Các chức năng quản trị trong đều có vai trò vô cùng quan trọng quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi chức năng quản đều có mỗi quan hệ mật thiết và bổ trợ lẫn nhau. Cùng Luận Văn Việt tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây.
1. Các chức năng của quản trị trong doanh nghiệp
Quản trị là một khái niệm rất cần thiết trong bất kỳ công việc nào hay các hoạt động đời sống hàng ngày. Quản trị một tổ chức là sự phối hợp của nhiều nhóm người, nhiều công cụ khác nhau để cùng nhau hoàn thành một loạt các nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức đó.
Trong đó, quản trị doanh nghiệp là những quy tắc liên quan đến hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm soát; ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả nguồn lực hiện tại như cơ sở vật chất, con người, tài chính, thông tin nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.
Các chức năng chính của quản trị bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn:
1.1. Chức năng hoạch định
Hoạch định là việc hoạch định những kế hoạch và định hướng cho doanh nghiệp trong tương lai. Với sự chi tiết và hợp lý giúp doanh nghiệp được hoạt động có lộ trình và phát triển theo từng giai đoạn.
Việc hoạch định là công việc quan trọng gắn liền với tầm nhìn phát triển của công ty, do đó đòi hỏi sự đóng góp của toàn bộ cán bộ, đoàn thể của nhân viên, với sự dẫn dắt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Hai yếu tố quan trọng nhất của hoạch định là cách thức thực hiện và thời gian. Nhà quản trị phải lên kế hoạch điều phối hợp lí giữa hai yếu tố đó, thể hiện sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban khác nhau. Hoạt động hoạch định cũng phải tận dụng tối ưu các nguồn lực của doanh nghiệp để đảm bảo kế hoạch đề ra được triển khai thuận lợi.
1.2. Chức năng tổ chức
Đây là chức năng giúp doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru và liên tục, duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai. Một cơ cấu tổ chức tốt có nghĩa là doanh nghiệp ấy có đủ nguồn lực về tài chính, nhân sự, nguyên vật liệu,… được xây dựng thành một tổ chức chặt chẽ.
Duy trì chức năng tổ chức hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng phát triển cả chiều dài lẫn chiều rộng, duy trì sự bền vững lâu dài. Chức năng quản trị tổ chức luôn luôn linh hoạt và thay đổi để đáp ứng được mục đích phát triển của doanh nghiệp cũng như tình hình thị trường.
1.3. Chức năng chỉ đạo
Chức năng quản trị chỉ đạo là việc xác định công việc của mỗi nhân viên để có kế hoạch chỉ đạo hướng dẫn chi tiết. Kết quả công việc nhận được từ mỗi cán bộ nhân viên sẽ được tối ưu, đạt hiệu quả cao hơn nếu quản lý có những chỉ đạo và định hướng rõ ràng.
Nhà quản trị sáng suốt và thông minh là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, dễ hiểu và thường xuyên xem xét các mục tiêu công việc, thảo luận các chỉ đạo của mình cùng các cố vấn.
Chức năng chỉ đạo tốt khi chức năng của nhà quản trị được thể hiện rõ nét, nhà quản trị biết tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên sẽ giúp cho nhân viên phát huy hết năng lực và đóng góp lớn nhất vào doanh nghiệp.
1.4. Chức năng phối hợp
Là chức năng điều chỉnh tất cả các hoạt động để chúng được phối hợp một cách ăn ý, nhuần nhuyễn, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhất. Chính sự ảnh hưởng từ thái độ, cách ứng xử của nhân viên sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc phối hợp công việc giữa các phòng ban và các cấp quản lý.
Chức năng của việc điều phối trong quản trị giúp cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru, kỷ luật và tạo không khí thoải mái cho các phòng ban. Để chức năng quản trị điều phối hiệu quả, các nhà quản lý cần có năng lực quản trị tốt, thông qua quản trị cách ứng xử và phối hợp hoạt động của nhân sự, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đặt ra.
1.5. Chức năng kiểm soát
Kiểm soát nghĩa là những công việc theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quản lý hiệu quả công việc của nhân viên, xem xét liệu rằng các nhân viên có đáp ứng đúng mục tiêu công việc đưa ra hay không.
Chức năng quản trị kiểm soát giúp thiết lập tiêu chuẩn các hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra những KPI hợp lý và đo lường, lập báo cáo hoạt động thực tế cho doanh nghiệp.
Chức năng kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn rộng và thực tế trong hiệu quả kinh doanh, đưa ra các dự báo rủi ro và kế hoạch phòng ngừa cũng như phát triển hợp lý trong tương lai.
2. Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị
Các chức năng quản trị có sự liên kết với nhau, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, các chức năng quản trị cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản trị được nguồn lực và duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai.
Các doanh nghiệp lớn có cấp quản trị rõ ràng, và phân cấp bậc, những nhà quản trị lớn chỉ tập trung thời gian vào quản lý những nhà quản trị cấp trung.
Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân công ở nhiều mức độ khác nhau, mỗi cấp độ sẽ có một vai trò và vị trí nhất định trong tổ chức, cấp độ quản trị càng cao thì chức năng hoạch định và tổ chức càng cao, và ngược lại, chức năng điều hành càng thấp khi cấp quản trị càng thấp.
Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng này bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian.
Như vậy, qua bài viết trên, các bạn hiểu hơn về chức năng quản trị rồi đúng không? Với những chia sẻ trên, Luận Văn Việt hy vọng rằng bạn đã thật tự tin trong kiến thức của mình và định hướng tốt cho lộ trình phát triển của mình trong vai trò các nhà quản trị tương lai.
Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0915 686 999 hoặc qua Email: . Chúc các bạn gặp nhiều thành công!
Nguồn: Luanvanviet.com
Hiện tại tôi đang đảm nhiệm vị trí Content Leader tại Luận Văn Việt. Tất cả các nội dung đăng tải trên website của Luận Văn Việt đều được tôi kiểm duyệt và lên kế hoạch nội dung. Tôi rất yêu thích việc viết lách ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Và đến nay thì tôi đã có hơn 5 năm kinh nghiệm viết bài.
Hy vọng có thể mang đến cho bạn đọc thật nhiều thông tin bổ ích về tất cả các chuyên ngành, giúp bạn hoàn thành bài luận văn của mình một cách tốt nhất!
Quản trị hẳn không phải khái niệm lạ lẫm với nhiều doanh nghiệp. Bất kỳ một công ty, tổ chức, doanh nghiệp hay một quốc gia thì đều cần đến quản trị. Quản trị là yếu tố tạo nên sự thành công của tổ chức. Vậy quản trị là gì và quản trị khác với quản lý ở điểm nào? Cùng JobsGO tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Quản trị là gì? Thuật ngữ này được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và chưa được thống nhất. Người ta thường nghe nhiều tới quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh, quản trị khách sạn… Mỗi một tác giả khi nhắc tới quản trị đều có một định nghĩa riêng cho mình. Cùng tham khảo một số định nghĩa phổ biến về khái niệm quản trị nhé!
- Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell:
“Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”
“Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
- Theo James Stoner và Stephen Robbins:
“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
- Sau khi tham khảo qua một số định nghĩa về quản trị, ta có thể rút ra một số định nghĩa riêng:
- Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác.
- Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức.
- Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức.
- Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
2. Bản chất của quản trị
Bản chất của quản trị là gì? Đó chính là tạo ra giá trị thặng dư. Chức năng chính của quản trị là việc đưa ra các quyết định.
Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một. Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau.
- Phải có chủ thể quản trị.
Đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.
- Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng.
Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc.
Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.
3. Chức năng của quản trị
Khi tìm hiểu quản trị là gì, bạn sẽ được biết đến 4 chức năng cơ bản bao gồm:
[1] Hoạch định:
Hoạch định bao gồm:
- Xác định rõ mục tiêu, phương hướng
- Dự thảo chương trình hành động
- Tạo ra các lịch trình hành động
- Đề ra biện pháp kiểm soát
- Cải tiến, phát triển tổ chức
Chức năng hoạch định giúp phối hợp hoạt động giữa các nhân viên, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả.
[2] Tổ chức:
Quản trị có vai trò tổ chức. Tổ chức bao gồm:
- Xác lập ra sơ đồ tổ chức
- Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận
- Xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc
Công việc này yêu cầu cần sự phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý. Ngoài nhân lực, quản trị còn sắp xếp máy móc, kinh phí cho tổ chức.
[3] Lãnh đạo:
Quản trị bao gồm hoạt động lãnh đạo tổ chức. Đó là tác động của các nhà quản trị với cấp dưới của mình.
Lãnh đạo bao gồm:
- Động viên các nhân viên
- Lãnh đạo và chỉ huy
- Thiết lập quan hệ giữa nhân viên và người quản trị
- Thiết lập quan hệ giữa người quản trị với các tổ chức khác
Nhà quản trị giao việc cho nhân viên để đạt được mục đích chung. Bằng các phương pháp quản lý riêng, nhà quản trị giám sát, giúp nhân viên làm việc hiệu quả.
[4] Kiểm soát:
Quản trị là hoạt động kiểm soát. Quản trị phải cố gắng đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra. Quản trị cần đưa ra được điều chỉnh cần thiết ngay khi có sự cố, sai sót xảy ra.
