Tại sao email gửi đến lại vào thư rác

Top Marketing từng chia sẻ với các bạn 7 nguyên nhân gửi email vào spam đồng thời cũng đã đưa ra những giải pháp khắc phục. Sau một thời gian nghiên cứu về email marketing, hôm nay chúng tôi sẽ tổng hợp lại 10 cách khắc phục mail gửi vào spam. Bài viết sẽ liệt kê ngắn gọn, đơn giản nhất để bạn có thể cải thiện chiến dịch của mình nhé. 

10 Cách khắc phục mail gửi bị vào hộp spam nhanh chóng

Dưới đây là những việc bạn cần thực hiện lần lượt để khắc phục việc gửi mail vào spam:

1. Không sử dụng địa chỉ email gửi để test cho chính nó

Ví dụ bạn dùng địa chỉ email gửi đi để gửi cho chính nó. Khá nhiều nhà tiếp thị thực hiện cách làm này. Tuy nhiên, đây là sai lầm nên loại bỏ ngay nếu bạn đang test thử dịch vụ hoặc phần mềm email marketing.

Thông thường, các hộp thư điện tử phục vụ cho mục đích liên lạc, trao đổi thông tin giữa những tài khoản email khác nhau. Do đó, hai tài khoản gửi và nhận trùng nhau là không hợp lệ. Hầu hết mail sẽ bị rơi vào mục spam. Một số ít trường hợp vào Inbox và được gắn nhãn Thư Quan Trọng.

2. Nên sử dụng Gmail làm email gửi đi

Để khắc phục gửi mail vào spam, bạn nên dùng Gmail làm địa chỉ gửi.

Email miền hoặc Hotmail có thể cài đặt để nhận thư phản hồi. Yahoo! Mail hiện tại không còn được hỗ trợ tốt như trước kia. Việc gửi và nhận thư có thể phát sinh lỗi. Bởi vậy, Gmail là lựa chọn hàng đầu cho chiến dịch gửi email hàng loạt.

3. Kiểm tra tiêu đề và nội dung email

Tiêu đề cùng nội dung đóng vai trò quan trọng để các bộ lọc thư rác xem xét và quyết định chuyển thư vào Inbox hay Spam. Hãy tránh những việc làm dưới đây để khắc phục vấn đề mail bị gửi vào spam:

• VIẾT HOA TẤT CẢ CÁC KÝ TỰ.
• Lạm dụng nhiều ký tự đặc biệt như !!!!! % # @ & * ~ / $
• Dùng các từ so sánh quá mức với tần suất dày đặc. Ví dụ như Rẻ nhất, Tốt nhất, Hiệu quả nhất….v.v.

Ngoài ra, bạn cũng nên có sự thay đổi tiêu đề cùng nội dung sau mỗi chiến dịch. Việc lặp đi lặp lại một hình thức sẽ làm giảm tỷ lệ Inbox. Cách viết này đồng thời cũng khiến người nhận cảm thấy nhàm chán hoặc không cuốn hút. Bởi thông điệp của bạn không có gì mới mẻ, cuốn hút nữa.

Thay đổi tiêu đề và thường xuyên đổi mới nội dung là cách khắc phục mail gửi vào spam hiệu quả nhất.

4. Không nên chèn nhiều ảnh hoặc tạo email bằng một hình ảnh để khắc phục mail gửi vào spam

Nếu thông điệp được đặt hết vào trong ảnh thì khả năng cao nó sẽ bị đánh giá là spam. Chưa kể đến việc một số ứng dụng email thiết lập chế độ chặn hiển thị hình ảnh. Việc đặt hết nội dung vào trong ảnh sẽ khiến người nhận chỉ thấy một email trống.

Bạn nên dành thời gian để thiết kế mẫu email bao gồm cả text và hình ảnh. Chú ý, tỷ lệ tốt nhất giữa text và ảnh là 80 : 20.

5. Hạn chế đặt liên kết trong email

Bộ lọc thư rác thường xuyên kiểm tra các URL mà bạn liên kết. Bởi đây là điểm nghi vấn hàng đầu những kẻ spammer lợi dụng để phát tán virus, độc hại. Nếu bạn liên kết đến một tên miền có danh tiếng xấu sẽ bị đánh giá xấu.

