Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công wise eye cập nhập 2024

1. Cài Đặt Phần Mềm:

• Vào trang web WiseEye và tải xuống phần mềm chấm công WiseEye.
• Chạy file cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt.
• Khởi động chương trình chấm công WiseEye.

2. Thiết lập Máy Chấm Công WiseEye:

• Kết nối máy chấm công với máy tính bằng cáp USB hoặc Ethernet.
• Khởi chạy phần mềm chấm công WiseEye.
• Chọn Thiết bị > Quản lý > Thiết bị chấm công.
• Chọn máy chấm công vừa kết nối và nhấp Đặt làm máy chấm công chính.
• Thiết lập thời gian và ngày giờ hiện tại cho máy chấm công.

3. Thêm Nhân Viên:

• Chọn Nhân viên và nhấp Thêm mới.
• Nhập mã nhân viên, họ tên, chức vụ và các thông tin cá nhân khác.
• Thiết lập ngày bắt đầu làm việc và lịch làm việc cho nhân viên.
• Gán nhân viên vào phòng ban hoặc nhóm làm việc.
• Nhấp Lưu để thêm nhân viên mới.

4. Đăng Ký Vân Tay:

• Yêu cầu nhân viên đặt ngón tay lên máy chấm công.
• Đợi phần mềm chấm công xác nhận dấu vân tay và lưu vào cơ sở dữ liệu.
• Lặp lại quá trình này với các ngón tay khác của nhân viên.

5. Đăng Ký Thẻ Từ (Nếu Áp Dụng):

• Gán thẻ từ cho nhân viên.
• Đặt thẻ từ lên máy chấm công để phần mềm chấm công lưu thông tin thẻ.
• Lặp lại quá trình này với các thẻ từ khác của nhân viên.

6. Chấm Công:

• Yêu cầu nhân viên chấm công vào và ra bằng vân tay hoặc thẻ từ.
• Phần mềm chấm công sẽ ghi lại thời gian chấm công của nhân viên.

7. Theo Dõi Chấm Công:

• Chọn Chấm công và nhấp Báo cáo.
• Chọn khoảng thời gian cần theo dõi và nhấp Hiển thị.
• Phần mềm chấm công sẽ hiển thị báo cáo chấm công của nhân viên theo khoảng thời gian đã chọn.

8. Tính Lương:

• Chọn Tiền lương và nhấp Thống kê bảng lương.
• Chọn khoảng thời gian cần tính lương và nhấp Hiển thị.
• Phần mềm chấm công sẽ hiển thị bảng lương của nhân viên theo khoảng thời gian đã chọn.

9. Xuất Báo Cáo:

• Chọn Chấm công hoặc Tiền lương và nhấp Xuất.
• Chọn định dạng tệp muốn xuất báo cáo và nhấp OK.
• Phần mềm chấm công sẽ tạo tệp báo cáo theo định dạng đã chọn.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm chấm công có thể làm được những yêu cầu trên, ở bài viết này Mangotech xin được giới thiệu đến các bạn phần mềm chấm công tính lương Wise Eye V5.1 . Với thiết kế đơn giản, ngôn ngữ Tiếng Việt giúp các nhà quản lý thao tác được thuận tiện và dễ dàng hơn. Phần mềm đáp ứng được đầy đủ các tính năng tính toán cơ bản như: Tính toán xuất báo cáo tổng công trong 1 tháng, báo cáo đi muộn về sớm, báo cáo tổng thời gian làm việc chi tiết, thời gian tăng ca hay tổng số ngày nghỉ trong một tháng, đặc biệt phần mềm có thể xử lý được những ca khó như 1 ngày chia làm nhiều ca khác nhau, ca gãy…và xuất báo cáo ra excel dễ dàng để các bạn có thể thống kê và in ra giấy.

