Câu 2: Phân tích kỹ năng thu thập và xử lý thông tin bằng một ví dụ cụ thể mà anh chị từng biết hoặc từng thực hiện ở cơ sở Trả lời: Kỹ năng thu thập thông tin: Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời công việc được giải quyết nhanh chóng. Ngược lại, thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc giải quyết một cách phiến diện không đáp ứng được nhu cầu công tác. - Xác định nhu cầu đảm bảo thông tin: [Nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, của cá nhân người lãnh đạo quản lý] - Xác định nguồn kênh thông tin + Thông tin từ công văn chỉ thị của cấp trên. + Thông tin từ báo cáo cấp dưới. + Thông tin từ các cơ quan thông thấn báo chí. + Thông tin từ những kinh nghiệm, những địa phương khác, cơ sở khác. - Xây dựng thiết chế đảm bảo thông tin thông suốt + Cơ sở vật chất + Lực lượng con người + Quy trình thủ tục Xử lý thông tin Người cán bộ cấp cơ sở cần nắm rõ hai hình thức xử lý thông tin - Xử lý thông tin tức thời: phải trả lời ngay cho dân, trả lời ngay cho cơ quan báo chí - Xử lý theo quy trình: + Phải có người tiếp nhận thông tin [số ghi công văn đến, đi] + Phân loại thông tin: thuộc thông tin hay công văn đến cho từng đối tượng, đến các bộ phận có trách nhiệm để xem xét, giải quyết. + Lưu trữ thông tin [lưu trữ ở đâu và lưu trữ bằng phương tiện nào cho dễ tìm] + Xử lý thông tin này nhu thế nào [truyền đạt kết quả xử lý của thông tin, truyền đạt nó đến những nơi có nhu cầu]. Ví dụ: Đơn vị tôi đang công tác là CNVT Cần Giờ trực thuộc Công ty điện thoại đông TP với chức năng là lắp đặt , bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, đường dây thuê bao dịch vụ viễn thông. Đơn vị chúng tôi quản lý hệ thống truyền dẫn, thiết bị, mạng ngoại vi [ mạng cáp nội hạt] ở khu vực H. Cần Giờ. Quá trình thu thập thông tin. - Một hôm đơn vị tôi nhận được một thông tin từ một người dân phản ảnh về việc có 1 xe cẩu mang biển số 54L-1552 thi công trình làm đường cáp điện thoại bị đứt nẳm vắt ngang trên đường Bà Xán - ấp Bình An – xã BKH- H. Cần Giờ [ trường hợp này xác định nguồn kênh thông tin từ phía người dân. - Khi nhận được thông tin từ phía người dân qua số điện thoại báo hư của chi nhánh là 119 , lãnh đạo chi nhánh đã chỉ đạo cho tổ ứng cứu thông tin xuống hiện trường để xác minh thông tin. - Tổ ứng cứu thông tin cử nhân viên xuống địa bàn, đồng thời kết hợp cùng Công an xã Bình Khánh xác định thực tế là có xe cẩu biển số 54L-1552 do thi công công trình tại khu vực ấp Bà xán đã gây ra sự cố làm đứt cáp viễn thông. Quá trình xử lý thông tin. - Tổ ứng cứu thông tin báo cáo về lãnh đạo chi nhánh xin hỗ trợ xe chuyên dung cùng các vật liệu, thiết bị để khắc phục sự cố, đồng thời phối hợp cùng công an xã BKH tiến hành lập biên bản vi phạm đối với chủ xe đã gây ra dứt cáp viễn thông. - Sau khi khắc phục sự cố tổ uctt báo cáo về lãnh đạo tiến độ thực hiện việc khắc phục sự cố, đồng thời thông báo cho bộ phận trức tiếp nhận sự cố gọi điện thoại đến từng thuê bao để thông báo thông tin cho thuê bao về tình trạng sự cố xảy ra , đồng thời kiểm tra việc thông tín hiệu đến nhà khách hang. - Riêng đối với chủ phương tiện gây ra việc đứt cáp , lãnh đạo đơn vị chỉ đạo cho bộ phận kỹ thuật phối hợp cùng công an xã BKH và chủ phương tiện gây đứt cáp tiến hành các thủ tục định giá bồi thường đường dây theo qui định của ngành. - Tất cả công việc trên đều được thực hiện trong ngày.
Bài 5KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TINTRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THƠNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢNLÝ1.1. Khái niệm thơng tin trong lãnh đạo, quản lý1.1.1. Khái niệm thông tinThông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thơng điệp, tin tứccó liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiéu rõ ý nghĩa của thơngđiệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêulãnh đạo, quản lý.Từ khái niệm trên cần chú ý mấy điểm sau:Thứ nhất, xét về thái độ vật chất và dưới dạng tĩnh, thông tin quản lý lànhững thơng điệp, tin tức, có thế là một sản phấm hữu hình [một bài báo, mộtchỉ thị thành văn, một cuốn sách, một tập tư liệu, một bức ảnh, v.v.], cũng cóthể là một sản phẩm vơ hình [một mệnh lệnh, tin đồn, v.v.]. Như vậy, hìnhthức thể hiện thơng tin rất đa dạng, phong phú. Nói cách khác, mỗi một thơngtin đều phải ký gửi nội dung vào một “vật mang” nhất định. Trong thời đạicách mạng thông tin hiện nay, vật mang thông tin ngày càng đa dạng, phongphú, gắn liền với sự phát triển của ngành kỹ thuật điện từ và công nghệ thôngtin.Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó. Một báo cáo phảicó người tiếp nhận [đọc hoặc nghe], một tài liệu phải có người đọc, một tinđồn phải có người nghe và xử lý. Do vậy, thông tin được quan niệm dướidạng đông như một quá trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin. 1.1.2. Khái niệm dữ liệuTrong nghiên cứu khoa học, dữ liệu được hiểu là các biểu hiện ilùng đểphàn ánh đối tượng nghiên cứu[1]. Hay nói cách khác dữ liệu chính là tổnghợp những thơng tin thu được về một sự vật hiện tượng nào đó. Đối với lãnhđạo, quản lý, dữ liệu chính là những lliơng tin thu được phục vụ cho hoạtđộng lãnh đạo, quản lý.1.1.3 Phân loại dữ liệuDữ liệu có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau như dữ liệuchính thức, dữ liệu khơng chính thức, dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp.- Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thu từ những nguồn có sẵn, thường là nhữngdữ liệu đã qua tổng hợp, xử lý.- Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu được thu thập ban đầu, chưa qua xử lý, tốnghợp, là dữ liệu sơ cấp [dữ liệu thô].- Dữ liệu chính thức là dữ liệu đã được các cơ quan quản lý chính thứccơng bố.