Với những liên kết URL không bị đánh giá spam, bạn cũng cần cân nhắc sử dụng chúng, đặc biệt trong chiến dịch quảng cáo. Ví dụ như Link website, URL ảnh, link driver tài liệu…. Những liên kết này sau một thời gian sử dụng cho các chiến dịch tiếp thị hàng loạt, chúng sẽ làm giảm hiệu quả Inbox của email. Thậm chí, có thể khiến hầu hết các thông điệp bạn gửi đi bị vào mục thư rác. Để khắc phục mail gửi vào spam, sau mỗi chiến dịch, bạn nên thay lại URL mới.

Mẹo dành cho các trường hợp muốn viết website vào nội dung email: Bạn chỉ nên sử dụng dạng text, không nên thêm liên kết.

6. Thiết kế mẫu email HTML một cách chính xác

Sử dụng không đúng thẻ HTML, thẻ bị hỏng… có thể làm giảm chất lượng email gửi đi của bạn. Tham khảo thêm Những lưu ý để thiết kế email marketing chuẩn html.

7. Tránh copy nội dung từ nguồn bên ngoài dán vào ứng dụng email

Mỗi ứng dụng dịch vụ có cách thức hoạt động khác nhau. Phần mềm email marketing khác với hộp thư Gmail, Microsoft Word, Excel, hoặc mạng xã hội.

Nội dung được sao chép từ những nguồn bên ngoài sẽ kèm theo nhiều mã html dư thừa hoặc không tương thích với phần mềm email. Điều này vô tình khiến thư của bạn dày đặc mã html rác. Nó thường bị các bộ lọc thư rác chuyển ngay vào mục spam vì tốn nhiều thời gian để xử lý. 

Để khắc phục gửi mail vào spam, bạn nên soạn nội dung trực tiếp trong phần mềm gửi email.

8. Không bao giờ đính kèm Javascript, form code hoặc video trong email

Nếu như bạn nhúng video vào mẫu email, thư của bạn sẽ rất dễ bị đánh giá là spam. Hoặc gặp vấn đề về bảo mật và gây ảnh hưởng xấu đến tương tác.

Mặc dù khả năng tương thích email ngày càng tăng với những khách hàng mới. Nhưng chúng tôi vẫn khuyến khích bạn không nên gắn trực tiếp video trong các chiến dịch email. Bạn có thể để ảnh chụp màn hình của toàn bộ video đó. Sau đó đặt Siêu liên kết [Hyperlink] cho hình ảnh chụp. Khi người nhận nhấp chuột vào, họ sẽ được chuyển hướng đến trang đích có video.

9. Khắc phục mail gửi vào spam bằng cách loại bỏ những người đăng ký không hoạt động

Bạn cần biết các nhà cung cấp hộp thư và bất kỳ dịch vụ email marketing nào cũng đều khuyến khích người dùng nên làm sạch data thường xuyên.

Hãy loại bỏ địa chỉ không còn hoạt động và đừng luyến tiếc những liên hệ đã hủy đăng ký. Nhóm đối tượng này làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới danh tiếng gửi của bạn. Những chiến dịch có số lượng email không tồn tại lớn hoặc tỷ lệ khiếu nại cao thường bị các nhà cung cấp email chặn sử dụng dịch vụ.

Với các đối tượng trên 3 tháng không có bất kỳ tương tác gì với email, bạn cũng nên cân nhắc lại. Bộ lọc Gmail hiện nay đã theo dõi Hành vi của người nhận với email để đánh giá nguồn gửi đến. Trong một thời gian dài, thư của bạn không được mở ra đọc hoặc bị xóa ngay khi vừa nhận được….. sẽ cho thấy bạn gửi email không dựa trên sự cho phép. Điều này đồng nghĩa với bạn đang spam. Kết quả là chiến dịch của bạn sẽ có tỷ lệ spam tăng dần.

Hãy luôn chắc chắn rằng bạn đang duy trì một danh sách tốt. Gửi đi những thông tin mà họ thực sự muốn nhận. Hấp dẫn với những người nhận tin và khuyến khích họ tương tác với chiến dịch của bạn.

10. Nên sử dụng nhất quán một địa chỉ email cho chiến dịch marketing

Top Marketing không khuyến khích các bạn thay địa chỉ gửi thường xuyên. Sử dụng một địa chỉ nhất quán sẽ giúp xây dựng danh tiếng với các ISP. Danh tiếng càng uy tín [hoạt động tốt và trong thời gian dài] sẽ càng cải thiện tỷ lệ inbox, khắc phục mail gửi vào spam hiệu quả cho bạn.

