Văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2024
Qua kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ và thẩm định Mục lục hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá trị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh. Sở Nội vụ phát hiện chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan không đảm bảo, ảnh hưởng đến việc tổ chức sử dụng, ảnh hưởng đến tiến độ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh và tiến độ thẩm tra tài liệu hết giá trị. Show
Để khắc phục tình trạng trên, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 2069/SNV-CCVTLT ngày 15/9/2021 mang tính định hướng về nguyên tắc và chỉ dẫn áp dụng cho từng nội dung cụ thể; qua đó giúp các cơ quan dễ dàng vận dụng để thực hiện thống nhất, đúng quy định./. Trong bối cảnh hiện tại khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 ảnh hưởng đến công tác vận hành, đa số các tổ chức, doanh nghiệp đã nhận rõ tầm quan trọng và ưu tiên triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu. Hy vọng những thông tin FSI tổng hợp và chia sẻ đã giúp cho bạn đọc có thêm định hướng để xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu, tiến đến số hóa tổng thể và chuyển đổi số thành công trong tương lai! TOÀN ĐẢNG, TOÀN DÂN, TOÀN QUÂN RA SỨC THI ĐUA THỰC HIỆN THẮNG LỢI NHIỆM VỤ KINH TẾ - XÃ HỘI NĂM 2023 HỌC TẬP VÀ LÀM THEO TƯ TƯỞNG, ĐẠO ĐỨC, PHONG CÁCH HỒ CHÍ MINH LÀ CƠ HỘI ĐỂ MỖI CÁN BỘ, ĐẢNG VIÊN TỰ TU DƯỠNG, RÈN LUYỆN NÂNG CAO ĐẠO ĐỨC CÁCH MẠNG! Nhằm thực hiện công tác chỉ thị của Pháp luật Việt Nam trong việc xây dựng tổ chức được hoàn thiện. Các cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ thực hiện tốt chỉnh lý tài liệu của đơn vị mình. Trước hết, chúng ta cần hiểu chỉnh lý tài liệu là gì? Quy trình thực hiện đúng luật sẽ như nào? Hãy để CoDX giải đáp điều đó trong bài viết sau đây nhé! Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. Cùng chủ đề: Quản lý hồ sơ công việc hiệu quả chuyên nghiệp Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng KHOA HỌC Chỉnh lý tài liệu là hành động phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân để được hoàn thiện và xác nhận giá trị riêng của tài liệu. Nhằm phục vụ cho công tác quản lý có hệ thống, tạo điều kiện sử dụng tài liệu được thuận lợi.Chỉnh lý tài liệu là các hoạt động thu thập và quản lý tài liệu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, chỉnh lý tài liệu đóng vai trò rà soát và kiểm tra toàn bộ tài liệu doanh nghiệp giúp tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo trình tự. Giúp hoàn thiện các văn bản hồ sơ của doanh nghiệp được hoàn chỉnh. Thúc đẩy hình thành quá trình và lịch sử hoạt động của tổ chức được nhất quán với nhau. \>>> Tìm hiểu thêm: OCR là gì? Cách thức hoạt động của chúng ra sao? 2. Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ chi tiết đúng luật hiện hành 2023Khi thực hiện chỉnh lý tài liệu cần tuân thủ quy định của pháp luật và khéo léo áp dụng vào cơ cấu tổ chức. Căn cứ theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ bao gồm 23 bước thực hiện sau:
Đảm bảo thực hiện theo đúng yêu cầu và lập biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLTG-01)
Gồm có: Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02), Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03), Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04), Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05). Quy trình chỉnh lý tài liệu giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật
– Tổng hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu hình thành hồ sơ – Biên soạn tiêu đề hồ sơ – Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ những tài liệu trùng hoặc thừa – Đặt thời gian giới hạn cho việc bảo quản hồ sơ – Xác định tiêu đề, lý do loại bỏ đối với những tài liệu hết giá trị
Kiểm tra quy trình lập hồ sơ theo những nội dung công việc được quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Căn cứ theo phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06) Lập phiếu tin hồ sơ sẽ giúp quản lý tài liệu dễ dàng
Thực hiện đầy đủ biên bản giap, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
– Viết lời nói đầu – Thiết lập các bản tra cứu hỗ trợ – Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (3 bộ) – Đóng quyển mục lục (3 bộ)
– Sắp xếp, đóng gói, thống kê danh mục tài liệu bị loại (BM-CLTLG-08). – Viết thuyết minh cho tài liệu loại – Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (Thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại). – Bổ sung sung tài liệu được giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu (nếu có).
