Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ

Nộp hồ sơ trực tuyến In PDF

Tên thủ tục Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước Lĩnh vực Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự (NG) Cơ quan thực hiện

1. Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao.

2. Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ Nghệ An.

Cách thức thực hiện

Nộp hồ sơ về địa chỉ: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An, số 16 đường Trường Thi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.

Cá nhân, tổ chức lựa chọn một trong các hình thức nộp sau:

- Nộp hồ sơ trực tiếp;

- Nộp trực tuyến: https://dichvucong.nghean.gov.vn

- Nộp qua đường bưu điện.

Đối tượng thực hiện Tổ chức hoặc cá nhân Trình tự thực hiện

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định và nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

1. Địa điểm: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An.

2. Trình tự tiếp nhận:

1. Đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ trực viết phiếu tiếp nhận, hẹn trả kết quả, thu lệ phí theo quy định và chuyển hồ sơ đến phòng Lãnh sự Người Việt Nam ở nước ngoài để giải quyết theo thẩm quyền

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, không đầy đủ theo quy định, cán bộ trực hướng dẫn tổ chức/công dân bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

2. Đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện: Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì cán bộ Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ làm văn bản hướng dẫn và trả lời theo địa chỉ của hồ sơ được gửi đến, để người nộp hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

Bước 3. Xử lý hồ sơ

- Phòng Lãnh sự người Việt Nam ở nước ngoài tham mưu Lãnh đạo Sở gửi hồ sơ hợp lệ và lệ phí giải quyết thủ tục hành chính (qua VNPost) cho Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao giải quyết và trả kết quả về Bộ phận Một cửa của Sở Ngoại vụ qua VNPost.

- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung theo quy định hoặc phải xác minh, xin ý kiến các cấp có thẩm quyền và thời gian giải quyết phải kéo dài hơn quy định, sau khi nhận được thông báo từ Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao, Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ sẽ thông báo cho tổ chức, cá nhân biết và bổ sung.

Bước 4. Trả kết quả

1. Địa điểm: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An.

2. Trình tự trả kết quả

1. Đối với hồ sơ nộp trực tiếp tạiTrung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An:

- Tổ chức, cá nhân nhận kết quả tại Bộ phận Một cửa - Sở Ngoại vụ theo thời gian trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

- Cán bộ trả kết quả kiểm tra phiếu hẹn và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; Tổ chức, cá nhân ký vào sổ trả kết quả.

2. Đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện: Cán bộ Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ gửi kết quả theo địa chỉ của hồ sơ được gửi đến.

Thời hạn giải quyết

1. Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu: Không quá 09 ngày làm việc, cụ thể:

- Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ nhận đầy đủ hồ sơ, gửi phòng Lãnh sự Người Việt Nam ở nước ngoài thẩm định hồ sơ, dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Sở tham mưu hồ sơ cho Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao để giải quyết: 02 ngày làm việc.

- Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao gửi kết quả về Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ Nghệ An: 06 ngày làm việc (Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao: 03 ngày làm việc, bưu điện: 03 ngày làm việc).

- Sau khi có kết quả của Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao, Phòng Lãnh sự Người Việt Nam ở nước ngoài lưu bản sao kết quả và gửi kết quả cho Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ để tiến hành trả kết quả theo phiếu hẹn: 01 ngày làm việc.

2. Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Không quá 11 ngày làm việc, cụ thể:

- Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ nhận đầy đủ hồ sơ, gửi phòng Lãnh sự Người Việt Nam ở nước ngoài thẩm định hồ sơ, dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Sở tham mưu hồ sơ cho Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao để giải quyết: 02 ngày làm việc.

- Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao gửi kết quả về Bộ phận Một cửa Sở Ngoại vụ Nghệ An: 08 ngày làm việc. (Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao: 05 ngày làm việc, bưu điện: 03 ngày làm việc).

- Sau khi có kết quả của Bộ phận Một cửa - Bộ Ngoại giao, Phòng Lãnh sự Người Việt Nam ở nước ngoài lưu bản sao kết quả và gửi kết quả cho Bộ phân Một cửa Sở Ngoại vụ để tiến hành trả kết quả theo phiếu hẹn: 01 ngày làm việc.

Phí

1. Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản.

2. Chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản.

3. Phí gửi hồ sơ qua VNPost: Áp dụng theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam về việc ban hành giá cước và chính sách miễn, giảm giá cước dịch vụ nhận gửi hồ sơ, chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

Lệ Phí

Không

Thành phần hồ sơ

1.1 Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài

1. 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự (theo mẫu LS/HPH-2012/TK) (Khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: www.lanhsuvietnam.gov.vn; sau khi hoàn thành việc khai trực tuyến, in tờ khai và ký tên).

2. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (Giấy CMND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.

3. 01 Bản chụp giấy tờ tùy thân không cần phải chứng thực (chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện.

4. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp để lưu tại Bộ Ngoại giao (nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó).

(Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản phô tô giấy tờ, tài liệu này để đối chiếu).

1.2 Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam

1. 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK. (Khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: www.lanhsuvietnam.gov.vn; sau khi hoàn thành việc khai trực tuyến, in tờ khai và ký tên)

2. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (Giấy CMND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.

3. 01 Bản chụp giấy tờ tùy thân không cần phải chứng thực (chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện.

4. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; kèm theo 01 bản chụp các loại giấy tờ tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao. (nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó).

5. 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này), kèm theo 01 bản chụp bản dịch này để lưu tại Bộ Ngoại giao. Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch (người dịch phải ghi rõ họ tên, số chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu… ngày cấp, nơi cấp cuối bản dịch và cam đoan chịu trách nhiệm đối với nội dung bản dịch).

(Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản phô tô giấy tờ, tài liệu này để đối chiếu).

Số lượng bộ hồ sơ 01 bộ Yêu cầu - điều kiện

1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự

1. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

2. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm: Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo; Chứng nhận y tế; Phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

3. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

4. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

1. Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

2. Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

3. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

Căn cứ pháp lý

1. Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự.

3. Quyết định số 1264/QĐ-BNG ngày 25/05/2015 của Bộ Ngoại giao về việc ủy quyền thực hiện tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Sở Ngoại vụ tỉnh Nghệ An.

4. Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

5. Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty bưu điện Việt Nam về việc ban hành giá cước và chính sách miễn, giảm cước dịch vụ nhận gửi hồ sơ, chuyển trả kết quả thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

6. Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay thì bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc thì không có thời hạn.

Hợp pháp hóa lãnh sự hết bao nhiêu tiền?

Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu Hà Nội?

Hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc.