Cách sử dụng calendar bằng gmail
|
Cách sử dụng Google Calendar: 18 tính năng sẽ giúp bạn có năng suất cao hơn – Một số điều bạn nghĩ sẽ đơn giản thực sự cuối cùng trở nên thực sự phức tạp. Google biết rất rõ điều này, đó là lý do tại sao gần đây họ đã tung ra một Google Calendar hoàn toàn mới – và rất nhiều tính năng tiện lợi đi kèm với nó. Show
Mặc dù một vài tính năng trong Google Calendar mới nhất cũng không quá mới lạ, nhưng chúng đã thay đổi phần nào. Vẫn còn các tính năng khác mà bạn có thể không biết tồn tại. Hãy trải nghiệm tất cả để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút. Google Calendar của bạn đi kèm với địa chỉ Gmail cá nhân của bạn và bạn sẽ không tin việc sử dụng và thiết lập đơn giản như thế nào. Nhưng nếu bạn làm việc tại một công ty sử dụng Lịch Google của riêng mình, bạn đột nhiên phải tìm ra cách tốt nhất để tích hợp lịch cá nhân của bạn với lịch họp hàng tuần. Dưới đây là 18 mẹo, thủ thuật và tính năng được người dùng yêu thích có trong Google Calendar. 1. Tạo lịch mới cho các phần khác nhau trong cuộc sống của bạnKhi bạn lần đầu tiên bắt đầu trên Google Calendar, bạn sẽ được cung cấp một lịch để bắt đầu – đó là lịch có tên của bạn trong “My calendars“, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng lịch của mình cho nhiều mục đích – như quản lý lịch trình thực tế của bạn, lập kế hoạch thời gian làm việc tập trung và lên lịch nhắc nhở nhắc nhở – bạn chỉ có một nơi để làm điều đó. Nhưng khi bạn chỉ làm việc với một lịch, tất cả những điều đó đều được đối xử bình đẳng – có nghĩa là bạn không thể nhanh chóng và dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, không lặp đi lặp lại trong ngày. Để chống lại điều này, chỉ cần tạo một lịch mới cho mỗi phần trong cuộc sống mà bạn muốn theo dõi trên Lịch Google của mình. Cách sử dụng tính năng nàyĐể tạo lịch mới, hãy nhấp vào dấu cộng nhỏ (+) bên cạnh “My calendars” và bạn sẽ thấy tùy chọn “New calendar”. Chọn tùy chọn này, đặt tên cho lịch mới của bạn, cung cấp cho nó một mô tả và múi giờ và voilà – bạn đã có cho mình một lịch khác. Mẹo: Bạn thậm chí có thể mã màu mỗi lịch để giúp bạn dễ dàng chọn ra những gì bạn phải làm mỗi ngày. 2. Lên lịch các cuộc họp với các nhóm bằng cách sử dụng “Find a time ” hoặc “Suggested times”Bạn có bao giờ cần sắp xếp một cuộc họp với một vài người có lịch trình bận rộn không? Có thể thực sự khó chịu khi cố gắng tìm ra khi nào bạn rảnh. Rất may, Lịch Google thực sự có hai tính năng có thể giúp bạn nâng đỡ: “Thời gian được đề xuất” hoặc “Tìm thời gian”. Cách sử dụng tính năng nàyĐể sử dụng một trong hai tùy chọn này, trước tiên hãy đảm bảo bạn đã thêm mọi người vào sự kiện cần tham dự. Sau đó, nếu bạn muốn Google gợi ý thời gian để bạn gặp mặt, chỉ cần chọn liên kết “Thời gian được đề xuất” bên dưới tên của khách của bạn. Một cửa sổ thả xuống sẽ xuất hiện với một danh sách thời gian khi mọi khách mời họp, bao gồm cả bạn, có sẵn mà không có xung đột. “Find a time” là một cách khác để nhanh chóng tìm ra thời gian phù hợp với mọi khách mời trong lời mời họp. Để sử dụng tính năng này, hãy chọn tab bên cạnh “Event details” có tên là “Find a time” và bạn sẽ thấy lịch trình của mọi người cạnh nhau trong ngày diễn ra cuộc họp dự định của bạn. Khi bạn thấy thời điểm không có khách nào của bạn có xung đột, hãy nhấp vào dòng lịch này để tô sáng thời gian và nhấn “Save” ở đầu Lịch của bạn. Mẹo: bạn cũng có thể sử dụng một sản phẩm miễn phí như Cuộc họp HubSpot để dễ dàng lên lịch các cuộc họp mà không cần email qua lại. 3. Ẩn chi tiết sự