- Dữ liệu khơng chính thức/chưa chính thức là những dữ liệu chưa đượccác cơ quan quản lý, cơ quan chức năng chính thức cơng bố. Nó có thể lànhững dữ liệu đang tồn tại ở dạng bản thảo, bản nháp.1.1.4. Dữ liệu định lượngDữ liệu định lượng là loại dữ liệu phản ánh mức độ, mức độ hơn kém, tínhđược trị số trung bình1. Dữ liệu định lượng được thể hiện bằng các con số thuđược ngay trong q trình khảo sát, thu thập thơng tin.1.1.5. Dữ liệu định tínhDữ liệu định tính là loại dữ liệu phản ánh tính chất, sự hơn kém, ta khơngtính được trị trung bình của dữ liệu định tính. Dữ liệu định tính “nhằm pháthiện ra kiểu loại, cấu trúc của mối quan hệ giữa con người và xã hội đồng thờilý giải nội dung, ý nghĩa và dự báo xu hướng biến đổi của chúng trong đờisống xã hội của con người”[2]. Dữ liệu định tính thường dưới dạng lời văn, các tù, cụm từ được viết, hoặc các biểu tượng mô tả, tượng trưng cho người,hành động và các sự kiện trong xã hội.1.2. Phân loại thông tin trong lãnh đạo, quản lý1.2.1. Các kênh thông tinThông tin thường được truyền tải qua các kênh chủ yếu như sau:Kênh ấn phẩm: các thơng tin được truyền qua sách, tạp chí, báo và cácvăn bản được xuất bản, công bố công khai một cách chính thức. Lưu ý lựachọn loại sách, tạp chí, báo, và các ấn phẩm một cách phù hợp.Kênh nghe nhìn: các thơng tin được truyền qua các đài phát thanh, truyềnhình và phim ảnh, băng video. Trong số này quan trọng nhất và phổ biến nhấtlà kênh truyền hình [ti vi], kênh truyền thanh [qua đài], kênh điện thoại, kênhmáy tính kết nối Internet. Lưu ý rằng các thơng tin truyền qua kênh này chủyếu mang tính phổ biến kiến thức cho vô số công chúng, dân chúng, đạichúng, cần phải chọn lọc và xử lý một cách phù hợp.Kênh giao tiếp trực tiếp: các thông tin được truyền trong các mộc giao tiếptrực tiếp dưới hình thức hợp, hội thảo, tọa đàm, báo cáo, nói chuyện, cần tínhđến mục đích và nội dung cụ thể của cuộc giao tiếp để tiếp cận và sử dụngthông tin một cách phù hợp.Kênh thơng tin khơng chính thức, các câu chuyện tiếu lâm, các tin đồn,các luồng dư luận xã hội, các tờ rơi v.v. đều là những hình thức truyền tinkhơng chính thức có thế tham khảo khi cần thiết và cần được đánh giá độ tincậy khi sử dụng.1.2.2. Các nguồn thông tinThông tin xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau. Trong lãnh đạo, quản lýcần chú ý tới các nguồn tin chính thức từ cấp trên, từ các phòng ban chứcnăng ngang cấp, từ các nguồn tin cấp dưới và các nguồn tin bên ngoài, nguồntin nội bộ. Về tính chất thơng tin có thể phân biệt nguồn tin khoa học do cácnhà khoa học, các cơ sở khoa học cung cấp, các nguồn tin do các phóng viên,biên tập viên của các cơ quan truyền thông đại chúng cung cấp và các nguồn tin khác đặc biệt là nguồn tin từ người dân, công dân, khách hàng, đối thủ, đốitác. Nguyên tắc là nguồn tin đáng tin cậy mới cung cấp được thông tin cóthể tin cậy.1.2.3. Các đối tượng của thơng tinThơng tin ln có đối tượng cho biết về một điều gì đó nhất định. Đốitượng của thơng tin rất phong phú, đa dạng. Do vậy cần xác định rõ phạm vi,lĩnh vực của lãnh đạo, quản lý để có thể thu thập, xử lý và phân tích thơng tinmột cách chính xác, phù hợp. Có thể phân biệt các loại đối tượng củathông tin căn cứ vào lĩnh vực hoạt động như đối tượng kinh tế, chính trị, vănhóa, xã hội, khoa học, giáo dục, y tế, thể thao, v.v.. Lãnh đạo, quản lý về lĩnhvực nào thì cần thu thập, xử lý và phân tích thơng tin về lĩnh vực đó và nhữnglĩnh vực liên quan. Do vậy cần có thơng tin ngành, chun ngành và liênngành.1.2.4. Các chủ thể thông tinChủ thể của thông tin luôn là các cá nhân, nhóm, tổ chức, cộng đồng xãhội nhất định. Chủ thể thông tin là người sở hữu thông tin, cung cấp thông tinhoặc đơn giản là người truyền tin, người đưa tin. Trong lãnh đạo, quản lý hiệnnay cần đặc biệt quan tâm tới chủ thể thông tin là người dân, đối tác, kháchhàng để kịp thời nắm bắt và xử lý thông tin cần thiết.1.2.5. Mục tiêu của thơng tínMục tiêu của thơng tin rất đa dạng, phong phú nhưng có thể phân biệt:mục tiêu của thơng tin là để biết chuyện gì xảy ra, mục tiêu để hiểu chuyệnxảy ra như thế nào, có ý nghĩa gì và mục tiêu hành động: thông tin gợi mở rabiện pháp hành động và thúc đây hành động một cách chính xác, hiệu quả,chất lượng. Việc thu thập, xử lý, phân tích thơng tin cần phải nhằm vào mụctiêu xác định để đảm bảo năng suất, chất lượng, hiệu quả, hiệu lực và độ tincậy cao.1.3. Đặc điểm của thông tin đối vói hoạt động lãnh đạo, quản lý1.3.1. Tính địa chỉ Thông tin quản lý khác với tin tức. Tin tức cũng là thơng điệp phản ánh dữkiện nào đó của đời sống nhưng nó được truyền đạt rộng rãi cho mọi đốitượng mà người gửi không quan tâm đến việc người nhận có tiếp nhận và hiêuđược ý nghĩa của thông điệp hay không. Ngược lại thông tin quản lý ln địihỏi phải có người gửi và người nhận thơng điệp [dù thơng tin dưới dạng vănbản hoặc lời nói]. Đặc điềm này đòi hỏi cán bộ lãnh đạo, quản lý khi tiếp nhậntruyền đạt thông tin luôn phải biết loại bỏ những tin tức không phải là thôngtin [không cần thiết cho hệ thống của mình]; xác minh rõ người gửi và ngườinhận thơng tin. Q trình truyền đạt thông tin phải bảo đảm thông tin đếnđược người nhận.1.3.2 Tính hiểu rõThơng tin ln bị những trở ngại làm cho thông tin bị ngăn cản, khôngđến được người nhận hoặc làm cho thông tin bị sai lạc địa chỉ, hiểu sai. Theosơ đồ diễn trình thơng tin trình bày ở trên, tất cả các bước như mã hóa, truyềntin, nhận tin, giải mã đều có nguy cơ làm cho thơng tin bị sai lạc.Người truyền tin có thể thể hiện ý tưởng thơng điệp của mình khơngchuẩn xác khi mã hóa thơng tin. Viết văn bản, báo cáo khơng đúng chính tả,ngữ pháp, hành văn cầu kỳ, rối rắm có thể làm cho người đọc hiểu sai ý tưởngtruyền đạt của mình. Khi sử dụng thơng tin lời nói, phát âm rành mạch, dễhiểu sẽ đảm bảo người nghe hiểu đúng ý đồ của mình.Trong khâu truyền tin, cần xác định hình thức, vật mang tin phù hợp và tổchức truyền tin chu đáo, cẩn trọng. Còn khâu giải mã thường là khâu dễ bị sailạc, nhất là trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay với rất nhiều kênh vàhình thức truyền tin hiện đại như nhắn tin qua điện thoại di động, viết thư quainternet, đọc các văn bản có sử dụng tiếng nước ngồi.1.3.3. Tính hữu íchThơng tin quản lý bao gồm những thơng điệp hữu ích đối với hệ thốngquản lý. Như vậy, cùng một thơng điệp, có thể có ích cho hệ thống quản lýnày và được coi là thơng tin; nhưng nó hồn tồn khơng liên quan gì với một hệ thống quản lý khác và do vậy ở đó nó khơng được coi là thơng tin. Ví dụ,tại xã A có vợ chồng ơng X sinh con thứ ba. Thông điệp này chắc chắn là mộtthông tin đối với xã A vì xã cần nắm tình hình thực hiện kế hoạch dân số vàcần áp dụng các biện pháp đối với gia đình ơng X. Tuy nhiên, thơng điệp nàykhơng liên quan gì đáng kế đến xã B ở một tỉnh khác. Đối với xã B, sinh conthứ ba chỉ là một tin tức bình thường như hàng triệu tin tức khác, nó khơngđược coi là một thơng tin quản lý. Đặc điểm này của thơng tin địi hỏi ngườicán bộ phải biết chắt lọc thông tin, chi tiếp nhận, xử lý, truyền đạt nhữngthông tin nào thực sự cần thiết cho đơn vị của mình.Tính hữu ích của thơng tin cịn địi hỏi cán bộ khi soạn thảo thông tin cầnphải đảm bảo rằng những thông tin mà mình soạn thảo, truyền đạt ln mớimẻ, khơng trùng lặp, không nhắc đi nhắc lại những điều mà mọi người đãbiết, đã nghe nhiều lần.1.4. Vai trị của thơng tin trong lãnh đạo, quản lý1.4.1. Thông tin là đổi tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể hiện sảnphẩm của lao động lãnh đạo, quản lýNgười cán bộ, khi thực hiện các công việc lãnh đạo, quản lý trên tất cả cácchức năng [dự báo, kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối, kiểm tra], đều phảithu thập, xử lý thông tin. Các tư liệu thông tin như báo cáo, dữ liệu thực tế,chỉ thị, v.v. được coi như đối tượng mà người cán bộ phải xử lý hàng ngày.Nếu quan sát lao động của người lãnh đạo, quản lý như một q trình xử lýthơng tin ta thấy, đầu vào của q trình lao động là những thơng tin mà ngườicán bộ quản lý cần xử lý; đầu ra của q trình lao động là những quyết định,cơng văn, báo cáo, nghị quyết, tờ trình, chỉ thị, bài nói chuyện... cũng lànhững sản phẩm dưới dạng thơng tin.Chính vì vậy, thông tin vừa được coi như hệ thống tuần hồn, vừa được coinhư hệ thống thần kinh của cơng tác lãnh đạo, quản lý.1.4.2. Thông tin gắn liền với quyền lực trong lãnh đạo, quản lý Vấn đề quan hệ giữa thông tin và quyền lực được C.Barnard nghiên cứutrong tác phẩm Chức năng của người quản lý. Khi bàn vị vai trị của thơng tinquản lý, ông cho rằng thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhấtgiữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động củahệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một cơng cụ củaquyền lực.Trên bình diện toàn bộ xã hội, người ta đã coi việc nắm giữ thông tin đạichúng là “quyền lực thứ tư” và trong thời đại hiện nay nhiều khi quyền lựcthứ tư của hệ thống truyền thơng đại chúng cịn mạnh hơn những quyền lựccơ bản là lập pháp, hành pháp, tư pháp trong cơ cấu tam quyền phân lập.Trong lĩnh vực kinh tế hiện nay, những ngành nào sử dụng thơng tin nhiều,sản phẩm có “hàm lượng thơng tin” cao, đều trở thành những ngành có lợinhuận cao và vai trò ngày càng quan trọng.Trong hệ thống quản lý riêng biệt, ai nắm giữ được hệ thống thơng tin,người đó sẽ có quyền lực.1.4.3. Thơng tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vàogiá trị của tổ chứcTrong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thơng tin có giá trị ngày càngtăng cao. Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin đặc biệt là thông tin bí mậtcủa kẻ thù, người đó có khả năng chiến thắng. Ngạn ngữ cổ cũng đã có câu“biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng”. Trong thời bình, các công ty, cácquốc gia, các địa phương nếu nắm chắc các thông tin về thị trường, về nănglực cạnh tranh của mình và của người sẽ có cơ hội nâng cao năng lực cạnhtranh của mình và phát triển kinh tế. Ngay ở cấp cơ sở là xã, phường, thị trấn,các thông tin về cây trồng, vật nuôi, về thị trường tiêu thụ sản phẩm của địaphương, kỹ thuật nuôi trồng, bí quyết kinh doanh các mặt hàng và ngành nghềmà địa phương có lợi thế đều có giá trị rất lớn giúp phát triển kinh tế địaphương. Chính vì thơng tin có giá trị ngày càng tăng nên cán bộ quán lý phải biếtđánh giá, phân loại thơng tin. Có những thơng tin [như tri thức canh tác, nuôitrồng] cần phổ biến rộng rãi trong địa phương, đơn vị để nhân giá trị củathơng tin. Có những thơng tin thuộc loại cần giữ bí mật mới có giá trị [nhưthơng tin về thị trường sản phẩm, bí quyết kinh doanh], cần xử lý sao chocó lợi nhất cho đơn vị, địa phương. Nhiều loại thông tin hiện nay được coinhư đối tượng mua - bán và hoạt động mua, bán thông tin diễn ra cũng khá sôiđộng.1.5. Phân loại thơng tin quản lý1.5.1. Theo hình thức thể hiện của thơng tinTheo cách phân loại này, có thơng tin chữ viết, thơng tin lời nói và thơngtin bằng các phương tiện khác.Lời nói là hình thức thế hiện thông dụng được sử dụng phổ biến trong cáchệ thống quản lý. Nhiều cơng trình nghiên cứu đã cho biết 70% thông tin chỉthị của cấp trên xuống cấp dưới được được hiện bằng lời nói. Ưu điểm củahình thức lời nói là truyền đạt nhanh, hiệu quả truyền đạt cao. Tuy nhiên,nhược điểm của hình thức này là thiếu chuẩn xác và kém tính pháp lý, hơnnữa nếu chuẩn bị thông tin không kỷ và tổ chức truyền thông tin khơngtốt có khi lại phản tác dụng.Chữ viết [văn bản] cũng là hình thức sử dụng rộng rãi. Hình thức này cónhững ưu điểm cơ bản là rõ ràng, tránh sai lệch và có thể kiểm sốt được[giấy trắng mực đen]; người nhận và người gửi đều có điều kiện nghiên cứukỹ thơng tin; có thể truyền đạt nhanh và thống nhất cho nhiều người ở nhữngđịa điểm khác nhau. Nhược điểm của hình thức này là thơng tin thường đượcsoạn thảo rất lâu, mất nhiều thời gian; sự tiếp thu thường khơng đồng đềudo trình độ nhận thức khác nhau; nếu cần xử lý thông tin ngược đểđi đến thống nhất sẽ mất nhiều thời gian.Thông tin bằng các phương tiện khác là những hình thức khơng bằng lờinói, khơng bằng văn bản. Đó là việc sử dụng cử chỉ, thái độ, nét mặt, ánh mắt [ngôn ngữ cơ thể] hoặc dùng những phương tiện khác nhau để truyền đạt tínhiệu thơng tin đa dạng như hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu, quy ước, v.v.. Thậm chíngay cả thời gian và khơng gian cũng được con người sử dụng nhưnhững phương tiện thơng tin. Các hình thức này rất phong phú và trongnhiều trường hợp bắt buộc phải sử dụng và rất có hiệu quả [tín hiệugiao thơng, tín hiệu cờ tay trong hàng