Cách tách số và chữ trong excel 2010?

Đôi khi không thể tự tách dữ liệu trước khi đưa vào bảng tính Excel. Thông thường, thông tin từ các tệp dữ liệu cũ được gộp vào một ô. Điều tương tự cũng có thể xảy ra nếu bạn đang cố sao chép thông tin từ tệp PDF. May mắn thay, bạn không cần phải tự mình phân tách thông tin. Bạn có thể tách số khỏi văn bản trong Excel, miễn là bạn chỉ định những gì cần tách

1. Mở Excel

2. Mở tệp Excel chứa dữ liệu bị cắt xén. Hãy nhìn kỹ để xem dữ liệu đã được đặt ở đâu. Các chuỗi dữ liệu dài có thể xuất hiện chiếm toàn bộ một hàng, nhưng thường chỉ trong một ô. Ví dụ: nếu dữ liệu ở hàng đầu tiên, hãy nhấp vào ô thứ hai và nhìn vào Thanh công thức phía trên bảng tính, nếu là trường trống thì ô đó trống

3. Chọn cột dữ liệu

4. Chọn cột đầu tiên chứa dữ liệu mà bạn muốn chia thành các cột. Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột trong Excel chỉ hoạt động trên một cột tại một thời điểm. Ví dụ: nếu dữ liệu ở cột đầu tiên, hãy nhấp vào chữ "A" phía trên cột để chọn toàn bộ cột

5. Mở Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột

6. Nhấp vào menu "Dữ liệu" và sau đó nhấp vào biểu tượng "Chuyển văn bản thành cột", nằm trong phần Công cụ dữ liệu của dải băng Dữ liệu. Một cửa sổ hộp thoại mở ra

7. Trong hầu hết các trường hợp, các khối dữ liệu bạn muốn chuyển đổi thành cột sẽ được phân tách bằng dấu phẩy, tab hoặc dấu chấm câu khác. Trong trường hợp này, hãy chọn tùy chọn "Được phân cách". Nếu các khối dữ liệu nhỏ và được phân tách bằng dấu cách, hãy chọn "Fixed Width. " Lưu ý rằng nếu bạn chọn Chiều rộng cố định, mỗi từ sau dấu cách sẽ được đưa vào cột riêng của nó. Sau khi bạn nhấp vào "Tiếp theo", một bản xem trước xuất hiện cho bạn biết bảng tính sẽ trông như thế nào khi bạn hoàn thành. Nếu bạn không thích những gì bạn thấy, bạn có thể tùy chỉnh nó hoặc nhấp vào nút "Quay lại" để chọn một tùy chọn khác

8. Lưu ý rằng bạn có thể muốn bao gồm thêm khoảng trắng trong Excel để dữ liệu không ghi đè lên dữ liệu hiện có khi văn bản và số bị ghi đè

Sử dụng chuyển đổi chiều rộng cố định

Chuyển đổi chiều rộng cố định là tốt nhất cho các mẩu dữ liệu nhỏ được phân tách bằng dấu cách, không có khoảng cách giữa các từ hoặc số. Ví dụ: "32 quả cam 52 quả táo" bao gồm bốn khối dữ liệu được phân tách bằng dấu cách, vì vậy dữ liệu sẽ xuất hiện trong bốn cột. Tuy nhiên "32 quả cam và quả táo" cũng sẽ xuất hiện trong bốn cột. Nếu bạn muốn "cam và táo" cùng nhau trong một cột, bạn có thể muốn kéo dòng này để nó là một ô. Nếu hai hoặc nhiều phần dữ liệu nằm trong cùng một cột, bạn có thể tách ô khi quá trình chuyển đổi hoàn tất

Trong khu vực xem trước, bạn có thể tự điều chỉnh các dấu phân cách cột, chỉ cần nhấp vào phần xem trước. Kéo một dòng sẽ di chuyển nó, trong khi nhấp đúp vào nó sẽ xóa dòng đó. Để thêm một dòng, hãy nhấp vào phần xem trước nơi bạn muốn nó xuất hiện

Sử dụng chuyển đổi dữ liệu được phân tách

Ngay cả khi văn bản được phân tách bằng dấu cách, tùy chọn Phân tách thường được sử dụng tốt nhất vì tùy chọn này cung cấp cho bạn nhiều cách hơn để phân tách dữ liệu

Đầu tiên, chỉ định những gì đang phân tách các khối dữ liệu. Chúng có thể bao gồm các tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc bạn có thể nhập bất kỳ ký tự nào khác vào trường có sẵn. Bạn có thể chọn bao nhiêu tùy chọn này nếu cần

Sử dụng Trình định tính văn bản trong Dữ liệu được phân tách

Thông thường, văn bản được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn. Nếu đây là trường hợp, bạn có thể chọn một trong hai làm hạn định văn bản. Các khối dữ liệu trong một trong hai dấu chấm câu này sẽ được đặt trong một cột, ngay cả khi có khoảng trắng hoặc dấu phân cách khác trong văn bản

Ví dụ: nếu bạn có dấu cách và dấu phẩy làm dấu phân cách nhưng có các đoạn văn bản bên trong dấu ngoặc kép, chẳng hạn như "táo, cam và đào", thì việc sử dụng dấu ngoặc kép sẽ giữ "táo, cam và đào" trong một cột thay vì

Làm việc với các dấu phân cách liên tiếp

Nếu bạn đã chọn nhiều hơn một dấu phân cách, bạn có thể chỉ định xem có nên bỏ qua dấu phân cách tiếp theo hay không bằng cách nhấp vào tùy chọn "Coi các dấu phân cách liên tiếp là một". Ví dụ: nếu cả dấu phẩy và dấu cách đều được chọn mà không bật tùy chọn này, thì bất kỳ khoảng trắng nào sau dấu phẩy sẽ có cột riêng. Nếu bạn coi các dấu phân cách liên tiếp là một, Excel sẽ bỏ qua khoảng trắng sau mỗi dấu phẩy

Định dạng cột đích

Cả hai tùy chọn chuyển đổi Chiều rộng được phân tách và Chiều rộng cố định đều cho bạn cơ hội định dạng từng cột trước khi chuyển đổi dữ liệu. Các tùy chọn bao gồm Định dạng chung, Văn bản và Ngày. Bạn cũng có thể bỏ qua các cột bằng cách chọn chúng rồi nhấp vào tùy chọn "Không nhập"

Nút Nâng cao cung cấp cho bạn tùy chọn để chỉ định cách phân tách số thập phân và hàng nghìn khi cột chứa số. Cài đặt mặc định sử dụng U. S. tiêu chuẩn, nhưng bạn có thể sử dụng dấu phẩy để phân tách số thập phân hoặc dấu cách để phân tách hàng nghìn