Làm sao để rèn luyện tư duy dịch vụ

Đôi lúc bạn cảm thấy đầu óc trống rỗng, tư duy trì trệ và dường như bất lực trước các vấn đề, điều đó không phải do khả năng tư duy bị giới hạn mà là do bạn chưa biết cách làm cho nó trở nên sắc bén hơn. Hãy tham khảo 9 gợi ý sau đây:

1. Chọn thời gian phù hợp

Đa số người lớn tuổi thường suy nghĩ sáng suốt hơn vào buổi sáng, trong khi những người trẻ lại thường minh mẫn hơn vào buổi chiều. Do đó, hãy cố gắng tìm ra những "khoảnh khắc vàng" của bộ não và để dành chúng cho những công việc đòi hỏi tư duy nhiều nhất. Hãy dành một thời gian tối thiểu trong ngày cho việc rèn luyện cơ thể. Bạn sẽ thấy điều này không vô ích.

2. Viết ra những gì chợt đến trong đầu

Luôn luôn mang theo sổ và bút, hoặc bất cứ phương tiện nào giúp bạn ghi lại những gì nhìn thấy, nghe thấy mà bạn cho là quan trọng hoặc những ý tưởng chợt đến. Hơn 99% những điều này có thể là vô dụng, nhưng 1% còn lại sẽ khiến bạn trở thành thiên tài. Và bạn sẽ không thể nhớ được chúng nếu không ghi lại.

3. Xây dựng kiến thức mới trên nền tảng những gì đã có

Mỗi khi nhận được những thông tin mới, hãy liên hệ chúng với những gì bạn đã biết. Đó là phương pháp tối ưu khiến cho những kiến thức mới không bị rơi rụng và những hiểu biết đã có không bị lạc hậu.

4. Luôn luôn thực hành

Một nghiên cứu do Viện nghiên cứu lão khoa Mỹ tiến hành cho thấy, việc thực hành thường xuyên trên một số lĩnh vực đã khiến khả năng nhận thức và trí nhớ ở những người 70 tuổi làm việc tốt hơn lúc họ 60. Vì vậy, hãy thường xuyên thực hành kiến thức của mình từ khi bạn còn trẻ.

5. Kết bạn với những người thông minh

Đừng bao giờ bỏ qua cơ hội kết bạn với những người có khả năng tư duy cao hơn bạn. Quan sát cách họ giải quyết vấn đề và suy nghĩ về điều đó, bạn sẽ rút ra cho mình được nhiều kinh nghiệm.

6. Học cách tập trung

Bạn đã bao giờ đột nhiên quên tên một người chỉ sau khi gặp anh ta vài phút? Vấn đề không phải trí nhớ mà là khả năng tập trung. Khi tiếp xúc với kiến thức mới hoặc bắt đầu một công việc trí tuệ, hãy cố gắng gạt bỏ ra khỏi đầu mọi vấn đề khác không liên quan. Nếu cảm thấy khó thực hiện, hãy tạo ra một môi trường thuận lợi: Đóng cửa phòng, tắt điện thoại, yêu cầu người khác không làm phiền..

7. Thư giãn

Một trong những biện pháp thư giãn tốt nhất cho những người làm việc trí tuệ là nghe nhạc Mozart. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh âm nhạc của ông vừa có tác dụng thư giãn, giảm stress, vừa kích thích sự hình thành mối liên hệ phức hợp giữa các phần của não. Khả năng trao đổi thông tin trong não nhờ vậy trở nên hiệu quả hơn và tốc độ tư duy sẽ nhanh hơn.

8. Thử thách bản thân ở những lĩnh vực mới

Khi gần cuối đời, họa sĩ theo trường phái ấn tượng nổi tiếng Henri Matisse đã chuyển từ việc sáng tác bằng cọ sang dùng kéo. Nhiều tác phẩm tranh cắt giấy của ông ra đời trong thời gian này đã trở thành kiệt tác nhờ có được phong cách thể hiện mới mẻ đến không ngờ.

