Có nên giao chữ ký số cho kế toán
Tuy nhiên khi có chữ ký số (CKS) thì điều quan trọng là phải có giải pháp quản lý hiệu quả, thuận tiện. Dù có nhiều nhà cung cấp nhưng lại không có nhiều giải pháp quản lý CKS tạo được sự kết nối thực tế giữa dịch vụ và người dùng. Show Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) là doanh nghiệp đầu tiên đã cung cấp công cụ quản lý chữ ký số với phần mềm Token Manager AN. Lợi ích của chữ ký số Không phải in ấn hồ sơ, không phải đi lại, không tốn chi phí được coi là 3 KHÔNG giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể hiệu quả công việc, đặc biệt là trong các khâu thủ tục giấy tờ, ký tá,… Gần 10 năm nay, hàng chục loại văn bản thuộc các lĩnh vực như kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội đã được Công ty Công ty Cổ phần Traphaco sử dụng CKS. Việc ký kết các văn bản có thể diễn ra bất kỳ đâu, bất cứ khi nào là lợi ích mà chị Nguyễn Thị Thanh Hòa, Phòng Tài chính Kế toán của Công ty đã trải nghiệm. Chị Hòa cho biết: “Hàng tháng cứ đúng hạn là mình cứ gửi qua mạng và không phải đến cơ quan thuế xếp hàng, đợi chờ nộp được tờ khai. Giờ mình hoàn toàn có thể ngồi ở nhà trình ký nộp tiền và ký giấy gửi ngân hàng qua mạng tự động chuyển tiền. Thậm chí tối ký cũng được mà không cứ phải trong giờ hành chính”. Thực tế hoạt động của nhiều doanh nghiệp thường xuyên cần chuyển công văn hoặc giao dịch hợp đồng cần chữ ký xác nhận. Theo cách truyền thống, thậm chí phải mất hàng tuần để chuyển phát một văn bản đến người nhận. Hoặc nếu giữa hai doanh nghiệp có sự ký kết hợp đồng nhưng bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý, hoặc chủ doanh nghiệp đi công tác chưa thể ký vào hợp đồng. Thời gian có thể mất vài ba ngày là chuyện bình thường. Thế nhưng, giờ đây giao dịch như trên chỉ diễn ra trong vài phút. Việc này sẽ được thực hiện nếu các đối tác sử dụng CKS. Toàn bộ quá trình hoàn toàn không sử dụng giấy. Người dùng chỉ việc chọn CKS trên tài liệu cần ký và xác thực bằng mã pin bảo mật và sử dụng trên môi trường điện tử. Việc kí kết các văn bản cũng có thể diễn ra ở bất kì đâu, bất kì thời gian nào. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể dùng CKS để kí hợp đồng với các đối tác trực tuyến mà không cần phải gặp nhau, chỉ cần kí vào file hợp đồng và gửi qua email. Quản lý chữ ký số bằng cách nào? Để sử dụng CKS, người dùng cần đăng nhập khóa công khai và khóa bảo mật. Khóa bảo mật được lưu trữ trong thiết bị USB Token đảm bảo. Tuy nhiên nếu muốn thay đổi mã khóa, yêu cầu mở khóa trong trường trường hợp mất mã khóa, hay gia hạn sử dụng CKS người dùng phải liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp… Phần mềm quản lý CKS Token Manager NA của VNPT đã hỗ trợ người sử dụng giải quyết các vấn đề này. Token Manager NA cung cấp tính năng tiện lợi như mở khóa USB Token, thay đổi mã Pin,… đặc biệt có thể gia hạn chứng thư số ngay trên phần mềm mà không cần đến bất kỳ trung tâm giao dịch nào của VNPT. Ông Đỗ Đức Thắng, Giám đốc Ban Công nghệ Thông tin, Tổng công ty Bảo hiểm VietinBank, cho biết: "Công cụ Token Manager NA rất thuận tiện, dễ sử dụng, khả năng tích hợp linh hoạt. Việc đăng ký các thay đổi, gia hạn chứng thư số cũng giúp chúng tôi hoàn toàn chủ động trên ứng dụng này mà không phải thông qua các đại lý, các nhân viên hỗ trợ của VNPT”. Ngoài ra, khi thời gian sử dụng chứng thư số sắp hết, phần mềm sẽ cảnh báo người dùng. Và khi đó, để cập nhật thời hạn CKS, người dùng chỉ cần sử dụng Công cụ Token Manager NA. Sau khi thao tác cập nhật thời hạn, người sử dụng có thể tự kiểm tra trạng thái gia hạn thông qua chức năng cập nhật chứng thư mới trên phần mềm. Tuy vậy, VNPT vẫn có tổng đài 18001260 và các TTKD VNPT 63 T/TP để hỗ trợ khách hàng trong quá trình cập nhật thời hạn chữ ký số. Việc ứng dụng chữ ký số đã trở nên phổ biến và trở thành xu thế chung trên toàn thế giới. Điều này mang đến sự tiện lợi rất lớn cho doanh nghiệp. Dịch vụ VNPT-CA với Công cụ Token Manager NA được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi khả năng bảo mật và tiện dụng trong quá trình sử dụng.
