Công việc hành chính tổng vụ là gì

Tổng vụ là gì? Đây hẳn là câu hỏi được nhiều người quan tâm khi tìm hiểu ngành nghề này. Thực chất đây là công việc có vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong công ty. Vậy công việc của họ là gì, cần những kỹ năng nào? Hãy cùng tìm hiểu thực hư nhé!

Tìm hiểu nhân viên tổng vụ là gì?

Có thể hiểu một cách tổng quát, tổng vụ là hành chính tổng hợp bao gồm tất cả những công việc liên quan đến hành chính văn phòng của công ty hay doanh nghiệp.

Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm lớn trong bộ phận nhân sự như tuyển dụng, phúc lợi nhân viên, chế độ lương thưởng… Bên cạnh đó, nhân viên tổng vụ còn có nhiệm vụ kiểm soát các công việc thu chi và quản lý các công việc thu chi, quản lý các khâu trong bộ phận xuất nhập khẩu.

Công việc chính của tổng vụ là gì?

Nhân viên tổng vụ họ không làm việc cố định trong một bộ phận nào cả, mà luôn có sự liên kết với nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Chính vì vậy mà tổng vụ cần phải có cái nhìn bao quát và linh hoạt trong công việc của mình. Cụ thể đó là:

• Nắm bắt và kiểm soát số lượng nhân sự trong công ty, đồng thời làm các báo lên cấp trên.
• Triển khai các hoạt động tuyển dụng nhân sự, trực tiếp chuẩn bị hợp đồng lao động cho nhân viên, làm các thủ tục bảo hiểm, giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên…
• Tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp, chế độ hàng tháng cho toàn bộ nhân viên công ty.
• Lên kế hoạch, kết hợp với các bộ phận khác để tổ chức các hoạt động trong công ty.
• Thực hiện và kiểm soát việc mua, bổ sung các thiết bị văn phòng phẩm, thực hiện thanh toán các khoản chi phí của công ty hàng tháng như tiền mạng, tiền điện, phí điện thoại, chi phí đi lại, vận chuyển hàng hoá…
• Thực hiện các thủ tục hành chính và đàm phán với các đối tác của công ty…

Nhân viên tổng vụ cần có những kỹ năng nào?

Bởi đặc thù công việc rộng và liên quan đến nhiều bộ phận nên nhân viên tổng vụ đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn và kiến thức để có thể hoàn thành tốt công việc. Cụ thể, kỹ năng của tổng vụ là gì?

Kiến thức

• Về pháp luật: vì công việc liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ, lương thưởng, bảo hiểm cho nhân viên nên họ cần có những am hiểu nhất định về luật pháp để tạo nên một bản hợp đồng chính xác cho nhân sự. Đồng thời sẽ giải thích mọi thắc mắc của nhân viên.
• Về ngoại ngữ: tổng vụ cần có khả năng ngoại ngữ ở mức cơ bản để có thể giao tiếp với các đối tác nước ngoài hoặc hỗ trợ cho các công việc đặc thù khác.

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp: vì công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phòng ban nên đòi hỏi rất nhiều ở khả năng giao tiếp tốt. Điều này sẽ giúp công việc được thực hiện thuận lợi và hiệu quả hơn.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Tổng vụ cần có khả năng kiểm soát thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học vì khối lượng công việc nhiều và ở nhiều hạng mục.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Đối với nhân viên tổng vụ thì đây là kỹ năng rất quan trọng. Vì bản chất đây là công việc tiếp xúc nhiều với các nhân sự, nên việc làm việc nhóm tốt sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Kinh nghiệm

Công việc của một nhân viên tổng vụ đòi hỏi họ phải làm việc với nhiều bộ phận như hành chính văn phòng, nhân sự… Nên kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng, văn thư, trợ lý, thư ký sẽ hỗ trợ cho công việc của tổng vụ một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, sự cầu tiến và thái độ làm việc nghiêm túc sẽ là những đặc điểm giúp bạn thành công hơn với công việc này.

Những thông tin trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn tổng vụ là gì và những vấn đề xoay quanh công việc này. Rất hy vọng rằng với những kiến thức này sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về ngành nghề này và có quyết định, lựa chọn đúng đắn cho công việc mà mình theo đuổi.