Bài học rút ra là đừng bao giờ ỷ lại vào kinh nghiệm. Kinh nghiệm có thể làm cho bạn trở thành chuyên gia trong nhiều lĩnh vực nhưng cũng có thể khiến bạn trở nên cổ hủ, lạc hậu trước sự biến đổi của thời cuộc. Vì vậy, từ khi còn trẻ, hãy tìm cơ hội để thử thách khả năng ở những lĩnh vự mới và đừng ngần ngại nếu phải làm lại từ đầu.

9. Rèn luyện cơ thể để bồi dưỡng tinh thần

Một tinh thần minh mẫn chỉ có được trong một cơ thể khỏe mạnh. Nếu bạn đang chọn cho mình một hình thức luyện tập thì aerobic có thể là quyết định đúng đắn. Nhiều công trình nghiên cứu gần đây cho thấy aerobic có thể cải thiện đáng kể khả năng làm việc trí óc.

Nguyên nhân có thể do các bài tập aerobic làm tăng lượng oxy và dưỡng chất lên não, đồng thời kích thích sản sinh một hợp chất tự nhiên là neurotrophin, vốn có tác dụng thúc đẩy các tế bào não phát triển. Vì thế, dù bận rộn, hãy dành một thời gian tối thiểu trong ngày cho việc rèn luyện cơ thể. Bạn sẽ thấy điều này không vô ích.

"Chi phí quan trọng hơn chất lượng, nhưng chất lượng là con đường tốt nhất để giảm chi phí" - Genichi Taguchi

Nhóm quản trị trường học thường không nghĩ trường hay trung tâm họ đang quản lý chính là một công ty hay một doanh nghiệp. Khi nhắc đến công ty hay doanh nghiệp, người ta thường hình dung ra các tập đoàn lớn, các tòa nhà văn phòng và doanh thu, dường như không có khái niệm nào liên quan đến trường học hay các trung tâm giáo dục. 

Nhưng ở cấp độ hoạt động, trường học có nhiều điểm chung với các doanh nghiệp truyền thống hơn. Họ cung cấp một dịch vụ, họ phục vụ một đối tượng cụ thể và họ dựa vào tệp khách hàng mới ổn định và sự vững tin của các khách hàng hiện có.

Điều này sẽ giúp các trường học hay các doanh nghiệp giáo dục có cách tiếp cận khách hàng cũng giống như các công ty áp dụng để có thể giữ chân khách hàng và tăng doanh thu. Điều quan trọng nhất chính là dịch vụ chăm sóc khách hàng. 

Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp thành công với những trải nghiệm tuyệt vời của khách hàng khi công ty tập trung vào dịch vụ khách hàng. Nếu bạn không chắc về điều này, hãy đọc tiếp để tìm hiểu về cách tư duy về dịch vụ khách hàng có thể mang lại lợi ích gì cho trường học của bạn và cách bạn có thể áp dụng tư duy này.

Tư duy dịch vụ chăm sóc khách hàng là gì?

Cho dù bạn có nhận ra điều đó hay không thì trường học của bạn đã và đang làm dịch vụ khách hàng hàng ngày. Mọi tương tác mà nhân viên của bạn có với học sinh hiện tại hoặc tương lai hoặc gia đình của họ đều đóng một vai trò trong trải nghiệm của họ về trường học và thương hiệu của bạn. Học sinh và phụ huynh là chính là đối tượng khách hàng khiến bạn thành công. Điều này có nghĩa là bạn phải chủ động xem mỗi tương tác với học viên và phụ huynh là một cơ hội để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn và đội ngũ của bạn làm tốt, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng với trường học và các chương trình của bạn, niềm tin sẽ dần được hình thành, bạn sẽ có cơ hội duy trì số lượng khách hàng trung thành với bạn, đó cũng có thể là một kênh tuyển sinh mạnh mẽ để tuyển những học viên mới.