hải; tín hiệu quy ước bằng cử chỉ, ánhmắt trong đàm phán, hội họp hoặc ngay cả khi trao đổi trực tiếp bằng lời nóivới nhau].1.5.2. Theo chiều của thơng tin trong hệ thống quản lýTheo cách hiểu này, có thơng tin chỉ thị [thông tin xuống dưới] và thôngtin báo cáo [thông tin lên trên], thông tin ngang và thông tin chéo.Trong một hệ thống quản lý, thông tin tỏa đi theo nhiều hướng khác nhau:xuống dưới, lên trên và đan chéo. Thông tin xuống dưới là thông tin chỉ thịcủa cấp trên xuống cấp dưới, thường rất được chú trọng. Nhưng nếu đó là xuhướng áp đảo trong hệ thống thơng tin thì dẫn đến tình trạng mất dân chùtrong quản lý và gây ra nhiều hậu quả xấu. Thông tin dưới lên là những thơngtin báo cáo góp ý, kiến nghị, khiếu nại, phản ánh, v.v.. Thông tin dưới lên đảmbảo tính dân chủ của tổ chức. Nhiều người cho rằng một hệ thống thơng tin cóhiệu quả phải kết hợp cả hai chiều: xuống dưới và lên trên. Thơng tin cũngtruyền đi theo chiều ngang, đó là thơng tin giữa những người cùng cấp hay ởcác cấp tổ chức tương đương và theo đường chéo bao gồm những người ở cáccấp khác nhau mà không ở trong các mơi quan hệ trực tuyến với nhau.1.5.3. Theo tính chất chính thứcThơng tin được chia theo tiêu chí này thành thơng tin chính thức và khơngchính thức.Thơng tin chính thức là thông tin được phát đi theo những quy định của tổchức. Thơng tin chính thức gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và nóbảo đảm tính thống nhất của hệ thống. Do vậy, thơng tin chính thức mang tínhbình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận. Thơng tin khơng chính thức là những thơng tin được hình thành và lantruyền theo các quan hệ khơng chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại vàphát triển của các tổ chức khơng chính thức bên trong và bên ngoài hệ thốngquảnlý.Trongnhữngthập niên gầnđâykhoahọcquản lý rấtchú ý đến tổ chức khơng chính thức và thơng tin khơng chính thức. Thơng tinkhơng chính thức có một số đặc điểm rất đáng chú ý:- Là dạng thông tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trongtổ chức. Thơng tin khơng chính thức tạo nên dư luận tố chức. Do vậy, khơngthế dùng ý chí chủ quan để loại trừ nó.- Tốc độ truyền đạt nhanh, thậm chí nhanh hơn kênh chính thức.- Sức thuyết phục cao vì nó được truyền đạt rất tự nhiên và thường truyềnđạt trong nhóm có quan hệ tin cậy nhau. Khi bị cấm đốn, sức thuyết phụccủa thơng tin khơng chính thức càng tăng mạnh.- Dễ bị bóp méo trong q trình truyền tin.Nếu như thơng tin chính thức tạo sự thống nhất cho tổ chức thì thơng tinkhơng chính thức tạo nên dư luận. Thơng tin khơng chính thức có vai trị nhấtđịnh trong tổ chức [cả lợi và hại] nên người quản lý phải biết sử dụng thôngtin khơng chính thức phục vụ cho mục đích của tổ chức. Trong trường hợpcần thiết, cũng phải biết sử dụng những hình thức thích hợp để loại trừ hoặchạn chế tác động xấu của loại thông tin này.1.5.4. Theo quan hệ với hệ thốngTheo cách phân loại này, có thơng tin bên trong và thơng tin bên ngồi.Thơng tin bên trong [thông tin nội bộ] là những thông tin phục vụ cho bảnthân cơng tác quản lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực của tổchức. Nhiều thông tin bên trong man tính chất bí mật với các cấp độ bảo mậtkhác nhau. Nhà nước ta đã có những quy định về chế độ quản lý, sử dụngthông tin mật cần tn thủ.Thơng tin bên ngồi bao gồm thông tin từ môi trường vào tổ chức và thôngtin từ tổ chức ra môi trường. Trong điều kiện hiện nay, mạng thông tin này ngày càng phát triển và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triểncủa tổ chức. Ví dụ, đối với một doanh nghiệp thì thơng tin từ bên ngoài về thịtrường, về đối thủ cạnh tranh, về chính sách, về sự phát triển của khoa học vàcông nghệ, v.v. giúp doanh nghiệp xác định đúng chiến lược và sách lược pháttriển. Thông tin từ doanh nghiệp ra môi trường như thông tin quảng cáo, tiếpthị, v.v. có tác dụng bảo vệ và nâng cao uy tín, thị phần và hiệu quả của doanhnghiệp. Một địa phương muốn phát triển kinh tế cũng cần phải tổ chức nhiềukênh và hình thức thơng tin mang tính quảng cáo, tiếp thị cho địa phương,giới thiệu tiềm năng, lợi thế, thiện chí mời gọi đầu tư, v.v..2. NHU CẦU VÀ CÁC KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TINTRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ ỞCƠ SỞ.2.1. Nhu cầu về các loại thông tin đối vói cán bộ lãnh đạo quản lý ở cơ sở2.1.1. Nhu cầu thông tin về đối tượng bị lãnh đạo, quản lý.Lãnh đạo, quản lý cần phải biết, hiểu và nắm chắc đặc điểm, tính chất củacác hiện tượng, quá trình, sự kiện xảy ra đối với đối tượng bị lãnh đạo, quảnlý. Nhu cầu thông tin về đối tượng này thể hiện rõ ở nhu cầu phải thu thập, xửlý thông tin nhân khẩu học, thông tin kinh tế, xã hội, văn hóa và lối sống củangười dân và các gia đình, tổ chức, cộng đồng ở cơ sở.2.1.2. Nhu cầu thông tin về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sáchLãnh đạo, quản lý cần phải hiếu, nắm chắc đường lối, chủ trương, cơ chế,chính sách của Đảng và Nhà nước, của các cơ quan có thẩm quyền để kịp thờituyên truyền, phổ biến và làm cơ sở đưa ra những quyết định cần thiết trongcông tác. Việc xây dựng nhà nước pháp quyền và sống theo Hiến pháp, phápluật càng đặt ra yêu cầu cao đối với việc phải nắm bắt thơng tin kịp thời, đầyđủ, chính xác về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sách.2.1.3. Nhu cầu thơng tin về các nhóm đối tượng Lãnh đạo, quản lý liên quan tới nhiều nhóm đối tượng khác nhau do vậycần phải thu thập, xử lý thơng tin về các nhóm đối tượng đó. Đặc biệt cầnnắm chắc các đầu mối thông tin, người thạo tin, người trách nhiệm, người đạidiện của các nhóm đối tượng ví dụ nhóm trẻ em, người cao tuổi, nhóm ngườikhuyết tật, nhóm người nghèo và cả các nhóm đối tượng kinh tế v.v. Nhucầu thơng tin về các nhóm đối tượng này là rất lớn bởi vì đó là cácđối tượng của lãnh đạo, quản lỷ cần phải tác động và thu hút thamgia vào thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý.2.1.4. Nhu cầu thơng tin về tình hình kinh tế - xã hộiLãnh đạo, quản lý nhằm cải thiện đời sống kinh tế - xã hội do vậy nhu cầuvề tình hình kinh tế xã hội nói chung của đất nước và của cơ sở là rất cấpthiết. Các mục tiêu phát triển, các quyết định, các kế hoạch hành động, cáchướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức cần phải căn cứ vào tình hình kinh tế - xã hội cụthể.2.2. Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học2.2.1. Nhu cầu thu thập thông tin một cách khoa họcThông tin rất đa dạng. Do vậy, cần phải thu thập một cách khoa học để cóđược thơng tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy Để làm điều này cần ápdụng các phương pháp khoa học, ví dụ cần áp dụng các phương pháp tiếp cậnghi chép, lưu giữ thông tin mội cách hệ thống, tỉ mỉ, rõ ràng, chính xác theonhững quy trình, hình thức nhất định. Ví dụ, cần lập các tệp hồ sơ dừ liệu, saochụp và lưu giữ thông tin có sẵn, điều tra và khảo sát để có thơng tin mới.Tránh tùy tiện, cảm tính, thiên vị trong việc thu thập thông tin.2.2.2. Nhu cầu xử lý thông tin một cách khoa họcThông tin thu được cần phải được xử lý một cách khoa học tức là cần ápdụng các phương pháp phân loại, so sánh, đối chiếu lập sơ đồ, lập biểu, lậpbảng, tính tốn các số liệu, chọn lọc các dữ liệu định tính, tìm ra các mối liênhệ giữa các thông tin. Xử lý bằng các phương pháp thống kê và các phương pháp phân tích định tính cùng các loại phương pháp khác, cần kháchquan nghiêm túc trong xử lý thông tin.2.3. Quy trình thu thập và xử lý thơng tin2.3.1. Quy trình thu thập thơng tinQuy trình thu thập và xử lý thơng tin đóng vai trị quyết định tới chấtlượng thơng tin. Sẽ khơng có thơng tin chính xác nếu như khơng áp dụngđúng quy trình thu thập và xử lý thơng tin. Quy trình thu thập thơng tin baogồm các bước cơ bản như sau:Xác định nội dung thông tin cần thu thập: Đây là bước đầu tiên trong quytrình thu thập thơng tin, xác định nội dung cần thu thập thơng tin là gì? Mụcđích thu thập thơng tin để làm gì? Đối lãnh đạo, quản lý thì mục đích thu thậpthơng tin chủ yếu là phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý.Xác định đối tượng cung cấp thông tin: Sau khi xác định được nội dungthơng tin cần thu thập thì cần xác định những ai sẽ là người cung cấp thôngtin liên quan tới nội dung cần thu thập.Xác định phương pháp thu thập thông tin: Trên cơ sở xác định nôi dung,đối tượng cung cấp thông tin, cần xác định sẽ sử dụng phương pháp thu thậpthông tin nào.Xây dựng các bộ công cụ đê thu thập thơng tin: Sau đó sẽ tiến hành xâydựng các bộ công cụ hỗ trợ cho việc thu thập thông tin như bảng hỏi, hướngdẫn phỏng vấn sâu, hướng dẫn thảo luận nhóm, hướng dẫn ghi chú quansát, v.v..Lựa chọn nhân sự thu thập thông tin: Tiếp theo sẽ là việc lựa chọn cán bộđi thu thập thông tin. Tùy thuộc vào phương pháp sử dụng, năng lực cán bộmà có những phân cơng nhiệm vụ sao cho phù hợp.Tổ chức thu thập thông tin. Cuối cùng là giai đoạn tổ chúc thu thập thôngtin. Bước này bao gồm hàng loạt các hoạt động liên quan như tập huấn cánbộ, liên lạc với địa bàn, chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ, tài chính, v.v..2.3.2. Quy trình xử lý thông tin Dữ liệu đã thu thập được mới chỉ là thông tin thô, để đáp ứng được yêu cầulãnh đạo, quản lý, các thông tin thu được cần phải được xử lý và phân tích.Việc xử lý và phân tích dữ liệu địi hỏi phải tn thủ quy trình chặt chẽ. Cácnhà nghiên cứu đã đưa ra quy trình xử lý dữ liệu như sau[3] :Mã hóa thơng tin. Mã hóa thơng tin là q trình tóm tắt các câu trả lời củacuộc điều ra thành các loại có đầy đủ ý nghĩa đế nhận dạng các mẫu. Qtrình mã hóa bao gồm hai bước:Một là, xây dựng khung mã hóa. Thơng thường cơng việc này khơng khó,khung mã hóa chính là các phương án trả lời trong các câu hỏi kháo sát vànhư vậy thì khơng mất nhiều thời gian đế xác định khung mã hóa.Hai là, quy định các giá trị tương ứng. Bước này có vai trị quan trọng vàmất thời gian trong hoạt động mã hóa, việc quy định giá trị của các phương ántrả lời thông thường được áp dụng quy luật chuyển đổi từ dạng ngơn ngữ sangdạng sổ. Việc mã hóa có trình tự bắt đầu từ số một và thống nhất cho tất cảcác trường hợp. Ví dụ với câu hỏi về giứi tính, chỉ có hai phương án trả lời làNam và Nữ. Quy định tương ứng cho hai phương án trả lời có thể là: l=Nam;2=Nữ và được thống nhất cho tất cả các trường hợp.Biên tập dừ liệu. Biên tập dừ liệu là quá trình xem xét các câu hỏi tổng hợpcác phương án trả lời nhằm phát hiện và sửa lỗi. Q trình này bao gồm kiểmtra các thơng tin thu được nhằm đảm bảo thông tin phải đầy đủ, chính xác vàphù hợp.- Tính đầy đủ của thơng tin, xác nhận rằng tất cả các câu hỏi liên quan đãđược trả lời và các câu trả lời đã được ghi lại. Điều này khơng có nghĩa là tấtcả các câu hỏi phải được hỏi, bởi vì thực tế sẽ có những câu hỏi khơng đượchỏi trong một vài trường hợp.- Tính chính xác, đảm bảo rằng tất cả các câu trả lời đã được ghi lại và dễnhận dạng. Điều này đảm bảo các phương án trả lời đưực ghi lại một cáchchính xác, dễ nhận ra, tránh nhầm lẫn. - Tính phù hợp, ngụ ý rằng việc kiểm tra tất cả các mối quan hệ lơgíc giữacác câu hỏi cần được coi trọng. Tính phù hợp xác định rằng người phỏng vấncó diễn giải các câu hỏi cùng một cách cho tất cả các trường hợp hay không.Nhập dữ liệu vào mảy tính. Sau khi mã hóa dữ liệu, cần phải nhập cácdữ liệu được mã hóa đó vào máy tính để tiến hành xử lý. Hiện nay có khánhiều phần mềm máy tính cho phép xử lý dữ liệu như: Foxpro; SPSS;NVIVO, v.v.. Tuy nhiên việc lựa chọn phần mềm nào thì việc nhập dữ liệuphải đảm bảo các yêu cầu sau:- Nhận dạng đồng nhất, dạng vào dữ liệu phải yêu cầu mỗi bản ghi có mộtdạng đồng nhất [ID] trước khi nhập bất cứ dữ liệu nào khác. Tức là phải nhậndạng được các trường hợp.- Tên biến, dạng dừ liệu được nhập vào mồi biến phải được định nghĩa rõràng và tên đồng nhất.