Cách viết email mời tham gia sự kiện

Cách viết email mời tham gia sự kiện

Cách viết Email thư mời tham gia sự kiện thu hút (cách nói mời tham gia event)

2, Kết cấu thư mời(1), Tiêu đề

Tiêu đề của thư mời thường được chia thành hai cách viết. Cách đầu tiên là đơn giản nhất. Chỉ cần viết hai chữ thư mời ở giữa dòng đầu tiên là được.

Cách thứ hai cũng chẳng kém là mất. Bao gồm tên sự kiện + thư mời. Thư mời ở dòng trên và tên sự kiện ở dòng dưới.

Ví dụ: Thư mời tham gia đại hội hợp tác đầu tư năm 2020

(2), Cách xưng hô

Có hai loại thư mời, một là thư mời dành cho các cá nhân và hai là thư mời dành cho các các đơn vị.

Khi đối tượng được mời là một cá nhân, chúng ta sẽ thường viết là:

Kính gửi ông / bà:

Khi đối tượng được mời là một tổ chức, đơn vị thì sẽ có hai cách viết:

Nếu đó là một đơn vị kinh doanh như công ty, doanh nghiệp. Thì chỉ cần viết:

Kính gửi (tên công ty / doanh nghiệp)

Nếu đó là một cơ quan nhà nước, thì bạn có thể viết trực tiếp viết là:

Kính gửi các đơn vị có liên quan

Bạn cũng có thể viết chi tiết tên của đơn vị hoặc bộ phận đó như:

Kính gửi ban công tác mặt trận xã hội tỉnh

Cách viết Email thư mời tham gia sự kiện thu hút (cách nói mời tham gia event)

(3), Nội dung chính

Về nội dung chính cũng có thể chia thành hai dạng. Một dạng là đi thẳng vào vấn đề. Một dạng là nói một cách khéo léo và uyển chuyển.

Đối với phần nội dung thẳng thắn trực tiếp. Thì bạn thậm chí không cần phải viết câu chào. Mà chỉ cần đi thẳng vào vấn đền chính, biểu đạt rõ ý muốn cần thể hiện.

Ví dụ như: Một đơn vị nào đó sẽ tổ chức một sự kiện, hoạt động nào đó vào thời gian nào đó, tại địa điểm nào đó. Xin mời ông / bà tham gia. Xin chân thành cảm ơn.

Có thể, có người sẽ có rằng cách viết này hơi đơn giản và sơ sài. Nhưng về bản chất nó đã thể hiện đầy đủ những nội dung mà một bức thư mời cần phải có. Mà hơn nữa, thứ mà đối phương cần chẳng qua cũng chỉ là những dòng thông tin này mà thôi.

Đối với loại thứ hai, nội dung chính khéo léo, uyển chuyển. Tức là phần nội dung chính sẽ cho thêm ý nghĩa, nhân vật và chủ đề.

Ví dụ: (Tên đơn vị) tổ chức (tên hoạt động) vì (mục đích). Hoạt động, sự kiện được tổ chức vào (thời gian) tại (địa điểm). Sự kiện sẽ có sự tham gia góp mặt của (tên người tham gia), thảo luận về (vấn đề nào đó)

(4), Phần kết thúc

Chúng ta sẽ kết thúc thư mời bằng câu chào ư? Dĩ nhiên là không rồi. Phần kết thúc của thư mời, cũng được coi là một phần khá quá trọng.

Ở phần này bạn sẽ nhấn mạnh với đối tượng được mới về câu trả lời của họ. Có tham gia hay không? Bao nhiêu người tham giaVậy nên thường sẽ viết là:

Xin trân trọng kính mời ông / bà tham gia sự kiện. Nếu tham gia, ông / bà vui lòng phản hồi trước (thời gian nhất định). Dĩ nhiên, bạn cũng sẽ phải để lại các thông tin liên lạc ở phía dưới. Để đối phương dễ dàng liên lạc phản hồi bạn.

Mẫu thư mời tham gia sự kiện thu hút, mẫu thư mời tham gia event

Kính gửi ông / bà:

Trong suốt một năm vừa qua, nhờ có sự quan tâm và ủng hộ về mặt tài chính cũng như tinh thần của ông / bà mà chúng tôi xây dựng được những nền tảng vững chắc. Nhân dịp năm mới sắp tới, chúng tôi muốn tổ chức một sự kiện hội ngộ.

