Tự động điền biểu mẫu pdf từ excel

Nhập dư liệu. Nó chậm. Nó thật nhàm chán. Nó dễ bị lỗi của con người. Nó dựa trên quy tắc và lặp đi lặp lại. Nó đã chín muồi để tự động hóa

Việc điền vào các trường của mẫu PDF với dữ liệu được tìm thấy trong bảng tính excel là một nhiệm vụ phổ biến và là nhiệm vụ khiến con người mất một thời gian để hoàn thành. Trong chưa đầy 100 dòng mã python, bạn có thể tự động hóa quy trình này. Sau khi thiết lập, thiết bị này có thể tạo ra 2971 bản sao mỗi phút¹. Và điều đó không có bất kỳ giờ giải lao nào

Bắt đầu

Bạn sẽ cần cài đặt Adobe Reader để tạo mẫu PDF có các trường được gắn nhãn nhưng không bắt buộc nếu bạn có sẵn mẫu hoặc chỉ muốn chạy ví dụ này; . Bạn chỉ cần cài đặt python 3 và hai thư viện. pandas và PyPDF2. Bạn có thể cài đặt chúng bằng cách nhập các lệnh bên dưới vào dấu nhắc lệnh của bạn

pip install pandas
pip install PyPDF2

Điều này sẽ cho phép bạn nhập các mô-đun này vào trình thông dịch Python với các dòng bên dưới

import pandas as pd
import PyPDF2

Tập lệnh mẫu

Trong ví dụ này, chúng tôi có nhiệm vụ hoàn toàn nhàm chán là điền vào biểu mẫu Giảm thuế doanh nghiệp EIS3 với dữ liệu được tìm thấy trong tệp csv. Trong ví dụ có thể tải xuống, bạn sẽ thấy chính tập lệnh đó và hai thư mục, “Vào” và “Ra”

- Root
   - In    Contains PDF template, .csv file with data to fill with
   - Out   The folder where the filled out templates are output to
   pdf_processor.py     The main script to execute

Đang chạy pdf_processor. py sẽ ngay lập tức cho bạn thấy nó hoạt động nhanh như thế nào. Gif dưới đây là tôi chạy ví dụ này

trong bảng Công cụ thiết kế, sau đó tìm hoạt động Tạo thư mục trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer

Trong hoạt động Tạo thư mục, nhấp vào Thêm

ở bên phải của trường Tên thư mục rồi chọn Văn bản. Trong Trình tạo văn bản, nhập

import pandas as pd
import PyPDF2

2.
Bạn đã cho biết rằng bạn muốn tạo một thư mục có tên là Thỏa thuận Thiết bị trong thư mục dự án.

Nhấp vào Thêm hoạt động

bên dưới Tạo thư mục, sau đó tìm hoạt động Sử dụng ứng dụng/trình duyệt trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

Trong hoạt động Sử dụng Ứng dụng/Trình duyệt

• Nhấp vào Chỉ định ứng dụng, sau đó di chuyển con trỏ chuột đến cửa sổ Acrobat nơi tệp PDF được mở. Khi cửa sổ được đánh dấu màu xanh lam, hãy nhấp vào bất kỳ đâu bên trong cửa sổ đó.
  Hoạt động Sử dụng ứng dụng/Trình duyệt được cập nhật, ảnh chụp màn hình của cửa sổ xuất hiện bên trong hoạt động và đường dẫn đến tệp thực thi xuất hiện trong trường Đường dẫn ứng dụng.
• Nhấp vào Dấu cộng
  ở bên phải trường Đối số ứng dụng rồi chọn Văn bản. Trong Trình tạo văn bản, nhập

  import pandas as pd
  import PyPDF2

  3.

Bạn đã chỉ ra rằng bạn muốn tự động hóa mở tệp Thỏa thuận thiết bị. pdf trong Adobe Acrobat

Nhấp vào Thêm hoạt động

bên trong Sử dụng ứng dụng/Trình duyệt, sau đó tìm hoạt động Sử dụng tệp Excel trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

Trong hoạt động Sử dụng tệp Excel

• Nhấp vào Duyệt
  bên cạnh trường tệp Excel, rồi duyệt đến và chọn tệp Nhân viên. xlsx.
• Trong trường Tham chiếu dưới dạng, nhập

  import pandas as pd
  import PyPDF2

  4

Bạn đã chỉ ra rằng bạn sẽ làm việc với tệp Nhân viên. xlsx được biết đến trong tự động hóa của bạn là EmployeeData

1. Nhấp vào Thêm hoạt động

   bên trong Sử dụng tệp Excel, sau đó tìm hoạt động Cho từng hàng Excel trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

2. Trong hoạt động Đối với mỗi hàng Excel

   • Nhấp vào Dấu cộng
     ở bên phải của trường Trong phạm vi, rồi chọn Dữ liệu nhân viên > Trang tính 1 [Trang tính]
   • Trong trường Đối với Mỗi, hãy nhập

     import pandas as pd
     import PyPDF2

     5

   Bạn đã chỉ ra rằng bạn muốn lặp lại các hoạt động cho mỗi hàng trong Trang 1 của tệp Dữ liệu Nhân viên. Bởi vì mỗi hàng chứa dữ liệu về một nhân viên, nó sẽ được biết đến trong quá trình tự động hóa bằng tên Nhân viên để giúp việc chọn dữ liệu từ nó sau này dễ dàng hơn trong quá trình tự động hóa