5 cách để đưa dịch vụ chăm sóc khách hàng vào trong trường học

Những lợi thế của việc áp dụng tư duy dịch vụ chăm sóc khách hàng khá là rõ ràng, nhưng việc áp dụng tư duy này vào thực tế có thể coi là một thách thức. Sau đây là 5 gợi ý giúp bạn thực hiện điều đó.

1. Lên chiến lược rõ ràng và cam kết thực hiện trong tổ chức của bạn

Bước đầu khi có tư duy về dịch vụ chăm sóc khách hàng là xác định điều này có ý nghĩa như thế nào đối với trường học của bạn từ đó mới có thể lên một kế hoạch để thực hiện điều đó. Đánh giá mức độ dịch vụ bạn hiện đang cung cấp và sau đó xác định loại dịch vụ bạn muốn cung cấp. Bạn muốn trường hay tổ chức giáo dục của mình có danh tiếng gì? Bạn sẽ thiết lập dịch vụ khách hàng của tổ chức mình như thế nào so với dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh?

Khi bạn đã trả lời những câu hỏi này, hãy xác định các bước bạn cần thực hiện để tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Thiết lập một số tiêu chuẩn cụ thể để đo lường tiến trình của bạn. Bạn đang tìm cách tăng mức độ hài lòng chung với trường học của mình? Tăng cường đăng ký mới? Hay cải thiện tỷ lệ đăng ký tái tục?

Sau khi bạn đã thiết lập một kế hoạch với các mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ cần chia sẻ nó với tất cả nhân viên của mình. Kế hoạch và hệ thống các mục tiêu cần được triển khai đến tất cả như hội đồng trường, các trưởng bộ phận, giáo viên và văn phòng tuyển sinh, các nhân viên tuyển sinh. Đảm bảo truyền đạt đầy đủ giá trị của các mục tiêu và tác động của việc đạt được mục tiêu sẽ mang lại những gì cho tổ chức của bạn. Bằng cách này, tất cả mọi người sẽ có động lực làm việc để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất chứ không chỉ đơn giản là làm theo kế hoạch. Khi bạn đã chia sẻ chiến lược của mình với cộng sự của bạn, hay có cách để ghi nhận và tôn vinh những nhân viên đã nỗ lực thực hiện tốt kế hoạch và những mục tiêu đã đề ra.

2. Xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tình, chu đáo

Khi học viên hoặc phụ huynh của học viên liên hệ với tổ chức giáo dục của bạn, bạn cần có người hỗ trợ kịp thời, cả liên hệ trực tiếp và online. Phải có một nhóm các bạn tư vấn để trả lời tất cả các thắc mắc của học viên hay của phụ huynh về các sản phẩm, dịch vụ bên bạn cung cấp, về chương trình học hay bất cứ một câu hỏi, băn khoăn nào không có chủ đề cụ thể. Trường hợp câu hỏi của phụ huynh về chuyên môn sâu, phụ huynh sẽ có thể được liên hệ trao đổi trực tiếp với nhóm chuyên môn liên quan. Phụ huynh sẽ thường gọi đến số đầu tiên họ tìm thấy trên trang web của trường, tổ chức giáo dục của bạn, khi đó, nhóm tư vấn sẽ hỗ trợ họ kịp thời, phụ huynh sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp cũng như sự chăm sóc phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân sự bên bạn. Ngoài ra, khi bạn đào tạo các nhân viên hỗ trợ này theo những tiêu chuẩn nhất định, trải nghiệm của khách hàng khi có tự tương tác thật có xu hướng dễ chịu hơn khi một số tổ chức sử dụng hộp thư thoại tự động, khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu khi phải chờ đợi.

