Bài viết này trước đây có tên là Nguyên tắc dành cho người gửi hàng loạt.
Các nguyên tắc trong bài viết này giúp đảm bảo thư của bạn được gửi tới hộp thư đến của Gmail. Hãy sử dụng các mẹo trong bài viết này để giảm khả năng Gmail chặn thư của bạn hoặc đánh dấu là thư rác
Các nguyên tắc trong bài viết dành cho bất kỳ ai gửi email đến người dùng Gmail. Người dùng Gmail là bất kỳ ai có một trong các loại tài khoản Gmail sau đây:
- Tài khoản Gmail cá nhân, kết thúc bằng @gmail.com.
- Tài khoản Gmail của cơ quan hoặc trường học do G Suite cung cấp. Địa chỉ email của tài khoản cơ quan hoặc trường học do G Suite cung cấp không bao gồm đuôi @gmail.com.
Việc tuân thủ các nguyên tắc trong bài viết này sẽ giảm khả năng:
- Gmail giới hạn tốc độ gửi của bạn
- Gmail chặn thư của bạn
- Gmail đánh dấu thư của bạn là thư rác
Lưu ý: Gmail không chấp nhận các yêu cầu đưa vào danh sách cho phép mà người gửi thư đưa ra. Chúng tôi không thể đảm bảo thư sẽ vượt qua bộ lọc thư rác của Gmail.
Bạn đang dùng tài khoản G Suite để gửi thư? Hãy nhớ xem lại chính sách về thư rác và hành vi sai trái của G Suite. Chính sách này nằm trong Chính sách sử dụng chấp nhận được của G Suite.
Bài viết này không cung cấp giải pháp cho các vấn đề sau:
Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email cho miền của mình
Trong trường hợp bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email và dùng miền của riêng bạn, hãy đảm bảo nhà cung cấp đó tuân theo các nguyên tắc trong bài viết này. Các nhà cung cấp dịch vụ email lớn, chẳng hạn như Gmail, AOL và Yahoo, thường tuân theo các nguyên tắc này.
Trong trường hợp bạn sử dụng một nhà cung cấp miền nhưng lại quản lý dịch vụ email của riêng mình, thì bạn nên:
- Xem lại và làm theo các phương pháp hay nhất trong bài viết này để gửi email cho người dùng Gmail.
- Sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát thông tin về các thư gửi từ miền của bạn đến người dùng Gmail.
Làm theo các phương pháp hay nhất khi gửi thư đến Gmail
Để giảm khả năng các thư gửi từ miền của bạn bị chuyển vào thư mục Thư rác hoặc bị Gmail chặn, hãy làm theo các phương pháp hay nhất nêu trong phần này.
Thiết lập bản ghi DNS ngược hợp lệ cho địa chỉ IP trỏ đến miền của bạn.
Tốt nhất là nên gửi tất cả các thư từ cùng một địa chỉ IP. Nếu bạn phải gửi từ nhiều địa chỉ IP, hãy dùng các địa chỉ IP khác nhau cho từng loại thư. Ví dụ: dùng một địa chỉ IP để gửi thông báo về tài khoản và một địa chỉ IP khác để gửi thư quảng cáo.
Không kết hợp nhiều loại nội dung trong cùng một thư. Ví dụ: bạn không nên bao gồm nội dung về các đợt giảm giá sắp tới trong thông báo biên nhận mua hàng.
Thư thuộc cùng một loại nên có cùng địa chỉ email trong tiêu đề Từ:. Ví dụ: thư từ miền có tên là your-company.net có thể có tiêu đề Từ: như sau:
- Thông báo biên nhận mua hàng:
- Thư quảng cáo:
- Thư thông báo về tài khoản:
Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo miền của bạn không bị tính năng Duyệt web an toàn của Google đưa vào danh sách không an toàn. Để kiểm tra trạng thái miền của bạn, hãy nhập miền đó vào trang kiểm tra trạng thái trang web của tính năng Duyệt web an toàn. Ngoài ra, hãy kiểm tra bất kỳ miền nào được liên kết với miền của bạn.
Không gửi các chiến dịch thử nghiệm hoặc thư mẫu minh họa cho thư lừa đảo từ miền của bạn. Việc này có thể khiến miền của bạn bị mang tiếng xấu và có nguy cơ bị đưa vào danh sách chặn trên Internet.
Không mạo danh miền hoặc người gửi khác khi chưa có sự cho phép. Cách làm này bị gọi là giả mạo và có thể khiến Gmail phân loại thư là thư rác.
Để giúp ngăn tình trạng thư hợp lệ bị đánh dấu là thư rác, hãy lưu ý những điều sau:
- Các thư có địa chỉ Từ thuộc Danh bạ của người nhận ít có khả năng bị đánh dấu là thư rác.
- Đôi khi, thư hợp lệ có thể bị đánh dấu là thư rác. Trong trường hợp đó, người nhận có thể đánh dấu thư hợp lệ là không phải là thư rác. Nhờ vậy, trong tương lai, các thư của người gửi này sẽ được gửi tới hộp thư đến.
Đảm bảo thư được xác thực
Các thư được xác thực ít có khả năng bị đánh dấu là thư rác. Thư được xác thực:
- Giúp bảo vệ người nhận khỏi email độc hại, chẳng hạn như thư lừa đảo.
- Ít có khả năng bị Gmail từ chối hoặc đánh dấu là thư rác.
Các phương thức xác thực này được thiết lập tại nhà cung cấp miền của bạn, chứ không phải trong Gmail. Nếu bạn sử dụng một dịch vụ lưu trữ miền hoặc một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp đó để thiết lập phương thức xác thực. Tiếp đến, thiết lập phương thức xác thực cho từng miền mà bạn dùng để gửi thư.
Để giảm thiểu khả năng thư của bạn bị đánh dấu là thư rác, hãy thiết lập các phương thức xác thực sau đây:
- Phát hành bản ghi SPF [Khung chính sách người gửi] cho miền của bạn. SPF [Khung chính sách người gửi] giúp ngăn chặn những kẻ gửi thư rác gửi thư trái phép có vẻ là từ miền của bạn.
- Bật tính năng ký DKIM [Thư nhận dạng khóa miền] cho thư của bạn. Các máy chủ nhận dùng DKIM [Thư nhận dạng khóa miền] để xác minh rằng chủ sở hữu miền thực sự đã gửi thư. Quan trọng: Gmail yêu cầu khóa DKIM có kích thước 1024 bit trở lên.
- Phát hành bản ghi DMARC [Báo cáo & hợp chuẩn, xác thực thông tin dựa trên tên miền] cho miền của bạn. DMARC giúp người gửi bảo vệ miền của họ khỏi bị giả mạo email.
Để SPF và DKIM xác thực thư, tiêu đề Từ: của thư phải khớp với miền gửi. Thư phải vượt qua quá trình kiểm tra SPF hoặc DKIM mới được xác thực.
Gửi email đến người dùng đã tương tác
Chỉ gửi thư đến những người dùng chọn nhận và đọc thư của bạn. Những người này ít có khả năng sẽ báo cáo thư từ miền của bạn là thư rác.
Nếu thư từ miền của bạn thường bị báo cáo là thư rác, thì các thư trong tương lai nhiều khả năng sẽ bị chuyển vào thư mục Thư rác. Theo thời gian, nhiều báo cáo thư rác dồn lại có thể làm xấu đi danh tiếng của miền.
Bạn có thể nhận thông tin chi tiết về danh tiếng của miền và IP của bạn thông qua Công cụ Postmaster.
Đảm bảo người dùng đăng ký
Hãy áp dụng các phương thức sau để chắc chắn là bạn đang gửi cho người dùng đã tương tác:
- Đảm bảo người dùng chọn nhận thư của bạn.
- Xác nhận địa chỉ email của từng người nhận trước khi đăng ký cho họ.
- Xem xét việc định kỳ gửi thư để xác nhận rằng người dùng vẫn muốn tiếp tục đăng ký.
- Cân nhắc hủy đăng ký cho những người dùng không đọc thư của bạn.