Chúc bạn thành công !

• Cách viết hiệu quả cho nội dung email marketing - Tháng Sáu 26, 2022
• Cách viết email marketing bán hàng chuyên nghiệp - Tháng Sáu 22, 2022
• 6 thử nghiệm cần thiết cho một chiến dịch Email marketing hiệu quả - Tháng Sáu 21, 2022
• 5 dòng mở đầu giảm khả năng tiếp cận của email bán hàng - Tháng Tư 18, 2022
• 5 cách cải thiện Sender Score và Danh tiếng gửi email của bạn - Tháng Ba 30, 2022
• Nên gửi email marketing bằng IP chuyên dụng hay IP chia sẻ? - Tháng Ba 24, 2022
• Thời điểm tốt nhất để đăng bài trên Instagram tại Việt Nam - Tháng Ba 18, 2022
• Tổng hợp những thuật ngữ thường gặp khi làm email marketing - Tháng Hai 22, 2022
• 8 nguồn tăng lưu lượng truy cập website cho nhà tiếp thị khởi nghiệp - Tháng Hai 9, 2022
• 9 chiến lược tạo khách hàng tiềm năng hoàn toàn MIỄN PHÍ cho các công ty B2B - Tháng Một 25, 2022

Comments

comments

Bài viết này trước đây có tên là Nguyên tắc dành cho người gửi hàng loạt.

Hãy sử dụng các nguyên tắc trong bài viết này để đảm bảo thư được gửi đến hộp thư đến của người dùng Gmail bạn định gửi. Các mẹo trong bài viết này giúp giảm khả năng Gmail chặn thư hoặc đánh dấu thư là thư rác

Các nguyên tắc trong bài viết dành cho bất kỳ ai gửi email đến người dùng Gmail. Người dùng Gmail là bất kỳ ai có một trong các loại tài khoản Gmail sau đây:

• Tài khoản Gmail cá nhân, có đuôi là @gmail.com.
• Tài khoản Gmail công việc hoặc của trường học trong Google Workspace. Địa chỉ email của tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học dùng Google Workspace mà không có đuôi @gmail.com.

Việc tuân thủ các nguyên tắc trong bài viết này giúp giảm thiểu xác suất:

• Gmail giới hạn tỷ lệ gửi thư
• Gmail chặn thư
• Gmail đánh dấu thư là thư rác

Lưu ý: Gmail không chấp nhận yêu cầu đưa vào danh sách cho phép của những người gửi email bên thứ ba. Chúng tôi không thể đảm bảo thư sẽ vượt qua bộ lọc thư rác của Gmail.

Bạn đang sử dụng tài khoản Google Workspace để gửi thư? Nhớ xem lại Chính sách về thư rác và hành vi sai trái trong Gmail. Chính sách này là một phần của Chính sách sử dụng của Google Workspace .

Những vấn đề chưa giải quyết được trong bài viết này

Bài viết này không cung cấp giải pháp cho các vấn đề sau:

Nhà cung cấp dịch vụ email của bên thứ ba

Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email của bên thứ ba cho miền của bạn, hãy đảm bảo nhà cung cấp đó tuân theo các nguyên tắc trong bài viết này. Các nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Google, AOL và Yahoo, thường tuân theo các nguyên tắc này.

Trong trường hợp bạn sử dụng một nhà cung cấp miền nhưng lại quản lý dịch vụ email của riêng mình, thì bạn nên:

• Xem lại và làm theo các phương pháp hay nhất trong bài viết này để gửi email cho người dùng Gmail.
• Sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát thông tin về các thư gửi từ miền của bạn đến người dùng Gmail.

Làm theo các phương pháp hay nhất khi gửi thư cho người dùng Gmail

Để giảm khả năng các thư gửi từ miền của bạn bị chuyển vào thư mục Thư rác hoặc bị Gmail chặn, hãy làm theo các phương pháp hay nhất nêu trong phần này.

