Hiện nay, cùng với nhu cầu phát triển của từng địa phương thì tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và hoạt động nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu giao dịch của cá nhân, tổ chức. Việc hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng cần có sự tham gia của công chứng viên. Do vậy, Tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức mình tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. Bài viết sau đây sẽ cung cấp thông tin về các điều kiện và thủ tục đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên.
Ảnh minh họa
1. Khái niệm thẻ công chứng viên, công chứng viên
Công chứng là một hoạt động quan trọng khi thực hiện các giao dịch, để đảm bảo tính hợp pháp xác thực của các giao dịch đó. Hiện nay, các vấn đề liên quan đến công chứng được ghi nhận và điều chỉnh tại Luật Công chứng 2014. Theo đó, khái niệm công chứng được định nghĩa như sau: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản [sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch], tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt [sau đây gọi là bản dịch] mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Thông qua khái niệm trên có thể thấy chỉ có người có thẩm quyền mới được thực hiện việc công chứng, cụ thể ở đây là công chứng viên. Đây là nhiệm vụ của công chứng viên và chỉ có công chứng viên mới có quyền thực hiện chức năng công chứng. Khái niệm công chứng viên được Luật quy định như sau: “Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng”.
Theo khoản 1 Điều 36 Luật Công chứng năm 2014 thì Thẻ công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng của công chứng viên. Công chứng viên phải mang theo Thẻ công chứng viên khi hành nghề công chứng. Như vậy, thẻ công chứng viên là một loại tài liệu dùng để xác minh một công chứng viên đã được đăng ký hành nghề công chứng hay chưa.
2. Quy định pháp luật liên quan
- Luật Công chứng năm 2014
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật có liên quan đến quy hoạch 2018
- Nghị định 29/2015/NĐ-CP Hướng dẫn Luật Công chứng
- Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng
3. Hình thức hành nghề công chứng
Theo Điều 34 Luật Công chứng 2014, hiện nay gồm có ba hình thức để hành nghề công chứng:
- Công chứng viên của các Phòng công chứng.
- Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng.
- Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng.
4. Đăng ký hành nghề công chứng [Điều 35 Luật công chứng 2014]
- Tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức mình tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của mình khi thực hiện đăng ký hoạt động hoặc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng quy định tại Điều 23 và Điều 24 của Luật này. Phòng công chứng đăng ký hành nghề cho công chứng viên của mình sau khi có quyết định thành lập Phòng công chứng hoặc khi bổ sung công chứng viên.
- Sở Tư pháp thực hiện đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
- Khi công chứng viên không còn làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm thông báo cho Sở Tư pháp để xóa đăng ký hành nghề của công chứng viên. Công chứng viên không được ký văn bản công chứng kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng.
Xem thêm: Điều kiện, thủ tục trở thành công chứng viên
4. Thủ tục đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên
Tổ chức hành nghề công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên của tổ chức mình đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Xem thủ tục: Đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên
5. Những lưu ý khi hành nghề công chứng
- Trong quá trình đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên, công chứng viên phải tuân thủ các quy định pháp luật. Đặc biệt lưu ý không ký văn bản công chứng nếu chưa được Sở Tư pháp đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên.
- Sau khi được đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, công chứng viên không được làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác; không được giữ chức danh lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp hoặc tham gia các công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính.
- Tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp mua hoặc có thể ủy quyền cho tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình. Thời điểm mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên được thực hiện chậm nhất là 60 ngày, kể từ ngày công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng được đăng ký hành nghề. Kinh phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Phòng công chứng được trích từ quỹ phát triển sự nghiệp hoặc từ nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
Tham khảo một số bài viết khác:
- Tư cách đương sự của tổ chức hành nghề công chứng trong vụ án liên quan đến công chứng văn bản
- Chuyển địa điểm văn phòng công chứng - Vấn đề pháp lý cần được quan tâm giải quyết
- Một số bất cập về điều kiện hành nghề công chứng và kiến nghị hoàn thiện pháp luật
Bách Khoa Luật
Mục lục bài viết
- 1. Công chứng viên là gì ?
