Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Nếu trang tính của bạn chứa nhiều nội dung, có thể khó tìm thông tin nhanh chóng. Bộ lọc có thể được sử dụng để thu hẹp dữ liệu trong trang tính của bạn, cho phép bạn chỉ xem thông tin bạn cần

Không bắt buộc. Tải về sổ tay thực hành của chúng tôi

Xem video dưới đây để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trong Excel

Để lọc dữ liệu

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ áp dụng bộ lọc cho trang tính nhật ký thiết bị để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu có sẵn để thanh toán

  1. Để quá trình lọc hoạt động chính xác, trang tính của bạn phải bao gồm một hàng tiêu đề, được sử dụng để xác định tên của từng cột. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính của chúng tôi được sắp xếp thành các cột khác nhau được xác định bởi các ô tiêu đề ở hàng 1. ID#, Loại, Chi tiết Thiết bị, v.v.
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  2. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  3. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột
  4. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột B để chỉ xem một số loại thiết bị nhất định
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  5. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện
  6. Bỏ chọn hộp bên cạnh Chọn tất cả để nhanh chóng bỏ chọn tất cả dữ liệu
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  7. Chọn các hộp bên cạnh dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ kiểm tra Máy tính xách tay và Máy chiếu để chỉ xem các loại thiết bị này
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  8. Dữ liệu sẽ được lọc, ẩn tạm thời những nội dung không phù hợp với tiêu chí. Trong ví dụ của chúng tôi, chỉ có máy tính xách tay và máy chiếu được hiển thị
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Các tùy chọn lọc cũng có thể được truy cập từ lệnh Sắp xếp & Lọc trên tab Trang chủ

Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Để áp dụng nhiều bộ lọc

Bộ lọc được tích lũy, có nghĩa là bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc để giúp thu hẹp kết quả của mình. Trong ví dụ này, chúng tôi đã lọc trang tính của mình để hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu và chúng tôi muốn thu hẹp nó hơn nữa để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu đã được kiểm tra vào tháng 8

  1. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ thêm bộ lọc vào cột D để xem thông tin theo ngày
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  2. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện
  3. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp tùy thuộc vào dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ bỏ chọn mọi thứ trừ tháng 8
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  4. Bộ lọc mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu đã được kiểm tra vào tháng 8
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Để xóa bộ lọc

Sau khi áp dụng bộ lọc, bạn có thể muốn xóa—hoặc xóa—bộ lọc đó khỏi trang tính của mình để bạn có thể lọc nội dung theo các cách khác nhau

  1. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho bộ lọc bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ xóa bộ lọc trong cột D
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  2. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện
  3. Chọn Xóa bộ lọc khỏi [TÊN CỘT] từ menu Bộ lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Clear Filter From "Checked Out"
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  4. Bộ lọc sẽ bị xóa khỏi cột. Dữ liệu ẩn trước đó sẽ được hiển thị
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Để xóa tất cả các bộ lọc khỏi trang tính của bạn, hãy bấm vào lệnh Bộ lọc trên tab Dữ liệu

Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Lọc nâng cao

Nếu bạn cần bộ lọc cho thứ gì đó cụ thể, bộ lọc cơ bản có thể không cung cấp cho bạn đủ tùy chọn. May mắn thay, Excel bao gồm nhiều công cụ lọc nâng cao, bao gồm lọc tìm kiếm, văn bản, ngày tháng và số, có thể thu hẹp kết quả của bạn để giúp tìm chính xác những gì bạn cần

Để lọc với tìm kiếm

Excel cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu chứa cụm từ, số, ngày chính xác, v.v. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng tính năng này để chỉ hiển thị các sản phẩm thương hiệu Saris trong nhật ký thiết bị của chúng tôi

  1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Ghi chú. Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này
  2. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột C
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  3. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện. Nhập cụm từ tìm kiếm vào hộp tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ tự động xuất hiện bên dưới trường Bộ lọc văn bản khi bạn nhập. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập saris để tìm tất cả các thiết bị thương hiệu Saris. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào OK
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  4. Bảng tính sẽ được lọc theo thuật ngữ tìm kiếm của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị thiết bị thương hiệu Saris
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Để sử dụng các bộ lọc văn bản nâng cao

Bộ lọc văn bản nâng cao có thể được sử dụng để hiển thị thông tin cụ thể hơn, chẳng hạn như các ô chứa một số ký tự hoặc dữ liệu nhất định không bao gồm một từ hoặc số cụ thể. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn loại trừ bất kỳ mục nào có chứa từ máy tính xách tay

  1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Ghi chú. Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này
  2. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột C
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  3. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện. Di chuột qua Bộ lọc văn bản, sau đó chọn bộ lọc văn bản mong muốn từ trình đơn thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Không chứa để xem dữ liệu không chứa văn bản cụ thể
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  4. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập văn bản mong muốn ở bên phải của bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập máy tính xách tay để loại trừ bất kỳ mục nào có chứa từ này
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  5. Dữ liệu sẽ được lọc bởi bộ lọc văn bản đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính của chúng tôi hiện hiển thị các mục không chứa từ máy tính xách tay
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Để sử dụng các bộ lọc số nâng cao

Bộ lọc số nâng cao cho phép bạn thao tác dữ liệu được đánh số theo nhiều cách khác nhau. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chỉ hiển thị một số loại thiết bị nhất định dựa trên dãy số ID

  1. Chọn tab Data trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Ghi chú. Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này
  2. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột A để chỉ xem một dải số ID nhất định
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  3. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện. Di chuột qua Bộ lọc số, sau đó chọn bộ lọc số mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Giữa để xem số ID giữa một phạm vi số cụ thể
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  4. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập (các) số mong muốn ở bên phải của mỗi bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn lọc các số ID lớn hơn hoặc bằng 3000 nhưng nhỏ hơn hoặc bằng 6000, sẽ hiển thị các số ID trong phạm vi 3000-6000
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel
  5. Dữ liệu sẽ được lọc theo bộ lọc số đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, chỉ các mục có số ID từ 3000 đến 6000 mới hiển thị
    Cách chỉ giữ lại dữ liệu đã lọc trong excel

Để sử dụng bộ lọc ngày nâng cao

Bộ lọc ngày nâng cao có thể được sử dụng để xem thông tin từ một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như năm ngoái, quý tiếp theo hoặc giữa hai ngày. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng bộ lọc ngày nâng cao để chỉ xem thiết bị đã được kiểm tra trong khoảng thời gian từ ngày 15 tháng 7 đến ngày 15 tháng 8