kiện của bạnĐôi khi, các cuộc họp bạn tổ chức hoặc tham dự có bản chất nhạy cảm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một cánh cửa đóng kín không phải là cách duy nhất để người khác biết những gì đang diễn ra bên trong. Chi tiết của sự kiện trong Lịch Google cũng có thể tiết lộ nhiều hơn cho phần còn lại của văn phòng hơn bạn muốn. Để đảm bảo bạn có nhiều quyền riêng tư như bạn cần trong các cuộc họp nhạy cảm hơn, hãy đặt sự kiện của bạn thành “Riêng tư”. Điều này làm cho nó để không ai xem lịch trình hàng tuần của bạn nhìn thấy chi tiết của sự kiện – tên cuộc họp, người tham dự, tệp đính kèm, v.v. Theo mặc định, nhãn công khai trên khối sự kiện sẽ chỉ đơn giản là “Bận rộn”. Cách sử dụng tính năng nàyĐể tư nhân hóa chi tiết của một số sự kiện nhất định trên lịch của bạn, hãy nhấp vào sự kiện từ chế độ xem lịch của bạn và chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa chi tiết của sự kiện. Trong cửa sổ xuất hiện, tìm biểu tượng chiếc cặp ngay phía trên trường mô tả sự kiện. Với trường đầu tiên được đặt thành “Bận”, hãy nhấp vào trường thứ hai và chọn “Riêng tư” từ danh sách thả xuống, như hiển thị bên dưới. Nhấn nút “Lưu” màu xanh lam ở đầu màn hình của bạn và bạn sẽ hoàn tất. 4. Thêm Google Hangout vào sự kiện của bạnCần dễ dàng thiết lập một cuộc họp từ xa mặt đối mặt? Chỉ cần nhấp vào liên kết để “Thêm cuộc gọi video” và Google sẽ thiết lập hangout cho những người tham dự sự kiện của bạn sử dụng. 5. Thêm tệp đính kèmTôi không biết về bạn, nhưng tôi thường thấy mình tham dự các cuộc họp yêu cầu tôi tham khảo một tài liệu liên quan. Có lẽ tất cả chúng ta đang làm việc với một tài liệu Google hoặc có lẽ chúng ta đang đổ vào một bảng tính phức tạp. Bất kể, tốt nhất là đảm bảo tất cả những người tham dự cuộc họp có tài liệu họ cần trước khi cuộc họp bắt đầu để họ không phải đi săn trong hộp thư đến của họ. Lịch Google có thể giúp bạn làm điều này, cho phép bạn đính kèm tài liệu directly to the event để khách mở và xem xét. Cách sử dụng tính năng nàyĐể đính kèm tài liệu vào sự kiện của bạn, nhấp vào khối sự kiện từ chế độ xem lịch và chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa sự kiện, như hiển thị bên dưới. Khi bạn đang ở trong màn hình chỉnh sửa của sự kiện, hãy tìm biểu tượng kẹp giấy ngay phía trên phần mô tả, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Nhấp vào biểu tượng này và một cửa sổ lớn sẽ xuất hiện nơi bạn có thể tải lên các tệp để đính kèm trực tiếp từ Google Drive. Mẹo: Khi bạn đến cửa sổ tải lên, bạn có thể chuyển sang tab “My Drive” để đính kèm Google Docs, Sheets và Slides đã tồn tại trong Google Drive của bạn. Hoặc, bạn có thể nhấp vào tab “Upload” ở phía xa bên trái của cửa sổ để đính kèm các tệp ngoại tuyến từ máy tính của bạn. 6. Kích hoạt đồng hồ thế giới của bạnBạn có làm việc với những người đồng đội sống trên khắp thế giới không? Bạn có thể thấy khó khăn để tìm ra thời gian thích hợp để sắp xếp các cuộc họp với họ. May mắn thay, bạn có thể – bằng cách bật “World clock” trong cài đặt Lịch Google của bạn. Cách sử dụng tính năng nàyĐể nhanh chóng kiểm tra nhiều múi giờ khi sắp xếp các cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của chế độ xem lịch của bạn. Đây là những thiết lập của bạn. Sau đó, điều hướng đến phần “World clock“, chọn hộp màu xanh đầu tiên và chọn múi giờ bạn muốn xem từ chế độ xem lịch của bạn. Khi bạn đã chọn múi giờ bạn muốn, hãy quay lại chế độ xem lịch của bạn và bạn sẽ thấy những điều sau trên thanh bên trái của Lịch Google của bạn: 7. Kích hoạt giờ làm