Xin trân trọng kính mời ông / bà bớt chút thời gian quý báu, tham gia sự kiện của chúng tôi. Ông / bà vui lòng phản hồi lại với chúng tôi về thời gian có mặt để tiện cho công tác tiếp đón của chúng tôi. Mọi chi tiết, ông / bà vui lòng liên hệ qua số điện thoại hoặc e-mail đính kèm.

 

 

 

Thư mời tham dự sự kiện là gì

Thư mời tham dự sự kiện là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó nhằm mục đích mời họ tham dự một sự kiện. Về cơ bản, trong nội dung thư mời tham dự sự kiện cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc. Bên cạnh đó, thư mời tham gia sự kiện có thể thiết kế gồm đầy đủ thông tin trên kèm theo bản đồ hướng dẫn di chuyển, quy định dress code, sơ đồ bố trí chỗ ngồi,.. để tiện cho việc chuẩn bị và đi lại của khách mời.

Ngoài ra, thư mời tham gia sự kiện nên được thiết kế hiện đại, phù hợp với concept của sự kiện để gây được những ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với sự kiện.

Hướng dẫn viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp

Thư mời tham dự sự kiện sẽ được gửi đến khách mời thông qua nhiều hình thức khác nhau, có thể gửi thiệp tận tay hoặc thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, dù có gửi đến khách mời thông qua hình thức nào, bạn cũng cần phải xác định được nội dung thư mời và cách thức thức thể hiện. Thư mời càng chỉn chu, càng thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện. 

• Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân tổ chức sự kiện
• Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời
• Mục đích thư mời (mời tham dự sự kiện gì?)
• Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
• Timeline chương trình
• Lời cảm ơn
• Chữ ký của người đại diện, dấu giáp lai

Trình bày một thư mời tham dự sự kiện không khó. Tuy nhiên để gây được ấn tượng với khách hàng, bạn có thể tham khảo các bước viết thư mời tham dự sự kiện dưới đây của VietPower:

Bước : Xác định nội dung chính của thư mời

Với thư mời tham dự sự kiện, nội dung chính sẽ thường là những thông tin cơ bản về sự kiện: chủ đề, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện,…Bạn nên thể hiện thông tin này ngắn gọn nhưng vẫn phải đầy đủ để khách hàng nắm rõ được cơ bản mục đích và chủ đề của sự kiện.

Bước : Xác định khách mời

Tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện mà đối tượng khách mời sẽ khác nhau. Đối với các sự kiện mang tính chất cá nhân, khách mời sẽ là người thân, bạn bè, đồng nghiệp. Đối với sự kiện của tổ chức, doanh nghiệp, đối tượng khách mời sẽ được mở rộng hơn, ngoài cán bộ, nhân viên còn có sự xuất hiện của đối tác, khách hàng thân thiết của doanh nghiệp. 

Để xác định được chính xác và không bỏ sót khách mời, bạn cần lên danh sách khách mời với đầy đủ thông tin cá nhân: họ tên, chức danh, đơn vị công tác. Đây là những thông tin cơ bản, gắn liền với mỗi cá nhân. Vì thế, khi viết thư mời tham gia sự kiện, bạn nên điền đầy đủ thông tin cơ bản này để thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời.

Bước : Thiết kế thư mời

Thư mời tham gia sự kiện nên được thiết kế phù hợp với concept chương trình để tạo được sự đồng bộ và thể hiện được sự chuyên nghiệp của sự kiện. Ngoài ra, khi thiết kế thư mời, bạn đừng quên chèn logo để khách mời dễ dàng nhận biết thương hiệu hiệu của bạn. 

Vì nhiều khách hàng không thể nhận thư mời tận tay, vậy nên khi thiết kế thư mời, nên tạo các mẫu thư mời phù hợp để in ấn, mẫu thư mời phù hợp để gửi online để tiện gửi đến khách mời nhất có thể. Bạn có thể tạo 2 -3 mẫu thư mời theo phong cách khác nhau, sau đó cân nhắc và lựa chọn mẫu phù hợp nhất.

 Với các mẫu thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến các cài đặt về màu sắc và kích thước để thư mời khi in ra giống nhất với file thiết kế ban đầu.

