô nhưng căn theo hàng dọc, lỗi này do bên dữ liệu nguồn trên Word văn bản được căn lề đều 2 bên:
Khắc phục lỗi này rất đơn giản bạn chỉ cần lựa chọn lại ô dữ liệu vừa cop và căn lề trái cho nó là OK:
Dữ liệu sao chép từ Word sang Excel ở dạng bảng
Thao tác tương tự như khi bạn sao chép văn bản, ở bên file Word bạn thực hiện sao chép bình thường:
Lựa chọn file Excel cần dán bảng đã sao chép -> vào thẻ Home -> Paste Special -> Keep Source Formating[K] kết quả đã sao chép được bảng sang Excel giữ nguyên định dạng:
Như vậy với việc sao chép giữ nguyên định dạng ban đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng chuyển đổi dữ liệu. Chúc các bạn thành công!
Khi làm việc với các công cụ văn phòng, việc sao chép dữ liệu từ công cụ này sang công cụ sẽ không hề hiếm gặp. Chẳng hạn sao chép dữ liệu Word sang Excel, sao chép biểu đồ từ Excel sang Word,... Việc sao chép này sẽ giúp công việc của bạn thực hiện nhanh chóng hơn mà không phải nhập lại nội dung theo cách thủ công.
Thường thì sao chép nội dung văn bản từ công cụ này sang công cụ khác sẽ có phần đơn giản hơn so với việc sao chép bảng biểu. Vì bảng biểu sẽ có thêm những định dạng cho cột, dòng trong bảng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sao chép bảng biểu từ Word sang PowerPoint giữ nguyên được định dạng của bảng.
Hướng dẫn copy bảng từ Word sang PowerPoint
Bước 1:
Trước hết bạn bôi đen toàn bộ bảng biểu trên Word rồi nhấn chuột phải chọn Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Bước 2:
Tại giao diện PowerPoint, nhấn vào tab Insert rồi chọn mục Object bên dưới.
Trong hôp thoại Insert Object tại phần Object type, chúng ta kéo xuống dưới danh sách rồi chọn Microsoft Word 97 - 2003 Document. Nhấn OK để chèn bảng từ Word vào PowerPoint.
Bước 3:
Ngay lập tức xuất hiện khung văn bản Word. Nhấn chuột phải rồi chọn mục Paste trong danh sách.
Xuất hiện bảng biểu trên Word, nhấn tiếp vào biểu tượng Paster rồi chọn Keep Source Formatting.
Bước 4:
Chúng ta sẽ nhìn thấy bảng biểu với nội dung đầy đủ trên Word trong PowerPoint. Tiếp tục nhấn vào tab Page Layout rồi nhấn vào mũi tên tại Page Setup như hình.
Bước 5:
Xuất hiện hộp thoại Page Setup. Tại đây phần Orientation chọn chế độ Landscape. Tiếp xuống phần Apply to chọn Selected text. Nhấn OK để lưu lại.
Bước 6:
Cuối cùng quay lại bảng biểu trên PowerPoint, bôi đen chọn AutoFit rồi chọn tiếp AutoFit to Window.
Như vậy chúng ta sẽ được bảng biểu sao chép từ Word sang PowerPoint hoàn chỉnh như hình. Để chỉnh sửa bảng nếu muốn chỉ cần click đúp vào bảng là xong.
Với các thao tác như trên, chúng ta đã sao chép bảng biểu từ Word sang PowerPoint giữ nguyên định dạng bảng, từ font chữ, cỡ chữ hoặc một số tùy chỉnh bảng như màu sắc nếu có. Bảng biểu sau khi được chèn sang PowerPoint có thể chỉnh sửa tiếp tục, nếu người dùng có nhu cầu.
Xem thêm:
Chúc các bạn thực hiện thành công!