• Thiết lập bản ghi DNS ngược hợp lệ cho địa chỉ IP trỏ đến miền của bạn.
• Tốt nhất là nên gửi tất cả các thư từ cùng một địa chỉ IP. Nếu bạn phải gửi từ nhiều địa chỉ IP, hãy dùng các địa chỉ IP khác nhau cho từng loại thư. Ví dụ: dùng một địa chỉ IP để gửi thông báo về tài khoản và một địa chỉ IP khác để gửi thư quảng cáo.
• Không kết hợp nhiều loại nội dung trong cùng một thư. Ví dụ: không đưa nội dung về chương trình khuyến mãi vào thư biên nhận mua hàng.
• Thư thuộc cùng một loại nên có cùng địa chỉ email trong tiêu đề Từ:. Ví dụ: thư được gửi từ miền solarmora.com có thể có tiêu đề Từ: như sau:
  • Thư biên nhận mua hàng:
  • Thư khuyến mãi:
  • Thư thông báo về tài khoản:
• Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo miền của bạn không bị tính năng Duyệt web an toàn của Google đưa vào danh sách không an toàn. Để kiểm tra trạng thái của miền, hãy nhập miền đó vào trang kiểm tra trạng thái trang web của tính năng Duyệt web an toàn. Ngoài ra, hãy kiểm tra những miền có liên kết với miền của bạn.
• Không gửi các chiến dịch thử nghiệm hoặc thư mẫu minh hoạ cho thư lừa đảo từ miền của bạn. Việc này có thể khiến miền của bạn bị mang tiếng xấu và có nguy cơ bị đưa vào danh sách chặn trên Internet.
• Không được mạo danh các miền hoặc người gửi khác khi chưa được phép. Phương thức này có tên là giả mạo và có thể khiến Gmail phân loại thư là thư rác.
• Để tránh việc thư hợp lệ bị đánh dấu là thư rác:
  • Thư có địa chỉ Từ thuộc Danh bạ của người nhận ít có khả năng bị đánh dấu là thư rác hơn.
  • Đôi khi, thư hợp lệ có thể bị đánh dấu là thư rác. Trong trường hợp đó, người nhận có thể đánh dấu thư hợp lệ không phải là thư rác. Nhờ vậy, trong tương lai, các thư của người gửi này sẽ được gửi tới hộp thư đến.

Đảm bảo thư được xác thực

Thư được xác thực:

• Giúp bảo vệ người nhận khỏi email độc hại, chẳng hạn như thư lừa đảo.
• Ít có khả năng bị Gmail từ chối hoặc đánh dấu là thư rác.

Các phương thức xác thực này được thiết lập tại nhà cung cấp miền của bạn. Nếu bạn sử dụng một dịch vụ lưu trữ miền hoặc một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp đó để thiết lập phương thức xác thực. Tiếp đến, thiết lập phương thức xác thực cho từng miền mà bạn dùng để gửi thư.

Để giảm thiểu khả năng thư của bạn bị đánh dấu là thư rác, hãy thiết lập các phương thức xác thực sau đây:

• Phát hành bản ghi SPF [Khung chính sách người gửi] cho miền của bạn. SPF giúp ngăn chặn những kẻ gửi thư rác gửi thư trái phép có vẻ là từ miền của bạn.
• Bật tính năng ký DKIM [Thư nhận dạng khoá miền] cho thư của bạn. Các máy chủ nhận dùng DKIM để xác minh rằng chủ sở hữu miền thực sự đã gửi thư. Quan trọng: Gmail yêu cầu khoá DKIM có kích thước 1024 bit trở lên.
• Phát hành bản ghi DMARC [Báo cáo và hợp chuẩn, xác thực thông tin dựa trên tên miền] cho miền của bạn. DMARC giúp người gửi bảo vệ miền của họ khỏi bị giả mạo email.

Để SPF và DKIM xác thực thư, tiêu đề Từ: của thư phải khớp với miền gửi. Thư phải vượt qua quá trình kiểm tra SPF hoặc DKIM mới được xác thực.

Để biết thông tin chi tiết về các phương thức xác thực này và cách những phương thức đó bảo vệ email của tổ chức, hãy xem bài viết Ngăn chặn thư rác, giả mạo và lừa đảo bằng quy trình xác thực Gmail.

Gửi email đến người dùng đã tương tác

Chỉ gửi thư đến những người muốn nhận thư của bạn. Những người này ít có khả năng sẽ báo cáo thư từ miền của bạn là thư rác.

Nếu thư từ miền của bạn thường bị báo cáo là thư rác, thì các thư trong tương lai nhiều khả năng sẽ bị chuyển vào thư mục Thư rác. Theo thời gian, nhiều báo cáo thư rác dồn lại có thể hạ thấp danh tiếng của miền. Tìm hiểu về danh tiếng của miền bằng Công cụ Postmaster.