Với sự phát triển của các công ty tư nhân như hiện nay thì có rất nhiều các bạn trẻ mong muốn làm công ty tư nhân hơn là nhà nước. Có nhiều bạn ao ước được làm nhân viên tổng vụ trong các công ty tư nhân. Vậy nhân viên tổng vụ là ai, họ làm gì mà lại là ước mơ của nhiều bạn trẻ đến vậy, chúng ta cùng nhau đi tìm câu trả lời trong bài viết này nhé.

1. Tìm hiểu về nhân viên tổng vụ

1.1. Nhân viên tổng vụ là gì?

Nhân viên tổng vụ hay còn được gọi với cái tên khá dễ thương là “tổng quản mama”, như trong các bộ phim Hàn Quốc mà bạn vẫn hay xem, tổng quản chính là người làm tiếp quản các công việc từ A đến Z của nhà chủ đó. Thế còn nhân viên tổng vụ thì được hiểu như thế nào?

Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối công việc hàng ngày của công ty, nhân viên tổng vụ còn được biết đến giống như tránh văn phòng. Nhân viên tổng vụ là người làm phải giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến công việc hành chính nhân sự, lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên. Có thể nói nhân viên tổng vụ chính là đang “làm dâu” tại công ty đó.

1.2. Công việc của nhân viên tổng vụ

Là người chịu trách nhiệm điều phối các công việc trong ngày của công ty thì chứng tỏ nhân viên tổng vụ luôn phải chạy đôn chạy đáo với công việc hàng ngày của mình. Đảm nhiệm các công việc từ nhỏ cho đến lớn của công ty thì khối lượng công việc của họ cũng lớn hơn rất nhiều. Những công việc hàng ngày mà họ phải làm chính là:

- Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ của công ty

- Thực hiện và làm các thủ tục liên quan đến các vấn đề của công ty như: từ chức, nghỉ thai sản, bảo hiểm xã hội cho nhân viên, hợp đồng lao động của nhân viên,...

- Hỗ trợ các bộ phận khác tính toán tiền lương, thưởng,hàng tháng cho nhân viên trong công ty.

- Hỗ trợ cho các bộ phận nhân sự về vấn đề tuyển dụng nhân sự của công ty.

Và làm một số công việc khác liên quan đến vấn đề mua các thiết bị văn phòng cho các phòng ban nếu có yêu cầu, thanh toán các khoản chi phí phát sinh ngoài công việc,...như vậy bạn cũng đã thấy được công việc sơ qua của nhân viên tổng vụ rồi đúng không. Để làm được nhân viên với một chuyên ngành một công việc cụ thể hàng ngày đã khó rồi, đặc biệt với khối lượng công việc của nhân viên tổng vụ như thế này thì lại càng đòi hỏi yêu cầu cao hơn so với những công việc khác.

Tìm hiểu về nhân viên tổng vụ

1.3. Yêu cầu của người nhân viên tổng vụ

Tuy với những công việc như một tổng quản, khối lượng nhiều nhưng không chuyên sâu vào ngành nào cả. Chính vì thế mà yêu cầu của một nhân viên tổng vụ cũng khá cao.

1.3.1. Bằng cấp

- Trước hết, muốn ứng tuyển vào vị trí này bạn cần phải có bằng đại học, cao đẳng với chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc các ngành nghề có liên quan. Trình độ bằng cấp khá quan trọng. Nó quyết định xem bạn có đủ yêu cầu cơ bản để tham gia ứng tuyển hay không? Không những thế nó còn thể hiện bạn là người có đủ năng lực và trình độ chuyên môn để tiếp nhận công việc đúng chuyên ngành. Tuy nhiên, hiện nay bằng cấp không phải là thang đo đánh giá năng lực của từng người nữa. Mà năng lực làm việc được thể hiện qua kết quả công việc.

1.3.2. Các kỹ năng cần thiết

Để đảm bảo thực hiện được công việc tốt nhất, bên cạnh có kiến thức chuyên môn thì bạn cũng cần phải có những kỹ năng để hỗ trợ cho công việc tốt hơn.

- Thứ nhất, bạn phải là người am hiểu khá rõ về pháp luật, đặc biệt là về luật lao động và luật bảo hiểm xã hội để thực hiện các công việc liên quan đến lương- thưởng và bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong công ty. Những kỹ năng này, chính là kỹ năng, kiến thức nằm ngoài nội dung đào tạo của bạn. Chính vì thế bắt buộc bạn phải học thêm ở ngoài trau dồi thêm.

