Làm sao để doc thu đã lưu trên gmail
Tìm kiếm thông qua bộ lọc, sử dụng phím tắt trong Gmail giúp việc duyệt mail tiện lợi và nhanh chóng hơn, im đậm, nghiêng, gạch dưới chữ trong Google Chat, đính kèm file dung lượng lớn thông qua Google Drive...
trong số các dịch vụ trực tuyến nổi bật của gã khổng lồ Google là Google Mail và Google Drive luôn có lượng người sử dụng đông đảo bởi tính hữu dụng của chúng. Nhiều tính năng nâng cao trong các dịch vụ này ít người biết đến như tìm kiếm mail thông qua bộ lọc thư, sử dụng phím tắt trong Gmail giúp việc duyệt mail tiện lợi và nhanh chóng hơn, im đậm, in nghiêng hay gạch dưới chữ trong Google Chat, đính kèm file dung lượng lớn thông qua Google Drive… nếu khai thác tốt các tính năng này hiệu suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện đáng kể. GMAIL 1. Sử dụng bộ lọc thư
Thanh tìm kiếm thư của Gmail là công cụ rất tiện lợi cho việc tìm lại các email đã nhận vài tháng trước, thậm chí nhiều năm trước đó nhưng hầu hết mọi người ít khi sử dụng, các tính năng nâng cao trong bộ lọc thư giúp việc tìm mail nhanh chóng, chính xác hơn. Bạn chỉ cần nhấn vào nút mũi tên bên phải thanh tìm kiếm để mở bảng tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm nếu biết người gởi, chủ đề, có các từ nào trong mail, tệp tìm kiếm hay không, khoảng thời gian nhận thư… 2. Đánh dấu thư quan trọng với nhiều biểu tượng Đôi khi nhận được những mail quan trọng, cách duy nhất để làm nổi bật chúng là gắn thẻ vàng hoặc gán sao trước tiêu đề thư. Thật may, có một tính năng trong phần thiết lập hộp thoại Gmail cho phép bạn đánh dấu hộp thư inbox với các biểu tượng khác nhau. Để làm được điều này, bạn nhấn vào biểu tượng Settings hình răng cưa bên phải Gmail, chọn Cài đặt, kéo xuống gần cuối tab Chung bạn sẽ thấy mục Dấu sao, click chọn tất cả dấu sao để có thể sử dụng tất cả biểu tượng dánh dấu Gmail cung cấp, xong nhấn Lưu thay đổi để lưu lại thiết lập. Giờ thì bạn quay lại trang inbox, muốn đánh dấu cho tiêu đề thư nào bạn click chọn dấu sao phía trước title tương ứng, click thêm một lần nữa để đổi qua biểu tượng khác. 3. Trích dẫn một đoạn thư khi trả lời Bạn hơi khó chịu khi nhận một email với nội dung dài dòng, điều này ít nhiều làm bạn mất thời gian để tìm đúng một đoạn thư muốn trích dẫn lại. Trong lúc trả lời hay chuyển tiếp thư, bạn hãy chọn khối đoạn text muốn trích dẫn rồi nhấn nút trả lời, lập tức đoạn trích dẫn này sẽ nằm gọn trong khung trả lời. 4. Sử dụng phím tắt Thay vì phải rê chuột liên tục, bạn có thể sử dụng phím tắt để thực hiện các thao tác nhanh hơn. Để bật tính năng này, bạn nhấn vào biểu tượng răng cưa Setting, tại tab Chung tìm đến mụcPhím tắt, tick chọn Bật phím tắt. Xong Lưu thay đổi. Bảng phím tắt trong Gmail
Phím Tổ hợp - Sử dụng các tổ hợp phím sau để điều hướng qua Gmail.
Ngoài ra, bạn phím Shift và phím ? (Shift + ?) khi đang sử dụng Gmail, sẽ có 1 màn hình pop-up với tất cả phím tắt hiện lên. Mỗi ngày bạn chỉ cần tìm hiểu một vài phím mới mỗi khi sử dụng và bạn sẽ sớm làm chủ được tất cả phím tắt này. Sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều cho bạn. 5. Đăng xuất từ xa
Nếu bạn đã đăng nhập Gmail trên các máy tính khác nhau và quên đăng xuất. Bạn có thể đăng xuất Gmail từ xa thông qua lịch sử truy cập Gmail, kéo màn hình xuốn cuối bạn sẽ thấy hoạt động cuối cùng của mình ở góc dưới cùng bên phải, click vào Chi tiết. Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết các lần đăng nhập, kèm theo địa chỉ IP máy tính các lần đó, bạn click Đăng xuất khỏi tất cả các phiên khác. 6. Nhấn mạnh các từ quan trọng trong GChat Nếu bạn muốn nhấn mạnh các từ quan trọng khi chat, bạn phải thêm một số từ khóa quy định bao quanh từ muốn nhấn mạnh. Để in đậm, bạn gõ theo cú pháp *từ nhấn mạnh*, để in nghiêng _từ nhấn mạnh_, đẻ gạch chân –từ nhấn mạnh-. 7. Sử dụng Gmail Offline Nếu bạn đang sử dụng tình duyệt Chrome, bạn tải về extension Gmail Offline, extension này cho phép bạn soạn thư, trả lời, tìm kiếm, lưu trữ thư mà không cần có mạng internet và các thao tác này sẽ được đồng bộ hóa tự động khi có kết nối internet. Tải Gmail Offline tại đây. GOOGLE DRIVE 8. Phím tắt trong Google Drive Cũng giống như Gmail, Google Drive cung cấp các phím tắt giúp việc quản lý kho dữ liệu của mình dễ dàng, nhanh chóng hơn. Để hiện ra bảng phím tắt này, bạn nhấn vào biểu tượng răng cưa Setting, chọn Phím tắt. 9. Xem lịch sử thay đổi tài liệu Nếu bạn đang tạo hoặc xem một file tài liệu trên Google Drive và bạn muốn xem những thay đổi đã được thực hiện trước đó, bạn chọn Tệp \ Quản lý bản xem lại. Nếu tài liệu được chia sẻ cho nhiều người, thì từng người thay đổi sẽ được đánh một màu hiển thị khác nhau kèm theo thời gian chỉnh sửa. 10. Đính kèm tập tin 10GB nhờ Google Drive Người dùng Gmail có thể chia sẻ trực tiếp các tập tin đính kèm lưu trữ trên Google Drive trong email gửi đi. Người nhận sẽ tải tập tin đính kèm từ Google Drive thay vì trực tiếp trong email như trước nay. Trong cửa sổ soạn thảo email, bạn sẽ thấy một biểu tượng Google Drive ở phần đính kèm tập tin. Công việc cần làm là tải lên Google Drive tập tin nào muốn gửi đi và chọn nó khi soạn thảo email. Các tập tin đính kèm sẽ vẫn được lưu trữ trong tài khoản Google Drive ngay cả khi email được xóa đi (Để thấy biểu tượng này bản phải chuyển khung soạn thư sang giao diện mới). Lưu ý: Bài viết này sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt trong Gmail và Google Drive, ngôn ngữ tiếng Anh các bạn cũng thao tác các bước tương tự. Theo Genk.vn |