Với mục tiêu mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, bộ phận hỗ trợ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng phải được kết nối với bất kỳ bộ phận nào khác mà họ có thể cần tham khảo để đưa ra câu trả lời và giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Xây dựng một hệ thống liên lạc nội bộ mạnh mẽ và bạn sẽ có thể phục vụ từng khách hàng của mình hiệu quả hơn nhiều.

3. Khuyến khích sự tham gia của phụ huynh vào cộng đồng để cùng giáo dục con cái

Khi bạn tập trung vào dịch vụ chăm sóc khách hàng, bạn phải có tầm nhìn xa hơn đối tượng mục tiêu hay khách hàng của mình. Học sinh, gia đình của học sinh và cộng đồng những người xung quanh họ đóng vai trò tạo nên danh tiếng của bạn. Mức độ bạn làm hài lòng họ có thể có tác động đáng kể đến sự thành công của tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là bạn nên tìm cách để phụ huynh có thể tham gia nhiều hoạt động với trường của bạn và thiết lập các đường dây liên lạc cởi mở với các phụ huynh.

Thực tế một nghiên cứu của Đại học Rice cho thấy sự tham gia của gia đình và cộng đồng là động lực hàng đầu khiến phụ huynh hài lòng với trường học mà con cái họ theo học. Điều này cho thấy rằng việc thu hút phụ huynh tham gia với trường học của bạn có thể cải thiện đáng kể mức độ hài lòng của họ đồng thời tăng cơ hội để con cái họ tiếp tục theo học.

Vậy câu hỏi đặt ra là bạn nên bắt đầu từ đâu để thu hút các phụ huynh?

Vikas Mittal, nhà nghiên cứu trong giáo dục nói rằng “thu hút sự tham gia của phụ huynh vào các hoạt động của trường, phát triển các cách để phụ huynh đóng góp ý kiến ​​vào các chính sách của nhà trường, cải thiện giao tiếp và giải thích rõ ràng cho phụ huynh biết con họ được xếp loại và được đánh giá như thế nào. ”

Tâm lý cha mẹ luôn muốn đồng hành cùng con trong quá trình con trưởng thành kể cả trong chương trình giáo dục của nhà trường vì thế nhà trường cần xem xét vai trò của cha mẹ để có những kế hoạch, hoạt động phù hợp giúp cha mẹ đồng hành cùng trường, tổ chức giáo dục trong chương trình giáo dục các con.

4. Thu thập phản hồi một cách thường xuyên

Hiểu được học sinh của bạn và gia đình của họ muốn gì là một phần thiết yếu của việc cung cấp dịch vụ tốt nhất. Và cách tốt nhất để làm điều này là thu thập phản hồi của phụ huynh một cách thường xuyên. Nếu bạn vẫn chưa làm được điều này, hãy bắt đầu gửi các bản khảo sát đến từng phân khúc trong các tệp khách hàng của bạn. Điều này bao gồm học viên tương lai, học viên hiện tại, học viên cũ, phụ huynh và các phòng ban, bộ phận. Đảm bảo rằng bạn điều chỉnh từng bộ câu hỏi cho các nhóm cá nhân này và cân nhắc đáp ứng nhu cầu của họ với khả năng và tài nguyên bạn có.

Trong các cuộc khảo sát này,thông thường sẽ là một danh sách các câu hỏi trắc nghiệm nhưng bạn cần cân nhắc kỹ. Mặc dù những câu hỏi trắc nghiệm có thể giúp bạn đánh giá mức độ hài lòng tổng thể với trường hoặc trung tâm của bạn, nhưng chúng không có khả năng cung cấp nhiều thông tin chi tiết hữu ích. Bạn sẽ nhận được nhiều kết quả hữu ích hơn nếu bạn yêu cầu đóng góp ý kiến ​​về các vấn đề, mối quan tâm và các phần của trải nghiệm tổng thể với trường học của bạn có khả năng cải thiện.

