Cách kiểm kê hàng hóa sau khi đã đổ tồn

Hàng hóa trong kho hàng doanh nghiệp sẽ rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã, số lượng và kích thước. Kèm theo đó, nhiều loại hàng hóa sẽ có một hạn sử dụng nhất định, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có cách kiểm tra, quản lý hiệu quả để đảm không bị thất thoát, tổn thất, hết hạn.

Kiểm kê hàng tồn kho lúc này trở thành một công việc vô cùng quan trọng. Vậy kiểm kê hàng tồn kho là gì? Đem lại những lợi ích nào? Quy trình kiểm kê hàng tồn kho ra sao? Cùng tìm hiểu các thông tin dưới đây nhé!

1. Các khái niệm về kiểm kê hàng tồn kho

– Kiểm kê là việc cân đo, đong, đếm số lượng, xác định và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản tại chỗ để đối chiếu với số lượng trên sổ sách đã ghi chép. Hay hiểu cách khác kiểm kê là một công việc phải tuân thủ thực hiện nhằm xác định lại tài sản hiện có và tính giá thành sản phẩm.

– Hàng tồn kho là những hàng hóa lưu trữ chờ bán, các sản phẩm lỗi chờ sửa, thiết bị máy móc đang lắp ráp chưa hoàn thiện, các nguyên liệu, công cụ, dụng cụ chờ đưa vào sản xuất trong quá trình kinh doanh.

– Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình lưu thông, cung ứng hàng hóa ra thị trường. Kiểm kê hàng hóa tồn kho cần chi tiết và cẩn thận để đối chiếu với sổ sách. Bên cạnh đó nắm bắt được tình hình tồn kho để có kế hoạch bán hàng hóa ra ngoài kịp thời. Đối với các doanh nghiệp thì khâu kiểm kê hàng hóa rất được quan tâm vì hàng tồn kho chiếm một phần tài sản có giá trị rất lớn của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc kiểm kê hàng tồn kho

• Việc kiểm hàng tồn kho giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời hàng hóa hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng hóa có vấn đề và hàng hóa có lượng tồn vượt định mức… để có cách xử lý, xả hàng phù hợp.
• Giúp bán ra hàng tồn kho đúng lúc, góp phần hạn chế sự lãng phí không đáng có, giảm chi phí thuê kho (thuê nhân công, sử dụng dịch vụ lưu trữ,…). Từ đó tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản chi phí không hề nhỏ.
• Doanh nghiệp sử dụng dòng vốn lưu động được hiệu quả hơn cho các hoạt động khác thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng.
• Kiểm kê kho hàng giúp việc quản lý các sản phẩm trong kho một cách nghiêm ngặt không bị thất thoát hàng hóa ra ngoài, tránh tổn cho doanh nghiệp.
• Giúp kiểm tra được hàng hóa thực tế có giống như hàng hóa được ghi chép trên sổ sách hay không, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
• Nhờ việc kiểm kê hàng hóa sẽ đánh giá được năng lực của nhân viên qua việc quản lý hàng hóa trong kho, để doanh nghiệp có những biện pháp phù hợp.

3. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho. Đó là phương pháp kiểm kê hàng tồn thường xuyên và phương pháp kiểm kê hàng tồn định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, số lượng và tính chất của hàng hóa.

3.1 Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng hóa. Phương pháp kiểm kê này thường được áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê này là có thể nhanh chóng xác định được chính xác lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn và số chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cũng nhiều.

3.2 Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ phải được lên kế hoạch cụ thể như kiểm kê hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp. Phương pháp này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…

Kiểm kê theo phương pháp này có những ưu điểm như là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian. Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ đỡ mất công như kiểm kê thường xuyên. Tuy nhiên khuyết điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.

Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.

4. Quy trình kiểm kê kho hàng tồn kho

Kiểm kê kho hàng không phải chỉ đơn giản là đi kiểm tra hàng hóa mà phải được đúng theo một quy trình nhất định. Khi thực hiện theo đúng quy trình thì mới đem lại hiệu quả tốt nhất. Vậy quy trình kiểm kê hàng tồn kho như thế nào? Cùng tìm hiểu những thông tin dưới đây.

4.1 Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Đối với phương pháp kiểm kê hàng định kỳ, không thường xuyên thì có các việc bạn cần làm như sau:

– Hãy thông báo cho các bộ phận liên quan để việc kiểm kê nhanh hơn. Ngoài ra nếu cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng để việc kiểm kê hàng hóa diễn ra suôn sẻ nhất.

– Phải có kế hoạch chi tiết, phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng như là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp.

– Có kế hoạch kiểm kê chi tiết như khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào, sản phẩm nào kiểm tra trước, sản phẩm nào sau,…

4.2 Các bước kiểm kê kho hàng hóa

Bước 1: Lập danh sách hàng tồn kho cần kiểm kê:

Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…

Bước 2: Kiểm kê hàng thực tế tại kho:

Tiến hành kiểm kê số lượng hàng thực tế tại kho và ghi thông tin vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Khi thực hiện việc kiểm kê nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác để đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch.

Bước 3: Đối chiếu 2 biên bản kiểm kê hàng hóa

Tiến hành so sánh 2 biên bản kiểm kê xem có sự chênh lệch thông tin về hàng hóa không (cột số lượng hàng). Nếu có, cần kiểm tra lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất để doanh nghiệp nắm bắt tình hình.

Bước 4: Đối chiếu biên bản kiểm kê với báo cáo tồn kho trên giấy tờ

Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Nếu trường hợp có xảy ra sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Thống nhất lại lượng hàng tồn kho

Nếu có chênh lệch nên điều chỉnh lại số liệu hàng tồn kho đúng theo số lượng thực tế. Để có một kết quả kiểm kê đúng và chuẩn xác nhất.

Bước 6: Hoàn thành biên bản kiểm kê hàng tồn kho:

Khi lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ. Cần phải đọc thật kỹ càng trước khi ký xác nhận vào biên bản.

5. Lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho

• Cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận ngày, hàng hư lỗi,… Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong khi tiến hành kiểm kê hàng hóa.
• Kiểm kê kho hàng theo danh đã có sẵn và phải tuân theo đúng trình tự trong để việc kiểm kê không mất quá nhiều thời gian.
• Nếu trường hợp sai lệch bản kiểm kê, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân để có giải pháp xử lý nhanh nhất. Có hai dạng sai hiện nay:
• Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…
• Chênh lệch thiếu (số lượng hàng thực tế ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cắp, gian lận,…

Việc kiểm kê hàng hóa hàng tồn kho cần phải thực hiện đúng theo quy trình, có như vậy mới mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó giúp cho việc vận hành công việc trong kho khoa học hơn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu được cách kiểm kê hàng hóa tồn kho hiệu quả để áp dụng cho công việc của mình thật tốt.