Phần mềm Wise Eye V5.1 ngày nay được tích hợp gần như tất cả các dòng máy chấm công phổ biến có mặt trên thị trường, khi mua máy chấm công quý khách hàng sẽ được tặng kèm phầm mềm chấm công miễn phí. Tuy nhiên, mới đầu không phải ai cũng biết các sử dụng phần mềm ngay được, vì vậy ở bài viết này chúng tôi xin được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm chấm công Wise Eye V5.1 để các bạn có thể dễ dàng hơn trong công việc quản lý nhân sự tính lương của mình:

I. Khai báo thông tin trên phần mềm

1. Khai báo máy chấm công

Từ Menu phần mềm, click chọn mục ‘khai báo máy chấm công’.

– Chọn Thêm mới:

+ Nhập tên máy (VD: máy 1, máy 2, máy 3…)

+ Số máy: Chọn theo số ID trong máy chấm công (VD: 1, 2, 3…)

+ Loại kết nối: Chọn TCP/IP

+ Địa chỉ IP: Nhập địa chỉ IP chủ máy chấm công

+ Port: Thông thường mặc định của máy chấm công là 4370 ( nhiều dòng máy Port mặc định sẽ khác nên đặt sao cho đúng)

+ Số Serial: Nhập số Seri của máy chấm công ghi đằng sau máy

+ Số đăng ký: Nhập số đăng ký ghi trên vỏ máy

Cuối cùng ấn ‘lưu’.

2. Khai báo tên công ty, địa chỉ, số điện thoại

Từ thanh Menu chọn Dữ liệu-> Thông tin công ty

Phần mềm sẽ thêm tab khai báo tên công ty

+ Tên công ty: Nhập tên công ty mà bạn đang làm việc

+ Địa chỉ: Nhập địa chỉ công ty

+ Số điện thoại: Nhập số điện thoại công ty

Kết thúc ấn ‘Đồng ý và thoát’.

3. Khai báo chức vụ

Tại thanh Menu clink Dữ liệu-> Khai báo chức danh

Chọn mục Thêm mới

+ Chức vụ: Thêm chức vụ ( Ví dụ: Tổng giám đốc, giám đốc, nhân viên…)

Kết thúc ấn Lưu

4. Khai báo phòng ban

Tại thanh Menu chọn Dữ liệu-> Khai báo phòng ban

Ấn thêm để tạo phòng ban mới, nhập phòng ban cần tạo (VD: Hành chính, kế toán, kỹ thuật…)

5. Khai báo nhân viên

Chọn Dữ liệu-> Quản lý nhân viên

Bạn click chọn phòng ban cần thêm mới nhân viên (1) tiếp theo ấn thêm (2)

+ Mã nhân viên: Mình sẽ khai báo giống với số thứ tự của nhân viên mới này trên excel (VD: Tổng nhân viên công ty là 100, nhân viên này đứng thứ 36 trên excel thì mình sẽ khai báo 36 cho dễ quản lý)

+ Tên nhân viên: Khai báo tên nhân viên

+ Mã chấm công: Mục này rất quan trọng, VD: bạn đăng ký dấu vân tay của người mới này trên máy chấm công và khai báo ID là 36, thì ở mục mã chấm công này bạn sẽ điền là 36. Thông thường Mã chấm công sẽ trùng với mã nhân viên cho dễ quản lý.

+ Tên chấm công: Bạn nhập tên chấm công vào (VD: Tên nhân viên là Nguyễn Vân Anh thì bạn nhập tên chấm công là VAN ANH chẳng hạn, có thể nhập tên gì đấy tùy ý..)

+ Giới tính: Chọn Nam/Nữ

Kết thúc ấn Lưu và thoát.