- Kiểm soát chất lượng, dạng dữ liệu phải cho phép kiềm tra chất lượng[kiểm tra loại; kiêm tra tính lơgíc; kiểm tra sự tin cậy].Chiết xuất dữ liệu, yêu cầu phần mềm xử lý phải cho ra kết giống như cácphần mềm xử lý khác. Đây chính là việc sử dụng các mơ hình lý thuyết vàthống kê đế phân tích dữ liệu.Làm sạch dữ liệu, là khâu cuối cùng trước khi cho ra các kết quả xứ lý. Cónhiều cách để làm sạch dữ liệu, theo cách đơn giản nhất, người nghiên cứu cóthể làm sạch theo 2 cách cơ bản[4] . Thứ nhất, làm sạch mã có thể, là việckiểm tra lại tất cả các biến số cho mã khơng thể có. Ví dụ như biến số giớitính, chỉ có mã 1=Nam và 2=Nữ, nếu thấy có mã 4 thì là sai. Thứ hai, làmsạch ngẫu nhiên, là việc kiểm tra chéo hai biến sổ và tìm sự kếthợp khơng lơgíc. Ví dụ, kiểm tra chéo biến giáo dục và nghề nghiệp, nếu mộtngười được ghi chưa học hết lóp 8, đồng thời được ghi là bác sĩ thì là khôngphù hợp.2.4. Kỹ năng thu thập thông tin2.4.1. Kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết Để xác định được loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ năng như:- Kỹ năng nắm chắc mục đích, u cầu: cần thơng tin để làm gì, về điều gì.- Kỹ năng phân loại thơng tin: cần trả lời câu hỏi đã có những thơng tin gì,cịn thiếu những thơng tin gì.- Kỹ năng phân loại hình thức thơng tin định lượng ví dụ các số liệu vàthơng tin định tính ví dụ các câu chuyện, các mẩu tin, các thơng điệp, các hìnhảnh, các âm thanh.- Kỹ năng xác định loại thông tin theo mức độ rất cần thiết, cân thiết, bìnhthường có cũng được chua có cũng được, chưa cần thiết và rất khơng cầnthiết. Việc thu thập thông tin chủ yếu tập trang vào loại thông tin rất cần thiếtvà cần thiết.2.4.2. Kỹ năng xác định nguồn thông tinĐể thu thập thông tin cần xác định rõ thơng tin đó từ đâu, tức là nguồn tin.Kỹ năng xác định nguồn thơng tin địi hỏi phải làm rõ loại thông tin cầnthiết và rất cần thiết đó ở đâu, cụ thể là kỳ năng tra lời những câu hỏi như:- Ai nắm giữ, sở hữu thơng tin?- Ai có thể cung cấp thơng tin?- Ai có quyền đưa ra thơng tin?Kỹ năng xác định nguồn thơng tin cịn liên quan tới kỹ năng đặt và trả lờinhững câu hỏi khác về nguồn tin liên quan tới địa điểm, thời gian, cách tiếpcận nguồn tin.2.4.3. Kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tinLựa chọn các phương pháp thu thập thông tin là yếu tố quan trọng đảm bảothơng tin thu được có kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khách quan haykhơng. Việc lựa chọn các phương pháp/kỹ thuật thu thập thông tin phụ thuộcvào các yếu tố như thời gian, tài chính, nhân lực, nội dung thông tin cần thuthập, V.V.. Trên cơ sở cân nhắc các yếu tố trên, có thể lựa chọn các phươngpháp thu thập thông tin cơ bản như sau: Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Đây là phương pháp sử dụng kháphổ biến trong việc thu thập thông tin quản lý. Để sử dụng phương pháp nàycần phải xây dựng một bộ câu hỏi theo một trật tự lơgíc nhất định, phù hợpvới nội dung thơng tin cần thu thập. Thông tin thu được từ phương pháp nàythường là những thơng tin mang tính định lượng. Bộ câu hỏi trong bảng hỏicần được xây dựng dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau:- Bộ câu hỏi này sẽ hỏi ai? [Ai sẽ là người trả lời bảng hỏi].- Bảng hỏi được người trả lời trực tiếp đọc và trả lời hay có người phỏngvấn? [sử dụng biện pháp phỏng vấn hay phát vấn].- Lơgíc của bảng hỏi như thế nào? [các câu hỏi bắt đầu từ vấn đề chung tớivấn đề riêng hay ngược lại].Phương pháp phỏng vấn sâu cá nhân. Đây là phương pháp thu thập thôngtin bằng việc phỏng vấn trực tiếp các cá nhân, tập trung đi sâu vào một sốkhía cạnh cần quan tâm, phục vụ cho việc thu thập thông tin quản lý. Sử dụngphương pháp này đòi hỏi người phỏng vấn phải am hiểu sâu sắc về nội dungthông tin cần thu thập, đồng thời phải có kỹ năng giao tiếp, tương tác phùhợp với người được phỏng vấn [người cung cấp thơng tin].Phương pháp thảo luận nhóm tập trung. Đây là phương pháp thu thậpthông tin thông qua phỏng vấn một nhóm người có cùng hồn cảnh, hay cùngkinh nghiệm về nội dung cần thu thập thông tin. Để thu thập thơng tin hiệuquả, cuộc thảo luận địi hỏi phải đáp ứng các u cầu sau:- Quy mơ nhóm được phỏng vấn chỉ khoảng 6-8 người, các thành viêntham gia thảo luận nhóm đáp ứng một số yêu cầu như có hiểu biết về nội dungcần thu thập thơng tin, địa vị xã hội tương đối ngang nhau.- Quy trình tiến hành theo 3 bước cơ bản: 1] Làm quen và giới thiệu mụctiêu của thảo luận; 2] Tiến hành thảo luận về nội dung cần thu thập thông tinvà 3] Kết luận những nội dung đã thống nhất và chưa thống nhất. - Người điều khiển thảo luận cần phải có những kỹ năng tốt trong việc đặtcâu hỏi, gợi mở cho các thành viên tham gia ý kiến, điều chỉnh và kiểm sốtcác thành viên sao cho ai cũng có cơ hội trình bày ý kiến.Phương pháp phân tích tài liệu sẵn có. Đây là phương pháp thu thập thơngtin thơng qua việc phân tích các tài liệu đã có về nội dung cần quan tâm. Phântích nội dung tài liệu là cách thức sử dụng các kỹ thuật, thao tác khoa học, hệthống, khách quan đế vạch ra những đặc điểm và tính chất của nội dung tàiliệu. Để đạt được kết quả tốt trong phân tích nội dung tài liệu có thể sử dụngmột số kỳ thuật sau:- Kiểm tra, làm sạch tài liệu: Mục đích cùa việc kiểm tra, làm sạch tài liệulà đảm bảo dữ liệu có độ tin cậy, xác thực và tính chính xác cao.- Trích dẫn tài liệu: Việc trích dần phải đảm bảo tính chính xác, trung thựcvới nội dung tài liệu. Trích dẫn tài liệu có thế bao gồm, trích dẫn ngun vănnhững nội dung trong tài liệu, điều này giúp cho phân tích, mơ tả nghiên cứusinh động hơn, nhưng cũng có thể trích dẫn ý nghĩa của nội dung thơng tin.Tuy nhiên cả hai loại trích dẫn này đều phải đảm bảo tính trung thực về thơngtin.- Lập bảng, biểu tóm tắt nội dung tài liệu: Mục đích lập bảng, biểu trongphân tích tài liệu là tóm tắt nội dung tài liệu theo trật lự, lơgíc nhất định đểlàm rõ ý tưởng nghiên cứu.- Xây dựng các mơ hình: Mục đích của việc này nhằm tập trung vào tìmhiếu các mơ hình về mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự vật, các cá nhân,nhóm xã hội. Tìm hiểu xem có bao nhiêu mối liên hệ, kiểu liên hệ, và quantrọng là mơ hình miêu tả thành phần, cấu trúc của các sự kiện xã hội, cácmạng lưới xã hội.