Trong những năm gần đây, giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp, nhằm rút ngắn thời gian, quy trình và tiết kiệm con người trong các giao dịch. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, Chính phủ Việt Nam đang định hướng số hóa toàn bộ các thủ tục giao dịch hành chính từ giấy sang điện tử đảm bảo nhanh chóng, minh bạch, rõ ràng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, kế toán cần phải nắm chắc những thông tin dưới đây để sử dụng chữ ký số doanh nghiệp hiệu quả, an toàn và đúng quy định. Chữ ký số doanh nghiệp Căn cứ pháp lý: Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số 1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận được thông điệp dữ liệu ban đầu có thể xác nhận định danh nguồn gốc và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đã ký số.
Chữ ký số đóng vai trò như một con dấu để xác nhận văn bản này là của doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà doanh nghiệp, tổ chức giao dịch và được thừa nhận về mặt pháp lý. Chữ ký số dễ dàng chuyển giao, không thể bị bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số đảm bảo tài liệu gốc sẽ được giữ toàn vẹn nội dung và người ký cũng không thể không công nhận nó sau này. 2. Thông tin thể hiện trên chữ ký số doanh nghiệp?Thông tin thể hiện trên chữ ký số doanh nghiệp Trong chữ ký số doanh nghiệp chứa các nội dung thông tin sau:
3. Đặc điểm nhận dạng của chữ ký số doanh nghiệpChữ ký số doanh nghiệp hình thức riêng lẻ có hai đặc điểm nhận dạng nổi bật:
Chữ ký số doanh nghiệp hình thức tập trung có các đặc điểm sau:
Chữ ký số doanh nghiệp EFY-CA Ngoài ra, một dạng chữ ký số mới đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm là chữ số từ xa không sử dụng USB Token. Đây là giải pháp tối ưu khắc phục được những hạn chế của chữ ký số sử dụng thiết bị. 4. Chức năng của chữ ký số doanh nghiệp Chữ ký số doanh nghiệp là giải pháp giúp doanh nghiệp:
Kê khai, nộp thuế, Hải quan, Ký số trên Hóa đơn điện tử, Bảo hiểm xã hội, khai C/O, đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin… tại Cổng thông tin quốc gia và các cơ quan hành chính,…bằng hình thức trực tuyến mà không cần phải giao dịch bằng hồ sơ giấy trực tiếp tại văn phòng cơ quan nhà nước.
Giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, đấu thầu điện tử, ký kết hợp đồng với các đối tác, giao dịch qua email, hội nghị truyền hình hoặc ký kết hợp đồng từ xa, trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức Nhà nước, hay giữa các tổ chức cơ quan Nhà nước trong môi trường trực tuyến mà không cần phải hẹn gặp trực tiếp. 5. Đăng ký sử dụng chữ ký số doanh nghiệp ở đâu?Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp được cấp phép hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Một trong những nhà cung cấp chữ ký số doanh nghiệp uy tín, chất lượng có thể kể đên: EFY Việt Nam với dịch vụ chữ ký số doanh nghiệp EFY-CA. Chữ ký số doanh nghiệp EFY-CA EFY Việt Nam là đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh phát triển phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử (iHOADON), chữ ký số (EFY-CA), bảo hiểm xã hội điện tử (i-VAN), các giải pháp quản lý tài chính, doanh nghiệp các phần mềm hành chính với hơn 120.000 khách hàng và hơn 100 đại lý phân phối, cung cấp và hỗ trợ tại 63 tỉnh thành trên cả nước. Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy đủ về các tiêu chuẩn CA công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia, hệ thống ký số an toàn và bảo mật. EFY-CA là giải pháp chữ ký số cho phép người dùng thực hiện ký số trên các văn bản, ký số trong nhiều giao dịch điện tử: kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai Hải quan, bảo hiểm xã hội, các giao dịch thương mại, quản lý hóa đơn điện tử......giúp quá trình được nhanh chóng, an toàn với độ an toàn, bảo mật cao. Bên cạnh đó, EFY Việt Nam cũng đang triển khai nghiên cứu giải pháp ký số từ xa EFY-eREMOTESIGNING, cho phép khách hàng thực hiện ký số không cần USB Token…Hệ thống có nhiều lớp bảo mật cao cấp, sử dụng công nghệ bảo mật chuẩn Châu Âu eIDAS, giúp cho khách hàng thực hiện giao dịch điện tử an toàn tuyệt đối và tiết kiệm, khả năng xác thực đa nhân tố Passcode + OTP, sinh trắc học, đáp ứng nhu cầu sử dụng chữ ký số cho nhiều người cùng lúc,… Tốc độ xử lý nhanh lên đến hàng nghìn TPS/s, thuận tiện sử dụng dịch vụ trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… EFY-eREMOTESIGNING có khả năng ký số mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng, nhanh chóng, an toàn, bảo mật. Ngoài ra, còn một số đơn vị cung cấp chữ ký số doanh nghiệp uy tín, chất lượng khác mà doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng ký sử dụng dịch vụ như: Viettel-CA, FPT-CA, VNPT-CA, BKAV-CA,… 6. Thủ tục đăng ký chữ ký số doanh nghiệp Để làm thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Bao gồm:
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ liên quan, doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để đăng ký sử dụng chữ ký số doanh nghiệp. Nhà cung cấp sẽ thực hiện kiểm tra nội dung hồ sơ đề nghị cấp chữ ký số do doanh nghiệp cung cấp và tiến hành làm hợp đồng cũng như bàn giao chữ ký số cho người mua. Trên đây, EFY Việt Nam đã giới thiệu đến bạn thông tin về chữ ký số doanh nghiệp mà các kế toán cần nắm vững để áp dụng trong quá trình sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp mình. ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY ▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: Tổng đài: 19006142 / 19006139 Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899 Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ HaTT_TT |