II. Cài đặt chấm công

1. Khai báo cách chọn giờ

Từ thanh Menu chọn Cài đặt chấm công-> Khai báo cách chọn giờ

*TĐ–HC ( Chọn giờ tự động – trong ngày ) :

Chọn cách khai báo này khi trong ngày có thể làm nhiều ca (chấm 4 hoặc 6 lần trong 1 ngày). Ví dụ: Sáng vào chấm 1 lần vào, trưa chấm 1 lần ra, đầu giờ chiều chấm vào, chiều kết thúc làm việc chấm ra (4 lần ). Chấm 6 lần thì thêm vào tangca ra tang ca…. Phần mềm sẽ lấy giờ dầu là GIỜ VÀO , giờ kế tiếp là giờ ra. Phần mềm căn cứ theo giờ xác định ca được nhập trong phần khai báo ca làm việc để tính toán. Các cặp giờ sẽ chạy theo 3 thông số: ( như hình dưới).

*IDM ( Vào ra theo số máy chấm công):

Chọn cách khai báo này khi sử dụng 1 máy chuyên vào 1 máy chuyên ra. Số máy Lẻ là máy vào , số máy chằn là máy ra trên phần khai báo máy chấm công.

*Pgio (theo khoảng giờ) :

Muốn trên báo cáo giờ của nhân viên thể hiện đúng cột vào hoặc ra khi chấm thiếu vào hoặc ra thì chọn cách khai báo này, lưu ýchỉ chấm 2 hoặc 4 lần trong ngày theo giờ hành chính .

*FILO (giờ đầu giờ cuối trong ngày):

Trên máy chấm công có thể chấm rất nhiều lần trong ngày ,và nếu chọn khai báo này phần mềm tự động lấy giờ chấm đầu tiên và giờ chấm cuối cùng trong ngày để tính công. ( không chạy qua đêm)

*CICO (theo phím vào, phím ra trên máy chấm công)

*TĐ-QĐ (theo tự động ): Giống TĐ-HC nhưng chạy được chấm công qua đêm , vd: làm 3 ca có ca thứ 3 là ca qua đêm như 22h00-06h00. Số chu trình chuyển ngày là 1.

2. Khai báo ca làm việc

Nhấp Thêm mới để khai báo ca làm việc mới Đặt Mã Ca ( vd : HC ) Đặt giờ vào ra cho ca mới tạo ( HC) Nhập thời gian nghỉ trưa ( nếu có ) Khai báo Bắt đầu giờ vào để hiểu ca, Kết thúc giờ vào để hiểu ca sẽ là cơ sở cho giờ Vào. Bắt đầu giờ ra để hiểu ca, Kết thúc giờ ra để hiểu ca sẽ là cơ sở cho giờ Ra. Tức là hai giờ Vào Ra của nhân viên rơi vào khoảng khai báo nào thì sẽ xác định nhân viên đang làm việc tại ca đó. Nếu quên chấm vào hoặc ra vẫn tinh ra công thì điền vào Không có giờ ra hoặc giờ vào thì tinh tổng : …. phút tùy theo quy định. VD: ta tạo ca làm việc hành chánh mã ca là HC , giờ làm việc từ 7h30 17h00 ta khai báo như sau : + Mã ca : HC + Giờ vào làm việc : 08:00 + Giờ kết thúc làm việc : 17:00 + Giờ bắt đầu ăn trưa : 12:00+ Giờ kết thúc ăn trưa: 13:00 + Bắt đầu vào 06:00 + Kết thúc vào 10:00 + Bắt đầu ra 10:01 + Kết thúc ra 23:59 – Cho phép đi trể hoặc về sớm bao nhiêu phút phụ thuộc vào quy định công ty cho phép.

Kết thúc ấn Lưu.

3. Khai báo lịch trình làm việc

Ở Menu chọn Cài đặt chấm công-> Khai báo ca làm việc:

– Chọn Thêm mới + Nhập tên lịch trình vào ô Tên lịch trình + Cách chọn vào ra : chọn 1 trong 6 lựa chọn phu thuộc vào ca làm việc. – Bấm thêm ca vào lịch trình: Đánh dấu check vào các ca của lịch trình đó chọn các ngày trong tuần, xong nhấn đồng ý.

Xong kết thúc ấn Lưu.

