Chức năng cơ sở dữ liệu Google Trang tính

Các công cụ sắp xếp/lọc dữ liệu bảng tính 'chuẩn' là 'phá hoại' ở chỗ chúng tác động lên dữ liệu nguồn. Trong môi trường hợp tác hoặc khi bạn cần tạo ra nhiều kết quả xử lý khác nhau đồng thời, cần có một phương pháp thay thế. Điều này được cung cấp bởi các chức năng dữ liệu bổ sung trong Google Trang tính

Xem tài liệu dưới đây để biết thêm chi tiết

Hàm DSUM trong Google Trang tính là một phần của toàn bộ bộ hàm Google Trang tính hoạt động giống như các truy vấn SQL. Các hàm này xử lý dữ liệu trong các mảng hoặc phạm vi giống như bảng với các tiêu đề phù hợp (như trong cơ sở dữ liệu)

Tên của các hàm cơ sở dữ liệu này thường có tiền tố là chữ 'D'. Ví dụ: DSUM, DGET và DPRODUCT chỉ là một số hàm trong bộ hàm cơ sở dữ liệu

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về chức năng Google Sheets DSUM, cùng với một số ví dụ và trường hợp sử dụng

Mục lục

• Chức năng DSUM của Google Trang tính làm gì?
• DSUM trong Google Trang tính khác với SUMIFS như thế nào?
• Cú pháp cho Hàm DSUM của Google Trang tính
• Ví dụ về DSUM trên Google Trang tính
• Cách sử dụng DSUM với một tiêu chí duy nhất
• Tìm DSUM với nhiều tiêu chí trong các cột khác nhau
• Tìm DSUM với > hoặc < Criteria
• Tìm DSUM với < và > Criteria
• Tìm DSUM bằng biểu thức mảng
• Các vấn đề tiềm ẩn với Công thức Dsum trong Google Trang tính (Các trường hợp không chính đáng)
• Điểm mấu chốt

Chức năng DSUM của Google Trang tính làm gì?

Hàm DSUM  dùng để tìm tổng các số trong một cột (của một dải ô giống như cơ sở dữ liệu) thỏa mãn một tiêu chí nhất định. Theo cách này, nó rất giống hàm SUMIFS

DSUM trong Google Trang tính khác với SUMIFS như thế nào?

Cả DSUM và SUMIFS chủ yếu tìm tổng các mục, được cung cấp một tập hợp các điều kiện. Tuy nhiên, có một số khác biệt cơ bản giữa hai

• DSUM yêu cầu bảng dữ liệu của bạn phải được cấu trúc và tổ chức đầy đủ với các tiêu đề cột thích hợp hoặc 'nhãn trường'. Mặt khác, SUMIFS có thể hoạt động với bất kỳ tập hợp dữ liệu nào, bao gồm các cột nằm rải rác ở các phần khác nhau của trang tính
• Trong SUMIFS, tiêu chí được chỉ định trong các tham số hàm. Vì vậy nếu bạn có nhiều điều kiện, bạn thường nhận được một công thức phức tạp, nhiều tham số khiến bạn khó đọc, khó hiểu và khó sửa. Mặt khác, DSUM cho phép bạn chỉ định các tiêu chí được ghi bên ngoài trong một bảng riêng biệt, với nhãn trường khớp với nhãn trường của cơ sở dữ liệu. Như vậy, nó giữ cho công thức của bạn rõ ràng và ngắn gọn, đồng thời các điều kiện của bạn được sắp xếp khoa học, dễ hiểu và dễ sửa

Ghi chú. DSUM cũng cho phép bạn chỉ định các tiêu chí trong công thức ở dạng mảng. Chúng ta sẽ xem cách chỉ định tiêu chí thông qua một mảng trong phần cuối của hướng dẫn này

Cú pháp cho Hàm DSUM của Google Trang tính

Cú pháp cho tất cả các chức năng cơ sở dữ liệu là như nhau. Dưới đây là cú pháp của hàm DSUM

=DSUM(database,field, criteria)

Đây,

• cơ sở dữ liệu là phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng DSUM cho. Cơ sở dữ liệu phải có một hàng tiêu đề chứa tên trường cho mỗi cột
• trường là cột trong cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tính tổng. Tham số này có thể là tên trường của cột (e. g. , “Sales”) hoặc một số mô tả chỉ mục của cột trong cơ sở dữ liệu
• tiêu chí là phạm vi ô chứa tiêu chí để tính tổng các giá trị. Các tiêu chí này chỉ định các bản ghi (hoặc hàng) sẽ được đưa vào phép tính. Tiêu chí phải bao gồm ít nhất một nhãn cột và ít nhất một ô bên dưới nhãn cột chứa điều kiện cho một cột

Như đã đề cập trước đó, tiêu chí cũng có thể được chỉ định dưới dạng một mảng được tạo bởi một biểu thức mảng. Ví dụ: {“Sở”;”

Ví dụ về DSUM trên Google Trang tính

Nếu bạn cảm thấy khó theo dõi cho đến nay, thì các ví dụ trong một vài phần sau đây sẽ giúp mọi thứ trở nên đơn giản hơn