việcKhông phải ai cũng là một công nhân 9-5, nhưng họ có thể làm việc khá nhiều với những người này. Nếu bạn có một lịch trình làm việc độc đáo mà không ai trong số các đồng nghiệp của bạn dường như nhớ, thì tính năng này là dành cho bạn. “Working Hours” là cài đặt thông báo cho mọi người nếu họ cố gắng thêm bạn vào cuộc họp nằm ngoài phạm vi giờ do bạn đặt trong Lịch Google. Này, nó sẽ phải nhấn “Decline” và sau đó theo dõi với người tổ chức cuộc họp để nhắc nhở họ rằng bạn không có mặt trong thời gian đó. Cách sử dụng tính năng nàyĐể bật giờ làm việc cụ thể trên Lịch Google của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng từ chế độ xem lịch để truy cập cài đặt của bạn. Điều hướng đến phần “Giờ làm việc”, như hiển thị bên dưới. Tại đây, bạn sẽ có thể chỉ định khi nào bạn vào và ra khỏi công việc mỗi ngày trong tuần. 8. Email khách hàng sự kiệnBạn có nhớ thời gian bạn cố gắng gửi email cho một nhóm lớn người về một sự kiện không? Có lẽ bạn đang cố gắng phối hợp một chuyến đi chơi nhóm – hoặc chỉ để mọi người biết rằng họ nên mang máy tính xách tay của họ đến cuộc họp tất cả. Bất kể, tôi sẽ cá rằng thật khó chịu khi tìm ra ai thực sự sẽ đến sự kiện và đảm bảo bạn sẽ không quên bất cứ ai. Chà, tính năng Google Calendar này sẽ có ích vào lần tới. Cách sử dụng tính năng nàyMiễn là bạn đã thêm mọi người vào sự kiện cần đến, bạn có thể dễ dàng gửi email cho mọi người trong nhóm bằng cách nhấp vào khối sự kiện từ chế độ xem lịch của bạn và nhấp vào biểu tượng phong bì. Khi bạn nhấp vào biểu tượng phong bì bên trong khối sự kiện, một hộp soạn email sẽ xuất hiện. Chỉ cần nhập tin nhắn của bạn, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn nhận và nhấn gửi. 9. Thêm địa điểm cuộc họp cụ thểCách quản lý thời gian với Google Calendar sẽ giúp bạn set up các cuộc hẹn, có cả việc thêm địa điểm họp cụ thể trên đó, rất là tiện lợi. Cách sử dụng tính năng nàyChuẩn bị của một cuộc họp có thể trở nên mờ nhạt mà không có địa chỉ cụ thể hoặc phòng hội nghị. Rất may, Google Calendar có một tính năng sẽ khắc phục tất cả. Thay vì có qua lại, tôi có thể gửi cho bạn bè một lời mời lịch với địa chỉ cụ thể trong hộp “Ở đâu”. Nó tích hợp với Google Maps, vì vậy thật dễ dàng để tìm ra nơi bạn gặp và cách đến đó. 10. Sử dụng thông báo trên màn hìnhNếu bạn mở Lịch Google dưới dạng tab trong trình duyệt của mình khi nó còn 10 phút trước sự kiện tiếp theo, cảnh báo 10 phút sẽ làm gián đoạn mọi thứ bạn đang làm và chiếm lấy màn hình của bạn. Hãy quên đi những gì bạn đang làm việc – Lịch Google sẽ đột nhiên xuất hiện tab của nó với một cảnh báo bật lên lớn cùng với âm thanh khó chịu. Đó là điều tồi tệ nhất. May mắn thay, có một cài đặt trong Lịch Google mà bạn có thể sử dụng để thực hiện các thông báo ít gây phiền nhiễu hơn: “Thông báo trên màn hình”. Thay vì làm gián đoạn công việc của bạn, bạn sẽ thấy một hộp trượt nhẹ nhàng hơn từ góc trên bên phải màn hình máy tính của bạn, hiển thị tên của sự kiện cách đó 10 phút. Cách sử dụng tính năng nàyĐể bật “Thông báo trên màn hình” trong Lịch Google, nhấp vào cài đặt của bạn bằng biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải trong chế độ xem lịch của bạn. Cuộn xuống “Cài đặt sự kiện” và nhấp vào hộp “Thông báo”, như hiển thị bên dưới. Theo mặc định, thông báo của bạn có thể được đặt là “Cảnh báo”, khiến cảnh báo 10 phút của mỗi sự kiện chiếm quyền điều khiển màn hình máy tính của bạn. Thay vào đó, chọn “Thông báo trên màn hình”, quay lại chế độ xem lịch của bạn và bạn sẽ kích hoạt thành công thông báo cuộc họp nhẹ nhàng