3. Nhấp vào Thêm hoạt động

   bên trong Đối với mỗi hàng Excel, sau đó tìm hoạt động Nhập vào trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

4. Trong hoạt động Nhập vào

   • Nhấp vào Chỉ ra mục tiêu trên màn hình, sau đó di chuyển con trỏ chuột trên trường Tên trong Thỏa thuận Thiết bị. pdf và khi nó được tô sáng, hãy nhấp vào trường. Trường văn bản được xác định là mục tiêu và nhãn Tên bên cạnh nó được xác định là một điểm neo. Nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ Tùy chọn lựa chọn để lưu lựa chọn. Hình ảnh của mục tiêu và neo được hiển thị trong hoạt động Nhập vào
   • Nhấp vào Dấu cộng
     ở bên phải của trường Nhập trường này rồi chọn Nhân viên > Tên.

   Bạn đã chỉ ra rằng đối với mỗi nhân viên, bạn muốn sao chép giá trị từ cột Tên và dán vào trường Tên trong biểu mẫu PDF

5. Thêm bốn hoạt động Nhập vào bên dưới hoạt động Nhập vào trước đó. Sử dụng hướng dẫn trong các bước 3-4, định cấu hình các hoạt động để sao chép Họ, Vai trò trong Công ty, Kiểu thiết bị và Số sê-ri thiết bị cho mỗi nhân viên và dán chúng vào các trường tương ứng trong biểu mẫu PDF

6. Thêm hoạt động Nhập vào thứ sáu bên trong Đối với mỗi hàng Excel sau hoạt động Nhập vào cuối cùng

7. Trong hoạt động Nhập vào

   • Nhấp vào Chỉ định mục tiêu trên màn hình, sau đó di chuyển con trỏ chuột trên trường Họ và Tên trong Thỏa thuận Thiết bị. pdf và khi nó được tô sáng, hãy nhấp vào trường. Trường văn bản được xác định là mục tiêu và nhãn Tên đầy đủ bên cạnh nó được xác định là điểm neo. Nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ Tùy chọn lựa chọn để lưu lựa chọn. Hình ảnh của mục tiêu và neo được hiển thị trong hoạt động Nhập vào
   • Nhấp vào Dấu cộng
     ở bên phải của trường Nhập trường này rồi chọn Văn bản.
     Trong Trình tạo văn bản, soạn văn bản chứa họ và tên của từng nhân viên từ tệp Excel được phân tách bằng dấu cách.
     a. Bấm vào Dấu cộng
     ở bên phải rồi chọn Nhân viên > Tên.
     b. Thêm một không gian.
     c. Bấm vào Dấu cộng
     ở bên phải rồi chọn Nhân viên > Họ.
     d. Nhấp vào để lưu.

   Bạn đã chỉ ra rằng đối với mỗi nhân viên, bạn muốn sao chép các giá trị từ cột Tên và Họ, rồi dán chúng vào trường Họ và Tên trong biểu mẫu PDF

8. Thêm hoạt động Nhập vào thứ bảy bên trong Đối với mỗi hàng Excel sau hoạt động Nhập vào cuối cùng

9. Trong hoạt động Nhập vào

   • Nhấp vào Chỉ ra mục tiêu trên màn hình, sau đó di chuyển con trỏ chuột vào trường Ngày trong Thỏa thuận Thiết bị. pdf và khi nó được tô sáng, hãy nhấp vào trường. Trường văn bản được xác định là mục tiêu và nhãn Ngày bên cạnh nó được xác định là điểm neo. Nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ Tùy chọn lựa chọn để lưu lựa chọn. Hình ảnh của mục tiêu và neo được hiển thị trong hoạt động Nhập vào
   • Nhấp vào Dấu cộng
     ở bên phải của trường Nhập trường này, sau đó chọn Sổ tay dự án (Ghi chú) > Ngày [Trang tính] > Hôm nay [Ô].

   Bạn đã chỉ ra rằng đối với mỗi nhân viên, bạn muốn sao chép ngày hôm nay từ một ô trong Project Notebook và dán vào trường Ngày trong biểu mẫu PDF

10. Nhấp vào Thêm hoạt động

    bên dưới hoạt động Nhập vào cuối cùng bên trong Đối với mỗi hàng Excel, sau đó tìm hoạt động Phím tắt trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

11. Trong hoạt động Phím tắt, nhấp vào Ghi phím tắt, sau đó nhấn tổ hợp phím sau trên bàn phím của bạn. CTRL SHIFT S.
    Bạn đã cho biết rằng bạn muốn lưu tệp PDF bằng cách nhấn CTRL+SHIFT+S. Khi quá trình tự động hóa được thực thi, sự kết hợp này sẽ mở hộp thoại Lưu dưới dạng trong Acrobat Reader.

