5S là yếu cầu của luật bắt buộc áp dụng cho công ty Dịch vụ

Theo thống kê của Bộ Công Thương Việt Nam, mặc dù phải chịu tác động tiêu cực của Covid-19, song ngành sản xuất công nghiệp vẫn tăng trưởng ổn định trong 6 tháng đầu năm nay. Điều đó cho thấy, ngành sản xuất luôn có một vai trò quan trọng trong việc sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. Theo đó, quy trình sản xuất đòi hỏi cần phải được giám sát chặt chẽ hơn nhằm mang đến những sản phẩm chất lượng cho thị trường. Chính vì lẽ đó, tiêu chuẩn 5S ra đời như một xu thế tất yếu và các doanh nghiệp sản xuất bắt buộc phải áp dụng.

Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

5S là một phương pháp hội tụ đầy đủ một yếu tố để công việc sản xuất của doanh nghiệp được cải tiến ngay từ những vấn đề nhỏ như môi trường làm việc, tăng năng suất kiểm soát hàng hóa, cải tiến hệ thống máy móc… Theo đó, khi thực hiện 5S, bất kể vị trí nào trong doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ tiêu chuẩn này. Đội ngũ nhân viên đều có thể thỏa mãn từng nhu cầu cơ bản, còn nhà quản lý cũng thu về những lợi ích khác ngoài doanh thu. Cụ thể như là:

5S giúp thỏa mãn nhu cầu của nhân viên

• Sức khỏe người lao động được đảm bảo luôn ở trạng thái tốt nhất
• Quy trình làm việc dễ dàng và đơn giản hơn. Từ đó tiết kiệm được thời gian và tiền bạc trong từng khâu.
• Tinh thần làm việc giữa người với người được gắn kết. Đồng thời, mỗi ngày đi làm người lao động đều tìm thấy niềm vui trong công việc.
• Nâng cao năng suất được cải thiện là tiền đề để doanh nghiệp tăng lương cho nhân viên của mình.

Lợi ích của 5S dành cho quản lý

• Thúc đẩy nhân viên chủ động trong công việc, từ đó họ sẽ đưa ra những sáng kiến để cải tiến những điểm yếu đang còn tồn tại trong công ty.
• Kỷ luật được tuân theo mà không cần có sự giám sát 24/7
• Sản phẩm tung ra thị trường ngày càng tốt. Thậm chí là có nhiều phiên bản phù hợp cho từng giai đoạn biến đổi của thị trường.
• Mang lại cơ hội việc làm cho bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng…

Đọc thêm: Quản lý sản xuất bằng phần mềm MES – Đón đầu xu hướng của tương lai

Hướng dẫn triển khai tiêu chuẩn 5s trong sản xuất

Là một phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản – Đất nước vốn được coi là luôn có sự cầu kỳ, tỉ mỉ trên từng chi tiết, từng công việc. Theo đó, khi áp dụng tiêu chuẩn 5s trong sản xuất, các doanh nghiệp cần triển khai tuần tự 5 bước bao gồm: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Cụ thể định nghĩa các công việc cần làm như sau:

Triển khai mô hình 5s trong doanh nghiệp sản xuất

Sàng lọc

Ở bước này, chúng ta sẽ sàng lọc, phân loại các vật dụng, nguyên vật liệu, sản xuất theo một trật tự nhất định. Mục đích chính của bước này đó là loại bỏ những lãng phí liên quan đến khâu tìm kiếm cũng như đảm bảo an toàn cho nơi làm việc.

Sắp xếp

Ý nghĩa của sắp xếp là để mọi thứ thật gọn gàng và có trật tự. Sau khi sàng lọc rồi loại bỏ các vật dụng thừa thãi thì bước tiếp theo là tổ chức phần còn lại một cách hiệu quả sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại vị trí cũ. Với công đoạn này, bạn có thể phân các mặt hàng theo từng nhóm hàng – bày trên từng khu vực/kệ hàng khác nhau, có thể theo dõi bằng sổ sách, excel hoặc cài đặt phần mềm quản lý kho của Cloudify để thực hiện công đoạn này khoa học hơn.

Sạch sẽ

Sạch sẽ hay còn được hiểu đơn giản là giữ gìn vệ sinh khu vực thực hiện sản xuất. Mục đích cuối cùng không chỉ để đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, giảm thiểu các rủi ro về tai nạn lao động mà hơn hết, đó còn mang ý nghĩa nâng cao chất lượng của máy móc. Đồng thời hạn chế tối đa sự hư hỏng bởi những ảnh hưởng từ bụi bẩn. Và để công đoạn này hoàn thành tốt, doanh nghiệp cần phân công nhân viên vệ sinh hàng ngày, không quên đi kèm với tổ chức vệ sinh tổng thể.

Săn sóc

Để 3 bước trên hoạt động hiệu quả và có sự liên kết, bước săn sóc sinh ra chính là để duy trì các hoạt động này lâu dài. như vậy, nhiệm vụ cụ thể ở bước này nằm ở tính đảm bảo độ chính xác của công đoạn đã làm, đồng thời duy trì thành quả của những hoạt động đó.

