Chữ ký số của công ty là gì

Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng của chữ ký điện tử, tuân theo quy định bảo mật của chữ ký số và dùng cho một tổ chức doanh nghiệp khi tiến hành các giao dịch điện tử với một đơn vị khác ngoài thị trường.

\>>> Xem thêm các bài viết giá trị:

• Sử dụng chữ ký số tại nhà cần phải lưu ý những gì?
• [Quan trọng] So sánh chữ ký số HSM và USB Token

2.1. Ký số trên hợp đồng đối tác

Hợp đồng hợp tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm, quyền lợi của đôi bên theo thỏa thuận.

Lúc này, chữ ký số doanh nghiệp thay cho chữ ký tay của đại diện hai bên xác thực tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

2.2. Ký số để đảm bảo tính pháp lý trên hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2020/NĐ-CP quy định tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. Bởi hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc phải có chữ ký số mới đảm bảo được tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Vậy nên, doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn trên sẽ mang lại rất nhiều lợi ích.

2.3. Chứng thực giao dịch điện tử của tổ chức

Các giao dịch như ngân hàng, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội,… cần có chữ ký số của doanh nghiệp để xác minh thì mới có giá trị khi quyết toán với cơ quan thuế/

3. Cách hoạt động của chữ ký số

Cách hoạt động chữ ký số (Nguồn: Internet)

Thông tin của tổ chức doanh nghiệp được mã hóa sử dụng mã khóa cá nhân để bảo mật. Sau khi cắm USB Token, người dùng sử dụng mã khóa công khai để đăng nhập vào máy tính để ký số. Người dùng thực hiện ký số được khi mã công khai và mã cá nhân khớp với nhau.

Trên đây là định nghĩa và mục đích sử dụng chữ ký số doanh nghiệp mà EasyCA gửi đến bạn đọc. Ngoài ra, nếu cần được tư vấn về phần mềm chữ ký số, liên hệ ngay EasyCA nhé.

Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất

EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:

Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì

Chữ ký số dành cho các tổ chức, doanh nghiệp là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp được coi như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động giao dịch qua Internet. Bên cạnh đó, trong Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp được tồn tại dưới 2 hình thức. Cụ thể: Con dấu của doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu và dấu của doanh nghiệp dưới hình thức của chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định đã chính thức công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp.

Về phần thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
• Số hiệu của chứng thư số (số seri)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA)
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

2. Mục đích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký số dùng để chứng thực tất cả các chứng từ điện tử phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Dưới đây là 3 mục đích điển hình nhất tổ chức cần sử dụng chữ ký số:

Ký số trên hợp đồng đối tác

Hợp đồng hợp tác đối tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm, quyền lợi của đôi bên theo thỏa thuận. Chữ ký số doanh nghiệp thay cho chữ ký tay của đại diện hai bên xác thực tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Ký số đảm bảo tính pháp lý trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc phải có chữ ký số mới đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại nghị định 119/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1-7-2022. Tuy nhiên việc sử dụng trước thời hạn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích.

Chứng thực giao dịch điện tử của tổ chức

Các giao dịch từ ngân hàng, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan,…cần có chữ ký số của doanh nghiệp để xác minh mới có giá trị khi quyết toán với cơ quan thuế.

3. Đăng ký sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

Để có thể đăng ký sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

• Cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng
• Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Thủ tục đăng ký chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp mới, việc sử dụng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.

Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
• Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp, tổ chức (hoặc hộ chiếu).

Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

4. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số

Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Chữ ký số công ty để làm gì?

- Chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức: Được sử dụng với mục đích kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế hải quan,....Bên cạnh đó, doanh nghiệp, tổ chức còn sử dụng chữ ký số trong việc ký văn bản nội bộ, ký giao dịch đối soát, ký giao dịch chuyển khoản ngân hàng,....

Khái niệm chữ ký số là gì?

- Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu. - Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử được là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Như vậy, chữ ký điện tử và chữ ký số là hai loại chữ ký khác nhau chỉ là được thực hiện trên môi trường điện tử. Ngoài ra, chữ ký số còn được xem là tập con của chữ ký điện tử và chữ ký điện tử được thể hiện dưới dạng người dùng có thể sử dụng được còn chữ ký số không được sử dụng bằng các hình thức thông thường.

Chữ ký số được sử dụng khi nào?

Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… mà doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai, đóng dấu. Bên cạnh đó, chữ ký số cũng được các doanh nghiệp sử dụng để kí hợp đồng với các đối tác qua internet mà không cần phải gặp nhau.