hơn. 11. Thay đổi thời gian thông báo sự kiệnTrong mẹo trước, bạn đã học cách làm mềm các thông báo bạn nhận được trước cuộc họp. Nhưng bạn có biết bạn có thể thay đổi số phút trước khi sự kiện bạn muốn được thông báo không? Cách sử dụng tính năng nàyTheo mặc định, Google sẽ thông báo cho bạn 10 phút trước thời gian bắt đầu sự kiện. Để thay đổi thời gian cảnh báo này cho một sự kiện cụ thể, hãy nhấp vào sự kiện từ chế độ xem lịch của bạn và chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa cài đặt của sự kiện. Trong chi tiết sự kiện, tìm biểu tượng chuông ngay bên dưới dòng hội nghị video. Di con trỏ lên ô được liệt kê “10” và chuyển lên xuống bằng các phím mũi tên nhỏ xuất hiện bên phải để thay đổi số phút trước mà bạn muốn được thông báo. Như bạn có thể thấy bên dưới, bạn cũng có thể yêu cầu Google thông báo cho bạn trước, giờ hoặc tuần trước. Mẹo chuyên nghiệp: Ở bên trái của “10”, bạn có thể thay đổi “Thông báo” thành “Email” nếu bạn muốn được thông báo về các cuộc họp sắp tới qua email thay vì thông báo trên màn hình. 12. Sắp xếp các khe hẹnBạn đã bao giờ nghĩ đến việc kết hợp “giờ hành chính” để những người khác trong công ty của bạn có thể đặt thời gian với bạn chưa? Có thể bạn là nhà tư vấn bán thời gian với thời gian giới hạn để đặt cuộc họp hoặc muốn giới hạn thời gian nhóm của bạn có thể đặt thời gian với bạn vào những thời điểm nhất định trong ngày. Nếu bất kỳ kịch bản nào ở trên cộng hưởng với bạn, hãy suy nghĩ về việc sử dụng các vị trí Cuộc hẹn của Google. Các vị trí bổ nhiệm của Google cho phép bạn khắc các thời điểm cụ thể trong ngày trên lịch của mình và sau đó chia sẻ những thời điểm này với những người được chọn thông qua liên kết lịch riêng tư. Khi những người này nhấp vào liên kết, họ có thể lên lịch các cuộc họp với bạn bất cứ lúc nào bạn khắc phục cho họ. Nếu người nhận liên kết của bạn tìm thấy thời gian họ thích, tất cả những gì họ phải làm là chọn nó để đặt sự kiện riêng tư với bạn, bao gồm tất cả thông tin họ cần cho cuộc họp. Cách sử dụng tính năng nàyĐể thiết lập các vị trí Cuộc hẹn của riêng bạn, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong chế độ xem lịch của bạn để tạo sự kiện. Khi các tùy chọn sự kiện xuất hiện, nhấp vào “Vị trí cuộc hẹn”, như hiển thị bên dưới ở trên cùng của cửa sổ. Đặt phạm vi ngày của các vị trí bạn muốn mở cho các cuộc hẹn, cũng như thời gian mỗi cuộc hẹn sẽ được mặc định bên cạnh “Thời lượng với thời lượng”. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn các Cuộc hẹn của mình, hãy nhấp vào “Tùy chọn khác” và bạn sẽ được đưa đến cửa sổ hiển thị bên dưới. Nhấp vào “Trang cuộc hẹn của lịch này” cho liên kết mà bạn có thể chia sẻ với những người bạn sẵn sàng sắp xếp các cuộc hẹn. 13. Duyệt lịch quan tâmBạn muốn đảm bảo rằng bạn đang theo dõi các ngày lễ ở các quốc gia khác, lịch trình của đội thể thao yêu thích của bạn hay chỉ là thời gian mặt trời mọc và lặn mỗi ngày? Bạn sẽ tìm thấy các lịch này (và hơn thế nữa) trên thanh bên bên trái của Lịch Google của bạn. Cách sử dụng tính năng nàyĐể duyệt và thêm lịch thú vị, nhấp vào dấu cộng (+) bên cạnh “Add a coworker’s calendar” Sau đó, chọn “Browse calendars of interest” Từ đó, chọn lịch bạn muốn đăng ký. 14. Thực hiện một chế độ xem tùy chỉnhKhi bạn lần đầu tiên thiết lập lịch của mình, bạn sẽ có tùy chọn để xem lịch dưới dạng một tuần, tháng, 4 ngày tiếp theo hoặc dưới dạng chương trình nghị sự. Đó là tùy chọn “4 ngày”? Bạn có thể chuyển đổi ra ngoài với một khoảng khác trong tùy chọn “Chế độ xem tùy chỉnh” của bạn. Cách sử