Cho phép người dùng hủy đăng ký
Luôn cấp cho người dùng một cách nào đó để hủy đăng ký nhận thư của bạn và tạo điều kiện để họ có thể hủy đăng ký dễ dàng. Việc cho phép người dùng từ chối nhận thư của bạn có thể cải thiện tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và hiệu quả gửi thư.
Dưới đây là một số phương thức hủy đăng ký mà chúng tôi khuyên dùng:
- Thêm một đường liên kết nổi bật vào thư để đưa người dùng đến trang hủy đăng ký.
- Cho phép người dùng xem lại danh sách gửi thư riêng lẻ mà họ đã đăng ký. Cho phép họ hủy đăng ký khỏi từng danh sách riêng lẻ hoặc tất cả danh sách cùng lúc.
- Tự động hủy đăng ký những người dùng có nhiều thư bị trả lại.
- Định kỳ gửi thư xác nhận cho người dùng để đảm bảo họ vẫn muốn nhận thư của bạn.
Sử dụng tính năng hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột
Để cho phép người dùng hủy đăng ký trong khi dùng Gmail, hãy thiết lập tính năng hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể thêm một hoặc cả hai tiêu đề sau vào thư của mình:
List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe:
Nếu bạn thêm cả hai tiêu đề, Gmail sẽ sử dụng tiêu đề được liệt kê trước.
Khi người dùng hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột, bạn sẽ nhận được yêu cầu POST sau:
"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1
Host: your-company.net
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Content-Length: 26
List-Unsubscribe=One-Click"
Tìm hiểu thêm về tiêu đề List-Unsubscribe:
- List-Unsubscribe, RFC 2369.
- Hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột, RFC 8058.
Tránh các phương pháp sau
- Không mua địa chỉ email từ các công ty khác.
- Không gửi thư cho những người dùng không đăng ký nhận thư của bạn. Những người nhận này có thể đánh dấu thư không mong muốn là thư rác. Các thư trong tương lai từ máy chủ của bạn đến những người dùng này sẽ bị đánh dấu là thư rác.
- Tránh dùng các biểu mẫu chọn nhận theo mặc định và tránh tự động đăng ký cho người dùng. Một số quốc gia/khu vực có các hạn chế đối với tùy chọn tự động chọn nhận. Hãy kiểm tra luật pháp tại quốc gia/khu vực của bạn trước khi tự động chọn nhận cho người dùng.
Giám sát người gửi dùng dịch vụ email của bạn
Lưu ý: Phương pháp hay nhất này là dành cho các nhà cung cấp dịch vụ email.
Khi người gửi dùng dịch vụ email của bạn để gửi thư, bạn phải chịu trách nhiệm về hoạt động email của người gửi đó. Bạn nên:
- Cung cấp địa chỉ email cho người nhận thư để báo cáo hành vi sử dụng email sai trái, ví dụ:
- Luôn cập nhật thông tin liên hệ trong hồ sơ của bạn trên WHOIS và trên abuse.net.
- Xóa ngay bất kỳ người dùng hoặc khách hàng nào gửi thư rác bằng dịch vụ của bạn.
Giám sát các nhà tiếp thị liên kết
Các chương trình tiếp thị liên kết sẽ thưởng cho các công ty hoặc cá nhân đưa khách truy cập đến trang web của bạn. Tuy nhiên, những kẻ gửi thư rác có thể lợi dụng các chương trình này.
Nếu thương hiệu của bạn có liên quan đến thư rác tiếp thị, thì các thư khác mà bạn gửi có thể bị đánh dấu là thư rác. Bạn nên giám sát các đơn vị liên kết và xóa bất kỳ đơn vị liên kết nào gửi thư rác.
Định dạng thư để gửi vào hộp thư đến
Các nguyên tắc định dạng thư sau đây giúp tăng khả năng Gmail gửi thư của bạn vào hộp thư đến, chứ không phải thư mục Thư rác:
- Định dạng thư theo Tiêu chuẩn định dạng trên Internet [RFC 5322].