Đảm bảo người nhận có thể dễ dàng đăng ký theo dõi

Hãy áp dụng các phương thức sau để chắc chắn là bạn đang gửi thư cho người dùng đã tương tác:

• Đảm bảo người nhận chọn nhận thư của bạn.
• Xác nhận địa chỉ email của từng người nhận trước khi đăng ký cho họ.
• Hãy cân nhắc việc gửi thư định kỳ để xác nhận rằng người nhận vẫn muốn tiếp tục nhận thư.
• Cân nhắc huỷ đăng ký cho những người nhận không đọc thư của bạn.

Cho phép người nhận huỷ đăng ký

Luôn cho người nhận biết cách huỷ đăng ký nhận thư của bạn. Tạo điều kiện để họ có thể huỷ đăng ký dễ dàng. Việc cho phép người nhận từ chối nhận thư của bạn có thể cải thiện tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và hiệu quả gửi thư.

Dưới đây là một số cách huỷ đăng ký nên áp dụng:

• Thêm một đường liên kết nổi bật vào thư để đưa người nhận đến trang huỷ đăng ký.
• Cho phép người nhận xem lại danh sách gửi thư riêng lẻ mà họ đã đăng ký. Cho phép họ huỷ đăng ký khỏi từng danh sách riêng lẻ hoặc tất cả danh sách cùng lúc.
• Tự động huỷ đăng ký những người nhận có nhiều thư bị trả lại.
• Định kỳ gửi thư xác nhận cho người nhận để đảm bảo họ vẫn muốn nhận thư của bạn.

Sử dụng tính năng huỷ đăng ký bằng một cú nhấp chuột

Để cho phép người nhận huỷ đăng ký trong khi dùng Gmail, hãy thiết lập tính năng huỷ đăng ký bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể thêm một hoặc cả hai tiêu đề sau vào thư của mình:

List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe:

Nếu bạn thêm cả hai tiêu đề, Gmail sẽ sử dụng tiêu đề được ghi trước.

Khi người nhận huỷ đăng ký bằng tính năng một cú nhấp chuột, bạn sẽ nhận được yêu cầu POST sau:

"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1 Host: solarmora.com Content-Type: application/x-www-form-urlencoded Content-Length: 26

List-Unsubscribe=One-Click"

Tìm hiểu thêm về tiêu đề List-Unsubscribe:

• List-Unsubscribe, RFC 2369.
• Huỷ đăng ký bằng một cú nhấp chuột, RFC 8058.

Tránh các phương pháp sau

• Không đánh dấu thư nội bộ là thư rác. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của miền, dẫn đến việc thư sau này sẽ bị gửi vào thư mục thư rác trong tương lai.
• Không mua địa chỉ email từ các công ty khác.
• Không gửi thư cho những người chưa đăng ký nhận thư của bạn. Những người nhận này có thể đánh dấu thư không mong muốn là thư rác. Thư sau này gửi tới những người nhận này sẽ bị đánh dấu là thư rác.
• Tránh những biểu mẫu đăng ký đã đánh dấu sẵn nhằm tự động giúp người dùng đăng ký nhận thư. Một số quốc gia/khu vực có quy định hạn chế đối với tuỳ chọn tự động chọn nhận thư. Hãy kiểm tra luật pháp tại quốc gia/khu vực của bạn trước khi tự động giúp người dùng chọn nhận thư.

Giám sát người gửi bằng dịch vụ email của bạn [nhà cung cấp dịch vụ email]

Lưu ý: Nguyên tắc trong phần này dành cho nhà cung cấp dịch vụ email.

Khi khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn để gửi email, bạn chịu trách nhiệm cho những phương thức gửi thư của họ. Bạn nên thực hiện các bước sau đây để giúp quản lý hoạt động gửi thư của khách hàng:

• Cung cấp một địa chỉ email dành cho việc báo cáo hành vi sử dụng email sai mục đích. Ví dụ: .
• Luôn cập nhật thông tin liên hệ trong hồ sơ của bạn trên WHOIS và trên abuse.net.
• Xoá ngay bất kỳ khách hàng nào gửi thư rác bằng dịch vụ của bạn.

Giám sát các nhà tiếp thị liên kết

Các chương trình tiếp thị liên kết sẽ thưởng cho các công ty hoặc cá nhân đưa khách truy cập đến trang web của bạn. Tuy nhiên, những kẻ gửi thư rác có thể lợi dụng các chương trình này. Nếu thương hiệu của bạn có liên quan đến thư rác tiếp thị, thì những thư khác mà bạn gửi có thể bị đánh dấu là thư rác. Bạn nên giám sát các đơn vị liên kết và xoá mọi đơn vị liên kết gửi thư rác.

