Cách in từng hàng trên trang riêng trong Google sheet

Đặt vùng in trong Google Sheets là một phần quan trọng trong việc truyền tải thông tin bảng tính trong văn phòng

Vùng in Google Trang tính được định cấu hình không chính xác có thể dẫn đến ngắt trang ở vị trí kém và lãng phí giấy

Nếu bạn chuyển từ Microsoft Excel sang, bạn có thể thấy cách Google Trang tính xử lý việc đặt vùng in khó hiểu. Hai công cụ bảng tính này xử lý tác vụ này theo những cách rất khác nhau

Trong Excel, bạn xác định vùng in trong menu bố cục trước khi in nội dung dưới dạng cài đặt cố định, trong khi Google Trang tính quản lý vùng in mỗi khi bạn in

Quá trình in Google Sheets tương đối đơn giản. Tuy nhiên, Google Trang tính không bao gồm cài đặt vùng in “vĩnh viễn”. Thay vào đó, bạn phải xác định vùng in mỗi khi in trong Google Trang tính

Vậy làm cách nào để bạn đặt vùng in trong Google Trang tính?

Bài viết này bao gồm

Cách đặt Vùng in trong Google Trang tính cho một dãy

Nếu bạn đang cố đặt vùng in trong Google Trang tính, có thể bạn đang cố gắng tránh sử dụng quá nhiều giấy để hiển thị lựa chọn thông tin bị thu hẹp

Điểm quan trọng của việc định cấu hình vùng in Google Trang tính là bạn cần thực hiện việc này mỗi khi in

Chúng tôi sẽ sử dụng bảng tính có thông tin người dùng cho hướng dẫn này. Đây là 20 tài liệu tham khảo đầu tiên của bảng tính

Các bước sau giải thích cách đặt vùng in trong Trang tính

1. Đánh dấu khu vực bạn muốn in. Trong ví dụ bên dưới, tôi đã chọn 10 dòng đầu tiên và hàng tiêu đề cho phạm vi A1. F11. Thao tác này đặt vùng in
   
2. Tiếp theo, mở menu “Cài đặt in”. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào menu Tệp rồi chọn tùy chọn In (hình ảnh đầu tiên), nhấp vào biểu tượng máy in từ menu phụ (hình ảnh thứ hai) hoặc nhấn phím tắt “Ctrl+P”(“CMD+P” trên máy Mac)
   
3. Nhấp vào tùy chọn menu “Cài đặt in” có nội dung “Trang tính hiện tại”
   
4. Chọn tùy chọn “Các ô đã chọn”. Cửa sổ xem trước khi in sẽ thay đổi vùng in từ toàn bộ bảng tính thành vùng bạn đã chọn ở bước trước
   
5. Kiểm tra bản xem trước để đảm bảo bạn đã đánh dấu phạm vi chính xác. Đây là giao diện xem trước trong ví dụ
   
6. Nhấn “Tiếp theo” và sử dụng chương trình quản lý in của hệ điều hành của bạn để gửi nó đến máy in. Thông thường, điều này chỉ liên quan đến việc chọn máy in mong muốn và nhấn nút “In”, nhưng bạn có thể cần thay đổi những thứ như cài đặt màu tại đây
   

Ví dụ: trên hệ thống Windows 10 này, tôi đã chọn in bảng tính từ đích “HP ENVY Photo 7100”

Sau khi làm theo các bước này, bạn sẽ sớm có bản in thực của bảng tính của mình. Bạn cũng có thể thêm và in nhãn trên Google Trang tính của mình

Bạn cũng có thể in bằng biểu tượng in trên thanh công cụ hoặc sử dụng phím tắt ctrl + P

1. Nhấn “Tiếp theo” và sử dụng chương trình quản lý in của hệ điều hành của bạn để gửi nó đến máy in

Cách sử dụng các vùng được đặt tên làm vùng in

Trong trường hợp bạn có phạm vi dữ liệu lớn, việc chọn toàn bộ tập dữ liệu có thể phức tạp. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các phạm vi đã đặt tên làm vùng in

Để làm điều đó, đây là những gì bạn sẽ cần phải làm

1. Chuyển đến Dữ liệu > Phạm vi được đặt tên

1. Nhấp vào Thêm phạm vi trong cửa sổ phạm vi đã đặt tên

1. Đặt tên cho phạm vi của bạn và nhập phạm vi dữ liệu bạn muốn in. Đảm bảo sử dụng dấu gạch nối, dấu gạch dưới hoặc không có dấu cách giữa các từ, nếu không, bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết: “Tên phạm vi được chỉ định không hợp lệ”