4. Sắp xếp lịch trình cho nhân viên.

Tại thanh Menu chọn Cài đặt chấm công-> Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

+ Nhấp vào công ty để hiện tổng tất cả các nhân viên (1)

+ Tích vào nhân viên cần sắp xếp lịch trình ( Nếu các nhân viên đều cùng 1 lịch trình thì tích cả) (2)

+ Chọn lịch trình cần sắp xếp cho nhân viên (3)

+ Nhấp cấp nhập (4)

5. Tải dữ liệu từ máy chấm công

Vào Máy chấm công -> kết nối máy chấm công:

Nhấp vào trình đơn (1) chọn tải dữ liệu từ máy chấm công (2), chọn khoảng ngày cân tải dữ liệu (3), chọn máy đã chọ hoặc tất cả nếu dùng nhiều máy (4) và bước cuối cùng là duyệt từ máy chấm công (5). Nếu lấy dữ liệu qua USB thì thay bước (5) thành bước (6) là duyệt tập tin và tìm đến USB duyệt tập tin đã tải từ máy chấm công về.

8 hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công wise eye

1. Cài đặt phần mềm chấm công Wise Eye
   • Tải xuống gói cài đặt Wise Eye từ trang web chính thức.
   • Cài đặt phần mềm theo hướng dẫn trên màn hình.
   • Khởi động phần mềm sau khi cài đặt.
     2. Tạo cơ sở dữ liệu Wise Eye
   • Trong cửa sổ chính của Wise Eye, nhấp vào nút "Tạo cơ sở dữ liệu".
   • Chọn một vị trí lưu cho cơ sở dữ liệu và nhấp vào nút "Tạo".
   • Nhập thông tin cơ bản về tên tổ chức, địa chỉ và email.
   • Nhấp vào nút "Tiếp theo".
     3. Thêm nhân viên vào cơ sở dữ liệu
   • Nhấp vào nút "Thêm nhân viên" để thêm nhân viên vào cơ sở dữ liệu.
   • Nhập họ và tên, số ID, chức vụ và ngày sinh của nhân viên.
   • Nhấp vào nút "Lưu".
     4. Thiết lập lịch biểu chấm công
   • Nhấp vào nút "Thiết lập lịch biểu chấm công" để thiết lập lịch biểu chấm công cho nhân viên.
   • Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc của lịch biểu chấm công.
   • Chọn giờ làm việc của nhân viên.
   • Nhấp vào nút "Lưu".
     5. Chấm công nhân viên
   • Nhân viên có thể chấm công bằng cách quẹt thẻ hoặc nhập số ID của mình vào máy chấm công.
   • Máy chấm công sẽ lưu dữ liệu chấm công của nhân viên vào cơ sở dữ liệu Wise Eye.
     6. Xem báo cáo chấm công
   • Nhấp vào nút "Báo cáo chấm công" để xem báo cáo chấm công của nhân viên.
   • Chọn khoảng thời gian và nhân viên mà bạn muốn xem báo cáo.
   • Nhấp vào nút "Xem báo cáo".
     7. Xuất báo cáo chấm công
   • Bạn có thể xuất báo cáo chấm công sang các định dạng khác nhau như Excel, PDF hoặc CSV.
   • Nhấp vào nút "Xuất báo cáo" và chọn định dạng mà bạn muốn xuất báo cáo.
     8. Sao lưu cơ sở dữ liệu Wise Eye
   • Nên sao lưu cơ sở dữ liệu Wise Eye thường xuyên để tránh mất dữ liệu trong trường hợp máy tính bị hỏng hoặc phần mềm bị lỗi.
   • Nhấp vào nút "Sao lưu cơ sở dữ liệu" và chọn một vị trí lưu cho bản sao lưu.

6. Xem công vào xuất báo cáo

Nhấp vào báo biểu -> Xem công và xuất báo biểu:

Nhấp vào Công ty để xem công tất cả nhân viên hoặc nhấp vào từng bộ phận để xem từng bộ phận đấy (1) -> Tích chọn tất cả nhân viên (2) -> Chọn khoảng ngày cần xem công (3) -> Xuất báo biểu (4)