12. Trong cửa sổ Acrobat Reader nơi mở tệp, nhấn

    import pandas as pd
    import PyPDF2

    6 trên bàn phím của bạn để mở hộp thoại Lưu dưới dạng

13. Trong StudioX, nhấp vào Thêm hoạt động

    bên dưới hoạt động Phím tắt bên trong Đối với mỗi hàng Excel, sau đó tìm hoạt động Nhấp chuột trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

14. Trong hoạt động Nhấp chuột, hãy nhấp vào Chỉ ra mục tiêu trên màn hình, sau đó di chuyển con trỏ chuột trên nút Chọn một thư mục khác trong hộp thoại Lưu dưới dạng và khi nó được tô sáng, hãy nhấp vào nút. Nút được xác định là mục tiêu và nút Hủy bên cạnh được xác định là mỏ neo. Nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ Tùy chọn lựa chọn để lưu lựa chọn. Hình ảnh của mục tiêu và neo được hiển thị trong hoạt động Nhấp chuột.
    Bạn đã cho biết rằng bạn muốn nhấp vào Chọn một thư mục khác để mở hộp thoại Lưu dưới dạng trong trình khám phá tệp.

15. Trong cửa sổ Acrobat Reader nơi tệp được mở, hãy nhấp vào Chọn một thư mục khác trong hộp thoại Lưu dưới dạng

16. Trong dải băng StudioX, chọn Dự án > Mở thư mục dự án để mở thư mục dự án trong trình khám phá tệp, sau đó sao chép đường dẫn đầy đủ đến thư mục từ thanh địa chỉ (vị trí)

17. Trong StudioX, nhấp vào Thêm hoạt động

    bên dưới hoạt động Nhấp chuột bên trong Đối với mỗi hàng Excel, sau đó tìm hoạt động Sử dụng ứng dụng/trình duyệt trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và . Hoạt động được thêm vào bảng Designer.

18. Trong hoạt động Sử dụng Ứng dụng/Trình duyệt

    • Nhấp vào Chỉ định Ứng dụng, sau đó di chuyển con trỏ chuột đến hộp thoại Lưu dưới dạng trong Acrobat. Khi hộp thoại được đánh dấu màu xanh lam, hãy nhấp vào bất kỳ đâu bên trong hộp thoại

    Hoạt động Sử dụng Ứng dụng/Trình duyệt được cập nhật, ảnh chụp màn hình của cửa sổ xuất hiện bên trong hoạt động và đường dẫn đến tệp thi hành xuất hiện trong trường Đường dẫn ứng dụng

19. Nhấp vào Thêm hoạt động

    bên trong Sử dụng Ứng dụng/Trình duyệt mới được thêm, sau đó tìm hoạt động Nhập vào trong hộp tìm kiếm ở đầu màn hình và chọn hoạt động đó. Hoạt động được thêm vào bảng Designer.
    Trong hoạt động Nhập vào.
    • Nhấp vào Chỉ ra mục tiêu trên màn hình, sau đó di chuyển con trỏ chuột trên trường Tên tệp trong hộp thoại Lưu dưới dạng và khi nó được tô sáng, hãy nhấp vào trường. Trường được xác định là mục tiêu và nhãn Tên tệp bên cạnh nó được xác định là điểm neo. Nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ Tùy chọn lựa chọn để lưu lựa chọn. Hình ảnh của mục tiêu và neo được hiển thị trong hoạt động Nhập vào
    • Nhấp vào Dấu cộng
      ở bên phải của trường Nhập trường này rồi chọn Văn bản.
      Trong Trình tạo văn bản.
      a. Dán đường dẫn đã sao chép ở bước 16.
      b. Nhập

      import pandas as pd
      import PyPDF2

      7.
      c. Bấm vào Dấu cộng
      ở bên phải rồi chọn Nhân viên > Tên.
      d. Bấm vào Dấu cộng
      ở bên phải rồi chọn Nhân viên > Họ.
      e. Nhấp vào Dấu cộng
      ở bên phải rồi chọn Phím đặc biệt > Enter.
      f. Nhấp vào để lưu.
      Văn bản sẽ có dạng như trong hình sau.

Bạn đã cho biết rằng bạn muốn lưu từng tệp PDF trong thư mục Thỏa thuận Thiết bị với tên tệp bao gồm tên nhân viên.
Hoạt động Đối với từng hàng trong Excel sẽ giống như trong hình ảnh sau (để xem lớn hơn, hãy nhấp chuột phải vào hình ảnh và lưu hình ảnh đó).

1. Nhấp vào Lưu trong dải băng StudioX để lưu tự động hóa
2. Để tránh bất kỳ sự cố nào trong quá trình thực thi, hãy đảm bảo không có tệp PDF nào được mở trong Adobe Acrobat. và sau đó nhấp vào Chạy để thực hiện tự động hóa

Các giá trị được sao chép từ tệp Excel sang biểu mẫu PDF cho từng nhân viên và mỗi tệp PDF được lưu với tên nhân viên trong thư mục mới tạo

Bạn có thể tự động điền tệp PDF từ Excel không?

PDF có thể lấy dữ liệu từ Excel không?