1. Nhấp vào Xong và bây giờ bạn có một dải ô được đặt tên. Bạn có thể thêm bao nhiêu dải ô đã đặt tên tùy thích

Giờ đây, bạn không phải chọn thời điểm muốn in dữ liệu của mình. Chỉ cần nhấp vào phạm vi tên, thao tác này sẽ tự động chọn phạm vi dữ liệu đã chỉ định, sau đó chuyển sang in

Cách điều chỉnh cài đặt in Google Sheet

Khi chọn In bạn sẽ được đưa đến cửa sổ cài đặt in. Trên trang này, bạn có thể thay đổi các cài đặt in khác nhau như kích thước trang, hướng trang, tỷ lệ, v.v.

Các tùy chọn in mà bạn có thể điều chỉnh bao gồm

Print– cái này dùng để đặt vùng in trong Google Trang tính. Bạn có thể chọn in toàn bộ trang tính hoặc chỉ yêu cầu Google Trang tính in các ô đã chọn

Kích thước giấy– điều này cho phép bạn chọn kích thước giấy mà bạn muốn in trên đó. Nó cũng cho phép bạn thêm chiều cao và chiều rộng tùy chỉnh

Định hướng trang– Điều này cho phép bạn điều chỉnh bố cục in hoặc hướng mà trang tính hướng tới. Chỉ có hai tùy chọn, ngang (ngang) và dọc (dọc). Điều này không ảnh hưởng đến nội dung của trang tính hoặc tài liệu

Tỷ lệ– Điều này cho phép bạn điều chỉnh kích thước của bản in hoặc cách nội dung phù hợp trên giấy. Điều này hữu ích để ngăn Google Trang tính in quá nhỏ

Lề– Điều này cho phép bạn thay đổi kích thước của lề. Có các tùy chọn đặt trước cũng như tùy chọn để thêm các giá trị tùy chỉnh

Định dạng– Tùy chọn này cho phép bạn hiển thị hoặc xóa các đường lưới và ghi chú. Nó cũng có các tùy chọn căn chỉnh cho phép bạn điều chỉnh vị trí của nội dung trên giấy, theo chiều dọc hoặc chiều ngang

Đầu trang & Chân trang– Điều này cho phép bạn điều chỉnh cài đặt đầu trang và chân trang, chẳng hạn như hiển thị hoặc phát ra ngày, tiêu đề, số trang và tiêu đề hàng hoặc cột cố định

Bản xem trước bản in của bảng tính Google trên trang này sẽ liên tục cập nhật những thay đổi bạn đang thực hiện để bạn có thể xem và theo dõi các điều chỉnh của mình

Cách in (các) hàng tiêu đề trên mỗi trang

Bạn có thể đặt Google Trang tính in các hàng tiêu đề trên mỗi trang để giúp bối cảnh hóa các giá trị ô. Trong nhiều trường hợp, thật dễ dàng để biết bạn đang xem gì, nhưng có tiêu đề trên tất cả các trang nói chung là trải nghiệm tốt hơn, đặc biệt nếu bạn định xem từng trang riêng lẻ

• Nhấp vào menu “Xem” và chọn tùy chọn “Đóng băng”. Sau đó, chọn kích thước tiêu đề của bạn từ danh sách tùy chọn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng “1 hàng. ”
  

Giờ đây, bảng tính được in sẽ có hàng tiêu đề được cố định ở đầu dữ liệu trên mỗi trang

Bạn cũng có tùy chọn lặp lại hoặc không lặp lại các hàng và cột được cố định trong cửa sổ cài đặt in

Cách điều chỉnh tỷ lệ và ký quỹ cho phù hợp

Công việc của bạn không phải lúc nào cũng hoàn thành sau khi thiết lập phạm vi in. Đôi khi, Google Trang tính sẽ mặc định ở cấu hình in trong phạm vi đặt trước có trải nghiệm tồi tệ trên giấy

Nếu hình ảnh xem trước đang tạo ra các ngắt trang ở những vị trí khó xử, không mong muốn, bạn có thể sử dụng cài đặt “Tỷ lệ” và “Lề” để tinh chỉnh cách phạm vi in ​​của bạn xuất hiện trên trang