Kiểm soát gồm:
- Xác định được các tiêu chuẩn kiểm tra
- Lên lịch trình để đi kiểm tra
- Công cụ để kiểm tra
- Đánh giá tình hình, đề ra các biện pháp sửa chữa nếu có
Quản trị giúp tạo ra một hệ thống, quy trình phối hợp ăn ý để tối đa hóa năng suất, cải thiện chất lượng lao động. Ngoài 4 chức năng trên, quản trị còn có chức năng tư duy. Bởi vì các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy này.
- Từ xa xưa, quản trị đã có vai trò quan trọng với toàn thể xã hội. Dù ở các cái tên khác nhau nhưng chức năng của quản trị là không thể phủ nhận. Ví dụ như công trình vĩ đại Kim Tự Tháp ở Ai Cập. Dù đã trải qua ngàn đời nhưng nó vẫn tồn tại đến tận ngày nay. Để xây dựng nên công trình mang tầm vóc thế giới này thì hẳn cần đến hoạt động quản trị. Đó là các hoạch định, các bản dự kiến công việc cần làm. Ngoài ra còn cần đến tổ chức, điều động nhân sự, vật liệu xây dựng. Dĩ nhiên không thể thiếu những người điều khiển, kiểm soát để hoàn thành đúng tiến độ công việc.
4. Phân biệt quản trị và quản lý
Quản trị và quản lý là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn hiện nay. Quản trị và quản lý đều nói về công việc của người lãnh đạo khi vận hành một cơ cấu tổ chức nào đó.
Ở nhiều nơi, hai thuật ngữ này được tráo đổi và dùng với ý nghĩa giống nhau. Quản trị [Administration] là toàn bộ quá trình đưa ra các quyết định về chính sách, quy tắc, mục tiêu. Đây là các hoạt động cấp cao. Quản lý [management] là tiếp nhận, kết nối, thi hành điều phối để hướng tới mục tiêu của quản trị.
- Sự khác nhau giữa nhà quản lý và nhà quản trị:
Nhà quản lý cần có khả năng tổ chức, có phẩm chất kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả. Nhà quản trị lại cần có tầm nhìn, có khả năng động viên, thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên.
Quản trị cần đặt ra các chiến lược. Quản lý quan tâm đến chiến thuật và phương án nhiều hơn. Quản trị là xem thứ gì được cho phép và thứ gì không – do the right things. Quản lý là làm mọi thứ được cho phép một cách tối ưu – do the things right.
Quản lý là quản lý công việc.
Quản trị là quản trị con người.
Chức năng của quản trị là đưa ra quyết định. Quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ chức.
Chức năng của quản lý là thi hành. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được quyết định bởi quản trị.
Quản lý quyết định ai, như thế nào?
Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?
Quản trị là cấp cao nhất
Quản lý là hoạt động cấp trung
Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát nhất định. Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên.
Quản trị có chức năng tư duy.Các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy. Chức năng quan trọng nhất của quản trị là lập kế hoạch.
Các quyết định quản lý đưa ra bị ảnh hưởng bởi quyết định, quan điểm của nhà quản lý
Quản trị đưa ra quyết định bị ảnh hưởng bởi cộng đồng, chính phủ, phong tục…
Quản trị thường thấy ở các cơ quan chính phủ, quân sự, tôn giáo, giáo dục, doanh nghiệp
Quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp
Quản trị thường xử lý các khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn như tài chính. Nó là một hệ thống các tổ chức có hiệu quả để quản trị con người và nguồn lực. Quản trị giúp cho nhân viên nỗ lực đạt được các mục tiêu chung. Quản trị phải kết hợp cả lãnh đạo và tầm nhìn.
Quản lý là một tập hợp con của chính quyền. Quản lý xử lý các vấn đề về hoạt động, vận hành của một tổ chức.
Dù là quản lý hay quản trị thì đều cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ và các quy chế nhất định. Đây đều là công việc mang tính khoa học.
“Đố ai đếm đủ vì sao.
Ai đo quản trị được bao nhiêu tình?”
Thành công có thể đo được bằng chức vị, tiền bạc. Nhưng cái tâm, cái tình do nhà quản trị đặt vào công việc thì ai có thể so? Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Đối với sự phát triển của mọi tổ chức, cộng đồng hay cả quốc gia thì quản trị có vai trò vô cùng quan trọng. Việc tìm hiểu quản trị là gì và phân biệt quản trị với các thuật ngữ khác giúp tổ chức định vị được vai trò, chức năng của quản trị. Từ đó, tổ chức tiến hành quản trị và sắp xếp công việc một cách hiệu quả, tối ưu nhất!