– Hoành thành và bàn giao hồ sơ phông – Thực hiện báo cáo tổng kết chỉnh lý – Tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệm Tin liên quan: Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 10/2022/TT-BNV mới nhất hiện hành Giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ chuyên nghiệp khoa học cho doanh nghiệp 3. Lợi ích của công tác chỉnh lý tài liệu là gì?Sau khi tìm hiểu về chỉnh lý tài liệu là gì? Chúng ta có thể hiểu tại sao cần được chỉnh lý tài liệu trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Một số lý do sau, giúp bạn hiểu rõ hơn việc công tác chỉnh lý được diễn ra hiệu quả. Chính lý tài liệu đóng vai trò quan trọng giúp quản lý doanh nghiệp được hoàn thiện
4. Quy định về thông tư hướng dẫn chỉnh lý tài liệuSau khi tìm hiểu chỉnh lý tài liệu là gì trong công tác văn thư, các quy định về thông tư hướng dẫn được thực hiện theo pháp chế nhà nước. Quy định thực hiện dựa vào cơ sở thông tư thực hiện và nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ chi tiết được chỉnh bày dưới đây. Quy định thông tư về chỉnh lý tài liệu4.1 Quy định về hồ sơ sau chỉnh lý tài liệu là gì?Theo quy định chỉnh lý hồ sơ tài liệu hành chính, các yếu tố hình thành cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp còn dựa vào quy mô, có đáp ứng đủ tiêu chính chỉnh lý hồ sơ. Đóng vai trò điều chỉnh và xem xét điều đó thông qua các mức độ chỉnh lý tài liệu là gì. Trong đó, quy định về hồ sơ sau chỉnh lý được yêu cầu như sau:
4.2 Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơNguyên tắc chỉnh lý hồ sơ theo nghị định 30 của Chính phủ, được thực hiện dựa trên nhiều yếu tố khách quan. Các nguyên tắc trong chỉnh lý hồ sơ gồm 2 nguyên tắc chính, là nguyên tắc tài liệu không phân tán và nguyên tắc tôn trọng xuất sinh. Các nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ
Trong phông lưu trữ tài liệu mang ý nghĩa chỉ thị các dạng tài liệu đã được hoàn thiện, thể hiện quá trình phát triển và hình thành nền móng vững chắc của một doanh nghiệp tổ chức nào đó. Phông tài liệu sau khi được chỉnh lý cần được đảm bảo giá trị hoàn thiện ngay từ đầu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng được nhất quán. Khi thực hiện công tác lưu trữ các phông, người đại diện nên phân loại tài liệu, cần phải rõ ràng, sắp xếp có hệ thống, bố trí nơi lưu trữ riêng biệt, tránh gây ảnh hưởng đến việc tìm kiếm tài liệu và tổn hại đến giá trị của tài liệu chỉnh lý đó.
Quá trình hình thành phông tài liệu của một đơn vị, cơ quan, tổ chức nên được sự tôn trọng từ mọi khía cạnh xuất sinh của nó. Tôn trọng xuất sinh chỉnh lý tài liệu khi nó thể hiện được quá trình hình thành và hoạt động lịch sử có tính liên kết, minh bạch của cơ quan, tổ chức. Việc chỉnh lý phải nằm trong phạm vi cho phép, chủ động theo dõi, giải quyết và tập hợp các công tác tổ chức lưu trữ cơ bản. 5. Một số thông tin khác về chỉnh lý tài liệuBên cạnh những thông tin trên, để có thể nắm vững được bản chất và cách thức thực hiện chỉnh lý tài liệu thì doanh nghiệp nên bổ sung một số thông tin quan trọng sau:
4.1 Cơ sở thông tư thực hiện chỉnh lý tài liệu là gì?Cơ sở thực hiện thông tư chỉnh lý được dựa trên Quyết định 128/QĐ-VTLTNN biên soạn bởi Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Các quy trình chỉnh lý chuẩn ISO 9001 ban hành vào ngày 19 tháng 5 năm 2004. Bên cạnh giải thích chỉnh lý tài liệu là gì? Thông tư về chỉnh lý này nhằm hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức xây dựng cơ cấu doanh nghiệp được chuẩn chỉnh. Dựa vào chỉ thị ban hành về chỉnh lý, giúp cơ quan, tổ chức có cơ sở thực hiện sắp xếp, kiểm tra, lập hồ sơ mới có hệ thống. Từ đó phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu được thuận tiện. 4.2 Các phương án phân loại tài liệuTuỳ thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau:
4.3 Kinh phí thực hiện chỉnh lýTheo đó, đơn giá thực hiện chỉnh lý được tính theo 2 quy định sau, tại:
Theo đó, mức kinh phí sẽ được quyết định dựa trên sự thảo luận và thống nhất giữa chủ đầu tư và doanh nghiệp. THÔNG TIN LIÊN HỆ:
CoDX hy vọng với bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ về chỉnh lý tài liệu là gì? Và thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu theo đúng pháp luật, để đảm bảo giá trị hồ sơ vốn có của nó. Nếu doanh nghiệp có câu hỏi thắc mắc cần được sự hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay nhé! |