Sẵn sàng

Sẵn sàng là bước cuối cùng nhưng lại đóng vai trò quan trọng nhất khi doanh nghiệp sản xuất triển khai áp dụng tiêu chuẩn 5S. Theo đó, sẵn sàng nghĩa là toàn bộ đội ngũ trong công ty, từ quản lý cấp cao cho đến nhân viên phía dưới đều sẽ chính thức bắt tay vào việc thực hiện 5S. Chỉ có như vậy, nhận thức về tư duy về 4 bước trên mới thực sự hoạt động và tạo thành thói quen bất biến trong công việc. Tuy nhiên, để bước cuối cùng này thực sự có hiệu quả thì không thể bỏ qua sự giám sát nghiêm ngặt và bảng nội quy rõ ràng.

Cuối cùng, 5S không chỉ dùng cho ngành sản xuất mà mọi doanh nghiệp đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau cũng có thể áp dụng. Điều quan trọng nhất khi triển khai 5S đó là sự linh hoạt của các tiêu chí, sao cho phù hợp nhất. Để nhận tư vấn rõ hơn, mời bạn đọc liên hệ đội ngũ Cloudify qua hòm thư điện tử [email protected]

TAGS : Doanh nghiệp MRP Quản lý sản xuất Quản trị doanh nghiệp

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng,bệnh viện hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.

5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.

5S LÀ GÌ? 5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:

- Sàng lọc (Seiri - Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

- Sắp xếp (Seiton - Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.

- Sạch sẽ (Seiso - Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc.

- Săn sóc (Seiletsu - Setting standards): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.

- Sẵn sàng (Shitsuke - Sticking to the rule): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng.

Có doanh nghiệp đã áp dụng 5S vào công tác nhân sự; sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện bầu không khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v... cho nên 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lượng.

TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN?

Một đặc điểm của người ViệtNam (có lẽ là tình trạng chung của những nước nghèo), có thể nói là một căn bệnh, đó là: Giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?

1. Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.

2. Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.

- Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.

- Có tổ chức tốt mới có thể có được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì phải thực hiện.

LỢI ÍCH CỦA 5S

• Ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng tại nơi làm việc
• Tăng cường phát huy sáng kiến, sáng tạo
• Nhân viên làm việc trong môi trường có tính kỷ luật cao
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

Thực hiện tốt 5S sẽ đem lại nhiều cơ hội kinh doanh và đóng góp cho các yếu tố PQCDSM

Cải tiến năng suất (P – Productivity)

Nâng cao chất lượng (Q – Quality)

Giảm chi phí ( C – Cost)

Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

Đảm bảo an toàn ( S – Safety)

Nâng cao tinh thần ( M – Morale)

TRỂN KHAI ÁP DỤNG 5S SAO CHO HIỆU QUẢ?

Doanh nghiệp muốn thực hành thành công 5S đòi hỏi:

Sự cam kết mạnh mẽ và bền bỉ của lãnh đạo và quản lý,

Tư duy tích cực và sự tham gia của toàn tổ chức,

Thực hành kỹ thuật 5S kết hợp với Công việc tiêu chuẩn – TPM – Quản lý trực quan,

Gắn kết thực hiện và duy trì 5S với hoạt động quản lý hằng ngày và vai trò của lực lượng quản lý hiện trường –

tổ đội trưởng,

Kiên trì thực thi theo tinh thần Kaizen & PDCA,

Được hỗ trợ bởi các chương trình động viên và tạo động lực thích hợp.

- Quản lý trực quan, một trong 4 yếu tố cơ bản của Hệ thống điều hành theo Quản trị tinh gọn, là công cụ quan trọng

của lực lượng quản lý, đặc biệt là quản lý hiện trường. “Quản lý trực quan là sử dụng những tín hiệu trực quan cho

phép mọi người nhìn vào đó là có thể nhận ra tiêu chuẩn và sự sai lệch ngoài tiêu chuẩn”. Thực hành quản lý trực

quan trong các doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố chính, bao gồm:

- Trật tự trực quan: Trực quan hóa kết quả thực thi 5S, giúp tiêu chuẩn hóa vị trí đặt để và sắp xếp các dụng cụ,

vật tư nguyên liệu, thiết bị, … làm cơ sở thực thi cho người vận hành và kiểm soát của quản lý,

- Kiểm soát trực quan: Trực quan hóa các tiêu chuẩn vận hành, các giới hạn, cảnh báo, tình trạng thực tế giúp

người vận hành và quản lý luôn nắm được và có phản ứng kịp thời với tình trạng kiểm soát của các quá trình,

- Thông tin quản lý trực quan: Trực quan hóa các thông tin tổng hợp về tình trạng, xu hướng, diễn biễn, nguyên

nhân, … theo các chỉ số trọng yếu của từng khu vực, chức năng. Thông tin quản lý trực quan thúc đẩy tuyên

truyền và nhận thức đến các cấp nhân sự khác nhau.