- Nhận xét và rút ra kết luận: Mục đích cuối cùng trong phân tích nội dungtài liệu là phải rút ra được những nhận xét và kết luận về những thông tin liênquan tới cuộc nghiên cứu. Kết luận xem nội dung tài liệu nói gì tới vấn đề,sự kiện, nội dung cần thu thập thông tin. 2.4.4. Kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quanQuan sát là một trong những phương pháp thu thập thông tin trong quản lý.Trong nghiên cứu khoa học phương pháp quan sát được hiểu là “quá trình trigiác và ghi chép mọi yếu tố có liên quan tới đối tượng nghiên cứu phù hợpvới đề tài và mục tiêu nghiên cứu”[5] . Trong lãnh đạo, quản lý, quan sát làhoạt động thu thập thông tin thông qua việc sử dụng các giác quan và phươngtiện hỗ trợ để thu được những thơng tin quản lý.Có nhiều cách phân loại khác nhau về phương pháp quan sát như quan sáttheo chuẩn mực và quan sát tự do; quan sát công khai và quan sát bí mật;quan sát một lần và quan sát nhiều lần, V.V.. Tuy nhiên, phổ biến nhất là việcphân chia phương pháp quan sát thành hai loại là phương pháp quan sát thamdự và quan sát không tham dự.Quan sát tham dự là phương pháp quan sát mà ở đó người đi quan sát trựctiếp tham gia vào các hoạt động của người được quan sát. Trong hoạt độngquản lý, phương pháp quan sát tham dự có thể được sử dụng thông qua việccán bộ sinh hoạt “ba cùng” với dân.Quan sát không tham dự là phương pháp quan sát mà người quan sát hoàntoàn ở bên ngoài hoạt động của người được quan sát. Người quan sát hồntồn đứng ngồi đề theo dõi các tình huống và đơn thuần ghi lại những diễnbiến đang diễn ra.Để thu thập được đầy đủ các thông tin thông qua phương pháp quan sát,người quan sát có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để hỗ trợ nhưmáy quay phim, máy ảnh, máy ghi âm, v.v..2.4.5. Kỹ năng tìm đọc thơng tinTìm đọc thơng tin từ báo. cần chọn lọc loại báo và nhanh chóng xác địnhloại bài cần đọc từ báo đã được lựa chọn, cần đọc các bài đã lựa chọn mộtcách kỹ lưỡng. Có thể cần tìm hiểu thêm các nguồn thơng tin khác để đảmbảo chắc chắn. Tìm đọc thơng tin từ tạp chí. Cần chọn lọc loại tạp chí và nhanh chóngxác định loại tạp chí cần đọc; cần xác định loại bài cần đọc trong tạp chí đãlựa chọn; cần đọc các bài đã chọn một cách kỹ lưỡng.Tìm đọc thơng tin từ sách. Tương tự như với báo và tạp chí, cần xác địnhloại sách cần tìm đọc. Đọc lướt tồn bộ để nắm bắt nội dung chung của cuốnsách đã chọn. Đọc kỹ những nội dung nào trực tiếp liên quan đến mục đíchthu thập, xử lý thơng tin.Tìm đọc thơng tin từ mạng Internet, cần sử dụng các công cụ, kỹ thuậttruy cập từ mạng Internet: các từ khóa, các tên thơng tin, tên tác giả; cần sửdụng các đường link để tìm đến các thơng tin cần thiết; cần chọn loại thôngtin đáng tin cậy, cần lưu giữ thành các tệp dữ liệu theo một trật tự sao cho cóthể truy cập dễ dàng.Tìm đọc thơng tin từ các báo cáo của các cơ quan chức năng. Cần tiếp cậnvà đọc kỹ các báo cáo của các cơ quan chức năng. Lập danh mục các báo cáođể dễ dàng theo dõi, truy cập, sử dụng.Tìm đọc thơng tin từ các báo cáo kết quả nghiên cứu đã được công bốcông khai, cần tiếp cận các báo cáo từ các cơ quan khoa học và từ các nhàkhoa học. Cần lưu giữ các báo cáo đó để có thể truy cập, sử dụng nhiều lầnbởi vì các báo cáo khoa học thường chứa đựng nhiều thông tin giá trị theonhiều cách khác nhau địi hỏi phải được tìm đọc và sử dụng nhiều lần. Việclập danh mục tài liệu gồm các báo cáo là một kỹ năng quan trọng.2.5. Kỹ năng xử lý thông tin2.5.1. Kỹ năng ghi chép thông tinGhi chép là một kỹ năng quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ và xử lýthông tin. Nhiều cách ghi chép khác nhau đã được sử dụng, như ghi chép theodanh mục nội dung [list], ghi chép theo bản đồ tư duy [mind maps].Phương pháp ghi chép theo danh mục nội dung là phương pháp ghi chépphổ biến nhất. Phương pháp này ghi nội dung theo một trình tự nhất định vàtn thủ lơgíc từ đầu tới cuối. Phương pháp ghi chép theo bản đồ tư duy là phương pháp được nhà khoahọc Tony Buzan phát triển. Đây là phương pháp ghi chép dựa trên sự kết hợpgiữa sử dụng ngôn ngữ với các biểu tượng, đường nét, màu sắc tương ứng vớicấu trúc, hoạt động và chức năng của bộ não. Theo phương pháp này, các nộidung thơng tin chính được đặt ở trung tâm của bản ghi, các ý tưởng quantrọng khác phát triển từ ý tưởng trung tâm.Hình 1: Ghi chép theo bản đồ tư duy2.5.2. Kỹ năng mô tả, kế chuyệnMô tả, kể chuyện là việc chọn lọc, trình bày thơng tin về mộ điều gì đó saocho có thể hình dung và hiểu được chi tiết, cụ thỉ về đối tượng nhất định. Kỳnăng mô tả, kể chuyện là kỳ năng lựa chọn từ ngữ, sắp xếp sự kiện theo mộttrật tự nhất định vừa đảm bảo hấp dẫn vừa đảm bảo đầy đủ, chính xác. Mộtkỹ năng mơ tả, kể chuyện là “nguyên văn”: trình bày lại nguyên văn những gìxảy ra từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên rất cần có kỹnăng chọn lọc thơng tin có giá trị và trình bày theo mạch thời gian để nắmbắt đầy đủ sự kiện. Cần tránh cường điệu, thổi phồng chi tiết này mà bỏqua hoặc xem nhẹ chi tiết khác khi mô tả, kể chuyện. Mô tả, kể chuyện chủyếu địi hỏi kỹ năng nói rõ ràng, mạch lạc, cuốn hút đồng thời cũng cần kỹnăng sử dụng các cơng cụ trực quan như hình vẽ, đồ vật, âm thanh phùhợp.2.5.3. Kỹ năng phân loại thông tin Hiện nay có nhiều cách phân loại thơng tin, tài liệu khác nhau.Nếu phân loại dựa trên hình thức cố định của thơng tin thì thơng tin,tài liệu trong nghiên cứu định tính bao gồm hai loại cơ bản là: tài liệu dướidạng văn tự và tài liệu dưới dạng phi văn tự.Tài liệu dạng văn tự là tài liệu trong đó thơng tin được trình bàydưới dạng ký tự qua các văn bản, các bảng biếu số liệu.Tài liệu dạng phi văn tự là dạng tài liệu không được trình bày dạng ký tựmà có thể chỉ là những biểu tượng, những hình ảnh, những vật dụng.Nếu dựa vào nội dung phản ánh của thơng tin, tài liệu thì có:Tài liệu cá nhân là những tài liệu có thơng tin chứa đựng những nội dungliên quan tới các sự kiện, hành vi, hành động, v.v. của một cá nhân.Tài liệu xã hội là những tài liệu chứa đựng thông tin gắn liền với các hoạtđộng của nhóm xã hội, một xã hội.Nếu xét theo mức độ xử lý, phân tích, cơng bố thơng tin, tài phân loạigồm:Các tài liệu đã được in ấn là những tài liệu đã được công bố trên cácphương tiện thông tin đại chúng hoặc đã in ấn dưới các hình thức như báo, tạpchí, sách, v.v...Các tài liệu chưa được công bo là những tài liệu