- Thứ hai, bạn cần phải thành thạo tiếng anh, tin học văn phòng. Đây là hai kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng nên có. Khi giao tiếp bằng tiếng anh, những lần làm việc với đối tác nước ngoài thì bạn sẽ dễ dàng trong công việc hơn và cũng được đánh giá khá cao. Còn với trình độ tin học phát triển như hiện nay, sự hỗ trợ đến 50% của công nghệ thông tin trong công việc thì bạn cần phải biết về tin học để có thể làm việc trên máy tính, tra cứu thông tin nhanh nhất.

- Khả năng làm việc nhóm, và kỹ năng làm việc độc lập. Với một nhân viên tổng vụ, công việc là điều hành thì nhiều khi họ cần phải có sự quyết đoán nhanh, và đúng. Tuy nhiên, khi làm việc trong môi trường doanh nghiệp, lợi ích công việc hướng về sự phát triển chung của công ty vì thế mà bạn cần phải biết làm việc nhóm. Đặc biệt trong các công tác hỗ trợ các bộ phận khác. Nhân viên tổng vụ cần phải trang bị cho mình những kỹ năng này để có thể thực hiện công việc tốt hơn.

- Kỹ năng giao tiếp của nhân viên tổng vụ cũng rất quan trọng, nhân viên tổng vụ là người “tổng quản” là “con dâu” trong công ty, chính vì thế mà công việc của họ là thường xuyên giao tiếp gặp gỡ với các đối tác. Kỹ năng giao tiếp, sự khéo léo trong cách ăn nói, và làm việc khiến cho công việc của nhân viên tổng vụ được thuận lợi hơn.

1.3.3. Kinh nghiệm làm việc

Có nhiều công ty khi tuyển vị trí công việc ngày họ yêu cầu người ứng tuyển cần phải có kinh nghiệm làm việc ở vị trí này, tuy nhiên cũng có những công ty lại không yêu cầu kinh nghiệm từ công việc. Tuy vậy, kinh nghiệm làm việc lại chính là điểm cộng khá lớn cho bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

2. Những khó khăn của nhân viên tổng vụ

Khó khăn mà nhân viên tổng vụ gặp phải

Là một vị trí đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong ngày, chính vì thế mà nhân viên tổng vụ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc của mình. Khó khăn đầu tiên mà họ gặp phải chính là áp lực công việc.

- Khối lượng công việc nhiều, có lúc quá tải, chính vì thế mà đôi khi họ cảm thấy mệt mỏi với công việc. Tình trạng này có thể kéo dài thường xuyên nếu như công việc của họ không giải quyết dứt điểm được.

- Khó khăn nữa đến với nhân viên tổng vụ là công việc nhiều khi nằm ngoài khả năng về chuyên môn, nhưng bắt buộc họ vẫn phải làm tốt công việc đó.

- Tiếp đến chính là áp lực từ cấp trên dồn xuống và cấp dưới ép lên. Là người đứng trung gian ở giữa, chính vì thế mà họ nhiều khi bị đẩy vào thế khó.

- Nhân viên tổng vụ chính là người “tổng quản” của doanh nghiệp, cty tnhh, corporate, jsc, xí nghiệp đó, họ luôn phải nghĩ cách xem làm thế nào mới có thể đạt hiệu quả cao trong công việc, đồng thời không làm “xê dịch” những giá trị chuẩn mực chung của doanh nghiệp.

- Nhiều khi họ phải đối mặt với những phàn nàn của nhân viên, với tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi của toàn bộ nhân viên trong công ty. Tất cả những vấn đề này nhân viên tổng vụ phải thay mặt sếp của mình giải quyết êm đẹp để không làm mất lòng nhân viên, và đúng ý sếp.

Đối với một nhân viên tổng vụ mà nói thì họ đang làm “dâu trăm họ” khó lòng để làm hài lòng tất cả mọi người trong công ty, những khó khăn mà họ gặp phải lại vô cùng lớn. Bởi vậy, để đảm nhiệm được vị trí này cần người thật sự có năng lực.

3. Làm sao để thành công ở vị trí “tổng quản”

Là người thay mặt sếp giải quyết các công việc, là người nắm giữ hầu bao của công ty, là người chăm lo đến đời sống phúc lợi của nhân viên trong công ty. Họ được gọi chung với cái tên “tổng quản”, vậy làm sao để có thể thành công và thăng hoa với công việc này.