- 1.1 Khái niệm công chứng
- 1.2 Khái niệm công chứng viên theo quy định pháp luật
- 2. Tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định pháp luật
- 3. Quy định về đào tạo và miễn đào tạonghề công chứng
- 3.1 Về đào tạo nghề công chứng
- 3.2 Các trường hợpmiễn đào tạo nghề công chứng
- 4. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên
1. Công chứng viên là gì ?
1.1 Khái niệm công chứng
Công chứnglà việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp củahợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản [sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch], tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt [sau đây gọi là bản dịch] mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
1.2 Khái niệm công chứng viên theo quy định pháp luật
Theo Luật công chứng năm 2014 quy định về công chứng viên như sau:
Công chứng viênlà người có đủ tiêuchuẩntheo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Công chứng viên là ngạch công chức ngành tư pháp.Công chức viên làm việc trong cơ quan công chứng nhà nước có nhiệm vụ công chứng.Công chứng viên là cán bộ pháp lí được bổ nhiệm để thực hiện chức năng công chứng nhà nước tại cở quan công chứng nhà nước, tiến hành các hành vi pháp lí như xác nhận, chứng nhận, chứng thực cá° bản sao giấy tờ, tài liệu, văn bằng, các việc về thừa kế, vv.
Công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm theo để nghị của Giám đốc Sở Tư pháp. Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác.
2. Tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định pháp luật
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
- Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
3. Quy định về đào tạo và miễn đào tạonghề công chứng
3.1 Về đào tạo nghề công chứng
- Người có bằng cử nhân luật được tham dự khóađào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
- Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng.
Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.
Cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng
- Cơ sở đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 9 của Luật Công chứng là Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.
-Học viện Tư pháp chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành chương trình khung đào tạo nghề công chứng.
Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
- Người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong các trường hợp sau đây:
+ Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam là thành viên;
+ Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.
- Người đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đến Bộ Tư pháp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng [mẫu TP-CC-01];
+ Bản sao văn bằng và bản sao kết quả đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
3.2 Các trường hợpmiễn đào tạo nghề công chứng
- Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng:
+ Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;
+ Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;
+ Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;
+ Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
- Người được miến đào tạo nghề chứng quy định tại khoản 1 điều 10 của Luật công chứng năm 2014 phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng. Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
Đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng
- Người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật Công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng đến Học viện Tư pháp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Giấy đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng [Mẫu TP-CC-02];
+ Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này.
- Học viện Tư pháp tiếp nhận hồ sơ đăng ký và thông báo danh sách người đủ điều kiện tham gia khóa bồi dưỡng chậm nhất là 30 ngày trước ngày khai giảng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Nội dung bồi dưỡng nghề công chứng
- Kỹ năng hành nghề công chứng, bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, xác định nhân thân, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, kỹ năng nghiệp vụ khác thuộc thẩm quyền của công chứng viên.
- Kiến thức pháp luật liên quan đến hành nghề công chứng, bao gồm các quy định pháp luật về công chứng, pháp luật dân sự, các quy định pháp luật khác có liên quan.
- Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
- Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành tổ chức hành nghề công chứng.
Trách nhiệm của Học viện Tư pháp
- Chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành chương trình bồi dưỡng nghề công chứng.
- Tổ chức khóa bồi dưỡng nghề công chứng phù hợp với chương trình đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.
- Cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng cho người đạt yêu cầu.
4. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên
Công chứng viên có các quyền sau đây:
- Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;
- Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độhợp đồngcho tổ chức hành nghề công chứng;
- Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này;
- Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;
- Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;
- Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:
- Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
- Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;
- Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
- Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;
- Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm
- Nội dung, hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm
+ Nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm [sau đây gọi là bồi dưỡng nghiệp vụ] bao gồm một hoặc một số vấn đề sau đây:
- Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;
- Cập nhật, bổ sung kiến thức pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan;
- Kỹ năng hành nghề công chứng; kỹ năng giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá trình hành nghề công chứng;
- Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành tổ chức hành nghề công chứng.
+ Việc bồi dưỡng nghiệp vụ được tổ chức theo hình thức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ.
- Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ
+ Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ bao gồm:
- Hội công chứng viên;
- Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;
- Học viện Tư pháp.
- Công chứng viên có thể lựa chọn tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do Hội công chứng viên ở địa phương khác hoặc Hiệp hội công chứng viên Việt Nam hoặc Học viện Tư pháp tổ chức.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;
+ Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;
+ Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về vấn đề công chứng viên.Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do khách hàngcung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong bản tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách tới địa chỉ emailTư vấn pháp luật qua Emailhoặc tổng đài tư vấn trực tuyến1900.6162. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp. Rất hân hạnh được hợp tác!
Trân trọng./