được thu thập bằng cácphương pháp nghiên cứu khoa học, nhưng chưa được công bố.2.5.4. Kỹ năng sấp xếp, kết cấu thông tinKỹ năng sắp xếp, kết cấu thông tin là kỳ năng chọn lọc và sắp đặt thơng tinvào những vị trí phù hợp, gọi là chọn đúng từ, đúng chữ, đúng bối cảnh. Kỹnăng rõ nhất là sắp xếp, kết cấu theo thời gian: thông tin nào trước thì trìnhbày trước, thơng tin nào sau thì trình bày sau. Tuy nhiên, thời gian cũng mangtính tương đối bởi vì có thể sự kiện xảy ra trước nhưng lại có thơng tin sau vàngược lại. Do vậy, có thể sắp xếp, kết cấu thơng tin theo diễn biếncủa sự kiện. Một cách nữa là căn cứ vào trật tự, lơgíc bên trong của thơng tinđể sắp xếp, trình bày thơng tin cho phù hợp. Có thể sắp xếp, kết cấu theo kiểu mơ hình hóa, mơ phỏng sự kiện từ ngồi vào trong, từ đơn giản đến phức tạp,theo kiểu quy nạp hoặc ngược lại từ trong ra ngoài, từ phức tạp khái quát đếncụ thể, đơn giản hoặc theo hiểu suy luận, cần nắm chắc các kỹ năng này để sửdụng cho phù hợp,2.5.5. Kỹ năng giải nghĩa thông tinKỹ năng giải nghĩa thông tin chủ yếu sử dụng trong việc phân tích cácthơng tin định tính. Đó là những thơng tin được thu thập thông qua các cuộcphỏng vấn cá nhân, thảo luận nhóm, hoặc dựa vào các tài liệu sẵn có... Đốivới những thơng tin dạng này, nhà lãnh đạo, quản lý cần giải nghĩa thông tintheo các phương pháp, kỹ năng sau:Phương pháp gần đúng liên tục: Phương pháp này liên quan tới sự lặp lạihoặc chu kỳ qua các bước phân tích. Qua mỗi chu kỳ, sự lặp lại càng nhiều thìcàng cho phép nhà nghiên cứu có thể đi đến khái qt hóa các thơng tin địnhtính thành các định đề. Hay chuyển các chứng cứ từ thơng tin định tính thànhcác định đề, két luận.Phương pháp minh họa: Phương pháp này được sử dụng khi nhà nghiêncứu áp dụng các lý thuyết vào những tình huống cụ thể, hoàn cảnh xã hội cụthể, hoặc tổ chức thơng tin trên cơ sở lý thuyết có sẵn. Lý thuyết là cái cótrước và cung cấp cho hộp trống để nhà nghiên cứu thu thập thông tin điềnvào hộp trống đó. Bằng chứng thu thập được có thể chấp nhận hoặc khôngchấp lý thuyết.Phương pháp so sánh phân tích: Khác với phương pháp minh họa, nhànghiên cứu khơng sử dụng lý thuyết như cái “hộp trống”, phát triển từ lýthuyết các đặc điểm giống và khác nhau, và sử dụng những tính chất này đểso sánh các tình huống, thông tin, dữ liệu. Phương pháp này bao gồm haicông cụ cơ bản: Thứ nhất, so sánh xác định các “đặc điếm tương tự”, tức làtập trung vào các đặc điểm phổ biến của các trường hợp; Thứ hai, so sánhđể xác định các “đặc điểm khác nhau”, tức là tập trung vào các đặc điểm riêngbiệt của các trường hợp và so sánh với lý thuyết. 2.5.6. Kỹ năng xử lý thống kê thông tin: sử dụng các phép tính đểtính trung bình, số cực đại, cực tiếu, tỷ lệ phần trămTrong hoạt động lãnh đạo, quản lý, việc sử dụng thống kê để phân tích dữliệu đóng vai trị quan trọng, đảm bảo cho việc ra quyết định quản lý có hiệuquả. Tầm quan trọng của thống kê trong xử lý thông tin quản lý được thề hiệnnhư sau[6] :- Phân tích thống kê cho phép tóm tắt, mơ tả dễ dàng hiện trạng của một sựkiện, nhóm xã hội.- Phân tích thống kê cho phép phân tích thơng tin dưới dạng so sánh.- Phân tích thống kê cho phép giải thích số liệu một cách khách quan.- Phân tích thống kê cho phép khái qt hóa kết quả nghiên cứuPhân tích đơn biến:Thực chất phân tích đơn biến là việc xem xét việc phân bổ của các biếnnhư thế nào, để làm cơ sở cho việc phân tích nhiều biến số hơn.Phân bố tần suất và tỷ lệ phần trăm: Phân bổ tần suất là một phương phápđơn giản nhằm để tóm lược các thơng tin liên quan đến một biến sổ nào đó,hay đếm số trường hợp của mỗi biến số đó. Trong phân bổ tần suất chúng tacũng chú ý tới tỷ lệ phần trăm của các trường hợp. Ví dụ nghiên cứu về hànhvi trồng chè của 124 người dân tại tỉnh Yên Bái cho thấy, phân bổ độ tuổi nhưsau: có 58 người được hỏi [chiếm 46,8%] có độ tuổi từ 40-49; có 31 ngườiđược hỏi [chiếm 26,6%] trong độ tuổi 50-59; có 23 người được hỏi [chiếm18,5%] trong độ tuổi từ 28-39 và chỉ có 10 được hỏi [chiếm 8,1%] nằm trongđộ tuổi trên 59[7] .Đo lường xu hướng trung tâm: Các đại lượng thống kê đo lường xu hướngtrung tâm cho biết khoảng cách đến các giá trị trung bình. Các đại lượngthường sử dụng là Mốt [Mode], Trung vị [Median-Md], Trung bình [Mean].Mốt [Mode-Mo]: Là điểm số hay giá trị xuất hiện nhiều nhất trong mộtbiến số nào đó. Trong một biến số có thế có nhiều Mode hoặc khơngcó Mode. Trung vị [Median-Md]: Là giá trị chia đôi tổng số điểm của biến số nào đóthành hai phần bằng nhau, hay cịn gọi là giá trị chia đơi xác suất. Ta có thểtìm ra Trung vị của một biến số như sau:[1] xếp các điểm theo thứ tự từ nhỏ đến lớn,[2] Tìm ra điểm số nằm giữa các điểm số này.Trong trường hợp tìm ra hai điểm trung thì ta cộng 2 điểm đó lại và chiađơi ta sẽ được trung bình, và đây cũng là trung vị của dãy số.Trung bình [Mean]: là giá trị có được khi ta cộng tất cả các điểm của cáctrường hợp và sau đó chia cho tổng số các trường hợp.Cả Mốt, Trung vị, Trung bình đều là giá trị đo lường xuhướng trung tâm của một biến số, song việc sử dụng lại khác nhau. Mốt cóthể áp dụng để tinh toán cho tất cả các biến dạng định danh, thứ bậc haykhoảng/tỷ lệ, Trung vị chỉ dùng để đo các biến thứ bậc hoặc khoảng/tỷlệ. Trung bình chỉ dùng cho việc đo lường đối với biến khoảng/tỷ lệ mà thơi.Trongqtrìnhphântích,chúngtachỉdùng trung bình cho biến khoảng/tỷ lệ, Trung vị dùng cho biến số biến thứbậc, bởi vì chúng ta khơng thể tính trung bình cho các biến số này và Mốtdùng để đo lường cho biến định danh.Phân tích hai biến:Phân tích hai biến là bước tiếp theo của phân tích đơn biến, thiết lập mốiquan hệ giữa hai biến số; kiểm định xem 2 biến số độc lập và phụ thuộc cómối liên hệ với nhau hay khơng, xác định mức độ và hướng của mối liên hệđó.Phân tích bảng tần suất hai chiều:Trong phân tích hai biến, thơng qua bảng tần suất hai chiều chúng ta có thểbiết được mối liên hệ giữa hai biến này. Ví dụ nghiên cứu về cách hành xửcủa công dân trong mối quan hệ với học vấn, thi biến số học vấn là độc lập vàbiến cách hành xử của công dân là phụ thuộc và ta có bảng như sau[8] :Hoc vấn