Định dạng thư để gửi vào hộp thư đến

Các nguyên tắc định dạng thư sau đây giúp tăng khả năng Gmail gửi thư của bạn vào hộp thư đến, chứ không phải thư mục Thư rác:

• Định dạng thư theo Tiêu chuẩn định dạng trên Internet [RFC 5322].
• Nếu thư của bạn ở dạng HTML, hãy định dạng thư theo tiêu chuẩn HTML.
• Không dùng HTML và CSS để ẩn nội dung trong thư của bạn. Việc ẩn nội dung có thể khiến thư bị đánh dấu là thư rác.
• Tiêu đề Từ: của thư chỉ nên bao gồm một địa chỉ email, như được minh hoạ như sau:
  Từ:  
• Thêm trường tiêu đề Message-ID hợp lệ vào mỗi thư [RFC 5322].
• Các đường liên kết trong nội dung thư phải rõ ràng và dễ hiểu. Người nhận phải được biết nơi họ sẽ chuyển đến khi nhấp vào các đường liên kết.
• Thông tin người gửi phải rõ ràng và dễ thấy.
• Tiêu đề thư phải có liên quan và không gây hiểu lầm.
• Định dạng các miền quốc tế theo Nguyên tắc hạn chế cao trong mục 5.2 của Tiêu chuẩn kỹ thuật Unicode #39:
  • Miền xác thực
  • Miền phong bì từ
  • Miền tải trọng
  • Miền trả lời
  • Miền của người gửi

Tăng dần khối lượng gửi

Quan trọng: Bạn có thể gặp phải sự cố gửi thư khi tăng khối lượng gửi quá nhanh. Khi bạn tăng dần khối lượng gửi thư, hãy sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát hiệu suất gửi thư.

Nếu gửi một số lượng lớn email, bạn nên:

• Gửi thư theo một tốc độ cố định. Tránh gửi thư tràn ngập.
• Bắt đầu gửi với khối lượng thấp, sau đó tăng dần khối lượng theo thời gian.
• Khi bạn tăng khối lượng gửi, hãy thường xuyên giám sát tốc độ gửi và mọi phản hồi nhận được. Việc giám sát thường xuyên sẽ cho phép bạn giảm khối lượng gửi khi tốc độ gửi bị giới hạn hoặc khi bắt đầu gặp lỗi.

Các yếu tố sau có thể ảnh hưởng đến tốc độ tăng khối lượng gửi của bạn:

• Số lượng email gửi đi: Bạn gửi càng nhiều email thì tốc độ tăng khối lượng gửi càng chậm.
• Tần suất gửi email: Bạn có thể tăng khối lượng gửi nhanh hơn khi gửi hằng ngày thay vì hằng tuần.
• Phản hồi của người nhận về thư của bạn: Đảm bảo bạn chỉ gửi cho những người đăng ký nhận email của bạn và cung cấp cho người nhận tuỳ chọn huỷ đăng ký.

Làm theo các phương pháp được khuyến nghị về địa chỉ IP

Hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau đây đối với máy chủ thư gửi email đến người dùng Gmail:

Xác minh bản ghi PTR của máy chủ gửi

Quan trọng: Địa chỉ IP gửi phải khớp với địa chỉ IP của tên máy chủ được chỉ định trong bản ghi Pointer [PTR]. Bản ghi PTR còn gọi là bản ghi DNS ngược.

Địa chỉ IP gửi của bạn phải có bản ghi PTR. Bản ghi PTR xác minh rằng tên máy chủ gửi được liên kết với địa chỉ IP gửi. Mỗi địa chỉ IP phải ánh xạ tới tên máy chủ trong bản ghi PTR.

Bạn có thể kiểm tra bản ghi PTR bằng công cụ intoDNS.

Giám sát khối lượng gửi

Quan trọng: Đối với tài khoản công việc và trường học, hạn mức gửi thư sẽ áp dụng ngay cả khi người nhận thuộc miền Google Workspace khác. Ví dụ: bạn có thể gửi thư cho người dùng có địa chỉ email thuộc miền congtycuaban.net và solarmora.com. Mặc dù miền khác nhau, nhưng nếu cả hai miền đều có bản ghi MX là google.com, thì các thư gửi đến những miền này sẽ được tính vào hạn mức của bạn.