dụng tính năng nàyĐể điều chỉnh số ngày bạn nhìn thấy trong chế độ xem lịch của mình, hãy nhấp vào cài đặt của bạn bằng biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình của bạn. Cuộn xuống “View options” Nhấp vào “Set custom view” và chọn số ngày bạn muốn xem cùng một lúc từ chế độ xem lịch của bạn, như được hiển thị bên dưới. Bạn cũng có thể thực hiện các điều chỉnh nhanh hơn, tổng quát hơn cho giao diện người dùng ngay từ chế độ xem lịch của mình. Bên cạnh biểu tượng bánh răng cài đặt của bạn, bạn sẽ thấy một hộp, theo mặc định, có thể nói là “Week”. Nhấp vào nó để hiển thị menu thả xuống nơi bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem của mình hơn nữa, như hiển thị bên dưới. 15. Chia sẻ lịch của bạn với người khácNếu bạn đang sử dụng Google Apps cho công ty của mình, bạn cũng có thể kiểm soát ai xem lịch của bạn, những gì họ thấy và liệu họ có quyền chỉnh sửa nó không. (Nếu bạn có một trợ lý, mẹo này sẽ rất quan trọng cần nhớ.) Bạn cũng có thể đặt lịch của mình ở chế độ công khai, nếu bạn muốn. Cách sử dụng tính năng nàyĐể thay đổi cài đặt chia sẻ của bạn, nhấp vào dấu cộng (+) bên cạnh lịch ưa thích và chọn “Cài đặt và chia sẻ”, như hiển thị bên dưới. Sau đó, bạn sẽ được đưa đến trang hiển thị bên dưới. Tại đây, bạn có thể chọn thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào mũi tên quay lại ở góc trên cùng bên trái của màn hình để quay lại chế độ xem lịch của bạn. Google sẽ tự động lưu cài đặt lịch mới của bạn. 16. Sử dụng phím tắtBạn đang tìm cách thực sự hợp lý hóa các nỗ lực Lịch Google của bạn? Lịch Google có rất nhiều phím tắt để sử dụng, chẳng hạn như:
Kiểm tra danh sách đầy đủ ở đây . 17. Đồng bộ hóa các cuộc họp với CRM của bạnSử dụng CRM hàng ngày? Việc quay lại giữa Lịch Google và CRM của bạn có thể gây khó chịu. Thay vào đó, hãy đi sâu vào cài đặt CRM của bạn để xem có tích hợp với Lịch Google không. 18. Đồng bộ hóa lịch của bạn với phần mềm tiếp thị của bạnVà nếu bạn muốn làm cho Lịch Google của mình phù hợp hơn nữa với các hoạt động tiếp thị của mình, bạn thậm chí có thể tích hợp nó với phần mềm tiếp thị của mình. Đối với khách hàng của HubSpot, bạn có thể sử dụng Zapier để thiết lập một số quy trình công việc khá tiện lợi, chẳng hạn như tạo một thông điệp truyền thông xã hội mỗi khi một sự kiện bắt đầu. Kiểm tra trang này để biết thêm về cách bạn có thể thiết lập tích hợp đó , cũng như một số ý tưởng cho các cách bạn có thể tích hợp cả hai. Hướng dẫn cách tải Google Calender về máy tínhMột cách để tải Lịch Google trên màn hình của bạn là sử dụng một phím tắt đơn giản. Phương pháp này cũng hoạt động trên cả Windows và Mac, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây. Bước 1: Mở Google Calendar trong Chrome và đăng nhập. Bước 3: Lựa chọn More Tools > Tạo lối tắt. Bước 4: Names của bạn và nhấp vào Create. Sau đó, điều hướng đến vị trí giữ phím tắt của bạn và kéo nó vào màn hình của bạn. Để sử dụng phím tắt, hãy nhấp đúp và bạn sẽ truy cập ngay vào Lịch Google bằng trình duyệt mặc định của mình. Như vậy là đã tải Google Calender về máy thành công rồi đấy. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ hữu ích cho bạn, nếu còn bất cứ thắc mắc nào khác, hãy liên hệ với ATP Software để được tư vấn chi tiết hơn bạn nhé! ————————————————————- Liên hệ ATP Software Có thể bạn quan tâm: >> 8 công cụ trực tuyến chuyển thành tệp PDF miễn phí >> 8 công cụ SEO kỹ thuật miễn phí mà bạn có thể chưa nghe nói đến >> 10 ứng dụng Thực tế tăng cường (AR) tốt nhất hiện nay 0 0 đánh giá Đánh giá bài viết |
