Làm cách nào để chia dữ liệu thành hai ô trong excel?

Một tác vụ phổ biến trong Excel là chia nội dung của một ô thành nhiều ô. Điều này thường cần thiết khi dữ liệu được xuất từ ​​một số phần mềm khác sang Excel và cần được phân loại trước khi chúng có thể được sử dụng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng Văn bản thành Cột, bằng dấu phân cách – như dấu cách, dấu phẩy, tab, v.v. – hoặc theo chiều rộng của từng phần của văn bản

Văn bản thành Cột

Sử dụng dấu phân cách

Có lẽ yêu cầu thường xuyên nhất trong Excel là tách tên đầy đủ thành họ và tên. Giả sử bạn có danh sách các tên trong hình dưới đây trong Cột B và muốn tách nó thành tên (Cột C) và họ (Cột D). Dấu phân cách rõ ràng ở đây là khoảng cách giữa họ và tên

1. Chọn một dải ô có dữ liệu bạn muốn tách. Trong trường hợp này, đó là B2. B8

2. Trong Ribbon, đi đến Dữ liệu > Văn bản thành Cột

3. Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột sẽ xuất hiện. Trong bước đầu tiên, đặt loại tệp thành Phân tách (tùy chọn này được chọn theo mặc định) và nhấp vào Tiếp theo

4. Trong bước thứ hai, hãy chọn một dấu phân cách, trong trường hợp này là một khoảng trắng. Khi bạn chọn dấu phân tách, một dòng sẽ xuất hiện trong phần Xem trước dữ liệu để cho biết cách dữ liệu sẽ được phân tách

Bạn cũng có thể chọn tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy hoặc bất kỳ ký tự nào khác mà bạn xác định làm dấu phân cách

5. Trong bước cuối cùng, xác định định dạng dữ liệu cột. Theo mặc định, các cột mới có định dạng chung nhưng bạn có thể đặt chúng thành văn bản, ngày tháng hoặc bất kỳ định dạng nào khác mà bạn cần (Nâng cao)

Chọn các cột (giữ CTRL và trong phần Xem trước dữ liệu, nhấp vào tiêu đề của các cột có định dạng bạn muốn đặt). Trong Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản. Bạn cũng cần xác định đích đến nơi các cột sẽ được điền. Trong trường hợp này, đích đến là ô C2

Kết quả là Cột C và D được điền bằng tên và họ được chia

Chiều rộng cố định

Một tùy chọn khác khi tách văn bản thành các cột là sử dụng Chiều rộng cố định. Khi bạn sử dụng Chiều rộng Cố định, Văn bản thành Cột sẽ chia văn bản theo một số ký tự nhất định thay vì theo dấu phân cách. Một ví dụ điển hình của phương pháp này là tách mã ZIP và tên thành phố, vì mã ZIP luôn có năm chữ số. Giả sử bạn có mã ZIP và tên thành phố ở Cột B và bạn muốn chia chúng thành Cột C và D

1. Để tách dữ liệu, trước tiên hãy chọn một dãy ô có dữ liệu bạn muốn tách. Trong trường hợp này đây là B2. B9

2. Trong Ribbon, đi đến Dữ liệu > Văn bản thành Cột

3. Một lần nữa, Text to Columns Wizard sẽ xuất hiện. Trong bước đầu tiên, đặt loại tệp thành Chiều rộng cố định và nhấp vào Tiếp theo

4. Trong bước thứ hai, hãy đặt một đường ngắt trong dữ liệu xem trước bằng cách nhấp vào giữa mã ZIP và tên thành phố.
Bạn có thể nhấp đúp vào đường ngắt để xóa hoặc chọn và kéo để di chuyển đường ngắt đến vị trí khác.

5. Trong bước cuối cùng, xác định định dạng dữ liệu cột. Theo mặc định, các cột mới có định dạng chung. (Bạn có thể thay đổi điều đó như được mô tả trong chủ đề trước. ) Bạn cũng cần xác định đích đến nơi các cột sẽ được điền. Trong trường hợp này, đích đến là ô C2

Kết quả cuối cùng là mã ZIP và tên thành phố được chia thành Cột C và D

Chuyển văn bản thành cột trong Google Trang tính

Việc tách văn bản thành các cột hoạt động hơi khác một chút trong Google Trang tính. Sự khác biệt chính là bạn không thể đặt ô đích, vì vậy dữ liệu được chia sẽ ghi đè lên dữ liệu ban đầu. Ngoài ra, Google Trang tính tự động phát hiện dấu phân cách nhưng bạn cũng có thể đặt dấu phân cách theo ý muốn. Các bước tách ô văn bản trong Google Sheets như sau

1. Chọn dãy ô muốn tách (B2. B9)

2. Chuyển đến Dữ liệu> Chia văn bản thành cột

Kết quả là bạn nhận được dữ liệu được chia thành hai cột, bắt đầu từ ô B2. (Cột ban đầu bị ghi đè. )

Lưu ý rằng, nếu bạn nhấp vào trình đơn thả xuống Dấu phân cách ở góc dưới cùng bên phải, bạn có thể chọn dấu phân cách (dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm, dấu cách hoặc tùy chỉnh). Như bạn có thể thấy trong hình trên, Google Trang tính tự động nhận ra rằng dấu phân cách cột là khoảng trắng và phân chia văn bản dựa trên đó