Với bất kỳ một công việc nào, để người làm ở vị trí đó thành công và ghi đậm dấu ấn của mình thì họ phải dành cho công việc đó một tình yêu. Đó chính là động lực để họ có thể vượt qua những áp lực công việc, những khó khăn trong cuộc sống mà vẫn giữ được niềm đam mê với công việc. Không những dành tình yêu cho công việc mà bạn cần phải biết cân đối giữa công việc và cuộc sống. Người thành công là người có công việc tốt, cuộc sống hoàn hảo- đó chính là sự cân bằng.

Làm sao thành công với vị trí "tổng quản"

Nhân viên tổng vụ cũng cần phải trang bị cho mình những kỹ năng mềm cần thiết như: Giao tiếp, quản lý, làm việc đội nhóm, điều hành, khả năng phân tích và phán đoán,...những kỹ năng này khi vận dụng thực tiễn vào công việc thì bạn mới cảm thấy nó chính là những vị “cứu tinh” giúp cho công việc của bạn trở lên dễ dàng hơn.

Linh hoạt, sáng tạo trong công việc chính là yếu tố để bạn thành công, không nhất thiết lúc nào cũng phải áp dụng những công thức, những quy chuẩn nhất định dập khuôn máy móc vào công việc. Đôi khi người “tổng quản” cũng cần phải có sự sáng tạo trong công việc để đổi mới không khí và đem lại hiệu quả tốt hơn. Khó khăn với công việc nhiều vô kể, đòi hỏi người làm ở vị trí này cần phải có lòng dũng cảm, dám đương đầu với việc khó. “Ở đâu có việc khó, ở đó có nhân viên tổng vụ”.

Thứ cuối, để thành công hơn trong công việc, nhân viên tổng vụ phải hòa đồng với đồng nghiệp, có tinh thần giúp đỡ đồng nghiệp khi gặp khó khăn. Như vậy sẽ tạo dựng được niềm tin của đồng nghiệp với mình. Và đó cũng là thành công của họ.

4. Cơ hội việc làm đối với nhân viên tổng vụ

Cơ hội việc làm với nhân viên tổng vụ

Thị trường việc làm đang vô cùng biến động, nhiều người đang rất lo lắng vấn đề thất nghiệp, tuy nhiên với vị trí nhân viên tổng vụ thì bạn không cần lo lắng. Hàng năm có hơn trăm nghìn công ty được thành lập, các công ty hiện nay đang rất khát nguồn nhân lực với vị trí nhân viên tổng vụ. Với tình hình như hiện nay thì vẫn chưa có xu hướng giảm xuống. Chính vì thế mà bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tìm được công việc tổng vụ ở bất kỳ một công ty nào.

Bạn cũng có thể tìm được việc làm tổng vụ tại timviec365.vn đây chính là một trang web kết nối trung gian giữa bạn và người tuyển dụng. Hãy tạo cv xin việc ngay hôm nay để có thể tìm được công việc tổng vụ tốt nhất.

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây, bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi “nhân viên tổng vụ là gì?”

Công việc của Tổng vụ là gì?

Tổng vụ là gì? Tổng vụ là vị trí nhân viên chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên, lương, thưởng, các chương trình phúc lợi,… Ngoài ra bộ phận tổng vụ còn có quyền kiểm soát, quản lý các hoạt động thu chi và bộ phận xuất nhập khẩu.

Công việc hành chính bao gồm những gì?

Dưới đây là danh sách các đầu việc mà một nhân viên hành chính nhân sự phải làm..

Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ ... .

Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động. ... .

Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp..

Xử lý bảng lương. ... .

Hỗ trợ công tác lễ tân. ... .

Bộ phận tuyển dụng. ... .

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B).

Nhân viên Hành chính tổng vụ tiếng Anh là gì?

Nhân viên tổng vụ tiếng Anh thường dùng cụm từ General Administration. Nhân viên tổng vụ là người mang trách nhiệm điều phối các công việc hành chính văn phòng của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức. Tổng vụ là vị trí nhân sự làm các công việc tuyển dụng nhân sự, chế độ lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên công ty.

Công việc của nhân viên hành chính tổng hợp là gì?

Công việc chính của một nhân viên hành chính tổng hợp là lưu trữ văn bản, giấy tờ, hồ sơ và biên dịch các tài liệu, hợp đồng của công ty; nhận, phân phát thư tín và thực hiện các công việc hỗ trợ cho các chuyến đi công tác của đồng nghiệp như đặt xe, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm thủ tục xin visa, đặt phòng ...