Cài đặt tỷ lệ

• Bình thường. Đây là thiết lập mặc định. Nó là tốt cho hầu hết các trường hợp sử dụng
• phù hợp với chiều cao. Điều này nén các ô để vừa với tất cả các hàng trên một trang. Điều này hữu ích khi in dữ liệu có nhiều cột nhưng ít hàng
• Phù hợp với chiều rộng. Cài đặt này nén các ô để vừa với tất cả các cột trên một trang. Điều này hữu ích khi in dữ liệu có nhiều hàng nhưng ít cột
• Phù hợp với Trang. Cài đặt này sẽ phù hợp với toàn bộ phạm vi đã chọn trên một trang. Nó hữu ích cho các phạm vi dữ liệu được chọn nhỏ hơn

lợi nhuận

• Bình thường. Đây là thiết lập mặc định. Nó là tốt cho hầu hết các trường hợp sử dụng
• Hẹp. Cài đặt này sẽ sử dụng nhiều không gian giấy hơn trên mỗi trang. Cài đặt này dẫn đến ít trang in hơn với nhiều dữ liệu hơn trên mỗi trang
• Rộng. Cài đặt này tạo thêm khoảng trắng xung quanh dữ liệu trên mỗi trang. Nó có thể hiển thị ít cột và hàng hơn trên mỗi trang

Ghi chú. Bạn cũng có thể chuyển đổi giữa hướng trang ngang và dọc để phù hợp hơn với dữ liệu đã chọn của mình

Cách đặt ngắt trang tùy chỉnh trong Google Sheets

Google Trang tính có khả năng đặt vùng in trên cơ sở từng trang. Điều này có thể rất hữu ích cho việc quản lý dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể muốn hiển thị dữ liệu có giá trị 20 hàng trên một trang từ bảng tính có 100 dòng nhưng Trang tính mặc định hiển thị 23 hàng trên mỗi trang. Bạn có thể điều chỉnh Trang tính để sử dụng các điểm ngắt trang hợp lý hơn. 1073

1. Từ màn hình “Print Settings”, chọn “Set Custom Page Breaks. ”
   
2. Kéo các đường chấm chấm đến vị trí mà bạn muốn các trang cụ thể bắt đầu và kết thúc
   
3. Ví dụ cho thấy di chuyển ngắt trang từ dòng 32 đến 21
   
4. Nhấp vào “Xác nhận ngắt trang” để lưu lựa chọn của bạn
   

Phiên bản in của bạn bây giờ sẽ có các khu vực in được xác định cụ thể trên cơ sở từng trang

Các quy trình này trình bày cách đặt vùng in trong Google Trang tính và quản lý các tùy chọn cấu hình phổ biến

Cách in Google Trang tính từ ứng dụng dành cho thiết bị di động

Cũng có thể in từ Android hoặc Iphone của bạn trong ứng dụng Google Trang tính. Quá trình này hơi khác so với cách in trên phiên bản trình duyệt web

Đây là cách in tài liệu Google Trang tính từ ứng dụng dành cho thiết bị di động

1. Mở ứng dụng của bạn và giữ trang tính bạn muốn in
2. Một menu sẽ xuất hiện. Chuyển đến In

Bạn cũng có thể truy cập tùy chọn in trong bảng tính đang mở bằng cách nhấn vào biểu tượng menu ba chấm, sau đó nhấn vào Chia sẻ và xuất

1. Tại trang in, bạn có thể thay đổi khổ giấy và số lượng bản in theo ý muốn. Nhấn vào Chọn máy in để chọn thiết bị bạn muốn dùng để in

1. Điện thoại của bạn sẽ tìm kiếm các máy in đang trực tuyến gần bạn
2. Chọn máy in, sau đó chạm vào In

Phần kết luận

Bài viết này hướng dẫn bạn cách đặt vùng in trong Google Trang tính. Tính năng này là một ví dụ về một thứ hoạt động khác với các chương trình bảng tính phổ biến khác

Tôi hy vọng bạn tìm thấy hướng dẫn này hữu ích. Bạn có thể đọc thêm về máy in tốt nhất để sử dụng

Có liên quan

• Cách in nhãn từ Google Sheets
• Cách chụp màn hình trên Windows
• Cách chụp màn hình trên macOS
• Cách ẩn đường lưới trong Google Sheets

Sumit

Chuyên gia bảng tính tại Điểm năng suất . + bài đăng

Sumit là Chuyên gia về Google Trang tính và Microsoft Excel. Anh ấy cung cấp đào tạo về bảng tính cho các tập đoàn và đã được Microsoft trao giải thưởng Excel MVP danh giá vì những đóng góp của anh ấy trong việc chia sẻ kiến ​​thức Excel của mình và giúp đỡ mọi người