Đối với mỗi ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu sau

Cách sử dụng DSUM với một tiêu chí duy nhất

Trước tiên chúng ta hãy lấy ví dụ DSUM đơn giản nhất cho Google Sheets. Chúng tôi muốn tìm tổng của tất cả doanh số được thực hiện bởi bộ phận sản xuất

Trước khi nhập công thức, chúng ta cần tạo một bảng riêng để chỉ định điều kiện (hoặc tiêu chí). Vì chúng tôi chỉ muốn tính tổng các giá trị Bán hàng trong đó Bộ phận là 'Sản xuất', nên chúng tôi có thể có một bảng nhỏ ở bên cạnh với tiêu đề hoặc tên trường, 'Bộ phận' và tiêu chí bên dưới nó, có nội dung là 'Sản xuất', như minh họa bên dưới

Bây giờ chúng ta có thể sử dụng bảng này trong hàm DSUM như sau

=DSUM(A1:F9,”Sales”,H3:H4)

Ghi chú. Tham số đầu tiên phải bao gồm toàn bộ phạm vi ô tạo nên cơ sở dữ liệu, bao gồm tiêu đề cột (hoặc tên trường)

Đây là kết quả chúng tôi nhận được khi công thức trên được áp dụng cho cơ sở dữ liệu mẫu của chúng tôi

Nếu bạn muốn tổng doanh thu cho nhiều bộ phận, hãy nói "Sản xuất" cũng như "Vận hành", thì bạn có thể bao gồm từng tiêu chí trong một ô riêng biệt dưới cột bên dưới "Bộ phận", như minh họa bên dưới

Công thức của bạn sau đó sẽ là

=DSUM(A1:F9,”Sales”,H3:H5)

Đây là kết quả chúng tôi nhận được khi áp dụng công thức này cho cơ sở dữ liệu mẫu

Tìm DSUM với nhiều tiêu chí trong các cột khác nhau

Bây giờ chúng ta hãy tiến thêm một bước và chỉ định nhiều tiêu chí cho tổng. Vì vậy, lần này, chúng ta hãy tìm tổng doanh thu của bộ phận sản xuất tại thành phố New York

Điều này có nghĩa là bây giờ chúng ta có hai điều kiện

• Bộ phận = “Sản xuất”
• Vị trí = “New York”

Đối với điều này, trước tiên chúng ta cần tạo bảng cho các tiêu chí như sau

Lưu ý rằng chúng tôi đã sử dụng hai trường (“Bộ phận” và “Vị trí”) trong hai cột tiêu chí riêng biệt, với các điều kiện tương ứng được chỉ định trong các cột tương ứng

Tiếp theo, sử dụng bảng tiêu chí này trong hàm DSUM như sau

=DSUM(A1:F9,”Sales”,H3:I4)

Đây là kết quả chúng tôi nhận được khi áp dụng công thức này cho cơ sở dữ liệu mẫu

Tương tự, bạn có thể bao gồm bao nhiêu điều kiện tùy thích bằng cách thêm một cột mới vào bảng tiêu chí và bao gồm phạm vi của nó trong công thức DSUM. Bạn cũng có thể chỉ định các ký tự đại diện (*, ?, ~) trong bảng tiêu chí của mình

Tìm DSUM với > hoặc < Criteria

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét một trường hợp đặc biệt khi chúng ta chỉ định tiêu chí nhỏ hơn hoặc nhiều hơn một giá trị. Ví dụ: nếu chúng tôi muốn tìm tổng doanh số bán hàng của tất cả nhân viên đã tham gia sau ngày 01/01/2020 thì sao?

Trong trường hợp này, chúng ta có thể chỉ định điều kiện là “>01/01/2020” trong trường “Ngày tham gia”. Vì vậy, trước tiên chúng ta hãy xây dựng bảng tiêu chí như sau

Khi đó công thức DSUM sẽ là

=DSUM(A1:F9,"Sales",H3:H4)

Tương tự, nếu bạn muốn tổng số tiền bao gồm doanh số bán hàng của những nhân viên đã tham gia trước ngày 31/12/2019, thì bảng tiêu chí của bạn sẽ như thế này.

Cuối cùng, bạn cũng có thể bao gồm một điều kiện OR trong bảng tiêu chí của mình. Vì vậy, nếu bạn muốn bao gồm doanh số bán hàng của những nhân viên đã tham gia sau ngày 01/01/2020 hoặc trước (giả sử) ngày 01/06/2019, thì bảng tiêu chí của bạn sẽ trông như thế này

Công thức DSUM của bạn sau đó sẽ là

=DSUM(A1:F9,”Sales”,H3:H5)

Đây là kết quả chúng tôi nhận được khi áp dụng công thức này cho cơ sở dữ liệu mẫu

Tìm DSUM với < và > Criteria

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một trường hợp mà chúng ta muốn bao gồm doanh số bán hàng được thực hiện bởi các nhân viên đã tham gia trong khoảng thời gian từ ngày 01/06/2019 đến ngày 01/01/2020. Điều này có nghĩa là chúng tôi muốn các giá trị sau ngày 01/06/2019 và trước ngày 01/01/2020

Khi bạn muốn bao gồm một điều kiện AND như thế này, bạn có thể chỉ định chúng thành hai điều kiện riêng biệt trong hai cột riêng biệt của bảng tiêu chí, như sau

Công thức DSUM của bạn sau đó sẽ là

=DSUM(A1:F9,”Sales”,H3:I4)

Và khi bạn sử dụng công thức này trong hàm DSUM, đây là kết quả bạn nhận được

Note: You can use other comparison operators (like <>,<=,>=) as well, if required, in the criteria table.