- Nếu thư của bạn ở dạng HTML, hãy định dạng thư theo tiêu chuẩn HTML.
- Không dùng HTML và CSS để ẩn nội dung trong thư của bạn. Việc ẩn nội dung có thể khiến thư bị đánh dấu là thư rác.
- Tiêu đề Từ: của thư chỉ nên bao gồm một địa chỉ email, như hiển thị trong ví dụ này:
Từ: - Thêm trường tiêu đề Message-ID hợp lệ vào mỗi thư [RFC 5322].
- Các đường liên kết trong nội dung thư phải rõ ràng và dễ hiểu. Người dùng cần biết họ sẽ đến đâu khi nhấp vào các đường liên kết.
- Thông tin người gửi phải rõ ràng và dễ thấy.
- Tiêu đề thư phải có liên quan và không gây hiểu lầm.
- Định dạng các miền quốc tế theo Nguyên tắc hạn chế cao trong mục 5.2 của Tiêu chuẩn kỹ thuật Unicode #39:
- Miền xác thực
- Miền phong bì từ
- Miền tải trọng
- Miền trả lời
- Miền của người gửi
Tăng dần khối lượng gửi
Nếu gửi nhiều thư, bạn nên:
- Gửi thư theo tỷ lệ nhất quán. Tránh gửi thư tràn ngập.
- Bắt đầu gửi từ khối lượng thấp, sau đó tăng dần khối lượng theo thời gian.
- Khi bạn tăng khối lượng gửi, hãy thường xuyên giám sát tốc độ gửi và mọi phản hồi nhận được. Việc giám sát thường xuyên sẽ cho phép bạn giảm khối lượng gửi khi tốc độ gửi bị giới hạn hoặc khi bắt đầu gặp lỗi.
Khi bạn tăng dần khối lượng gửi thư của mình, hãy sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát hiệu suất gửi thư.
Quan trọng: Bạn có thể gặp phải các sự cố gửi thư khi tăng khối lượng gửi quá nhanh.
Các yếu tố sau có thể ảnh hưởng đến tốc độ tăng khối lượng gửi của bạn:
- Số lượng email gửi đi: Bạn gửi càng nhiều email thì tốc độ tăng khối lượng gửi càng chậm.
- Tần suất gửi email: Bạn có thể tăng khối lượng gửi nhanh hơn khi gửi hàng ngày thay vì hàng tuần.
- Phản hồi của người nhận về thư của bạn: Đảm bảo bạn chỉ gửi cho những người dùng đăng ký nhận email của bạn và cấp cho người dùng tùy chọn hủy đăng ký.
Làm theo các phương pháp khuyên dùng về IP
Hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau đây đối với máy chủ thư gửi email đến người dùng Gmail:
Xác minh bản ghi PTR của máy chủ gửi
Quan trọng: Địa chỉ IP gửi phải khớp với địa chỉ IP của tên máy chủ được chỉ định trong bản ghi Pointer [PTR]. Bản ghi PTR còn gọi là bản ghi DNS ngược.
Địa chỉ IP gửi của bạn phải có bản ghi PTR. Bản ghi PTR xác minh rằng tên máy chủ gửi được liên kết với địa chỉ IP gửi. Mỗi địa chỉ IP phải ánh xạ tới tên máy chủ trong bản ghi PTR.
Bạn có thể kiểm tra bản ghi PTR bằng công cụ intoDNS.
Giám sát khối lượng gửi
Quan trọng: Đối với tài khoản cơ quan và trường học, giới hạn gửi sẽ áp dụng ngay cả khi người nhận thuộc miền G Suite khác. Ví dụ: bạn có thể gửi thư cho người dùng có địa chỉ email thuộc miền your-company.net và other-company.com. Mặc dù miền khác nhau, nhưng nếu cả hai miền đều có bản ghi MX là google.com, thì các thư gửi đến những miền này sẽ được tính vào giới hạn của bạn.
Nếu bạn dùng G Suite hoặc Gmail để gửi: Khi bạn đạt đến giới hạn gửi, G Suite sẽ giới hạn tốc độ gửi thư đối với địa chỉ IP đó.