Nếu bạn sử dụng Google Workspace hoặc Gmail để gửi: Khi bạn đạt đến hạn mức gửi thư, Google Workspace sẽ giới hạn tỷ lệ gửi thư của địa chỉ IP đó.

Hãy làm theo các đề xuất sau để luôn duy trì trong hạn mức gửi thư của địa chỉ IP:

• Nắm rõ các giới hạn gửi email khi gửi từ các miền có máy chủ lưu trữ MX là Google.com.
• Hạn chế gửi thư từ một địa chỉ IP duy nhất dựa trên miền bản ghi MX, chứ không phải miền trong địa chỉ email của người nhận.
• Giám sát các phản hồi để bạn có thể thay đổi tốc độ gửi nếu cần để luôn nằm trong những giới hạn này.

Giám sát danh tiếng của địa chỉ IP dùng chung

Địa chỉ IP dùng chung [IP dùng chung] là địa chỉ IP được nhiều người gửi thư sử dụng. Hoạt động của mọi người gửi trên IP dùng chung sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của tất cả những người dùng IP đó.

Nếu bạn sử dụng một IP dùng chung để gửi thư, thì tiếng xấu của bất kỳ người gửi nào khác đều ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của bạn. Tiếng xấu có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ gửi thư của bạn.

Nếu sử dụng một IP dùng chung để gửi thư, bạn nên thực hiện các bước sau:

• Đảm bảo địa chỉ IP đó không thuộc bất kỳ danh sách chặn nào trên Internet. Các thư từ IP gửi thuộc danh sách chặn có thể bị đánh dấu là thư rác.
• Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email cho IP dùng chung của mình, hãy sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát danh tiếng của IP dùng chung.

Sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát thư đã gửi

Sử dụng Công cụ Postmaster để lấy thông tin về thư bạn gửi cho người dùng Gmail. Ví dụ:

• Khi người nhận đánh dấu thư của bạn là thư rác
• Lý do có thể khiến thư của bạn không gửi được
• Liệu thư của bạn có được xác thực không
• Danh tiếng của IP hoặc miền của bạn và tác động đến tỷ lệ gửi thư

Khắc phục các sự cố gửi thư

Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email

Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email và gặp phải các sự cố gửi thư, hãy liên hệ với nhà cung cấp đó. Bạn có thể tìm hiểu xem họ có sử dụng các phương pháp hay nhất trong bài viết này không.

Sử dụng Hộp công cụ MX để xem lại các tuỳ chọn thiết lập miền

Sử dụng Google Admin Toolbox để kiểm tra và khắc phục vấn đề cho chế độ cài đặt miền của bạn.

Giải quyết nguyên nhân khiến email bị từ chối

Nếu thư của bạn bị từ chối, bạn có thể nhận được thông báo lỗi. Hãy tìm hiểu thêm về lỗi để bạn có thể khắc phục sự cố. Sau đây là các thông báo lỗi thường gặp:

• 421, "4.7.0": Thư bị từ chối vì địa chỉ IP của máy chủ gửi không nằm trong danh sách được phép đối với miền của người nhận.
• 550, "5.7.1": Thư bị từ chối vì địa chỉ IP của máy chủ gửi nằm trong danh sách IP bị tạm ngưng. Bạn có thể gặp phải lỗi này nếu đang gửi thư thông qua một IP dùng chung mang tiếng xấu.

Tìm hiểu thêm về email và thông báo lỗi SMTP:

• Trang tham khảo về lỗi SMTP
• Khắc phục việc email bị trả về hoặc bị từ chối

Khắc phục lỗi uỷ quyền IPv6

Lỗi uỷ quyền IPv6 có thể đồng nghĩa với việc bản ghi PTR cho máy chủ gửi không sử dụng IPv6. Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy xác nhận rằng họ đang sử dụng bản ghi PTR IPv6.

Dưới đây là ví dụ về lỗi uỷ quyền IPv6:
550-5.7.1: Thư không đáp ứng các nguyên tắc gửi qua IPv6 liên quan đến bản ghi PTR và phương thức xác thực.

Sử dụng công cụ khắc phục sự cố

Nếu bạn vẫn gặp phải các sự cố gửi thư sau khi tuân theo các nguyên tắc trong bài viết này, hãy thử Khắc phục sự cố gửi email dành cho người gửi.