Lưu ý: Với các mẫu thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến các cài đặt về màu sắc và kích thước để thư mời khi in ra giống nhất với file thiết kế ban đầu. Đây là một lỗi cơ bản nhưng rất nhiều người mắc phải khi thiết kế thư mời.\

Bước : Xác định cách thức gửi thư mời

Thông thường, thư mời sẽ được in ra và chuyển đến tận tay khách mời để thể hiện thành ý và sự tôn trọng đối với khách mời. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp không thể gửi thư mời tận tay, bạn có thể sử dụng nhiều hình thức gửi thư khác như: gửi thư mời qua email cá nhân, inbox trực tiếp hoặc đăng tin thư mời trên các phương tiện truyền thông đại chúng (với sự kiện có quy mô lớn).

Vậy nên, trước khi chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện, hãy phân loại khách mời để xác định các thức gửi thư mời phù hợp cho từng đối tượng cụ thể để đảm bảo thư mời đến được với tất cả mọi người có trong danh sách khách mời ban đầu.

Bước : Kiểm tra thư mời

Đây là khâu quan trọng cuối cùng khi chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện. Sau khi đã hoàn thành đầy đủ thông tin của thư mời tham gia sự kiện, hãy rà soát lại toàn bộ để chắc chắn rằng không có bất kỳ thiếu sót nào. Trong trường hợp có vài thông tin chưa chính xác hoặc bỏ sót vài người trong danh sách khách mời, bạn cần nhanh chóng bổ sung thông tin để kịp thời gửi cho mọi người. 

Mẫu thư mời tham dự sự kiện ấn tượng nhất

Thư mời tham dự sự kiện khai trương 

Với sự kiện khai trương, thư mời tham gia sự kiện thường được thiết kế đơn giản, mang đậm màu sắc thương hiệu. Thư mời tham gia sự kiện khai trương không quá nhiều thông tin, thường chỉ gồm thông tin cơ bản về sự kiện, thông tin khách mời và timeline nội dung chương trình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng các khoảng trống trong tư mời để chèn các hình ảnh quảng bá thương hiệu, ưu đãi ngày khai trương,…

Thư mời tham dự sự kiện tri ân khách hàng 

Sự kiện tri ân khách hàng thường được tổ chức nhằm mục đích gửi lời cảm ơn đến đối tác khách hàng, đồng thời giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chính vì thế, thư mời tham dự sự kiện nên chú ý chỉn chu về mặt nội dung, chính xác thông tin khách mời. Bởi một sự kiện dành cho khách hàng nhưng thư mời lại sai thông tin của khách thì rất thiếu chuyên nghiệp. Nếu có thể, bạn hãy thiết kế nội dung thiệp bao gồm cả bản đồ hướng dẫn di chuyển, sơ đồ chỗ ngồi cho khách mời tiện di chuyển đến địa điểm tổ chức và di chuyển trong sự kiện.

 

Thư mời tham dự hội nghị, hội thảo

Thông thường, các hội nghị, hội thảo thường có tính chất nghiêm túc. Do đó, thư mời tham gia hội nghị, hội thảo sẽ được thiết kế đơn giản, phù hợp với tính chất sự kiện. Thư mời tham dự hội nghị, hội thảo vẫn phải đầy đủ thông tin cơ bản của sự kiện, thông tin khách mời và timeline chương trình.

 

Thư mời tham dự hội chợ triển lãm

Với hội chợ triển lãm, ngoài các thông tin cơ bản, thư mời tham gia sự kiện sẽ thường có thêm sơ đồ gian hàng để khách mời tiện cho việc di chuyển trong khuôn viên sự kiện.

Bên cạnh đó, thư mời tham gia sự kiện cũng có thể trình bày thêm mục đích tổ chức sự kiện để mang cho khách hàng hiểu hơn về sự kiện. 

Thư mời tham dự tiệc sinh nhật 

Tiệc sinh nhật là một lễ kỉ niệm dành cho cá nhân hoặc một tổ chức doanh nghiệp. Vì thế, thư mời có thể được thiết kế mang đậm màu sắc cá nhân, tổ chức đó. Tuy nhiên, trong thiệp mời vẫn phải đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến sự kiện.

 

Thư mời tham dự tiệc gala dinner 

Thư mời tham gia sự kiện Gala dinner thường được thiết kế khá bắt mắt và sang trọng, phù hợp với màu sắc và chủ đề sự kiện. Nội dung trong thư mời tham gia gala dinner cũng cần phải đầy đủ thông tin liên của sự kiện.

Thư mời tham dự tiệc tất niên