Hãy làm theo các đề xuất sau để luôn duy trì trong giới hạn IP gửi:
- Nắm rõ các giới hạn gửi email khi gửi từ các miền có máy chủ lưu trữ MX là Google.com.
- Hạn chế gửi thư từ một địa chỉ IP duy nhất dựa trên miền bản ghi MX, chứ không phải miền trong địa chỉ email của người nhận.
- Giám sát các phản hồi để bạn có thể thay đổi tốc độ gửi nếu cần để luôn nằm trong những giới hạn này.
Giám sát danh tiếng của địa chỉ IP dùng chung
Địa chỉ IP dùng chung [IP dùng chung] là địa chỉ IP được nhiều người gửi thư sử dụng. Hoạt động của mọi người gửi trên IP dùng chung sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của tất cả những người dùng IP đó.
Nếu bạn sử dụng một IP dùng chung để gửi thư, thì tiếng xấu của bất kỳ người gửi nào khác đều ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của bạn. Tiếng xấu có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ gửi thư của bạn.
Nếu sử dụng một IP dùng chung để gửi thư, bạn nên thực hiện các bước sau:
- Đảm bảo địa chỉ IP đó không thuộc bất kỳ danh sách chặn nào trên Internet. Các thư từ IP gửi thuộc danh sách chặn có thể bị đánh dấu là thư rác.
- Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email cho IP dùng chung của mình, hãy sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát danh tiếng của IP dùng chung.
Sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát thư đã gửi
Sử dụng Công cụ Postmaster để nhận thông tin về thư bạn gửi cho người dùng Gmail, ví dụ:
- Khi người dùng đánh dấu thư của bạn là thư rác
- Lý do có thể khiến thư của bạn không gửi được
- Liệu thư của bạn có được xác thực không
- Danh tiếng của IP hoặc miền của bạn và tác động đến tỷ lệ gửi thư
Khắc phục các sự cố gửi thư
Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email
Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email và gặp phải các sự cố gửi thư, hãy liên hệ với nhà cung cấp đó. Bạn có thể tìm hiểu xem họ có sử dụng các phương pháp hay nhất trong bài viết này không.
Sử dụng Hộp công cụ MX để xem lại các tùy chọn thiết lập miền
Sử dụng Hộp công cụ G Suite để kiểm tra và khắc phục các tùy chọn thiết lập cho miền của bạn.
Khắc phục lý do khiến email bị từ chối
Nếu thư của bạn bị từ chối, bạn có thể nhận được thông báo lỗi. Hãy tìm hiểu thêm về lỗi để bạn có thể khắc phục sự cố. Sau đây là các thông báo lỗi thường gặp:
- 421, "4.7.0": Thư bị từ chối vì địa chỉ IP của máy chủ gửi không nằm trong danh sách được phép đối với miền của người nhận.
- 550, "5.7.1": Thư bị từ chối vì địa chỉ IP của máy chủ gửi nằm trong danh sách IP bị tạm ngưng. Bạn có thể gặp phải lỗi này nếu đang gửi thư thông qua một IP dùng chung mang tiếng xấu.
Tìm hiểu thêm về email và thông báo lỗi SMTP:
- Tham chiếu lỗi SMTP
- Khắc phục việc email bị trả về hoặc bị từ chối
Khắc phục lỗi ủy quyền IPv6
Lỗi ủy quyền IPv6 có thể đồng nghĩa với việc bản ghi PTR cho máy chủ gửi không sử dụng IPv6. Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy xác nhận rằng họ đang sử dụng bản ghi PTR IPv6.
Dưới đây là ví dụ về lỗi ủy quyền IPv6:
550-5.7.1: Thư không đáp ứng các nguyên tắc gửi qua IPv6 liên quan đến bản ghi PTR và phương thức xác thực.
Sử dụng công cụ khắc phục sự cố
Nếu bạn vẫn gặp phải các sự cố gửi thư sau khi tuân theo các nguyên tắc trong bài viết này, hãy thử Khắc phục sự cố gửi email dành cho người gửi.