Tìm DSUM bằng biểu thức mảng

Cuối cùng, nếu bạn muốn chỉ định các điều kiện của mình trong chính công thức của mình, bạn có thể bao gồm các tham số tiêu chí dưới dạng một mảng thay vì tạo một bảng tiêu chí riêng biệt

Trong một mảng, các cột luôn được phân tách bằng dấu phẩy và dấu chấm phẩy để phân tách các hàng. Vì vậy, nếu bạn muốn chuyển đổi bảng tiêu chí sau thành một mảng trong tham số điều kiện của DSUM, bạn sẽ chỉ định nó là

=DSUM(A1:F9,"Sales",{"Department","Location";"Manufacturing","New York"})

Trong công thức trên, chúng tôi đã chỉ định tất cả các trường tiêu chí trước tiên, phân tách bằng dấu phẩy vì tất cả chúng phải nằm trong cùng một hàng của bảng tiêu chí. Sau đó, chúng tôi đã chỉ định hàng tiếp theo bằng dấu chấm phẩy phân cách “;”, tiếp theo là tiêu chí thực tế cho từng trường được phân tách bằng dấu phẩy.

Lưu ý rằng các tiêu chí phải theo cùng thứ tự với các trường tiêu chí tương ứng của chúng

Khi công thức trên được áp dụng cho tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, đây là những gì bạn nhận được

Lưu ý rằng điều này cho kết quả giống như kết quả đã sử dụng cùng một bảng tiêu chí

Các vấn đề tiềm ẩn với Công thức Dsum trong Google Trang tính (Các trường hợp không chính đáng)

Đôi khi, hàm DSUM của Google Trang tính sẽ cho kết quả bằng 0 thay vì phép tính đúng. Điều này có thể xảy ra nếu bạn cố tính TỔNG các giá trị không phải là số trong phần trường của cú pháp. Vì vậy, trong các ví dụ trên của chúng tôi, chúng tôi có thể sử dụng "bán hàng" làm trường nhưng sử dụng "vị trí" hoặc "bộ phận" sẽ cho kết quả là 0. Nếu bạn cần tính toán với các số liệu không phải là số, bạn nên sử dụng SUMIF hoặc SUMIFS để thay thế.

Tình huống thứ hai mà bạn có thể gặp phải lỗi tương tự là khi các nhãn không khớp giữa bảng tiêu chí và tập dữ liệu của bạn, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra mọi lỗi chính tả hoặc thiếu từ trong cả hai.

Điểm mấu chốt

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã đề cập đến chức năng Google Sheets DSUM và giải thích cách sử dụng nó với các loại điều kiện khác nhau. Hàm DSUM trong Google Trang tính là một chức năng mạnh mẽ và tiện lợi thực sự giúp bạn làm việc với dữ liệu Google Trang tính của mình, như thể đó là một cơ sở dữ liệu

Chúng tôi hy vọng những giải thích của chúng tôi đã khuyến khích bạn thử dùng các chức năng cơ sở dữ liệu như DSUM, DPRODUCT, v.v. , và tự mình xem chúng có thể tiện lợi như thế nào

Để biết thêm mẹo về mẹo phân tích dữ liệu, hãy xem bài viết của chúng tôi về Phân tích dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng với Google Trang tính

Bài viết phổ biến nhất

5 cách đơn giản để làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets

NẾU CHỨA Công thức Google Trang tính [2 Tùy chọn thông minh]

Cách áp dụng công thức cho toàn bộ cột trong Google Sheets

Cách VLOOKUP từ một trang tính khác trong Google Trang tính

Nahid Akhter

Nahid Akhter là một nhà văn, lập trình viên và người tạo nội dung khóa học trực tuyến. Cô có bằng Thạc sĩ Khoa học Máy tính và đã làm việc trong lĩnh vực giáo dục hơn 14 năm. Chuyên môn của cô ấy là lập trình và viết về Công nghệ, và các lĩnh vực cô ấy quan tâm bao gồm năng suất Văn phòng, Trí tuệ Nhân tạo, thiết kế và phát triển Web

Google Trang tính có thể hoạt động như một cơ sở dữ liệu không?

Google Trang tính có những chức năng nào?

Chức năng truy vấn query hoạt động như thế nào trong Google sheet hoặc trong cơ sở dữ liệu?

Bạn có thể kết nối Google Trang tính để truy cập cơ sở dữ liệu không?