Kinh nghiệm làm thư ký giám đốc
|
Thư ký trong doanh nghiệp là một vị trí quan trọng có rất nhiều cơ hội thăng tiến. Đây là người trung gian giữa các bộ phận với vai trò kết nối và hỗ trợ các bộ phận có liên quan về lịch họp, lịch làm việc,.. Vậy thư ký là làm gì? Cần có những kỹ năng nào để làm thư ký? Câu trả lời sẽ được chúng tôi chia sẻ trong bài viết dưới đây: Show
Thư ký là gì?Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên ( giám đốc),.. Mô tả công việc của thư kýTrước đây, công việc thư ký chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến quá trình ghi chép biên bản, nội dung cuộc họp hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, ngày nay công việc, nhiệm vụ của thư ký ngày càng được mở rộng trở thành ngành nghề phổ biến và không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Cụ thể, với vị trí nhân viên thư ký bạn sẽ thực hiện các công việc dưới đây:
Làm thư ký học ngành gì? Học trường nào?Thư ký đóng vai trò quan trọng đối với ban lãnh đạo của một tổ chức, là bộ mặt thứ hai của giám đốc. Do đó, ngày càng nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn dấn thân vào con đường sự nghiệp này. Vậy học trường nào, học ngành gì để khi ra trường có thể ứng tuyển vị trí thư ký? Làm thư ký học ngành gì?Khác với những ngành nghề kỹ sư, bác sĩ, kế toán,..thư ký hiện nay chưa phải là một ngành đào tạo. Tuy nhiên, tùy vào từng lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp mà bạn có những lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí này. Bạn có thể là cử nhân kinh tế, ngoại ngữ tốt nghiệp các chuyên ngành quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế thương mại,... Miễn bạn có thể đảm bảo kiến thức, năng lực, khả năng tổng hợp và linh hoạt trong các tình huống. Trường nào đào tạo ngành thư ký?Trên thực tế, tại Việt Nam chưa có một trường đại học nào có chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Tính đặc thù này tạo ra điểm đặc biệt cho vị trí nhân viên thư ký không bắt buộc bạn học ở chuyên ngành hay trường đào tạo nào cả. Tuy nhiên, để có thể làm tốt ở vị trí nhân viên thư ký bạn cần phải tích lũy các kỹ năng. Thành thạo cách soạn thảo văn bản, giấy tờ, quyết định,.. Thể hiện sự linh hoạt, khéo léo và chính xác trong tác phong. Sắp xếp, lên kế hoạch nội dung, nâng cao kỹ năng tổ chức làm việc Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏiBất kỳ ai cũng muốn mình có được công việc nhàn hạ, lương cao trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nghề thư ký là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, mối quan hệ và cả sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp. Và để thực hiện được điều đó, các bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết như: Kỹ năng phân tích và xử lý tình huốngKhả năng phân tích là rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một số trường hợp nhất định, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết công việc. Người thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc. Kỹ năng giao tiếpGiao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay không chỉ thực hiện các công việc trong văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Bởi vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo. Để làm một thư ký giỏi bạn cũng cần biết xử sự lịch sự, hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ phục vụ cho công việc cũng là một lợi thế khi làm nhân viên thư ký. >> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 cách để cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả Kỹ năng sắp xếp công việcLà một nhân viên thư ký văn phòng bạn cần có khả năng phân tích, lên kế hoạch, sắp xếp công việc hỗ trợ cấp trên. Để làm được điều này bạn phải học hỏi không ngừng, tìm hiểu về lĩnh vực của công ty. Một trí nhớ tốt, khả năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn lên lịch trình làm việc cho sếp một cách khoa học. Kỹ năng tin học văn phòngĐối với một nhân viên thư ký bạn không nhất thiết phải giỏi các kỹ năng về máy tính. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm được cơ bản sử dụng Word, Excel, powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,..Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính khiến giám đốc, đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc, bạn nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính. Kỹ năng quản lýKỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch, lên lịch trình, tổ chức các công việc cá nhân, điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, với một nhân viên thư ký thì bạn sẽ cần biết tổ chức, phối hợp tốt với các phòng ban trong công tác quản lý. Có tư duy logic, khả năng phán đoán và linh hoạt trong quá trình làm việc. Biết sắp xếp quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý. Tìm việc làm thư ký tại TopCVHiện tại mức lương phổ biến của nhân viên thư ký khoảng 6-8 triệu. Mức thu nhập này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng công ty và khả năng làm việc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc thư ký văn phòng thì có khá nhiều kênh để lựa chọn và một trong số đó có trang web TopCV. TopCV.vn là một trong những trang tuyển dụng uy tín nhất hiện nay với đầy đủ các thông tin chi tiết về công việc, cách thức làm một bản CV chuyên nghiệp, cách nộp hồ sơ ứng tuyển, các câu hỏi phỏng vấn,..cho ứng viên tham khảo. Thư ký văn phòng là công việc đa di năng, liên tục phải học hỏi và thay đổi để thích nghi phù hợp với công việc. Khi kỹ năng phát triển và năng lực làm việc được nâng cao thì mức thu nhập của nghề này cũng không hề nhỏ. Đây cũng chính là một trong những yếu tố thu hút nhiều bạn trẻ đến với nghề này. Tìm việc làm Thư ký lương cao tại TopCV: Đọc đến đây chắc hạn bạn cũng phần nào biết được công việc thư ký văn phòng của mình sẽ như thế nào rồi. Hy vọng với những thông tin về công việc, kỹ năng cần có của một nhân viên thư ký trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này cũng như tìm cho mình một hướng đi đúng trong quá trình xây dựng sự nghiệp. >> Tạo CV tại TopCV để ứng tuyển vào các công việc hấp dẫn tại TopCV Nguồn ảnh: Sưu tầm
Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Thư ký văn phòng là một chức vụ không còn quá xa lạ với các công việc hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng là người có vai trò trung gian giữa các bộ phận trong một công ty với vai trò kết nối và hỗ trợ các công việc cho các bộ phận có liên quan cụ thể là lên lịch, sắp xếp lịch trình công tác, lịch họp, lịch làm việc cho các bộ phận.  7 kỹ năng làm thư ký văn phòng cơ bản cần thiết nhất cho bạn Thư ký văn phòng là người quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một loạt các doanh nghiệp và tổ chức chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Vì vậy muốn làm tốt công việc của một thư ký văn phòng cần phải có những kỹ năng sau đây nhé. 1. Thư ký văn phòng cần phải có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn - Đã là một thư ký văn phòng bạn cần phải hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao, Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu, Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác, Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại. - Ngoài ra Thư ký văn phòng cần phải đảm nhận được nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo. 2. Kỹ năng giao tiếp Không chỉ hỗ trợ các công việc trong khuôn khổ văn phòng các thư ký hiện nay còn là những “cộng sự” đắc lực cho cấp trên trong các công việc gặp gỡ khách hàng, làm việc với đối tác, làm việc với các phòng ban... khi cần thiết, khi sếp đi công tác. Chính vì thế, các bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, ngoại giao giỏi, ứng xử linh động, khéo léo… nhằm tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và giải quyết tốt các công việc được giao.
Là một thư ký văn phòng giỏi bạn sẽ biết xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình.Một nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh. Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc, và hiện nay, biết càng nhiều ngôn ngữ càng là lợi thế của bạn. Bạn nên có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục 3. Kỹ năng vi tính, tin học Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng, kỹ năng còn lại của bạn, người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính. 4. Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc Thư lý văn phòng cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch để có thể hỗ trợ cấp trên tốt nhất trong công việc, để làm được điều này bạn cần phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu nhiều về lĩnh vực công ty hoạt động. Bạn cũng cần có trí nhớ tốt và có khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc, lịch trình làm việc của sếp một cách khoa học, để có thể giúp sếp tối ưu hiệu quả giải quyết các công việc. Bởi vì Sếp bao giờ cũng là một người có lịch trình bạn rộn nhất trong công ty, là người thư ký, trợ lý hoàn hảo, bạn cần có khả năng sắp xếp lịch trình công việc cho sếp một cách hợp lý 5. Am hiểu nhiều mảng kiến thức và xử lí công việc Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Bởi trong một số trường hợp nhất định, người trợ lý, thư ký sẽ là người thay mặt sếp được đưa ra quyết định xử lý công việc, vì vậy, kỹ năng xử lý công việc và ra quyết định là rất cần thiết đối với họ. Người trợ lý, thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và khả năng đưa ra quyết định giải quyết công việc nhanh chóng và phù hợp. Người trợ lý, thư ký giỏi cần có khả năng hỗ trợ sếp khi giải quyết các công việc. Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi người thư ký, trợ lý luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đắc lực cho sếp của mình.
6. Kỹ năng quản lý Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp, và tổ chức công việc cá nhân.những điều tối thiểu một thư ký văn phòng cần phải biết: Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý 7. Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc Bên cạnh đó để có thể nhận được sự tín nhiệm cao từ sếp bạn cũng cần có các phẩm chất trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc. Bởi ở cương vị của một thư ký bạn sẽ là người thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, vì thế bạn cần tỏ rõ sự trung thực, kín đáo để ngày càng được sếp tin cậy hơn. Cần đặc biệt cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc, cụ thể là đối với các giấy tờ, công văn, hợp đồng để tránh những sai sót trước khi trình sếp bạn nên là người đọc và tìm hiểu kỹ lưỡng. Để thành công bạn cần phải không ngừng trao dồi, học hỏi không những kiến thức nghiệp vụ mà ban cần phải am hiểu hết những kỹ năng cần thiết nhất để ngày càng hoàn thiện mình thì khi đó bạn sẽ luôn tự tin vào chính mình và con đường thành công sẽ nằm ngay trong tầm tay bạn. Chúc các bạn thành công ! Hoài Sa |
