Xử lý bút toán trùng trong phần mềm MISA
“Bút toán là gì? Nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT?” Show
Nếu bạn cũng đang có thắc mắc như trên, không rõ bút toán trùng là gì, không biết lỗi của bút toán trùng là gì thì bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn. Với một số thông tin mà chúng tôi tìm kiếm được sẽ giúp bạn hiểu được bút toán trùng là gì cũng như nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT. Bút toán (Tiếng Anh gọi là: Accounting Entry) có thể hiểu đơn giản là hoạt động ghi nhận lại những giao dịch phát sinh liên quan đến vấn đề kinh tế, tài chính trong sổ sách kế toán. Bút toán có thể được ghi lại bằng giấy bút thông thường hoặc cũng có thể lưu lại bằng phần mềm lưu giữ. Trong đó, một bút toán sẽ có thể có rất nhiều các hạng mục khác nhau, với mỗi hạng mục thì có thể sẽ thể hiện cho một định khoản có hay định khoản nợ nào đó. Theo đó, khi mà tổng giá trị giữa các định khoản bằng nhau thì đây sẽ được xem là bút toán cân đối. Và trong một phép tính toán hay trong các giao dịch thì hai định khoản này bắt buộc phải bằng nhau xét trên phương diện tổng giá trị. Các bút toán thì có thể sẽ ghi nhận những hạng mục duy nhất, cũng có thể ghi nhận các hạng mục lặp đi lặp lại như là các khoản khấu hao tài sản hay các khoản khấu hao nguồn vốn. 2/ Bút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinhNguyên tắc khi ghi sổ kép là một trong những nguyên tắc cơ bản và quan trọng của kế toán. Theo nguyên tắc này, cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sẽ liên quan ít nhất đến 2 đối tượng kế toán do đó cứ một chứng từ chúng ta sẽ ghi vào ít nhất cho 2 đối tượng. Tuy nhiên có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh cả 2 đối tượng đều có chứng từ, vì vậy nếu không sàng lọc, kế toán sẽ nhập dữ liệu trùng lặp vào CSDL. Như vậy sẽ dẫn đến việc tổng hợp số phát sinh cho những tài khoản liên quan đến các đối tượng đó sai. Do đó, các nghiệp vụ kế toán trước khi nhập vào bảng kê chứng từ phát sinh phải được khử trùng Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản : Nợ TK 1561: x Có TK 1111: x Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản : Nợ TK 1561: x Có TK 1111: x Như vậy khi tổng hợp số tiền trong sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt sẽ bị phát sinh gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết hàng hóa cũng sẽ bị gấp đôi tương tự và các sổ kế toán có liên quan cũng tương tự. Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng :
3/ Nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT?Có 2 phương pháp xử lý bút toán trùng như sau: 3.1 Phương pháp xử lý qua tài khoản trung gianXử lý qua tài khoản trung gian có nghĩa là các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tài khoản chung. Ví dụ của bút toán trùng trên, ta hạch toán qua tài khoản trung gian là TK 331 Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản: Nợ TK 1561: x Có TK 331: x Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản : Nợ TK 331: x Có TK 1111: x Ưu điểm :
Nhược điểm: Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tăng thêm một khoản tiền của tài khoản trung gian. Đề xuất các tài khoản trung gian :
3.2 Phương pháp ưu tiên nhập chứng từXử lý ưu tiên nhập chứng từ có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh ta ưu tiên hạch toán qua một định khoản của 1 trong 2 phần hành khác nhau. Ví dụ với bút toán trùng trên, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hóa bởi vì kế toán hàng hóa theo dõi được số lượng hàng nhập. Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản (cả số lượng và giá trị) Nợ TK 1561: x Có TK 1111: x Ưu điểm :
Nhược điểm:
Do đó các nghiệp vụ kế toán trước khi nhập vào bảng kê các CTPS phải được khử trùng theo 1 trong 2 phương pháp nêu trên. Tuy nhiên, ta nên khử trùng theo phương pháp xử lý qua tài khoản trung gian. 4/ Những loại bút toán cơ bản mà bạn cần biếtHiện nay, có 3 loại bút toán cơ bản nhất đó là bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ. Cụ thể về các loại bút toán này như sau: 4.1 Bút toán điều chỉnhBút toán điều chỉnh là một quá trình mà người kế toán sẽ tiến hành thực hiện những điều chỉnh về các định khoản vào thời điểm cuối mỗi kỳ trong công tác làm kế toán. Mục đích của việc làm bút toán điều chỉnh chính là đảm bảo về vấn đề đo lường về doanh thu hay các chi phí trở nên chính xác hơn. Trong đó, bút toán điều chỉnh sẽ bao gồm có 5 loại như sau:
4.2. Bút toán kết chuyểnMột trong những loại bút toán cùng vô cùng quan trọng mà người làm nghề kế toán cần phải nắm bắt được chính là bút toán kết chuyển. Đây là loại bút toán thường sẽ được thực hiện vào các thời điểm cuối kỳ và làm công việc kế toán theo các định mức về thời gian như là thực hiện bút toán kết chuyển theo tháng, quý hay năm. Bút toán kết chuyển cũng bao gồm 1 số loại cơ bản sau đây:
4.3. Bút toán khóa sổBút toán khóa sổ có thể hiểu một cách đơn giản chính là những loại bút toán được tiến hành thực hiện vào cuối kỳ kế toán và được sử dụng để ghi lại các thống số về kế toán một cách đầy đủ nhất vào trong các sổ sách kế toán, qua đó để làm căn cứ và lập các báo cáo liên quan đến tài chính của tổ chức, doanh nghiệp. Cũng tương tự như cá loại bút toán khác thì bút toán khóa sổ cũng được chia ra thành nhiều loại như sau:
Lĩnh vực kế toán hiện nay có khá nhiều thuật ngữ chuyên ngành, điển hình là “Bút toán” và “Bút toán trùng” mà chúng tôi đề cập trong bài viết này. Ngoài những các xử lý bút toán trùng mà chúng tôi đã nêu ở trên, nếu bạn biết thêm những cách khác có thể chia sẻ với chúng tôi. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc câu hỏi liên quan đến vấn đề này và muốn nêu các cách xử lý bút toán trùng trên phần mềm kế toán EFFECT có thể liên hệ chia sẻ với chúng tôi.
|