Ngoài các khảo sát bằng văn bản,có thể thu thập các ý kiến đóng góp bằng các sự kiện trực tiếp, nơi bạn khuyến khích các gia đình và thành viên trong hệ thống quản trị trường, trung tâm của bạn về phản hồi của họ với giám đốc và các nhân viên cấp cao khác. Bằng cách này, bạn có thể nghe trực tiếp từ từng người thay vì phân tích phản hồi của bạn dưới dạng tập hợp dữ liệu.

Sau khi thu thập được các phản hồi của khách hàng cũng như đội ngũ của bạn, bạn cần sử dụng chúng để tạo ra những thay đổi mà khách hàng muốn thấy. Sau đó, thực hiện các bước rõ ràng để thực hiện những thay đổi đó. Bạn càng xem xét nhiều phản hồi của họ và bạn càng thể hiện rõ ràng rằng bạn đang lắng nghe, thì học sinh của bạn và gia đình của họ sẽ càng hài lòng hơn với trường học của bạn. Thêm vào đó, nhiều thay đổi trong số này sẽ có lợi ngay cả những người không khiến bạn chú ý, điều này giúp cải thiện trải nghiệm tổng thể với trường học của bạn hơn mong đợi của chính bạn.

5. Có phương pháp tiếp cận chủ động hỗ trợ học sinh, phụ huynh để chăm sóc khách hàng kịp thời

Tuyển sinh là mục tiêu quan trọng hàng đầu đối với trường học hay một tổ chức giáo dục bên cạnh các mục tiêu khác. Dịch vụ khách hàng của tổ chức bạn sẽ được thể hiện một cách rõ nét kể từ khi khách hàng có nhu cầu quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của bạn. 

Nếu bạn không cung cấp hỗ trợ kịp thời cho học viên, phụ huynh khi họ có nhu cầu đăng ký, trường của bạn sẽ không đáp ứng được kỳ vọng về dịch vụ khách hàng mà bạn đã tạo ra. Điều này có thể làm giảm mức độ hài lòng và có tác động tiêu cực đến việc giữ chân khách hàng.

Vì vậy, khi bạn tạo chiến lược để áp dụng tư duy dịch vụ khách hàng, hãy đảm bảo rằng bạn đưa đối tượng khách hàng hiện tại của bạn vào mục tiêu đó. Cung cấp trợ giúp khi họ cần. Và hơn thế nữa, hãy tìm cách trợ giúp ngay cả trước khi họ yêu cầu.

Hãy liên hệ với học viên một cách thường xuyên để đảm bảo rằng họ có các công cụ và hỗ trợ cần thiết để phát triển tại cơ sở của bạn. Điều này sẽ tăng cơ hội họ có được trải nghiệm tích cực khi tham dự.

Kết luận

Mọi trường học đều cung cấp dịch vụ khách hàng hàng ngày, cho dù họ có nhận ra điều đó hay không. Nhưng việc nhận ra thực tế này và khuyến khích nhân viên của bạn coi học sinh, gia đình của họ và cộng đồng những người có liên quan đến gia đình của học viên là khách hàng, tất cả những lần tương tác đều có ý nghĩa và giá trị nhất định. Và việc thực hiện sự thay đổi này không cần phải là một quá trình quá phức tạp mà là những hành động hay tương tác nhỏ nhất diễn ra hàng ngày.

Truyền đạt giá trị của cách tiếp cận này cho nhân viên của bạn và đảm bảo rằng sự hỗ trợ luôn sẵn sàng. Sau đó, ưu tiên tương tác với gia đình và các thành viên cộng đồng, thu thập phản hồi và tìm kiếm những cách thức mới để phục vụ tốt nhất cho học sinh của bạn. Với các bước này, bạn có thể cải thiện trải nghiệm tổng thể khi tương tác với trường, tổ chức giáo dục của bạn và giúp tăng số lượng học viên ghi danh đăng ký học và xây dựng niềm tin vững chắc vào thương hiệu tổ chức của bạn.